Fahr­ten­buch führen: So geht es richtig

Der Kun­den­ter­min in einer anderen Stadt, das Fi­nan­zie­rungs­ge­spräch bei der Bank oder die Fahrt zum Flughafen vor der Ge­schäfts­rei­se – viele Selbst­stän­di­ge und An­ge­stell­te nutzen dafür einen Fir­men­wa­gen. Doch in aller Regel dient er nicht nur für die ge­schäft­li­chen Fahrten, sondern wird auch für private Zwecke genutzt. Darin sieht das Gesetz einen geld­wer­ten Vorteil, für den – wie für ein Geld­ein­kom­men – Steuern anfallen. Das gilt für den Un­ter­neh­mer oder Selbst­stän­di­gen ebenso wie für An­ge­stell­te, denen die Firma einen Wagen zur Verfügung stellt.

Das Finanzamt geht grund­sätz­lich davon aus, dass ein Dienst­wa­gen zu einem gewissen Grad auch privat genutzt wird, selbst wenn der Fahrer zu­sätz­lich noch ein eigenes Auto besitzt. Ausnahmen gibt es nur in Son­der­fäl­len – etwa, wenn es sich um einen Werk­statt­wa­gen handelt oder sich belegen lässt, dass das Fahrzeug wirklich nur dienst­lich verwendet wird. Wie die private Nutzung des Wagens steu­er­lich behandelt wird, hängt vom Ver­hält­nis zwischen privater und dienst­li­cher Nutzung ab. Und das bestimmt wiederum den han­dels­recht­li­chen Status dieses Fahrzeugs. Hier un­ter­schei­det das Gesetz drei Mög­lich­kei­ten:

1. Das Fahrzeug wird über­wie­gend – das heißt zu mehr als 50 Prozent – dienst­lich genutzt. Dann zählt es auf jeden Fall zum „not­wen­di­gen Be­triebs­ver­mö­gen“ des Un­ter­neh­mens (Firma, Selbst­stän­di­ger).
2. Das Fahrzeug wird zu 10 bis 50 Prozent dienst­lich genutzt. Dann zählt es wahlweise zum so­ge­nann­ten ge­will­kür­ten Be­triebs­ver­mö­gen des Un­ter­neh­mens. Das heißt, der Un­ter­neh­mer kann es nach eigenen Ermessen in sein Be­triebs­ver­mö­gen aufnehmen oder als Pri­vat­fahr­zeug betreiben.
3. Das Fahrzeug wird zu weniger als 10 Prozent dienst­lich genutzt. Dann kann es nicht zum Be­triebs­ver­mö­gen gehören, ist also immer ein Pri­vat­fahr­zeug.

Wenn ein Fahrzeug nun (egal, ob notwendig oder „will­kür­lich“) zum Be­triebs­ver­mö­gen zählt, lassen sich seine Kosten als Be­triebs­aus­ga­ben steu­er­min­dernd geltend machen. Dafür muss seine private Nutzung aber als geld­wer­ter Vorteil ver­steu­ert werden.

Wie wird dieser geldwerte Vorteil aber ermittelt? Für Fahrzeuge, die über­wie­gend dienst­lich genutzt werden, bietet das Ein­kom­men­steu­er­ge­setz zwei ver­schie­de­ne Methoden zur Auswahl an (§6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG):

• eine Pau­schal­rech­nung – die so­ge­nann­te Ein-Prozent-Regelung
• eine genaue Pro­to­kol­lie­rung der dienst­li­chen und privaten Fahrten mithilfe eines Fahr­ten­buchs

Für die Ein-Prozent-Regelung setzt das Gesetz ganz einfach den zur ver­steu­ern­den Vorteil mit einem Prozent vom Lis­ten­preis des Neu­fahr­zeugs pro Monat an – ein­schließ­lich etwaiger Son­der­aus­stat­tung und der Um­satz­steu­er. Das gilt immer – selbst wenn gar keine Um­satz­steu­er an­ge­fal­len ist, der tat­säch­lich gezahlte Preis niedriger war oder es sich um ein geleastes oder gebraucht gekauftes Fahrzeug handelt.

