Das Lastenheft: Was ist das und wozu ist es gut?
Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko – gerade wenn Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Mit einem ausführlichen Lastenheft senken Sie Ihr Projektrisiko um bis zu 60 Prozent. Damit das erreicht wird, braucht Ihr Lastenheft einen sinnvollen Aufbau. Gerade wenn Sie noch nie mit einem Lastenheft gearbeitet haben, fällt es Ihnen vielleicht schwer zu entscheiden, was hineingehört und was nicht. Wir haben die wichtigsten Grundlagen für Sie zusammengefasst. Anhand eines Beispiels erklären wir, warum es sinnvoll ist, ein Lastenheft anzulegen. Zudem können Sie sich ein Muster für Ihr eigenes Lastenheft herunterladen.
Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft dient u. a. als Orientierungshilfe für Auftragnehmer. Das Lastenheft wird manchmal auch als Anforderungs- oder Kundenspezifikation bezeichnet. Die Website gruenderszene.de definiert es wie folgt:
Der Begriff Lastenheft bezeichnet ein Dokument, in welchem ein Auftraggeber seine Anforderungen gegenüber dem Auftragnehmer festhält. Die genauen Anforderungen werden beschrieben, die der Auftraggeber an die Erreichung des Projektzieles stellt.
Sie als Auftraggeber stellen in Ihrem Lastenheft also die spezifischen Projektanforderungen, damit der Auftragnehmer weiß, was genau zu erfüllen ist. Darauf basierend erstellt der Auftragnehmer dann das Pflichtenheft. Dieses behandelt detailliert alle Schritte, die zur Umsetzung Ihres Projekts notwendig sind. Insbesondere im Maschinenbau werden Lasten- und Pflichtenhefte oft angewandt. Auch im Bereich der Software-Entwicklung machen sich Unternehmen dieses System gern zunutze.
Welche Vorteile hat ein Lastenheft für Auftragnehmer und Auftraggeber?
Ein detailliertes Lastenheft zu erstellen ist viel Arbeit – das schreckt viele Auftraggeber zunächst ab. Die investierte Zeit lohnt sich allerdings in jedem Fall. Denn ein gutes Lastenheft ist für ein Projekt wie eine Wegbeschreibung, die klar festlegt, wo es losgeht und wo es hingehen soll. Außerdem ist ein gut strukturiertes Lastenheft für Auftragnehmer attraktiv – es zeigt, dass Sie als Auftraggeber sich genau im Klaren darüber sind, wie Sie Ihr Projekt umsetzen wollen. Hier die wichtigsten Vorteile eines Lastenheftes im Überblick:
- klare Zieldefinition
- Projekt wird konkret und greifbar
- Schwachstellen werden deutlich
- Auftragnehmer kennen direkt die Anforderungen
- Preise der Auftragnehmer sind besser vergleichbar
- Zeitersparnis
- weniger Missverständnisse
- konsistenter Ablauf des Projekts
- Schnittstellen werden deutlich
- effiziente Prozesse
- gesteigerte Produktivität
Planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung Ihres Lastenheftes ein. Wird es unter Zeitdruck erstellt, kommt es schnell zu Fehlern, die im späteren Verlauf des Projekts viel Zeit und Geld kosten können.
Die Möglichkeit, Schwachstellen zu erkennen und auszubessern, ist einer der entscheidenden Vorteile eines Lastenheftes. Wo ist die Wertschöpfungskette noch nicht optimal? Wo lassen sich Zeit oder Ressourcen einsparen? Wenn Sie die Schwachstellen in Ihrer Projektplanung frühzeitig aufdecken und an ihnen nachbessern, sind Sie auf einem guten Weg zu einer profitablen Umsetzung.
Das Lastenheft und sein Inhalt
Ihr Lastenheft beinhaltet also alle Anforderungen Ihres Projekts, damit Mitarbeiter und Auftragnehmer einen klaren Leitfaden haben. Damit das Lastenheft zu einem möglichst effizienten Projektablauf beiträgt, sollten Sie unbedingt messbare, quantifizierbare und überprüfbare Aspekte darin festhalten. Je größer und wichtiger das Projekt, desto umfangreicher und detaillierter sollte das Lastenheft angelegt sein. Erstellen Sie das Lastenheft stets direkt am Anfang eines Projekts.
Kommt es zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu einem Vertragsabschluss, ist das bestehende Lastenheft rechtlich bindend.
