Mahnung schreiben: Muster für pro­fes­sio­nel­le Zah­lungs­er­in­ne­run­gen

Aus­ste­hen­de For­de­run­gen – so­ge­nann­te Au­ßen­stän­de – bedrohen die Zah­lungs­fä­hig­keit eines Un­ter­neh­mens. Je mehr un­be­zahl­te Kun­den­rech­nun­gen, desto größer das Li­qui­di­täts­pro­blem. Und hohe Au­ßen­stän­de führen nicht nur zu si­gni­fi­kan­ten Zins­ver­lus­ten. Müssen aus­blei­ben­de Zahlungen mit Krediten kom­pen­siert werden, entstehen dadurch zu­sätz­li­che Kosten. Un­ter­neh­men sind daher bemüht, aus­ste­hen­de Gelder für erbrachte Leis­tun­gen ter­min­ge­recht ein­zu­trei­ben. Dies erfolgt in der Regel im Rahmen eines au­ßer­ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­rens, bei dem säumige Kunden oder Ge­schäfts­part­ner durch Mahnungen auf Zah­lungs­ver­zug hin­ge­wie­sen werden. Führen au­ßer­ge­richt­li­che Maßnahmen nicht zum ge­wünsch­ten Ergebnis, steht Un­ter­neh­men die Mög­lich­keit offen, Ansprüche im Rahmen eines ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­rens geltend zu machen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie offene Rech­nun­gen pro­fes­sio­nell anmahnen. Bereits im au­ßer­ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­ren ist ein korrektes Vorgehen von zentraler Bedeutung. Im Regelfall stellt die Mahnung eine Vor­aus­set­zung für weitere recht­li­che Schritte dar. Zudem lassen sich ge­richt­li­che Aus­ein­an­der­set­zun­gen durch ein sou­ve­rä­nes und seriöses Auftreten im au­ßer­ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­ren in der Regel umgehen.

Ziel der Mahnung als In­stru­ment des For­de­rungs­ma­nage­ments ist es, Au­ßen­stän­de zu re­du­zie­ren und For­de­rungs­ver­lus­te zu vermeiden. Dabei ist ein pro­fes­sio­nel­les Mahnwesen auf Kun­den­er­hal­tung aus­ge­rich­tet. Dies spiegelt sich sowohl in der Tonalität als auch in der Anzahl der Es­ka­la­ti­ons­stu­fen wider, die sich hier­zu­lan­de etabliert haben, um Ge­schäfts­part­ner auf Leis­tungs­pflich­ten hin­zu­wei­sen. Rechts­grund­la­ge für au­ßer­ge­richt­li­che Mahnungen durch Un­ter­neh­men, Rechts­an­wäl­te oder In­kas­so­bü­ros sind in Deutsch­land das Bür­ger­li­che Ge­setz­buch (BGB) und das Han­dels­ge­setz­buch (HGB). Ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren werden in der Zi­vil­pro­zess­or­dung (ZPO) geregelt.

Zentrale Rechts­be­grif­fe im Rahmen des Mahn­we­sens sind die Fäl­lig­keit und der Verzug.

Vor­aus­set­zung für ein Mahn­ver­fah­ren ist ein Schuld­ver­hält­nis gemäß § 241 Absatz 1 BGB, das einen Gläubiger dazu be­rech­tigt, von seinem Schuldner eine Leistung (bei­spiel­wei­se eine Zahlung) ein­zu­for­dern. Ein solches Schuld­ver­hält­nis kommt in der Regel durch einen Vertrag (bei­spiels­wei­se einen Kauf­ver­trag) zustande. Grund­sätz­lich gilt: Aus­blei­ben­de Zahlungen können im Rahmen des Mahn­we­sens nur dann ein­ge­for­dert werden, wenn ein Anspruch besteht und die Forderung fällig ist.

Im oben dar­ge­stell­ten Beispiel gerät der Schuldner mit dem Eintritt der Fäl­lig­keit zudem au­to­ma­tisch in Verzug. Dieser ist Vor­aus­set­zung dafür, dass ein Gläubiger gegenüber dem Schuldner Ansprüche aufgrund einer fälligen Leistung geltend machen kann.