Wenn der Dienst­wa­gen auch für die Fahrt zur Ar­beits­stät­te genutzt wird, dann kommen noch monatlich 0,03 Prozent seines Lis­ten­prei­ses je Kilometer Ent­fer­nung dazu – oder al­ter­na­tiv 0,002 Prozent pro Tag, was bei bis zu 14 Fahrten pro Monat zu einem güns­ti­ge­ren Ergebnis führt. Wenn Sie ar­beits­be­dingt einen zweiten Haushalt führen und den Dienst­wa­gen für die Heim­fahr­ten nutzen, dann kommen auch dafür 0,002 Prozent vom Kaufpreis pro Heimfahrt und Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter hinzu.

Zur Förderung elek­trisch be­trie­be­ner Wagen (reine Elek­tro­fahr­zeu­ge und so­ge­nann­te Plug-in-Hy­brid­fahr­zeu­ge) sieht das Gesetz al­ler­dings einige Ausnahmen vor: Bei solchen Fahr­zeu­gen werden vom Lis­ten­preis die Kosten des Bat­te­rie­sys­tems teilweise abgezogen – und zwar gemessen am En­er­gie­ge­halt in kWh und ab­stei­gend je nach Jahr der Erst­zu­las­sung. Für die drei Jahre von 2019 bis 2021 der Erst­zu­las­sung soll wahlweise sogar nur die Hälfte des Neu­prei­ses in die Rechnung eingehen.

Im Übrigen entfallen die je­wei­li­gen mo­nat­li­chen Steu­er­wer­te für volle Ka­len­der­mo­na­te, in denen das Fahrzeug nach­weis­lich nicht privat verwendet oder nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Be­triebs­stät­te genutzt wurde (z. B. durch Urlaub). Und schließ­lich: Wenn bei diesen Be­rech­nun­gen das Ergebnis die tat­säch­li­chen Ge­samt­kos­ten für das Fahrzeug über­steigt, dann be­schränkt sich der zu ver­steu­ern­de geldwerte Vorteil auf diese Kosten.

Die zweite Mög­lich­keit zur Ver­steue­rung über­wie­gend dienst­lich genutzter Autos besteht darin, die Anteile der dienst­li­chen und der privaten Nutzung des Dienst­wa­gens zu belegen. Hier kommt nun das Fahr­ten­buch ins Spiel. In diesem halten Sie genau fest, wie oft und wie lange Sie das Auto jeweils be­trieb­lich und privat fahren. Daraus lassen sich dann Dauer und Häu­fig­keit der be­trieb­li­chen Nutzung und der privaten Nutzung als geld­wer­ter Vorteil ableiten. Als Be­rech­nungs­grund­la­ge dient nicht ein (eventuell fiktiver) Neupreis des Fahrzeugs, sondern der tat­säch­li­che Ge­samt­auf­wand.

Ein Fahr­ten­buch zu führen ist in vielen Fällen steu­er­lich vor­teil­haf­ter als die Pau­schal­va­ri­an­te, erfordert aber einen gewissen Aufwand. Der Ge­setz­ge­ber stellt nämlich relativ strenge An­for­de­run­gen an ein solches Protokoll. Demnach soll das Fahr­ten­buch „ord­nungs­ge­mäß“ sein. Was das bedeutet, hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um fol­gen­der­ma­ßen fest­ge­legt: Ein Fahr­ten­buch muss zeitnah (d. h. laufend) und in ge­schlos­se­ner Form geführt werden und die un­ter­nom­me­nen Fahrten ein­schließ­lich des an ihrem Ende er­reich­ten Ki­lo­me­ter­stands voll­stän­dig und fort­lau­fend wie­der­ge­ben. Dabei müssen min­des­tens diese Angaben gemacht werden:

Für Dienst­fahr­ten (Steu­er­richt­li­nie 8.1 Bewertung der Sach­be­zü­ge (§ 8 Abs. 2 EStG))

• Datum und Ki­lo­me­ter­stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Aus­wärts­tä­tig­keit
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Rei­se­rou­te           
• Rei­se­zweck und auf­ge­such­te Ge­schäfts­part­ner.

