Zah­lungs­er­in­ne­rung: Erklärung und Vorlagen

Aus­ste­hen­de Zahlungen sind nicht zwangs­läu­fig auf Unwillen oder Zah­lungs­un­fä­hig­keit zu­rück­zu­füh­ren. Mitunter haben Ihre Kunden oder Kundinnen schlicht vergessen, offene Rech­nun­gen zu be­glei­chen, oder ent­spre­chen­de Schreiben nie erhalten. Wir zeigen Ihnen anhand von Muster-Texten und Vorlagen, wie Sie freund­li­che Zah­lungs­er­in­ne­run­gen for­mu­lie­ren, die rechtlich die Funktion einer ver­zugs­be­grün­den­den Mahnung erfüllen.

Was ist eine Zah­lungs­er­in­ne­rung?

Eine Zah­lungs­er­in­ne­rung oder Zah­lungs­auf­for­de­rung ist ein Schreiben, das einen säumigen Kunden oder eine säumige Kundin an die Be­glei­chung einer oder mehrerer noch offener Rech­nun­gen bzw. For­de­run­gen erinnern soll. Dies geschieht, nachdem eine Rechnung bis zum ver­ein­bar­ten Termin nicht bezahlt wurde.

In solchen Fällen ist Fin­ger­spit­zen­ge­fühl gefragt. Ein harsches Mahn­schrei­ben – womöglich unter Androhung recht­li­cher Schritte – ist in der Regel effektiv, jedoch der Kun­den­zu­frie­den­heit ab­träg­lich. Bleiben Sie statt­des­sen freund­lich. Mahnen Sie säumige Kunden oder Kundinnen mit einer Zah­lungs­er­in­ne­rung an, die höflich, aber bestimmt auf aus­ste­hen­de Leis­tun­gen hinweist und diese ein­for­dert.

Welche Angaben gehören in eine Zah­lungs­er­in­ne­rung?

Grund­sätz­lich sind Mahnungen – und somit auch Zah­lungs­er­in­ne­run­gen – an keine bestimmte Form gebunden. Rechtlich macht es keinen Un­ter­schied, ob Gläubiger säumige Schuldner schrift­lich, mündlich oder durch schlüs­si­ges Verhalten dazu auf­for­dern, fällige Rech­nun­gen zu be­glei­chen.

In der Praxis hat sich die schrift­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung durch­ge­setzt. Der Grund dafür ist die Be­weis­kraft des Mahn­schrei­bens. Denn: Streitet ein Schuldner den Zugang der Zah­lungs­er­in­ne­rung ab, ist der Gläubiger in der Be­weis­pflicht. Die Zah­lungs­er­in­ne­rung fungiert als Mahnung und sollte grund­sätz­lich alle Angaben eines rechts­si­che­ren Mahn­schrei­bens enthalten.

In­for­mie­ren Sie den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin der Zah­lungs­er­in­ne­rung un­miss­ver­ständ­lich darüber, wer Sie sind, welche Forderung Sie stellen, an wen sich die Forderung richtet und auf welche Rechnung sich Ihre Forderung bezieht. Wir empfehlen Ihnen, auf einer Zah­lungs­er­in­ne­rung grund­sätz­lich folgende Angaben zu machen:

• Ihr Un­ter­neh­men inklusive Anschrift
• Name und Anschrift des Emp­fän­gers bzw. der Emp­fän­ge­rin
• Kun­den­num­mer
• Datum der Rechnung
• Rech­nungs­num­mer
• Ggf. Nummer des Lie­fer­scheins und Lie­fer­ter­min
• Fälliger Rech­nungs­be­trag
• Ihre Bank­ver­bin­dung

Da es sich bei der Zah­lungs­auf­for­de­rung in der Regel um die erste Mahnung im Rahmen eines drei­stu­fi­gen Mahn­ver­fah­rens handelt, brauchen Sie vorerst keine Zah­lungs­frist zu setzen. Auch die möglichen Folgen bei Nicht­zah­lung werden in der Zah­lungs­er­in­ne­rung zunächst nicht the­ma­ti­siert.

