Angebot für Vorlage erstellen (mit Muster)

Un­ver­bind­li­che, schrift­li­che Angebote dienen dazu, po­ten­zi­el­le Kunden und Kundinnen von den Kon­di­tio­nen des an­ge­bo­te­nen Services zu über­zeu­gen. Dabei kommt es auf eine korrekte Er­stel­lung an. Kos­ten­lo­se An­ge­bots­vor­la­gen-Muster enthalten alle wichtigen Elemente, sodass Sie lediglich an den ent­spre­chen­den Stellen die Daten Ihrer Firma, die An­ge­bots­kon­di­tio­nen und die Kon­takt­da­ten des Emp­fän­gers bzw. der Emp­fän­ge­rin eintragen müssen.

Was sind An­ge­bots­vor­la­gen?

An­ge­bots­vor­la­gen sind vor­ge­fer­tig­te Muster, die die Grund­struk­tur und alle re­le­van­ten Be­stand­tei­le eines Angebots enthalten. Wenn ein Kunde oder eine Kundin mit einer konkreten Anfrage an einen Dienst­leis­ter oder eine Dienst­leis­te­rin her­an­tritt, un­ter­brei­tet dieser oder diese daraufhin meist ein Angebot. Da das ent­spre­chen­de Schreiben nor­ma­ler­wei­se rechts­ver­bind­lich ist, kommt ein Vertrag zustande, wenn der In­ter­es­sent oder die In­ter­es­sen­tin das Angebot mit einer in­halt­lich un­ver­än­der­ten Be­stel­lung ak­zep­tiert. Umso wichtiger ist es, dass Dienst­leis­ten­de bei der An­ge­bots­er­stel­lung mit großer Sorgfalt vorgehen und auf korrekte, rechts­si­che­re und voll­stän­di­ge Inhalte achten. Bei einer hohen Zahl an Anfragen ist daher der Einsatz von An­ge­bots­schrei­ben-Vorlagen gängige Praxis. Diese vor­ge­fer­tig­ten Muster enthalten die Grund­struk­tur inklusive aller re­le­van­ten Be­stand­tei­le. Dort, wo die ent­schei­den­den In­for­ma­tio­nen vermerkt werden müssen, befinden sich Platz­hal­ter, die Sie nur noch durch die tat­säch­li­chen Angaben ersetzen müssen. In der Regel handelt es sich bei den An­ge­bots­vor­la­gen um Word- oder Excel-Dokumente – es gibt aber auch Muster für Programme anderer Office-Suites.

Was be­inhal­tet ein gutes An­ge­bots­schrei­ben-Muster?

Wenn Sie dabei sind, Ihr erstes schrift­li­ches Angebot zu verfassen, besteht die größte Her­aus­for­de­rung darin, alle re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen in an­spre­chen­der Form zu Papier zu bringen. Auf der einen Seite spielt also ein passendes, Interesse weckendes Layout eine große Rolle, denn ohne dies wird Ihr An­ge­bots­schrei­ben unter Umständen gar nicht gelesen. Auf der anderen Seite sollte sich Ihr Schreiben durch in­halt­li­che Kor­rekt­heit und Voll­stän­dig­keit aus­zeich­nen. So si­gna­li­sie­ren Sie Se­rio­si­tät und gehen rechtlich kein unnötiges Risiko ein, denn wenn ein Angebot nicht den recht­li­chen An­for­de­run­gen ent­spricht, kann es zu ge­richt­li­chen Streit­fäl­len kommen.

Eine gute An­ge­bots­vor­la­ge für Word oder Excel ist aus diesem Grund dem Anlass ent­spre­chend aufgebaut und verfügt über folgende Be­stand­tei­le:

• voll­stän­di­ge Fir­men­an­schrift
• Kon­takt­in­for­ma­tio­nen des An­ge­bots­emp­fän­gers
• An­ge­bots­da­tum
• Be­zeich­nung, Umfang und Preis der Ware bzw. Dienst­leis­tung
• even­tu­el­ler Rabatt oder Skonto (Preis­nach­lass bei So­fort­zah­lung)
• Zah­lungs­be­din­gun­gen
• Ver­pa­ckungs- und Lie­fer­kos­ten
• Be­din­gun­gen für die Lieferung (z. B. Aus­lie­fe­rer)
• Zeit­rah­men für Wa­ren­aus­lie­fe­rung bzw. Er­brin­gung der Dienst­leis­tung
• Hinweis auf die AGB und den Ge­richts­stand

Ferner gibt es einige Elemente, deren Einsatz in be­stimm­ten Branchen ebenfalls sinnvoll bzw. notwendig ist. Hierzu zählt vor allem die Angabe der An­nah­me­frist, die den Zeitraum zwischen der Er­stel­lung des Angebots und dem Ende der Gül­tig­keit des Angebots definiert. Sofern das Angebot an weitere, bestimmte Be­din­gun­gen geknüpft ist, gehören diese ebenfalls in das Schreiben. Um dem Empfänger die Kon­takt­auf­nah­me zu er­leich­tern, ist zudem die Angabe zu­sätz­li­cher Kon­takt­in­for­ma­tio­nen wie einer Te­le­fon­num­mer, einer E-Mail-Adresse oder Ihrer Web-Adresse sinnvoll. Auch die Angabe einer direkten An­sprech­per­son bzw. des oder der An­ge­bots­er­stel­len­den gehört zur gängigen Praxis.