In einem Fahr­ten­buch halten Sie die Details zu ge­schäft­li­chen und privaten Fahrten fest. Sie müssen dies gut leserlich, zeitnah, voll­stän­dig und trans­pa­rent erledigen. Die Daten müssen exakt sein, dürfen also nicht gerundet und auch nicht nach­träg­lich für mehrere Tage ein­ge­tra­gen werden. Sollten doch einmal Än­de­run­gen nötig sein (ein Fehler kann sich schließ­lich immer ein­schlei­chen), dann muss die Ver­än­de­rung klar sichtbar bleiben.

Wichtig ist, dass Sie auch bei sich oft wie­der­ho­len­den Fahrten jeweils alle Details auflisten. Eine ver­ein­fach­te Do­ku­men­ta­ti­on reicht nicht aus. Die die Uhrzeit ist al­ler­dings lediglich eine optionale Angabe und muss nicht ein­ge­tra­gen werden.

Oben genannte Richt­li­ni­en sind zwingend ein­zu­hal­ten, wenn man sein Fahr­ten­buch ord­nungs­ge­mäß führen möchte. Selbiges darf zudem keine Sammlung einzelner Blättern sein, vielmehr ist eine ge­schlos­se­ne Form gefordert. Das gilt sowohl für die Pa­pier­form (Buch oder Heft) als auch für elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher.

Für bestimmte Be­rufs­grup­pen gibt es Aus­nah­me­re­ge­lun­gen hin­sicht­lich der Auf­zeich­nungs­pflich­ten. Sie müssen weniger de­tail­lier­te Angaben zu Fahrten machen. Dies sind unter anderem:

• Han­dels­ver­tre­ter
• Fahr­schul­leh­rer
• Miet­wa­gen­un­ter­neh­mer
• Ta­xi­fah­rer
• Ku­rier­dienst­fah­rer

Der Grund für die ge­rin­ge­ren An­for­de­run­gen ist der un­ver­hält­nis­mä­ßig hohe Aufwand pro Fahrt in diesen Fällen. Man geht davon aus, dass die be­trieb­li­che Ver­an­las­sung von Fahrten und der Umfang der Pri­vat­fahr­ten auch so aus­rei­chend dargelegt sind und sich über­prü­fen lassen. Ta­xi­fah­rer müssen bei­spiels­wei­se nur zu Beginn und Ende ihrer Tätigkeit den Ki­lo­me­ter­stand ins Fahr­ten­buch schreiben. Bei Fahr­leh­rern genügen der Hinweis auf eine Lehrfahrt sowie der ent­spre­chen­de Ki­lo­me­ter­stand zu Beginn und Ende der Fahrt.

Zur Do­ku­men­ta­ti­on von Pri­vat­fahr­ten sind die Regeln weniger streng. Um sie fest­zu­hal­ten, genügen einfache Ki­lo­me­ter­an­ga­ben. Für Fahrten zwischen Wohnung und Ar­beits­stät­te ist ein kurzer Vermerk im Fahr­ten­buch aus­rei­chend.

Grund­sätz­lich gilt aber: Für jedes Fahrzeug ist ein separates Fahr­ten­buch zu führen. Zu den not­wen­di­gen Angaben im Buch gehören das amtliche Kenn­zei­chen sowie der Ki­lo­me­ter­stand am Anfang und am Ende des Jahres be­zie­hungs­wei­se zu Beginn und Ende der Fahr­zeug­nut­zung. Wird das Fahrzeug von mehreren Personen genutzt, ist zudem bei jeder Fahrt der jeweilige Fahrer ein­zu­tra­gen.