Gerät ein Schuldner in Zah­lungs­ver­zug hat der Gläubiger einen Anspruch auf Scha­dens­er­satz (in Form von Mahn­ge­büh­ren) und Zinsen. Vor­aus­set­zung dafür ist ein ver­zugs­aus­lö­sen­der Umstand. Dieser liegt bei Nicht­zah­lung trotz Fäl­lig­keit und Mahnung vor.

Darüber hinaus nennt § 286 Abs. 2 BGB Umstände, bei denen ein Schuldner bei Eintritt der Fäl­lig­keit auch ohne Mahnung au­to­ma­tisch in Verzug gerät:

Im oben dar­ge­stell­ten Beispiel gerät der Schuldner Max Mus­ter­mann au­to­ma­tisch in Verzug, da das Zah­lungs­ziel ausgehend vom vor­aus­ge­hen­den Ereignis – dem Lie­fe­rungs­ter­min – eindeutig nach dem Kalender berechnet werden kann (14 Tage nach Lieferung). Hier greift die in § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB auf­ge­führ­te Aus­nah­me­re­ge­lung. Eine zu­sätz­li­che Mahnung seitens des Baumarkts ist somit nicht notwendig, um Max Mus­ter­mann in Verzug zu setzen.

Handelt es sich bei der zu er­brin­gen­den Leistung um eine fi­nan­zi­el­le Ge­gen­leis­tung (Entgelt), greift zudem die ge­setz­li­che Ver­zugs­au­to­ma­tik gemäß § 286 Abs. 3 BGB:

Aufgrund der Aus­nah­me­re­ge­lun­gen in § 286 BGB besteht in vielen Fällen somit keine ge­setz­li­che Pflicht zur Mahnung. Dennoch hält sich in Deutsch­land der Irrglaube, dass Gläubiger ihre Schuldner erst anmahnen müssen, bevor diese recht­li­che Kon­se­quen­zen zu be­fürch­ten haben. Grund dafür ist, dass sich viele Un­ter­neh­men in Deutsch­land aus Kulanz an einer ver­brei­te­ten Praxis ori­en­tie­ren, bei der Schuldner in mehreren Es­ka­la­ti­ons­stu­fen (in der Regel drei Mahnungen) auf fällige Leis­tun­gen hin­ge­wie­sen werden. Ge­setz­lich vor­ge­schrie­ben bzw. notwendig ist ein solches Vorgehen jedoch nicht. Sofern nicht bereits ein ver­zugs­aus­lö­sen­der Umstand vorliegt, genügt die erste Mahnung, um einen Vor­zugs­ein­tritt her­bei­zu­füh­ren und damit alle Vor­aus­set­zun­gen für weitere recht­li­che Schritte zu erfüllen.

Wie eine rechts­si­che­re Mahnung aussieht, ist im BGB nicht klar definiert. Die Recht­spre­chung ori­en­tiert sich daher an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bun­des­ge­richts­hof v. 10.03.1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Die Mahnung ist somit an keine bestimmte Form gebunden und kann in Schrift­form, mündlich oder durch schlüs­si­ges Verhalten erfolgen. Aufgrund seiner Be­weis­kraft empfiehlt sich das Mahn­schrei­ben.

Zu beachten ist, dass ein Mahn­schrei­ben folgende Angaben be­inhal­ten sollte, damit die Mahnung der offenen Rechnung eindeutig zu­ge­ord­net werden kann:

• Datum der Rechnung
• Nummer der Rechnung
• Zah­lungs­ziel
• ggf. Nummer des Lie­fer­scheins und Lie­fe­rungs­ter­min

Für den Schuldner ist damit klar er­sicht­lich, welche aus­ste­hen­den Leis­tun­gen angemahnt werden.

