Lieferschein erstellen: Was ist ein Lieferschein und wie wird er geschrieben?
Wenn Sie einem Kunden Waren zustellen, ist es ratsam, einen dazugehörigen Lieferschein (Warenbegleitschein) zu schreiben und der Sendung beizulegen. Die Lieferscheinerstellung ist zwar kein Muss, aber eine Serviceleistung, die viele Kunden zu schätzen wissen. Denn dank ihm kann der Empfänger optimal nachvollziehen, welche Artikel die Sendung enthält und ob die Bestellung komplett zugestellt wurde oder es Abweichungen zwischen dem Lieferumfang, dem Lieferschein oder der ursprünglichen Bestellung/Auftragsbestätigung gibt.
Was ist ein Lieferschein?
Bei einem Lieferschein – auch Warenbegleitschein genannt – handelt es sich um ein Dokument, in dem Sie die Waren einer Zustellung/Lieferung festhalten. Man legt den Lieferschein (oft zusammen mit der Rechnung) als Begleitdokument einer Warensendung bei. Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) stellt das Schriftstück einen Handelsbrief dar.
Einerseits gibt er dem Kunden einen Überblick über die bestellten Produkte, wodurch sich die tatsächlich erhaltenen Artikel leicht mit der zuvor getätigten Bestellung abgleichen lassen. Andererseits können Lieferanten sich über das Schreiben die erfolgreiche Zustellung bestätigen lassen (der Lieferschein dient als Nachweis, wenn er vom Empfänger quittiert wurde) und diesen als Vorlage für die Rechnung nutzen.
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Warum sollte man einen Lieferschein schreiben?
Sobald Sie ein Kunde mit einer Warenlieferung beauftragt, sollten Sie schnellstmöglich die Bestellung versenden. Wenn Sie für die Zustellung einen Lieferschein erstellen, hat dies folgende Vorteile: Das Schreiben können Sie als Kontrollliste nutzen und darüber hinaus kann es (wie zuvor erwähnt) als Beleg für die erfolgte Lieferung dienen. Darüber hinaus bildet es eine zusätzliche Service-Leistung, die von vielen Kunden durchaus positiv aufgenommen wird.
Wenn Sie einen Lieferschein selbst erstellen, müssen Sie darauf achten, dass die angegebenen Waren auch vollständig der Sendung beiliegen. Zudem sollten die im Warenbegleitschein festgehaltenen Artikel auch allesamt in der Rechnung auftauchen (die Rechnung kann dem Lieferschein entweder als Teil der Zustellung beiliegen oder später separat verschickt werden).
Über den Lieferschein können Sie auch Ihr Corporate Design kommunizieren: Wenn Sie ihn ansprechend gestalten, Ihr Logo einbinden und dessen Designelemente oder Farben aufgreifen, stärken Sie den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens beim Kunden.
Lieferschein selbst erstellen: Inhalt, Aufbau und Checkliste
Es bietet sich an, das vorangegangene Angebotsschreiben oder die Auftragsbestätigung als Vorlage für den Lieferschein zu nutzen. Grundsätzlich ähnelt der Lieferschein einer Rechnung für eine Warenlieferung: Beide Schreiben listen die gelieferten Produkte auf und enthalten die üblichen formellen Angaben eines Handelsbriefs (Firmenname und -adresse von Ihnen und vom Kunden, Datum etc.).
Allerdings werden auf dem Lieferschein – anders als auf der Rechnung – nicht die Preise der ausgehändigten Artikel aufgeführt. Deshalb ersetzt ein Lieferschein auch nie eine Rechnung, zu deren Erstellung Sie verpflichtet sind. Ausnahme sind Rechnungen, die gleichzeitig als Lieferschein dienen, in denen also alle gelieferten Waren einzeln mit Menge, Stückzahl und Größe aufgeführt sind.
Die Gliederung des Lieferscheins ist an sich recht simpel. In der Überschrift können Sie das Schriftstück schlicht als Lieferschein mit einer entsprechenden Angebots-, Lieferscheinnummer o. Ä. auszeichnen. Im Fließtext bedanken Sie sich für die Bestellung und listen nachfolgend die Produkte der Lieferung auf. Klassischerweise enthält ein Warenbegleitschein auch noch ein freies Feld, in dem der Empfänger mit der Nennung des Datums und seiner Unterschrift den Warenerhalt bestätigt. Wenn Sie diese traditionelle Form des Lieferscheins nutzen, fügen Sie im Idealfall dem Schreiben einen Durchschlag an, der Ihnen die Sendungsannahme des Kunden bescheinigt.