Hier zu­sam­men­ge­fasst eine Check­lis­te für Ihr Fahr­ten­buch:

• Für jedes Fahrzeug ist ein separates Fahr­ten­buch zu führen.
• Das Fahr­ten­buch muss eine ge­schlos­se­ne Form haben.
• In das Fahr­ten­buch müssen das amtliche Fahr­zeug­kenn­zei­chen sowie der Ki­lo­me­ter­stand am Anfang und Ende des Jahres bzw. der Nut­zungs­pe­ri­ode ein­ge­tra­gen werden.
• Jede einzelne Fahrt ist mit Ki­lo­me­ter­stand zu Beginn und Ende, der zu­rück­ge­leg­ten Distanz und einem Hinweis auf den Grund der Fahrt ein­zu­tra­gen.
• Nutzen mehrere Fahrer das Auto, dann sind bei den einzelnen Fahrten auch die je­wei­li­gen Namen ein­zu­tra­gen.
• Ein­tra­gun­gen müssen über­sicht­lich und gut leserlich sein.
• Die Do­ku­men­ta­ti­on muss zeitnah und chro­no­lo­gisch erfolgen; Daten dürfen also nicht in ge­bün­del­ter Form nach­ge­tra­gen werden.
• Die Zah­len­an­ga­ben müssen exakt sein und dürfen nicht gerundet werden.
• Nach­träg­li­che Än­de­run­gen sind nur bedingt erlaubt und müssen erkennbar sein.

Haben Sie sich dazu ent­schie­den, ein Fahr­ten­buch zu führen? Dann stehen Sie vor einer weiteren Ent­schei­dung. Welche Fahr­ten­buch­me­tho­de wählen Sie?

• Fahr­ten­buch in Pa­pier­form
• Elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch

Das Fahr­ten­buch in Pa­pier­form ist der Klassiker. Sie können es im Bü­ro­fach­han­del kaufen oder selbst anlegen. Auch online findet man sehr viele Vorlagen für Fahr­ten­bü­cher. Es lässt sich einfach im Hand­schuh­fach verstauen, ist so jederzeit griff­be­reit und kann vor Fahrt­be­ginn und nach der Ankunft per Hand aus­ge­füllt werden. Natürlich dürfen Sie nebenbei für Ihre eigene Statistik auch eine Excel-Tabelle führen – als Fahr­ten­buch dem Finanzamt vorlegen dürfen Sie diese aber nicht.

In unseren digitalen Zeiten ist es natürlich auch möglich, ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch zu führen. Ent­spre­chen­de Apps für das Smart­phone ermitteln die Fahr­zeug­po­si­tio­nen per GPS und do­ku­men­tie­ren au­to­ma­tisch die zu­rück­ge­leg­ten Strecken. Zeichnet die App Datum, Ki­lo­me­ter­stand und Fahrtziel auf, erlaubt es der Ge­setz­ge­ber sogar, den Anlass der Fahrt bis zu einer Woche später nach­zu­tra­gen. Bei der manuellen Fahr­ten­buch­me­tho­de ist das hingegen nicht gestattet. Ein weiterer Vorteil: Diese Apps sind relativ günstig oder sogar kostenlos verfügbar.

Man sollte jedoch bedenken, dass eine falsche Bedienung nicht für ein feh­ler­haft geführtes Fahr­ten­buch ent­schul­digt. Nutzen Sie die elek­tro­ni­sche Variante daher nur, wenn Sie sie wirklich korrekt anwenden können. An­dern­falls drohen Probleme mit dem Finanzamt.

Als Al­ter­na­ti­ve zu Smart­phone-Apps gibt es auch elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher, die fest im Fahrzeug verbaut sind oder sich per Bord­steck­do­se im Auto an­schlie­ßen lassen.

Seit 2018 ist es nicht mehr er­for­der­lich, zusammen mit der Ein­kom­men­steu­er Belege ein­zu­rei­chen. Wenn das Finanzamt jedoch danach verlangt, legen Sie auch das Fahr­ten­buch vor. Nicht zuletzt werden die Einträge darin auch auf Plau­si­bi­li­tät geprüft, etwa durch einen Vergleich mit anderen Angaben aus Ihrer Steu­er­erklä­rung. Ort und Datum von Werk­statt­be­su­chen und Spe­sen­ab­rech­nun­gen sollten also nicht den Angaben im Fahr­ten­buch wi­der­spre­chen. Stellt das Finanzamt Un­stim­mig­kei­ten fest, kann es das Fahr­ten­buch ablehnen und die Ein-Prozent-Regelung anwenden. Eine bewusste Fahr­ten­buch­fäl­schung kann überdies eine Anzeige wegen Steu­er­hin­ter­zie­hung nach sich ziehen.