Dabei gilt: Eine Mahnung ist auch dann ver­zugs­be­grün­dend, wenn Sie nicht explizit als Mahnung betitelt wird. Demnach erfüllt auch eine besonders höfliche oder hu­mor­vol­le Zah­lungs­auf­for­de­rung die Funktion einer Mahnung, sofern diese die oben an­ge­führ­ten Vor­aus­set­zun­gen erfüllt. In Ein­zel­fäl­len haben deutsche Gerichte den ver­zugs­be­grün­den­den Charakter selbst bei besonders aus­ge­fal­le­nen Mahn­schrei­ben bestätigt:

Selbst eine Mahnung in Versform begründet Verzug. So das Urteil des LG Frankfurt am Main vom 17. 02. 19982 (Az.: 2/22 O 495/81) bezüglich folgender For­mu­lie­rung:

Besonders kurios: Von der Krea­ti­vi­tät des Mahn­schrei­bens in­spi­riert, erging auch der Ur­teils­spruch in Versform und erlangte in dieser Form Rechts­kraft. Und so heißt es im Leitzsatz:

Es kommt bei einer Mahnung somit weniger auf die Form als vielmehr auf den Inhalt an.

Einem Mahn­schrei­ben kann eine Kopie der offenen Rechnung beigelegt werden. In der Praxis werden offene Rech­nungs­be­trä­ge mitunter auch direkt im Mahn­schrei­ben auf­ge­führt. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Mög­lich­keit besteht, dass der Schuldner die Rechnung verlegt oder wohl­mög­lich nie erhalten hat.

Die Angabe einer Zah­lungs­frist ist nicht er­for­der­lich. Das Gleiche gilt für die Androhung konkreter Rechts­fol­gen. Nichts­des­to­trotz nehmen viele Gläubiger Angaben dieserart in ihre Mahn­schrei­ben auf, um den Druck gegenüber Schuld­nern zu erhöhen.

In Deutsch­land ist ein au­ßer­ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren in drei Mahn­schrit­ten kauf­män­ni­sche Ge­pflo­gen­heit. Man un­ter­schei­det die erste, die zweite und die dritte Mahnung. In der Regel kommt eine solche Mahn­pra­xis selbst dann zur Anwendung, wenn der Schuldner bereits in Verzug geraten ist und rein rechtlich nicht mehr angemahnt werden müsste. Grund dafür ist die Kun­den­er­hal­tung.

Nicht immer sind aus­ste­hen­de Leis­tun­gen auf Unwille oder Zah­lungs­un­fä­hig­keit des Schuld­ners zu­rück­zu­füh­ren. Mitunter vergessen Rech­nungs­emp­fän­ger schlicht, offene Beträge zu be­glei­chen. Eventuell ist die Rechnung auch nie beim Rech­nungs­emp­fän­ger ein­ge­gan­gen. Um säumige Kunden durch ein ge­richt­li­ches Vorgehen nicht unnötig zu verärgern, empfiehlt es sich daher, diese zunächst höflich an ihre Zah­lungs­pflicht zu erinnern.

Ori­en­tie­ren Sie sich bei der Er­stel­lung von Mahnungen an den Vorlagen von IONOS.

Stützen Sie sich beim Umgang mit säumigen Kunden auf pro­fes­sio­nel­le Mah­nungs­vor­la­gen. IONOS IONOS bietet Ihnen vor­for­mu­lier­te Mus­ter­schrei­ben für die erste, zweite und dritte Mahnung als Word-Datei oder im Excel-Format.

Mit den Vorlagen von IONOS erstellen Sie in drei Schritten pro­fes­sio­nel­le Mahn­schrei­ben für die üblichen Es­ka­la­ti­ons­stu­fen. Gehen Sie dabei fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Vorlage her­un­ter­la­den: Alle Vorlagen stehen Ihnen als Word- oder Excel-Datei zur Verfügung.
   a. Da­tei­for­mat: Wählen Sie die passende Vorlage im ge­wünsch­ten Da­tei­for­mat aus.
   
   b. Download: Klicken Sie auf den Download-Link unter dem Vor­schau­bild zur Vorlage.
    
