Mit der Auf­be­wah­rungs­pflicht gibt der Ge­setz­ge­ber Un­ter­neh­men Fristen für die Auf­be­wah­rung von Ge­schäfts­un­ter­la­gen vor. Die ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten dienen in erster Linie der Nach­prüf­bar­keit steuer- und han­dels­recht­lich re­le­van­ter Vorgänge. Die Dauer richtet sich vor allem nach Art und Funktion des Dokuments. Handels- und Ge­schäfts­brie­fe sind grund­sätz­lich sechs Jahre, Bu­chungs­be­le­ge und Rech­nun­gen acht Jahre sowie Bücher, Inventare und Ab­schlüs­se zehn Jahre auf­zu­be­wah­ren.

Rechts­grund­la­gen der Auf­be­wah­rungs­pflicht

In Deutsch­land ergibt sich eine Auf­be­wah­rungs­pflicht für Ge­schäfts­un­ter­la­gen sowohl aus dem Han­dels­recht als auch aus dem Steu­er­recht.

Das Um­satz­steu­er­ge­setz (UStG) sieht in § 14b eine acht­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­pflicht für Eingangs- und Aus­gangs­rech­nun­gen vor.

Spezielle Auf­be­wah­rungs­pflich­ten gelten darüber hinaus für Un­ter­neh­men, die als Ar­beit­ge­ber auftreten.

  • Gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 Ein­kom­men­steu­er­ge­setz (EStG) sind Auf­be­wah­rungs­fris­ten für Lohn­kon­ten vor­ge­se­hen. Eine Auf­be­wah­rungs­pflicht für lohn­steu­er­re­le­van­te Un­ter­la­gen kann sich außerdem aus § 147 AO ergeben.
  • Auf­zeich­nun­gen im Zu­sam­men­hang mit der So­zi­al­ver­si­che­rung von Be­schäf­tig­ten sind nach § 28f So­zi­al­ge­setz­buch IV (SGB IV) auf­zu­be­wah­ren.
  • Auf­zeich­nun­gen über die über die werk­täg­li­che Ar­beits­zeit hin­aus­ge­hen­de Ar­beits­zeit müssen gemäß § 16 Abs. 2 Ar­beits­zeit­ge­setz (ArbZG) min­des­tens zwei Jahre auf­be­wahrt werden.
  • Wer ge­ring­fü­gig Be­schäf­tig­te einsetzt oder in einem in § 2a Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­ge­setz genannten Wirt­schafts­zweig tätig ist, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Ar­beits­zeit nach § 17 Min­dest­lohn­ge­setz (MiLoG) do­ku­men­tie­ren und die Auf­zeich­nun­gen min­des­tens zwei Jahre auf­be­wah­ren.
De­fi­ni­ti­on

Auf­be­wah­rungs­pflicht be­zeich­net die ge­setz­li­che Vorgabe, Un­ter­la­gen mit handels- oder steu­er­recht­li­cher Relevanz auch nach dem Abschluss von Ge­schäfts­vor­gän­gen auf­zu­be­wah­ren. Je nach Art und Funktion der Ge­schäfts­un­ter­la­gen gelten un­ter­schied­li­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten.

Wer ist zur Auf­be­wah­rung von Ge­schäfts­un­ter­la­gen ver­pflich­tet?

Die han­dels­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht trifft alle Kaufleute. Welche Personen innerhalb eines Un­ter­neh­mens für die ord­nungs­ge­mä­ße Auf­be­wah­rung Sorge tragen müssen, ergibt sich auch aus der Rechts­form.

Rechts­form Ver­ant­wort­li­che Person(en)
Ein­zel­un­ter­neh­men Inhaberin oder Inhaber
OHG Ge­schäfts­füh­ren­de Ge­sell­schaf­te­rin­nen und Ge­sell­schaf­ter
KG Per­sön­lich haftende bzw. zur Ge­schäfts­füh­rung berufene Ge­sell­schaf­te­rin­nen und Ge­sell­schaf­ter
GmbH und UG Ge­schäfts­füh­re­rin­nen und Ge­schäfts­füh­rer
AG Vorstand

Die Auf­be­wah­rungs­pflicht gemäß HGB trifft sowohl Ist­kauf­leu­te als auch Form­kauf­leu­te sowie Kann­kauf­leu­te, deren Un­ter­neh­men zwar keinen kauf­män­ni­schen Ge­schäfts­be­trieb erfordert, das aber frei­wil­lig ins Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen ist.

Während die han­dels­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht lediglich von Kauf­leu­ten zu beachten ist, müssen steu­er­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten von allen Steu­er­pflich­ti­gen beachtet werden, die gemäß §§ 140 und 141 AO zur Führung von Büchern ver­pflich­tet sind. Nach § 146 Abs. 6 AO gelten die Ord­nungs­vor­schrif­ten außerdem für frei­wil­lig geführte Bücher und Auf­zeich­nun­gen.

