Was ist eine Ausschreibung?
Aufträge von öffentlichen Stellen wie Bund, Ländern und Gemeinden sind begehrt. Vergaberegeln sollen sicherstellen, dass interessierte Unternehmen unter transparenten und fairen Bedingungen Angebote abgeben können. Anschließend entscheidet die Vergabestelle anhand der bekannt gemachten Kriterien, welches Angebot den Zuschlag erhält.
Was ist eine Ausschreibung und welche Arten gibt es?
Eine Ausschreibung ist laut Definition eine öffentliche oder beschränkte und in der Regel schriftliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für die in der Ausschreibung genannten Leistungen, z. B. eine Produktlieferung oder Dienstleistung. Ausschreibungen werden von Unternehmen der Privatwirtschaft, Privatpersonen sowie der öffentlichen Hand genutzt.
Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Vergabe die jeweils einschlägigen nationalen oder EU-weiten Regelungen für Ausschreibungs- und Vergabeverfahren beachten. Bekanntmachungen werden heute überwiegend auf elektronischen Vergabeplattformen veröffentlicht und stellen den interessierten Unternehmen die erforderlichen Informationen innerhalb der festgelegten Fristen bereit.
In Deutschland und europaweit sind öffentliche Institutionen von Bund, Ländern und Gemeinden wie Behörden oder Institute an das Vergaberecht gebunden. Unternehmen, die staatliche Fördermittel erhalten, können außerdem durch Förderbedingungen zur Anwendung vergaberechtlicher Vorgaben verpflichtet sein. Die Regeln sollen einen sparsamen und effizienten Einsatz öffentlicher Gelder sowie einen fairen Wettbewerb unterstützen und Korruption vorbeugen.
Die gesetzlichen Grundlagen für das deutsche Vergaberecht sind unter anderem das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV).
Auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft nutzen Ausschreibungen, um das wirtschaftlichste Angebot für ein bestimmtes Projekt zu erhalten. Die Hauptgründe dafür sind Kostenkontrolle und die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Private Auftraggeber sind grundsätzlich nicht an die VgV gebunden, sofern sich eine entsprechende Verpflichtung nicht aus anderen Vorgaben, Verträgen oder Förderbedingungen ergibt.
Die §§ 14 bis 19 VgV unterscheiden fünf Verfahrensarten:
- Offenes Verfahren: Im offenen Verfahren können alle interessierten Unternehmen ein Angebot einreichen. Es ermöglicht einen unmittelbaren, breiten Wettbewerb. Der öffentliche Auftraggeber kann oberhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich zwischen dem offenen und dem nichtoffenen Verfahren wählen.
- Nichtoffenes Verfahren: Dem nichtoffenen Verfahren geht stets ein Teilnahmewettbewerb voraus. Zunächst bewerben sich interessierte Unternehmen um die Teilnahme; anschließend fordert der Auftraggeber eine begrenzte Zahl geeigneter Bewerberinnen und Bewerber zur Angebotsabgabe auf. Auch dieses Verfahren steht öffentlichen Auftraggebern oberhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich zur Wahl.
- Verhandlungsverfahren: Bei dieser Verfahrensart verhandelt der Auftraggeber mit ausgewählten Unternehmen über die Angebote und gegebenenfalls über Vertragsbedingungen. Das Verfahren ist nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig, beispielsweise wenn der Auftrag wegen seiner Komplexität nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann.
- Wettbewerblicher Dialog: Dieses Verfahren kommt infrage, wenn die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht ohne die Anpassung vorhandener Lösungen erfüllt werden können oder der Auftrag konzeptionelle bzw. innovative Lösungen umfasst. Nach einem Teilnahmewettbewerb erarbeitet der Auftraggeber im Dialog mit geeigneten Unternehmen mögliche Lösungen und fordert anschließend zur Angebotsabgabe auf.
- Innovationspartnerschaft: Diese Verfahrensart dient der Entwicklung und dem anschließenden Erwerb einer innovativen Leistung, die auf dem Markt noch nicht verfügbar ist. Der Innovationspartnerschaft geht ein Teilnahmewettbewerb voraus. Die Forschungs- und Entwicklungsphase sowie die Leistungserbringung werden in aufeinanderfolgenden Phasen organisiert.
Unterschied zwischen nationaler und europaweiter Ebene
Die EU-Richtlinien legen fest, ab welchen Auftragswerten die europaweiten Vergaberegeln gelten. Liegt der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer über dem einschlägigen EU-Schwellenwert, muss der Auftrag grundsätzlich europaweit bekannt gemacht und nach dem Oberschwellenvergaberecht vergeben werden. Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu festgesetzt, um unter anderem Wechselkursschwankungen auszugleichen.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der EU-Schwellenwert für Bauleistungen und Konzessionen 5.404.000 Euro. Für Liefer- und Dienstleistungen gelten abhängig vom Auftraggeber und Sektor andere Schwellenwerte.
Bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt das jeweilige nationale Vergaberecht. In Deutschland kommen je nach Leistungsart und anwendbarer Vergabeordnung unter anderem die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung und die Verhandlungsvergabe infrage. Auch Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten sowie unter bestimmten Voraussetzungen aus Drittstaaten können an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen. Eine Grundlage dafür ist das Government Procurement Agreement (GPA) der Welthandelsorganisation (WTO), das für die erfassten Beschaffungen den gegenseitigen Zugang zu den öffentlichen Beschaffungsmärkten der Vertragsparteien regelt. Für die Teilnahme gelten jeweils die Vorgaben der Vergabestelle.
Wo werden Ausschreibungen veröffentlicht?
Öffentliche Bekanntmachungen müssen so veröffentlicht werden, dass interessierte Unternehmen darauf zugreifen können. Neben spezialisierten Publikationen wie dem Deutschen Ausschreibungsblatt und regionalen Portalen stehen zentrale Onlineportale zur Verfügung. Auf der Vergabeplattform des Bundes können Unternehmen nach Ausschreibungen von Bundesbehörden suchen; Länder und Kommunen betreiben weitere Vergabeportale.
Liegt der Auftragswert oberhalb des einschlägigen EU-Schwellenwerts, wird die Bekanntmachung an das Amtsblatt der Europäischen Union übermittelt und auf TED (Tenders Electronic Daily) veröffentlicht.
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Wie bewirbt man sich auf eine Ausschreibung?
Wenn sich ein Unternehmen für einen ausgeschriebenen Auftrag interessiert, kann es die entsprechenden Vergabeunterlagen über die angegebene Vergabeplattform abrufen. Darin sind gemäß § 29 VgV unter anderem die Leistungsbeschreibung, die Vertragsbedingungen sowie die erforderlichen Unterlagen und Vorgaben zur Eignung der Bewerberinnen und Bewerber enthalten.
Generell können folgende Anforderungen Teil eines Vergabeverfahrens sein:
- Das notwendige Fachwissen ist durch entsprechende Nachweise wie Meisterbriefe, Gewerbeerlaubnisse, Handelsregistereintragungen, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise oder Referenzen zu belegen.
- Die Leistungsfähigkeit des Unternehmens muss durch Angaben zu den verfügbaren personellen, technischen und finanziellen Ressourcen deutlich werden.
- Nachweise zu Ausschlussgründen sowie zu Steuer- und Beitragszahlungen können belegen, dass es sich um ein zuverlässiges Unternehmen handelt.
Es können weitere projektspezifische Eignungsvorgaben hinzukommen. Wenn das Unternehmen alle Vorgaben erfüllt und weiterhin an dem Auftrag interessiert ist, kann es das Angebot schreiben und dann die vollständigen Angebotsunterlagen fristgerecht und auf dem vorgeschriebenen Übermittlungsweg bei der Vergabestelle einreichen.
Bei der Einreichung der Angebotsunterlagen müssen alle Vorgaben der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen eingehalten werden. Nicht frist- oder formgerecht eingereichte Angebote sowie unzulässige Änderungen können zum Ausschluss führen. Nach § 56 VgV darf der Auftraggeber bestimmte fehlende oder fehlerhafte Unterlagen unter Wahrung von Transparenz und Gleichbehandlung nachfordern; leistungsbezogene Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung sind davon grundsätzlich ausgenommen.
Präqualifizierung
Um ihre generelle Eignung nachzuweisen, können sich Unternehmen bei einer Präqualifizierungsdatenbank registrieren und dort ihre Daten hinterlegen. Das erleichtert die Bewerbung auf öffentliche Ausschreibungen, weil die erforderlichen Nachweise bereits gesammelt und übersichtlich zur Verfügung stehen. Gleichzeitig erhält die Vergabestelle vergleichbare Datensätze, die sie schneller auf ihre Eignung für das jeweilige Projekt hin prüfen kann.
Für den Baubereich steht die Datenbank des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. zur Verfügung. Unternehmen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich können sich in das von den Industrie- und Handelskammern geführte Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen eintragen lassen.
Ablauf eines Vergabeverfahrens im Überblick
Die folgenden Schritte zeigen den typischen Ablauf eines offenen Verfahrens bzw. einer öffentlichen Ausschreibung. Beim nichtoffenen Verfahren und bei anderen Verfahrensarten können zusätzliche Auswahl- oder Verhandlungsphasen hinzukommen.
