Auf­be­wah­rungs­pflicht – neue Regelung für Lie­fer­schei­ne

Bisher galt: Als Handels- oder Ge­schäfts­brie­fe sind Lie­fer­schei­ne gemäß § 147 Abs. 1 AO (Ab­ga­ben­ord­nung) für eine Dauer von 6 Jahren nach Ablauf des Ka­len­der­jah­res, in dem sie ein­ge­gan­gen sind, auf­zu­be­wah­ren. Fungiert ein Lie­fer­schein als Bu­chungs­be­leg, ver­län­gert sich die Frist auf 10 Jahre. Und das selbst dann, wenn die da­zu­ge­hö­ri­ge Rechnung genau dieselben Angaben enthält und den Vorgang somit ebenfalls do­ku­men­tiert.

Eine Last ist die Pflicht zur Auf­be­wah­rung eines jeden Lie­fer­scheins ins­be­son­de­re für kleine- und mittlere Un­ter­neh­men. Die Auf­be­wah­rungs­pflicht von Lie­fer­schei­nen wurde daher im Zweiten Bü­ro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG II) vom 30. Juni 2017 neu geregelt.

Die Neu­re­ge­lun­gen des Zweiten Bü­ro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­set­zes haben Aus­wir­kun­gen auf folgende Gesetze:

• Ein­kom­men­steu­er­ge­setz (EStG)
• Um­satz­steu­er­ge­setz (UStG)
• Ab­ga­ben­ord­nung (AO)
• Um­satz­steu­er-Durch­füh­rungs­ver­ord­nung (UStDV)

Die Neue­run­gen des BEG II traten rück­wir­kend zum 1. Januar 2017 in Kraft.

Wichtig für die Auf­be­wah­rungs­pflicht von Lie­fer­schei­nen sind die Än­de­run­gen, die das BEG II für die Ab­ga­ben­ord­nung vorsieht. Wir zeigen Ihnen, was für Sie wichtig ist.

Das BEG II regelt die Auf­be­wah­rungs­frist für Lie­fer­schei­ne neu und sieht in Artikel 2 folgende Er­wei­te­rung des § 147 AO vor:

„Bei emp­fan­ge­nen Lie­fer­schei­nen, die keine Bu­chungs­be­le­ge nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Auf­be­wah­rungs­frist mit dem Erhalt der Rechnung. Für ab­ge­sand­te Lie­fer­schei­ne, die keine Bu­chungs­be­le­ge nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Auf­be­wah­rungs­frist mit dem Versand der Rechnung.“

Lie­fer­schei­ne, die nicht als Bu­chungs­be­legt fungieren, dürfen somit nach Erhalt bzw. Versand der da­zu­ge­hö­ri­gen Rechnung ver­nich­tet werden.

Die Neu­re­ge­lung der Auf­be­wah­rungs­frist soll den Mit­tel­stand entlasten. Tat­säch­lich entlastet die Regelung aber vor allem eine Gruppe von Un­ter­neh­mern: solche, die den Gewinn mithilfe einer Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR) ermitteln. Bei der EÜR werden Be­triebs­aus­ga­ben erst dann be­rück­sich­tigt, wenn die da­zu­ge­hö­ri­ge Rechnung bezahlt wurde. Lie­fer­schei­ne werden bei EÜR-Er­mitt­lern im Rahmen der Buch­füh­rung in der Regel nicht be­rück­sich­tigt. Anders ist dies bei bi­lan­zie­ren­den Un­ter­neh­men. Bei ihnen wird aus be­triebs­wirt­schaft­li­chen Gründen bereits der Wa­ren­ein­gang in der Buch­hal­tung be­rück­sich­tigt. Der Lie­fer­schein dient dann als Bu­chungs­be­leg und erhält einen Kon­tie­rungs­ver­merk, der das Dokument mit dem Bu­chungs­satz verknüpft.

Lie­fer­schei­ne mit Be­leg­funk­ti­on sind von der Neu­re­ge­lung gemäß BEG II Art. 2. aus­ge­nom­men. Es greift weiterhin die 10 Jahre währende Auf­be­wah­rungs­pflicht für Bu­chungs­be­le­ge gemäß § 147 Abs. 1 AO. Ein solcher Lie­fer­schein mit Be­leg­funk­ti­on darf auch nach Eingang oder einer in­halt­lich iden­ti­schen Rechnung nicht vor Ablauf der 10 Jahre ver­nich­tet werden.

Ebenfalls aus­ge­nom­men von der Auf­be­wah­rungs­er­leich­te­rung sind Lie­fer­schei­ne, die als Rech­nungs­be­stand­teil gewertet werden müssen, da sie De­tail­in­for­ma­tio­nen zu den ab­ge­rech­ne­ten Waren- oder Dienst­leis­tungs­po­si­tio­nen be­inhal­ten, die auf der Rechnung nicht genannt sind. In einem solchen Fall gilt die 10-jährige Auf­be­wah­rungs­frist für Rech­nun­gen gemäß § 14b Um­satz­steu­er­ge­setz (UStG) auch für den da­zu­ge­hö­ri­gen Lie­fer­schein.

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