Hinweis

Eine Auf­be­wah­rungs­pflicht endet nicht au­to­ma­tisch, wenn ihre Vor­aus­set­zun­gen später wegfallen. Bereits auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Un­ter­la­gen müssen bis zum Ablauf der je­wei­li­gen Frist verwahrt werden.

Wie sind Ge­schäfts­un­ter­la­gen auf­zu­be­wah­ren?

Der Ge­setz­ge­ber verlangt für steuer- und han­dels­recht­lich relevante Un­ter­la­gen eine geordnete Auf­be­wah­rung. Das gewählte Ord­nungs­prin­zip muss ge­währ­leis­ten, dass die Un­ter­la­gen während der gesamten Frist verfügbar sind und bei einer Prüfung innerhalb an­ge­mes­se­ner Zeit lesbar gemacht werden können.

Hinweis

Für steu­er­recht­lich relevante Un­ter­la­gen gelten besondere Vorgaben für die Auf­be­wah­rung außerhalb Deutsch­lands. Eine elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung im Ausland ist nur unter den Vor­aus­set­zun­gen des § 146 AO zulässig; je nach Ort und Zu­griffs­mög­lich­keit kann eine Be­wil­li­gung des Fi­nanz­amts er­for­der­lich sein.

Mit Ausnahme von Er­öff­nungs­bi­lan­zen und Ab­schlüs­sen dürfen die in § 257 HGB genannten Un­ter­la­gen auf Bild- oder anderen Da­ten­trä­gern auf­be­wahrt werden, wenn dies den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung (GoB) ent­spricht. Nach § 147 AO gelten zu­sätz­li­che Ausnahmen unter anderem für bestimmte Zoll­un­ter­la­gen. Die Wie­der­ga­be muss mit Handels- und Ge­schäfts­brie­fen sowie Bu­chungs­be­le­gen bildlich und mit anderen Un­ter­la­gen in­halt­lich über­ein­stim­men.

Hinweis

Elek­tro­nisch auf­be­wahr­te Dokumente müssen während der gesamten Auf­be­wah­rungs­frist verfügbar und lesbar bleiben. Bei einem Wechsel von Systemen oder Da­tei­for­ma­ten ist deshalb si­cher­zu­stel­len, dass ältere Daten weiterhin angezeigt und ge­ge­be­nen­falls ma­schi­nell aus­ge­wer­tet werden können.

Für die elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung steu­er­re­le­van­ter Un­ter­la­gen gelten die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Maß­geb­lich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 ge­än­der­ten Fassung.

Eine elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung muss ins­be­son­de­re folgende An­for­de­run­gen erfüllen:

  • Elek­tro­nisch ent­stan­de­ne oder ein­ge­gan­ge­ne Un­ter­la­gen sind grund­sätz­lich im emp­fan­ge­nen Format elek­tro­nisch auf­zu­be­wah­ren. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
  • Auf­zeich­nun­gen und Belege müssen nach­voll­zieh­bar, voll­stän­dig, richtig, zeit­ge­recht, geordnet und vor un­be­merk­ten Än­de­run­gen geschützt sein.
  • Die ein­ge­setz­ten Verfahren sind in einer Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on nach­voll­zieh­bar zu be­schrei­ben.
  • Für Prüfungen müssen die Daten innerhalb der ge­setz­li­chen Fristen verfügbar, lesbar und im er­for­der­li­chen Umfang ma­schi­nell aus­wert­bar sein.
Hinweis

Für B2B-Umsätze zwischen in­län­di­schen Un­ter­neh­men gilt die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rechnung (E-Rechnung, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Auch E-Rech­nun­gen un­ter­lie­gen der acht­jäh­ri­gen Auf­be­wah­rungs­frist für Bu­chungs­be­le­ge. Maß­geb­lich ist hierfür der struk­tu­rier­te, un­ver­än­der­ba­re Datensatz; ein bloßer Ausdruck genügt nicht.

Un­ter­neh­men müssen der Fi­nanz­ver­wal­tung im Rahmen einer Au­ßen­prü­fung den in § 147 Abs. 6 AO vor­ge­se­he­nen Da­ten­zu­griff er­mög­li­chen. Dazu kann die Fi­nanz­be­hör­de ge­spei­cher­te Daten einsehen, eine ma­schi­nel­le Aus­wer­tung verlangen oder die Über­tra­gung in einem ma­schi­nell aus­wert­ba­ren Format fordern.

Auf­zu­be­wah­ren­de Un­ter­la­gen: Was muss auf­be­wahrt werden?