2. Platz­hal­ter durch in­di­vi­du­el­le Angaben ersetzen: Alle Mah­nungs­vor­la­gen enthalten Text­bau­stei­ne (z. B. Adress­fel­der), die als Platz­hal­ter fungieren. Diese Bei­spiel­an­ga­ben sollen Ihnen die Ver­wen­dung der Vorlage ver­deut­lich und si­cher­stel­len, dass Ihre Mahnung alle wichtigen In­for­ma­tio­nen enthält. Gehen Sie das Dokument Feld für Feld durch und ersetzen Sie die Platz­hal­ter in folgenden Feldern durch in­di­vi­du­el­le Angaben.
   
   a. Kopftext: Jede Mah­nungs­vor­la­ge enthält einen Kopf­be­reich. Dieser enthält neben dem Namen Ihrer Firma, die Anschrift des an­zu­mah­nen­den Kunden sowie Ihre Ab­sen­der­adres­se. Ersetzen Sie die die Platz­hal­ter durch Ihre in­di­vi­du­el­len Angaben.
   
   b. Datum: Achten Sie darauf, dass Ihr Mahn­schrei­ben mit dem aktuellen Datum versehen ist.
   
   c. Rech­nungs­num­mer: Ersetzen Sie die Bei­spiel­rech­nungs­num­mer durch die Nummer der Rechnung, auf die sich Ihre Mahnung bezieht.
   
   d. Rech­nungs­da­tum: Ersetzen Sie das Bei­spiels­da­tum durch das Datum der Rechnung, die nicht bezahlt wurde.
   
   e. Kun­den­num­mer: Tragen Sie unter Kunden-Nr. die Nummer des säumigen Kunden ein.
   
   f. Mahntext: Je nach Vorlage enthalten die vor­for­mu­lier­ten Mahntexte Daten und Rech­nungs­be­trä­ge. Über­schei­ben Sie diese Platz­hal­ter mit Ihren in­di­vi­du­el­len Angaben.
   
   g. Rechnung: Das dritte Mahn­schrie­ben enthält eine Rechnung, in der der offene Rech­nungs­be­trag mit den bis dahin an­ge­fal­le­nen Ver­zugs­zin­sen und Mahn­kos­ten auf­sum­miert wird. Über­tra­gen Sie Ihre In­di­vi­du­el­len Angaben und ermitteln Sie den fälligen Ge­samt­be­trag.
   
   h. Gruß­for­mel: Ersetzen Sie die Gruß­for­mel ggf. mit der von Ihnen be­vor­zug­ten For­mu­lie­rung. Es empfiehlt sich, den Namen des Un­ter­zeich­ners in ma­schi­nen­ge­schrie­be­ner Form zu wie­der­ho­len.
   
   i. Fußtext: Der Fuß­be­reich des Mahn­schrei­bens be­inhal­tet die komplette Anschrift Ihres Un­ter­neh­mens, Ihre Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (UST-ID) sowie die Bank­ver­bin­dung auf die die Zahlung erfolgen soll: Name der Bank, IBAN/Kon­to­num­mer und BIC/Bank­leit­zahl. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie die Platz­hal­ter der Vorlage komplett mit Ihren in­di­vi­du­el­len Angaben über­schrei­ben.
    
3. Vorlage speichern und aus­dru­cken: Drucken Sie die aus­ge­füll­te Vorlage aus, versende Sie diese – ggf. hand­schrift­lich un­ter­schie­ben – an den säumigen Kunden. Ar­chi­vie­ren in jedem Fall eine Kopie der Mahnung. Dies kann auf elek­tro­ni­schem Wege passieren, indem Sie das Word- oder Excel-Dokument in einem dafür vor­ge­se­he­nen Da­tei­ord­ner auf Ihrem System speichern. Al­ter­na­tiv drucken Sie ein weiteres Exemplar aus und heften die Kopie in Pa­pier­form ab.

Führt das au­ßer­ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren nicht zum ge­wünsch­ten Erfolg, kann ein Gläubiger bei recht­mä­ßi­gem Anspruch ge­richt­li­che Hilfe nach §§ 688 ff. ZPO in Anspruch nehmen und den Erlass eines Mahn­be­scheids be­an­tra­gen. Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.