Um her­aus­zu­fin­den, welche der beiden Methoden zur Ab­gren­zung von privaten und ge­schäft­li­chen Fahrten sich für Sie steu­er­lich mehr lohnt, sollten Sie einen Vergleich vornehmen.

Die Annahme: Sie fahren jährlich 40.000 Kilometer mit Ihrem Fir­men­wa­gen. Davon entfallen 8.000 Kilometer (20 Prozent) auf private und 32.000 Kilometer (80 Prozent) auf ge­schäft­li­che Fahrten. Das Fahrzeug hat in der von Ihnen gewählten Aus­stat­tung einen in­län­di­schen Lis­ten­preis von 50.000 Euro (bei einem E-Mobil je nach Baujahr ent­spre­chend angepasst). Sie wohnen 20 Kilometer von Ihrem Ar­beits­platz entfernt und legen diese Strecke re­gel­mä­ßig mit dem Fir­men­wa­gen zurück. Das Finanzamt setzt einen Lohn­steu­er­satz von 35 Prozent an. In folgendem Re­chen­bei­spiel wurden die Beträge gerundet.

Ein-Prozent-Regelung

• 1 Prozent des in­län­di­schen Lis­ten­prei­ses von 50.000 Euro ent­spre­chen 500 Euro im Monat oder 6.000 Euro im Jahr.
• Für den Weg zur Arbeit werden monatlich pauschal 300 Euro angesetzt (50.000 / 100 x 0,03 x 20) oder im Jahr 3.600 Euro.
• Insgesamt ergibt sich so eine Summe von 9.600 Euro.
• Bei einem Lohn­steu­er­satz von 35 Prozent würde die Lohn­steu­er 3.360 Euro betragen.

Fahr­ten­buch

• Der An­schaf­fungs­wert des Fir­men­wa­gens geteilt durch seine Nut­zungs­dau­er ergibt den jähr­li­chen Ab­schrei­bungs­be­trag. Die an­ge­nom­me­ne Nut­zungs­dau­er beträgt 6 Jahre. Daraus ergibt sich ein Ab­schrei­bungs­be­trag von 8.333 Euro.
• Die Kosten für Benzin, Ver­si­che­rung und Wartung des Fahrzeugs betragen im Jahr 6.000 Euro
• Insgesamt ergibt sich so eine Summe von 14.333 Euro.
• Der private Anteil der Nutzung beträgt 20 Prozent, also 2.866 Euro
• Bei einem Lohn­steu­er­satz von 35 Prozent beträgt der Lohn­steu­er­an­teil 1.003 Euro.

In diesem Beispiel wäre es ganze 2.357 Euro im Jahr günstiger, ein Fahr­ten­buch zu führen. Ein anderes Bild ergibt sich dann, wenn die private Nutzung auf 50 Prozent (20.000 Kilometer) ansteigt, aber alle anderen Parameter gleich bleiben. Bei der Ein-Prozent-Regelung würde sich nichts ändern. Wenn Sie ein Fahr­ten­buch führen, erhöht sich die zu zahlende Lohn­steu­er auf 2.508 Euro. Der Un­ter­schied ver­rin­gert sich also auf 852 Euro.

Es empfiehlt sich immer, einen Vergleich mit Ihren in­di­vi­du­el­len Pa­ra­me­tern vor­zu­neh­men. Grund­sätz­lich lassen sich aber folgende Dinge fest­hal­ten:

Ein Fahr­ten­buch ist meist günstiger, wenn …

• der Lis­ten­preis des Fahrzeugs hoch ist.
• das Auto relativ alt oder gebraucht ist.
• die Distanz zwischen Wohnung und Ar­beits­platz relativ groß ist.
• das Fahrzeug relativ wenig privat genutzt wird.
• die als Be­triebs­aus­ga­ben ab­setz­ba­ren laufenden Kosten (Treib­stoff, Kfz-Steuer und Ver­si­che­rung) relativ niedrig sind.