Un­ter­la­gen, die der han­dels­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflicht un­ter­lie­gen, werden gemäß § 257 HGB in vier Ka­te­go­rien ein­ge­teilt:

  1. Han­dels­bü­cher, Inventare, Er­öff­nungs­bi­lan­zen, Jah­res­ab­schlüs­se, La­ge­be­rich­te, Kon­zern­ab­schlüs­se, Kon­zern­la­ge­be­rich­te sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis er­for­der­li­chen Ar­beits­an­wei­sun­gen und Or­ga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen
  2. emp­fan­ge­ne Han­dels­brie­fe
  3. Wie­der­ga­ben ab­ge­sand­ter Han­dels­brie­fe
  4. Bu­chungs­be­le­ge

Für Un­ter­la­gen der Kategorie 1 gilt grund­sätz­lich eine Auf­be­wah­rungs­frist von zehn Jahren, für Bu­chungs­be­le­ge eine Frist von acht Jahren und für Han­dels­brie­fe eine Frist von sechs Jahren.

Die steu­er­recht­li­chen Vorgaben decken sich zum Großteil mit den han­dels­recht­li­chen Re­ge­lun­gen. Nach § 147 AO sind auf­zu­be­wah­ren:

  1. Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inventare, Jah­res­ab­schlüs­se, La­ge­be­rich­te, Er­öff­nungs­bi­lan­zen sowie die er­for­der­li­chen Ar­beits­an­wei­sun­gen und Or­ga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen
  2. emp­fan­ge­ne Handels- oder Ge­schäfts­brie­fe
  3. Wie­der­ga­ben ab­ge­sand­ter Handels- oder Ge­schäfts­brie­fe
  4. Bu­chungs­be­le­ge
  5. Un­ter­la­gen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  6. sonstige Un­ter­la­gen, soweit sie für die Be­steue­rung von Bedeutung sind

Die Un­ter­la­gen aus Nummer 1 und die genannten Zoll­un­ter­la­gen sind grund­sätz­lich zehn Jahre, Bu­chungs­be­le­ge acht Jahre und die übrigen Un­ter­la­gen sechs Jahre auf­zu­be­wah­ren. Ent­schei­dend ist nicht allein die Be­zeich­nung eines Dokuments, sondern seine tat­säch­li­che Funktion.

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Ge­setz­li­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten in der Übersicht

Die folgende Tabelle enthält die voll­stän­di­ge Übersicht der wich­tigs­ten Ge­schäfts­un­ter­la­gen. Bei Do­ku­men­ten mit mehreren möglichen Funk­tio­nen ist die jeweils längere ein­schlä­gi­ge Frist maß­geb­lich.