Angebot mit Muster erstellen – so funk­tio­niert’s

Sie sparen Zeit, wenn Sie Ihre An­ge­bots­schrei­ben mithilfe von Vorlagen an­fer­ti­gen. Un­ab­hän­gig davon, welche Vorlagen sie wählen, sind einige wichtige Schritte zu ab­sol­vie­ren. Schnell kann es passieren, dass man Platz­hal­ter oder Bei­spiel­sät­ze un­ver­än­dert übernimmt. Gehen Sie daher mit Geduld an die Aufgabe heran und ver­schaf­fen Sie sich zunächst einen Überblick über den Aufbau und Be­stand­tei­le der aus­ge­wähl­ten An­ge­bots­vor­la­ge.

Wie genau die Arbeit mit einem solchen Muster funk­tio­niert, wollen wir an dieser Stelle bei­spiel­haft anhand von Vorlagen ver­deut­li­chen:

Close

Kos­ten­lo­ser Download

Im Anschluss an den Download öffnen Sie die aus­ge­wähl­te Vorlage wie jedes andere Word- bzw. Excel-Dokument per Dop­pel­klick. In der folgenden Anleitung erfahren Sie, welche An­pas­sun­gen Sie nun vornehmen müssen, um aus dem Angebot-Beispiel Ihr ganz per­sön­li­ches Kun­den­an­schrei­ben zu machen.

1. Geben Sie oben links zunächst Ihre Fir­men­adres­se und direkt darunter die Adress­da­ten des An­ge­bots­emp­fän­gers bzw. der -emp­fän­ge­rin an.
2. Auch der Bereich rechts oben ist für Ihre eigenen Adress­da­ten vor­ge­se­hen. Zu­sätz­lich können Sie hier auch weitere Kon­takt­mög­lich­kei­ten wie eine Te­le­fon­num­mer oder eine Mail­adres­se einfügen, über die der po­ten­zi­el­le Kunde oder die po­ten­zi­el­le Kundin Kontakt mit Ihnen aufnehmen kann.
3. Bei der dar­auf­fol­gen­den Zeile handelt es sich um den Betreff. Dieser soll dem Leser auf einen Blick ver­mit­teln, worum es sich bei dem er­hal­te­nen Schreiben handelt. Das stan­dard­mä­ßi­ge „Angebot“ können Sie natürlich auch variieren, indem Sie bei­spiels­wei­se das Datum anhängen („Angebot vom 04.05.2024“) oder auf die an­ge­bo­te­ne Ware bzw. Dienst­leis­tung eingehen („Unser Angebot für Ihren Flug von Berlin nach Paris“).
4. Unter der Be­treff­zei­le enthält die An­ge­bots­vor­la­ge Platz­hal­ter für drei Werte: Die Nummer des Angebots sowie die Kun­den­num­mer dienen beiden Parteien als Ori­en­tie­rungs­wer­te, wenn es zu weiterem Kontakt kommt. Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde, dient der besseren zeit­li­chen Ein­ord­nung des Ge­schäfts­pro­zes­ses.
5. Als nächstes folgt der Kopftext Ihres Angebots, in dem Sie sich direkt an den Empfänger oder die Emp­fän­ge­rin wenden. Es bietet sich an, diese kurze Ein­stiegs­zei­le dazu zu nutzen, für das Interesse an Ihrem Produkt bzw. Ihrem Service zu danken. In einem zweiten Satz kündigen Sie an, dass die Details zu dem ei­gent­li­chen Angebot folgen.
6. Die Ein­zel­hei­ten Ihres Angebots tragen Sie nun in die dafür vor­ge­se­he­ne Tabelle ein. Füllen Sie hierfür einfach die im Muster vor­ge­ge­be­nen Angaben „Be­zeich­nung“, „Menge“, „Ein­zel­preis“ und „Ge­samt­preis“ aus, indem Sie die passenden Werte für Ihre Waren bzw. Dienst­leis­tun­gen in die je­wei­li­gen Felder einfügen. Bei Bedarf können Sie die Tabelle natürlich um weitere Spalten bzw. Zeilen erweitern, wenn Sie mehr Po­si­tio­nen aufführen oder weitere Angaben zu den einzelnen Po­si­tio­nen machen wollen.
7. Unter der Auf­lis­tung geben Sie an­schlie­ßend die Ge­samt­sum­me aller of­fe­rier­ten Leis­tun­gen ohne Um­satz­steu­er, den Um­satz­steu­er­be­trag sowie den Rech­nungs­be­trag an. Sofern Sie nur geringe Umsätze erzielen und die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung greift, müssen Sie die Um­satz­steu­er nicht ausweisen.
8. Die nach­fol­gen­de Textzeile können Sie nutzen, um dem Empfänger bzw. der Emp­fän­ge­rin weitere In­for­ma­tio­nen zu dem Angebot mit­zu­tei­len (z. B. An­nah­me­frist, Ra­batt­ak­tio­nen, Skonto, Ei­gen­tums­vor­be­halt etc.).
9. Der untere Bereich der An­ge­bots­vor­la­ge ist für den Fußtext angedacht. Hier tragen Sie ein letztes Mal Ihre voll­stän­di­gen Fir­men­da­ten ein – ggf. inklusive Telefon, Fax, E-Mail-Adresse oder Homepage. Ferner gehören Ihre Kon­to­da­ten (Bankname, IBAN/Kon­to­num­mer und BIC/Bank­leit­zahl) sowie die Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer in den Fußtext.
10. Wenn Sie alle Än­de­run­gen vor­ge­nom­men haben, können Sie das Vorlagen-Dokument speichern und das fertige An­ge­bots­schrei­ben aus­dru­cken. Wenn Sie das Angebot per E-Mail ver­schi­cken wollen, wählen Sie beim Speichern einfach das PDF-Format aus.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.