Auftragsbestätigung schreiben: Was ist eine Auftragsbestätigung und wie erstellt man sie?
Wenn bei Ihnen die Bestellung eines Kunden eingeht, sollten Sie dafür eine schriftliche Auftragsbestätigung erstellen. So teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass Sie den Auftrag akzeptieren und bearbeiten. Unternehmen und Selbstständige, die Einkünfte über den Versand von Produkten und/oder durch Dienstleistungen erzielen, sollten mit allen Details der Auftragsbearbeitung vertraut sein. Diesem Artikel entnehmen Sie, welche Inhalte und was für eine Gliederung eine Auftragsbestätigung aufweisen sollte und worauf Sie noch beim Erstellen achten müssen.
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Bei einer Auftragsbestätigung (Abkürzung: AB) handelt es sich um die Mitteilung über die verbindliche Annahme eines Auftrags, sie bestätigt den Vertragsabschluss. Ihr gehen oft ein mündliches oder schriftliches Angebots gegenüber dem potenziellen Kunden und dessen Annahme voraus. Über eine Auftragsbestätigung versichern Sie somit Ihrem Kunden, dass Sie eine Produktlieferung oder Dienstleistung zu den vorher ausgemachten Konditionen erbringen werden. Dies ist bindend – sobald Sie die Auftragsbestätigung geschrieben und Ihrem Kunden zugeschickt haben, sind Sie zur Erfüllung des Auftrags verpflichtet.
Eine Auftragsbestätigung anzufertigen gehört zur gängigen Praxis im Geschäftsleben. Sie stellt eine Willenserklärung dar, wird aber im deutschen Recht nicht als eigene Rechtsfigur angesehen. Damit die verhandelten Konditionen einer Lieferung oder Serviceleistung auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar sind, sollte eine Auftragsbestätigung stets in schriftlicher Form erfolgen.
Da eine Auftragsbestätigung gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) als Handelsbrief gilt, sind Sie dazu verpflichtet, sie eine bestimmte Zeit lang aufzuheben. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist variiert von Land zu Land. In Deutschland beträgt sie nach HGB 6, in Österreich 7 und in der Schweiz 10 Jahre. Achtung: Wenn die Auftragsbestätigung Teil der Rechnung ist, unterliegt sie zusammen mit dieser einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
Wann ist eine Auftragsbestätigung notwendig?
Lieferanten und Dienstleister sind nicht dazu verpflichtet, ihren Kunden eine Auftragsbestätigung auszustellen. Dennoch empfiehlt es sich in vielen Fällen, eine Auftragsbestätigung zu erstellen: Nur so ist für alle Seiten ersichtlich, welche Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber getroffen wurden. Falls es zum Streitfall kommen sollte, lässt sich über eine Auftragsbestätigung nachvollziehen, welche Partei ihren Teil der Abmachung versäumt hat. Insbesondere wenn die Konditionen und Details eines Auftrags nur mündlich ausgehandelt wurden, ist eine Auftragsbestätigung ratsam, um die Vereinbarungen schriftlich zu fixieren und somit Irrtümern aus dem Weg zu gehen.
In den folgenden Fällen ist eine Auftragsbestätigung unbedingt zu empfehlen:
- Wenn der Kunde einen Dienstleistungsauftrag oder eine Warenbestellung aufgibt, ohne vorher ein entsprechendes Angebot bekommen zu haben.
- Wenn ein Auftrag telefonisch oder mündlich erteilt wurde.
- Wenn Sie einen Auftrag annehmen, dem ein unverbindliches Angebot vorhergegangen ist oder in dem Freizeichnungsklauseln verwendet wurden (z. B. Formulierungen wie „unverbindlich“, „Preis vorbehalten“, „freibleibend“ oder „Lieferung vorbehalten“).
- Wenn es eine Änderung gegenüber einem vorherigen Angebot gibt (beispielsweise hinsichtlich der Menge).
- Wenn Sie dem Kunden verschiedene Angebote unterbreitet haben.
- Wenn es Unklarheiten über entscheidende Inhalte wie z. B. Menge oder Liefertermin gibt.
- Wenn der Kunde eine Bestellung zu spät einreicht und das Angebot, auf das er sich bezieht, schon abgelaufen ist.
Insbesondere bei Neukunden bietet es sich an, den Auftrag mit einem Schreiben zu bestätigen – so vermeiden Sie Missverständnisse und zeigen dem Kunden direkt, dass Sie ein professioneller und vertrauenswürdiger Geschäftspartner sind.
Auftragsbestätigung selbst erstellen: Inhalt, Aufbau und Checkliste
Inhalt und Struktur einer Auftragsbestätigung ähneln stark denen eines Angebotsschreibens. Wenn dem Auftrag ein Angebot vorausgegangen ist, dem der Kunde zugestimmt hat, wird deshalb oftmals das Angebotsschreiben einfach mit einem Auftragsbestätigungsvermerk versehen und noch einmal an den Kunden verschickt, anstatt eine gesonderte Auftragsbestätigung zu schreiben. Ein vorausgegangenes schriftliches Angebot eignet sich aber auch als Vorlage für eine separate Auftragsbestätigung. Es gibt dennoch ein paar Unterschiede, die Sie berücksichtigen sollten.