- Zunächst stellt eine öffentliche Einrichtung einen Bedarf fest, auf dessen Grundlage ein bestimmtes Ziel sowie alle notwendigen Maßnahmen für dessen Realisierung in einer Leistungsbeschreibung definiert werden.
- Die Vergabeunterlagen werden erstellt. Sie beschreiben, welche Leistungen erwartet werden, welche Eignungsanforderungen gelten und welche Vertragsbedingungen zu beachten sind.
- Die Verfahrensart wird festgelegt. Grundlage sind insbesondere der Auftragswert, die Art und Komplexität der Leistung sowie die gesetzlichen Voraussetzungen für die jeweilige Verfahrensart.
- Die Ausschreibung wird veröffentlicht. Die Bekanntmachung nennt unter anderem die Fristen und den Zugang zu den vollständigen Vergabeunterlagen.
- Interessierte Unternehmen reichen die vollständig ausgefüllten Angebotsunterlagen einschließlich der geforderten Nachweise, Erklärungen, Preisangaben (nach einer Preiskalkulation) und Leistungsbeschreibungen ein.
- Die Vergabestelle bewahrt die eingegangenen Angebote bis zum Ablauf der Angebotsfrist vertraulich und vor unbefugtem Zugriff geschützt auf. Elektronische Systeme müssen die Integrität der Daten gewährleisten.
- Die Angebote werden nach Ablauf der Frist einer formellen Prüfung unterzogen. Dabei prüft die Vergabestelle unter anderem Vollständigkeit, Fristeinhaltung und die Einhaltung der Verfahrensvorgaben.
- Die wertbaren Angebote werden inhaltlich geprüft und bewertet. Maßgeblich sind die bekannt gemachten Eignungs- und Zuschlagskriterien, darunter je nach Ausschreibung Preis, Qualität und weitere Leistungsmerkmale.
- Auf Basis der festgelegten Kriterien entscheidet die Vergabestelle, welches Unternehmen den Zuschlag erhalten soll. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann das Verfahren auch aufgehoben werden.
- Bei europaweiten Vergaben informiert der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieterinnen und Bieter vor dem Vertragsschluss über die vorgesehene Zuschlagsentscheidung und beachtet die Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB. Danach kann der Vertrag geschlossen werden. Für nationale Vergaben richten sich Information und Zuschlag nach den jeweils anwendbaren Vorschriften.
Wie lassen sich Ausschreibungsunterlagen prüfen?
Vor der Angebotsabgabe sollten Unternehmen die Vergabeunterlagen systematisch mit ihrem Entwurf abgleichen. Besonders wichtig sind:
- Fristen
- geforderte Nachweise
- Formvorgaben
- Leistungsbeschreibung
- Zuschlagskriterien
- Vertragsbedingungen
Unklare Punkte sollten innerhalb der vorgegebenen Frist über den offiziellen Kommunikationsweg der Vergabestelle geklärt werden.
Eine auf Vertragsangelegenheiten spezialisierte KI kann kleine und mittlere Unternehmen bei der Vertragsprüfung unterstützen. Das Tool prüft Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen auf Standardklauseln und kennzeichnet abweichende Bedingungen, damit Verantwortliche diese vor der Einreichung gezielt prüfen können. Das erleichtert die Vorbereitung, ersetzt aber weder die eigene Vollständigkeitskontrolle noch eine rechtliche Beratung im Einzelfall. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass ihre internen Vertragsgrundlagen – etwa ein GbR-Vertrag oder ein Aufhebungsvertrag – aktuell und mit den Anforderungen der Vergabeunterlagen kompatibel sind. Allgemeine Hinweise zur Compliance im Unternehmenskontext bietet der entsprechende Ratgeber.
Für die abschließende Prüfung empfiehlt sich eine feste Checkliste, die von einer zweiten Person gegengeprüft wird. Erst wenn alle Anforderungen erfüllt und die Unterlagen vollständig sind, sollte das Angebot fristgerecht übermittelt werden.
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Reviewers
Anne-Laure Wolber
Anne-Laure begleitet den IONOS Digital Guide bereits seit seiner Geburtsstunde im Jahr 2016. Als Expertin für die Startup-Kategorie konzentriert sie sich primär auf die strategische Verzahnung von SEO, GEO und Conversion-Rate-Optimierung. Über die letzten Jahre sammelte sie zudem umfassende Erfahrung in angrenzenden Performance-Disziplinen wie der Lead-Generierung und dem Native Advertising. Als Polyglotte nutzt sie ihren multilingualen Hintergrund gezielt, um Content-Strategien präzise und…
Christian Heldmaier
Christian Heldmaier ist ein erfahrener Online-Marketing- und SEO-Spezialist aus Karlsruhe. Seit Juli 2020 ist er als SEO Manager bei IONOS tätig.