Mittlerweile werden aber auch mehr und mehr Lieferscheine per E-Mail verschickt – zeitgleich mit dem Versand der Ware. Da die E-Mail (im Gegensatz zur Ware) den Empfänger sofort erreicht, erinnern Sie diesen dadurch noch einmal an die bevorstehende Zustellung. Zudem haben Ihre Kunden mit einem via E-Mail versandten Lieferschein direkt einen Überblick über die eintreffende Bestellung, was vor allem bei großen Lieferungen von Vorteil sein kann.
Zu guter Letzt sei noch erwähnt, dass es zwar außer der vollständigen Kundenadresse keine Pflichtangaben gibt, ein Lieferschein aber dennoch gewisse Standards vorweisen sollte, die sich in der Praxis durchgesetzt haben. Folgende Inhalte sollten Sie bei der Lieferscheinerstellung stets berücksichtigen:
- Nennung des Namens und der Adresse von Ihrem Unternehmen und vom Empfänger (inklusive Rechnungs- und Lieferadresse, falls diese nicht identisch ist)
- Datum des Auftrags, des Versands und der Lieferung
- Laufende Auftragsnummer/Auftragsname
- Packliste (Bezeichnung und Anzahl der einzelnen Waren)
- Hinweis auf den Eigentumsvorbehalt der Ware (die gelieferten Produkte bleiben bis zur vollständigen Bezahlung im Besitz des Absenders)
- Nachlieferungen, falls diese anfallen
Wie auch bei allen anderen Handelsbriefen bietet es sich an, eine Lieferscheinvorlage für Ihr Unternehmen anzufertigen, die Sie für jede Sendung nutzen können. Wenn Sie noch kein Musterexemplar haben, können Sie unsere für Microsoft Word und Excel entworfene Vorlage für einen Lieferschein nutzen – mit dieser erstellen Sie kostenlos und ganz einfach Ihren individuellen Warenbegleitschein.
Aufbewahrung eines Lieferscheins
Obwohl das Mitschicken eines Lieferscheins jedem Händler selbst überlassen ist, ist es wichtig zu wissen, welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine einzuhalten sind, wenn Sie Ihrem Kunden einen Lieferschein ausstellen. Hierzu gab es im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes (Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt vom 30. 6. 2017) eine Gesetzesänderung zur Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen, die rückwirkend zum 01. 01. 2017 gilt. Gemäß §257 (4) HBG muss ein Lieferschein, der als Handelsbrief gilt, 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die neue Regelung verpflichtet Unternehmer nur noch bedingt zur Aufbewahrung von Lieferscheinen, denn gemäß § 147 ( 3) AO endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand bzw. Erhalt der Rechnung, sofern der Lieferschein nicht als Teil der Rechnung gilt und die Rechnung dem Lieferschein inhaltsgleich ist. Die zur Lieferung gehörende Rechnung muss nach wie vor 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine Rechnung kann auch den Lieferschein einschließen, muss dann aber zwangsläufig auch die Einzelpreise der Produkte und den Gesamtpreis enthalten.
Dient der Lieferschein jedoch als Teil der Rechnung, so handelt es sich um ein aufbewahrungspflichtiges Schriftstück. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Rechnungstext lautet: „Waren gemäß Lieferschein Nr. XX“. Denn hier kann der genaue Inhalt des in Rechnung gestellten Betrages nur in Verbindung mit dem Lieferschein nachvollzogen werden.
Sie müssen mit mindestens zwei Exemplaren des Lieferscheins arbeiten: Das erste geht entweder ausgedruckt oder per Mail an den Kunden. Das zweite archivieren Sie für Ihre eigenen Unterlagen. Bei Lieferscheinen, die der Kunde unterschreiben soll, hat es sich als vorteilhaft erwiesen, sie sogar in dreifacher Ausführung anzufertigen: Auf einem Exemplar lassen Sie sich vom Transporteur bestätigen, dass die Ware unversehrt von ihm entgegengenommen wurde. Ein zweites Exemplar behält der Transporteur – mit diesem hat er einen Nachweis über die Zustellung der Sendung. Der dritte Lieferschein ist für den Adressaten vorgesehen.
Wenn Sie einen ausgedruckten Lieferschein aufbewahren möchten, der unterschrieben oder mit einem Eingangsstempel versehen ist, lässt sich dies auch ohne weiteres digital umsetzen. Solange alles leserlich ist, darf man das Schriftstück einfach einscannen und auf dem Rechner ablegen. Über die digitale Verwahrung Ihrer Schreiben sparen Sie sich das Abheften und können über den Computer schnell auf all Ihre versendeten Lieferscheine zugreifen. Dient der Lieferschein als Teil der Rechnung, muss sichergestellt sein, dass er während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar gemacht werden kann. Daher ist es wichtig, eine separate Datensicherung durchzuführen.
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