Die Übereinstimmungen zwischen Angebot und Auftragsbestätigung wird u. a. bei den Formalien deutlich: Wie auch beim Angebot bilden Ihr Logo sowie der Name und die Adresse Ihres Unternehmens und des Kunden (inklusive Ansprechpartner) den Einstieg in das Schreiben. Den Unterschied zum Angebot bildet der Titel und die Tatsache, dass Sie neben dem Datum und der Kundennummer nun anstatt der Angebotsnummer die Auftrags- und korrespondierende Rechnungsnummer anführen.
In der Überschrift oder im Fließtext sollten Sie nun das Datum nennen, an dem der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt hat. Erneut gilt: Wenn es sich um die Annahme eines Angebots handelt, beziehen Sie sich auf das vorherige Angebot (etwa durch die Nennung der Angebotsnummer). Dadurch stellen Sie den Bezug zu den zuvor verhandelten Leistungen und Konditionen optimal heraus.
Der größte Unterschied zwischen einem Angebot und einer Auftragsbestätigung zeigt sich im Fließtext: Bei der Bestätigung eines Auftrags können Sie auf den werblichen Charakter eines Angebots komplett verzichten – Ihr Kunde ist bereits von Ihren Diensten überzeugt und hat Sie mit dem Auftrag betraut. Hierdurch sinkt der erforderliche Umfang des Fließtextes deutlich. Weiterhin gilt, dass Sie Inhalte kurz, verständlich und ohne Fachsprache formulieren sollten. Häufig bedankt man sich einfach beim Kunden für die Erteilung des Auftrags, woran sich auch schon die Auflistung der vereinbarten Leistungen anschließt (Bezeichnung, Menge und Preis für die Produkte und Dienstleistungen).
Generell sollten Sie darauf achten, dass Ihre Auftragsbestätigung folgende Informationen enthält (soweit diese für Ihren Auftrag von Belang sind):
- Nennung der Angebots-, Kunden- und Auftrags-/Rechnungsnummer
- Firmierung, Adresse und Anschrift des Empfängers
- Beschreibung und Bezeichnung der Waren und/oder Dienstleistungen
- Menge und Preis der Waren und/oder Dienstleistungen
- Datumsangabe über die Lieferung und/oder über die Erbringung der Leistung
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Liefer- und Verpackungskosten
- Angaben über Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrecht und Erfüllungsort
- Verweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Gerichtsstand
In unserem Ratgeber finden Sie eine kostenfreie Vorlage für eine Auftragsbestätigung, die Sie frei bearbeiten können. Der Entwurf erspart Ihnen Formatierungsarbeit und bietet unterschiedliche Formulierungsvorschläge für den Fließtext. Die Vorlage ist für Microsoft Excel und Word verfügbar.
Mehr Wissenswertes über die Auftragsbestätigung
Von Belang ist auch der Zeitpunkt, zu dem Sie Ihrem Kunden die Auftragsbestätigung senden: Nachdem Ihnen ein Kunde den Auftrag zugesichert hat, sollten Sie die Auftragsbestätigung so schnell wie möglich schreiben. Idealerweise versenden Sie sie noch am selben Werktag. In jedem Fall ist eine zeitnahe Auftragsbestätigung sinnvoll, um dem Kunden zu versichern, dass er sich nicht anderweitig nach den gewünschten Waren oder Dienstleistungen umsehen muss – und je früher dies geschieht, umso professioneller wirkt Ihre Arbeitsweise.
Manchmal können Engpässe, Ausfälle Ihres Personals o. Ä. dazu führen, dass beispielsweise die in einem Angebot vereinbarte Lieferart von Produkten, eine bestimmte Dienstleistung oder der anvisierte Liefertermin nicht mehr umsetzbar sind. Auch wenn dies nicht vorkommen sollte, ist es grundsätzlich möglich, dass eine Auftragsbestätigung von einem zuvor beim Kunden eingereichten Angebot abweicht. Allerdings zählt dies dann als Ablehnung des Kundenauftrags und somit als neues Angebot, das der Kunde erst wieder annehmen muss.
Es gibt also auch bei der Bestätigung eines Auftrags einige Dinge, die Sie beachten sollten. Wichtig ist vor allem, dass Sie im Schreiben keine Details vergessen, die für Sie und/oder den Abnehmer von Belang sind. Achten Sie darauf, dass alles korrekt bezeichnet ist und seine Richtigkeit hat. Denn falls es zu Unstimmigkeiten zwischen Ihnen und dem Kunden über die ausgemachten Leistungen kommt, können Sie sich auf die in der Auftragsbestätigung festgehaltenen Informationen berufen, da diese als Beweismittel dienen können.
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