Die Ein-Prozent-Regel ist meist günstiger, wenn …

• der Lis­ten­preis des Fahrzeugs eher niedrig ist.
• die Distanz zwischen Wohnung und Ar­beits­platz gering ist.
• das Fahrzeug meist privat genutzt wird.

Wenn ein Auto nur zu 10 bis 50 Prozent dienst­lich genutzt wird, kann es wahlweise als „ge­will­kür­tes“ Be­triebs­ver­mö­gen über­nom­men werden. Wenn Sie sich dafür ent­schei­den, können Sie die Kosten des Fahrzeugs im Umfang seiner be­trieb­li­chen Nutzung als Be­triebs­aus­ga­ben geltend machen. Das heißt, auch hier geht es darum, die be­trieb­li­che von der privaten Nutzung ab­zu­gren­zen.

Al­ler­dings herrschen dabei andere Be­din­gun­gen als bei über­wie­gend dienst­lich genutzten Fahr­zeu­gen:

• Die Ein-Prozent-Regelung wird hier nicht angewandt.
• Es gibt als Al­ter­na­ti­ve hierzu keine ge­setz­li­che Pflicht, ein Fahr­ten­buch zu führen.

Dafür werden die Anteile der dienst­li­chen und privaten Nutzung des Wagens aufgrund der tat­säch­li­chen an­tei­li­gen Fahr­zeug­kos­ten ermittelt, und das gilt auch für Fahrten zwischen Wohnung und Be­triebs­stät­te und Fa­mi­li­en­heim­fahr­ten bei doppelter Haus­halts­füh­rung.

Das klingt zunächst wie eine Er­leich­te­rung: Das Finanzamt ver­zich­tet auf die strenge Ein-Prozent-Vor­schrift aufgrund eines unter Umständen nur fiktiven Kauf­prei­ses und ebenso auf die mitunter lästige Pflicht zur Führung eines ord­nungs­ge­mä­ßen Fahr­ten­buchs. Dafür haben Sie aber als Steu­er­zah­ler die so­ge­nann­te Dar­le­gungs- und Be­weis­last bei der Er­mitt­lung der Fahr­zeug­kos­ten. Das bedeutet: Sie müssen darlegen, welche Kosten der Dienst­wa­gen konkret ver­ur­sacht hat und welche Anteile davon jeweils auf die be­trieb­li­che und die private Nutzung entfallen. Das Finanzamt kann Ihre Dar­le­gun­gen ak­zep­tie­ren, muss es aber nicht. Mit der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahr­ten­buch haben Sie es da einfacher: Hier ist das Finanzamt zufrieden, wenn die Formalien erfüllt sind.

Je­den­falls entfällt für Dienst­fahr­zeu­ge im „ge­will­kür­ten Be­triebs­ver­mö­gen“ Ihre Pflicht, ein Fahr­ten­buch zu führen, vielmehr genügen formlose Auf­zeich­nun­gen – diese sollten aber glaubhaft sein. Das gilt bei­spiels­wei­se für:

• Daten aus Ter­min­ka­len­dern
• Fahr­kos­ten­ab­rech­nun­gen gegenüber Auf­trag­ge­bern
• Belege für Rei­se­kos­ten

Hilfs­wei­se können Sie auch Ihre Fahrten bei­spiel­haft über einen be­stimm­ten Zeitraum – etwa drei Monate – hinweg mit Anlass und Fahr­stre­cke auf­zeich­nen. Al­ler­dings wird das Finanzamt wohl kaum etwas dagegen haben, wenn Sie si­cher­ge­hen und ein re­gel­rech­tes Fahr­ten­buch mit allen Details führen.

Auch hierbei geht es übrigens darum, die private Nutzung des Fahrzeugs als geld­wer­ten Vorteil zu ver­steu­ern – ob als Un­ter­neh­mer oder als An­ge­stell­ter. Und dem gegenüber steht wieder die Mög­lich­keit, den dienst­lich bedingten Teil der Fahr­zeug­kos­ten als Be­triebs­aus­ga­ben geltend zu machen.

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