Zah­lungs­er­in­ne­rung schreiben: Bei­spiel­for­mu­lie­run­gen

Die Zah­lungs­er­in­ne­rung kleidet die Mahnung in freund­li­che Worte. Dennoch sollte Ihr Schreiben eindeutig zum Ausdruck bringen, dass Sie die Person dazu auf­for­dern, ihre Schuld zu be­glei­chen. Wie Sie diesen Spagat er­folg­reich meistern, zeigenden folgende Bei­spiel­for­mu­lie­run­gen, die sich in der Praxis bewährt haben. Weisen Sie den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin der Mahnung freund­lich auf aus­ste­hen­de Zahlungen hin und geben Sie die Rech­nungs­num­mer inklusive Datum oder das ent­spre­chen­de Kun­den­kon­to an:

• „Für die die Rechnung […] vom […] konnten wir bis heute leider keinen Zah­lungs­ein­gang fest­stel­len. Si­cher­lich handelt es sich um ein Versehen. Eine Kopie der Rechnung vom […] haben wir dem Schreiben beigelegt.“
• „Wir möchten Sie freund­lich daran erinnern, dass die Rechnung […] vom […] noch nicht beglichen wurde.”
• „Nach Durch­sicht Ihres Kun­den­kon­tos haben wir fest­ge­stellt, dass der nach­fol­gend auf­ge­führ­te Betrag zum Fäl­lig­keits­ter­min nicht beglichen wurde. Unter Be­rück­sich­ti­gung Ihrer Zah­lungs­ein­gän­ge bis zum […] erinnern wir Sie daher heute an die Be­glei­chung unserer Forderung.“
• „Leider konnten wir für die Rechnung […] vom […] keinen Zah­lungs­ein­gang bis zum fest­ge­setz­ten Zah­lungs­ter­min fest­stel­len.“

Nennen Sie die den fälligen Betrag:

Räumen Sie ab­schlie­ßend die Mög­lich­keit ein, dass die aus­ste­hen­den Beträge bei Ein­tref­fen der Zah­lungs­er­in­ne­rung mög­li­cher­wei­se schon beglichen wurden:

Wurde die offene Rechnung ur­sprüng­lich auf dem Postweg über­mit­telt, besteht die Mög­lich­keit, dass diese nie bei der Ziel­per­son einging oder nach Empfang un­ab­sicht­lich verlegt wurde. Unser Tipp: Legen Sie der Zah­lungs­er­in­ne­rung eine Kopie der Ori­gi­nal­rech­nung bei.

Kos­ten­lo­se Vorlage für die Zah­lungs­er­in­ne­rung zum Download

Sie können sich beim Verfassen von Zah­lungs­er­in­ne­run­gen an folgendem Muster ori­en­tie­ren, das Ihnen je nach Bedarf als Word-Datei oder im Excel-Format zur Verfügung steht.

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Mahnung vs. Zah­lungs­er­in­ne­rung

Im Rahmen des For­de­rungs­ma­nage­ments hat die Mahnung die Funktion, einen säumigen Schuldner in Verzug zu setzen. Denn nur wenn ein Zah­lungs­ver­zug vorliegt, ist ein Gläubiger im Recht, ein ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren ein­zu­lei­ten.

Formale Vorgaben für die rechts­si­che­re Mahnung sind ju­ris­tisch nicht vor­ge­se­hen. Die Recht­spre­chung ori­en­tiert sich statt­des­sen an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bun­des­ge­richts­hofs vom 10. März 1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Eine Mahnung muss somit nicht zwangs­läu­fig als Mahnung betitelt werden. In Deutsch­land ist es kauf­män­ni­sche Ge­pflo­gen­heit, säumige Kunden oder Kundinnen zunächst mit einer freund­li­chen Zah­lungs­er­in­ne­rung auf aus­ste­hen­de Rech­nun­gen hin­zu­wei­sen. Die Zah­lungs­er­in­ne­rung kommt in diesem Fall als erste Mahnung zum Einsatz. In der Regel folgen zwei weitere Mahn­schrit­te, ehe der Gläubiger recht­li­che Schritte einleitet. Vor­ge­schrie­ben sind diese nicht.

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