Der Inhalt eines Lastenheftes hängt ganz vom durchzuführenden Projekt ab – schließlich bestimmt etwa der Umfang des Vorhabens, wie ausführlich die darin festgelegten Anforderungen sein sollen. Es gibt jedoch einige Kernfragen, die jedes Lastenheft beantworten sollte:
- Die Ausgangssituation: Zunächst beschreiben Sie die Ist-Situation. Machen Sie an dieser Stelle deutlich, warum das Projekt überhaupt zustande kommt. Welches Problem wollen Sie beheben? Machen Sie möglichst deutlich, warum Handlungsbedarf besteht.
- Das Ziel: Definieren Sie genau, was Sie mit dem Projekt oder dem fertigen Produkt erreichen wollen. Achten Sie darauf, quantifizierbare Ziele zu setzen – z. B. eine Umsatzsteigerung um 30 Prozent. Termine und einzuhaltende Zeitfenster sollten an dieser Stelle ebenfalls vermerkt werden.
- Der spätere Einsatz: Beschreiben Sie, wie und wo das Produkt nach der Fertigstellung eingesetzt wird. Gehen Sie ggf. auch auf Rahmenbedingungen wie klimatische Bedingungen ein, wenn diese eine Rolle bei der späteren Nutzung des Produktes spielen.
- Das gewünschte Ergebnis: Definieren Sie, was das Produkt können soll. Welche Funktionen muss es erfüllen? Dieser Punkt ist natürlich auch auf Prozesse übertragbar: Beschreiben Sie z. B., wie diese nach dem Projekt aussehen sollen und welchen Mehrwert das für Ihr Unternehmen haben wird.
- Der Lieferumfang: Halten Sie so genau wie möglich fest, was wann geliefert werden soll. Wenn es mehrere Auftragnehmer gibt, beschreiben Sie, wer was zu welchem Zeitpunkt liefert.
- Die wichtigsten Phasen und Meilensteine: Projekte werden üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Beschreiben Sie, was in den einzelnen Phasen passiert? Die Übergänge von einer Phase in die nächste sind Meilensteine. Halten Sie fest, wann Sie mit der Erreichung dieser Meilensteine rechnen und definieren Sie, was bis zum jeweiligen Zeitpunkt erreicht sein soll.
- Offene Fragen: Konnte etwas bisher nicht geklärt oder festgelegt werden? Dafür gibt es diesen Teil des Lastenheftes. Schreiben Sie alle offenen Fragen auf. Am besten merken Sie an dieser Stelle auch an, wer sich um die Beantwortung der Fragen kümmert und welches Zeitfenster es dafür gibt.
- Abnahme des Projekts bzw. Produkts: Wann gilt das Projekt als abgeschlossen und wer definiert, ob die Qualität stimmt? In vielen Unternehmen gibt es dafür spezielle Gremien. Legen Sie klar fest, wer für die Abnahme verantwortlich ist.
Das Lastenheft ist zwar detailliert, doch behalten Sie im Hinterkopf, dass Abweichungen normal sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Prozesse sich ändern, sobald das Projekt anläuft.
Lastenheft: Ein Beispiel für die Anwendung
Angenommen Sie sind Autohersteller und wollen ein neues Fahrzeug auf den Markt bringen. Für dieses Fahrzeug beziehen Sie Bauteile von unterschiedlichen externen Dienstleistern.
In Gesprächen mit den Zulieferern beschreiben Sie, wie Sie sich das Auto vorstellen. Dabei kommt es jedoch zu Missverständnissen mit einigen Auftragnehmern, die erst auffliegen, als die Fertigung der Teile bereits abgeschlossen ist. Sie können das Fahrzeug nicht wie geplant bauen, und die nachträgliche Fertigung der richtigen Bauteile kostet Zeit und ist teuer.
Ein Lastenheft mit schriftlich festgelegten Spezifikationen für jeden Zulieferer hätte das Risiko für Missverständnisse von vornherein entscheidend verringern können.
Ihre Vorlage für ein Lastenheft
Wenn Sie sich die Vorteile eines Lastenheftes für Ihr nächstes Projekt zunutze machen möchten, können Sie sich mit einer Vorlage die Erstellung des Projektfahrplans erleichtern. Ob Sie eine Vorlage für ein Lastenheft in Word oder Excel nutzen wollen, hängt von Ihren Vorlieben ab – Hauptsache, es ist übersichtlich und vollständig. Mithilfe dieses Musters fällt Ihnen der Einstieg mit Sicherheit leichter.
Ein Lastenheft bietet eine ganze Reihe an Vorteilen: Sie als Auftraggeber bekommen eine klare Vorstellung von Ihrem Projekt. Gleichzeitig können Sie Angebote von Auftragnehmern gut vergleichen – schließlich nutzen alle das Lastenheft zur Aufwandseinschätzung. Schwachstellen werden frühzeitig aufgedeckt und Ihr Projekt wird produktiver umgesetzt.