Art der Unterlage (Funktion) Re­gel­mä­ßi­ge Auf­be­wah­rungs­frist
Ab­rech­nungs­un­ter­la­gen 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg, sonst 6 Jahre
Ab­tre­tungs­er­klä­run­gen 6 Jahre
Än­de­rungs­nach­wei­se der EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre
Ak­kre­di­ti­ve 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Ak­ten­ver­mer­ke 6 Jahre
Ak­ten­ver­mer­ke als Bi­lanz­un­ter­la­gen 10 Jahre
Ak­ten­ver­mer­ke als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Angebote mit Auf­trags­fol­ge 6 Jahre
An­ge­stell­ten­ver­si­che­rung als Bu­chungs­be­leg 8 Jahre
Anhang des Jah­res­ab­schlus­ses 10 Jahre
An­la­ge­ver­mö­gens­bü­cher und -karteien 10 Jahre
Anträge auf Ar­beit­neh­mer­spar­zu­la­ge 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Ar­beits­an­wei­sun­gen für die EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre
Auf­be­wah­rungs­vor­schrif­ten für be­trieb­li­che EDV-Do­ku­men­ta­ti­on 10 Jahre
Auf­zeich­nun­gen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO 10 Jahre
Aus­gangs­rech­nun­gen 8 Jahre
Au­ßen­dienst­ab­rech­nun­gen 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Bank­be­le­ge 8 Jahre
Bank­bürg­schaf­ten nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Be­dien­er­hand­bü­cher für rech­nungs­le­gungs­re­le­van­te Systeme 10 Jahre
Belege mit Bu­chungs­funk­ti­on 8 Jahre
Be­leg­for­ma­te und For­mat­be­schrei­bun­gen 10 Jahre, soweit zum Ver­ständ­nis er­for­der­lich
Bei­trags­ab­rech­nun­gen der So­zi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Be­nut­zer­hand­bü­cher für rech­nungs­le­gungs­re­le­van­te Systeme 10 Jahre
Be­triebs­ab­rech­nungs­bö­gen mit Belegen als Be­wer­tungs­grund­la­gen 10 Jahre als Be­wer­tungs­un­ter­la­ge, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Be­triebs­kos­ten­rech­nun­gen 8 Jahre
Be­triebs­prü­fungs­be­rich­te 6 Jahre
Be­wer­tungs­un­ter­la­gen 10 Jahre als Bilanz- oder In­ven­tur­un­ter­la­ge, sonst 6 Jahre
Be­wir­tungs­un­ter­la­gen als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Bilanzen 10 Jahre
Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Dar­le­hens­un­ter­la­gen nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Dau­er­auf­trags­un­ter­la­gen nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
De­bi­to­ren­lis­ten als Buch­füh­rungs­un­ter­la­gen 10 Jahre
De­pot­aus­zü­ge 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg, sonst 6 Jahre
Ein­fuhr­un­ter­la­gen 10 Jahre als Zoll­un­ter­la­ge; sonst je nach Funktion 6 oder 8 Jahre
Ein­ga­be­be­schrei­bun­gen bei EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre
Ein­ga­be­da­ten­for­ma­te 10 Jahre
Ein­gangs­rech­nun­gen ein­schließ­lich Be­rich­ti­gungs­be­le­gen 8 Jahre
Ein­heits­wert­un­ter­la­gen 6 Jahre
Es­sens­mar­ken­ab­rech­nun­gen 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg, sonst 6 Jahre
Ex­port­un­ter­la­gen 10 Jahre als Zoll­un­ter­la­ge; sonst je nach Funktion 6 oder 8 Jahre
Fahrt­kos­ten­er­stat­tungs­un­ter­la­gen 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg, sonst 6 Jahre
Feh­ler­mel­dun­gen bei EDV-Buch­füh­rung als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Kor­rek­tur­an­wei­sun­gen bei EDV-Buch­füh­rung als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Fracht­brie­fe 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Ge­halts­lis­ten ein­schließ­lich Son­der­zah­lun­gen als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Ge­schäfts­be­rich­te 10 Jahre, soweit Be­stand­teil der Rech­nungs­le­gung; sonst 6 Jahre
Ge­schäfts­brie­fe 6 Jahre
Ge­schäfts­brie­fe als Bu­chungs­be­leg, z. B. Rech­nun­gen und Gut­schrif­ten 8 Jahre
Ge­schenk­nach­wei­se 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Gewinn- und Ver­lust­rech­nung als Teil des Jah­res­ab­schlus­ses 10 Jahre
Grund­buch­aus­zü­ge als In­ven­tur­un­ter­la­gen 10 Jahre
Grund­stücks­ver­zeich­nis 10 Jahre als Buch­füh­rungs- oder In­ven­tur­un­ter­la­ge
Gut­schrif­ten 8 Jahre
Han­dels­brie­fe mit Ausnahme von Rech­nun­gen und Gut­schrif­ten 6 Jahre
Han­dels­bü­cher 10 Jahre
Han­dels­re­gis­ter­aus­zü­ge 6 Jahre
Haupt­ab­schluss­be­richt 10 Jahre
Un­ter­la­gen zur In­ves­ti­ti­ons­zu­la­ge 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Jah­res­ab­schluss­erläu­te­run­gen 10 Jahre, soweit zum Ver­ständ­nis des Ab­schlus­ses er­for­der­lich
Journale für Hauptbuch oder Kon­to­kor­rent 10 Jahre
Kal­ku­la­ti­ons­un­ter­la­gen mit steu­er­li­cher Relevanz 6 Jahre
Kas­sen­be­rich­te 10 Jahre als Auf­zeich­nung, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Kas­sen­bü­cher und -blätter 10 Jahre
Kas­sen­zet­tel 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Kon­ten­plä­ne und Kon­ten­plan­än­de­run­gen 10 Jahre
Kon­ten­re­gis­ter 10 Jahre
Kon­to­aus­zü­ge 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Kre­dit­un­ter­la­gen nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
La­ge­be­rich­te als Ab­schluss­un­ter­la­gen 10 Jahre
La­ger­buch­füh­run­gen 10 Jahre
Lie­fer­schei­ne ohne Bu­chungs­be­leg­funk­ti­on Bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung
Lie­fer­schei­ne mit Bu­chungs­be­leg­funk­ti­on 8 Jahre
Lohn­be­le­ge als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Lohn­be­le­ge für Zwischen-, End- und Son­der­zah­lun­gen 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Ma­gnet­bän­der mit Be­leg­funk­ti­on 8 Jahre
Mahn­be­schei­de 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Miet­un­ter­la­gen nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Nach­nah­me­be­le­ge 8 Jahre
Ne­ben­bü­cher 10 Jahre
Or­ga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen der EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre
Pacht­un­ter­la­gen nach Ver­trags­ab­lauf 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Post­gi­ro­aus­zü­ge und Belege 8 Jahre
Preis­lis­ten 6 Jahre
Preis­lis­ten als Be­wer­tungs­un­ter­la­gen 10 Jahre
Preis­lis­ten als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Pro­to­kol­le 6 Jahre; 10 Jahre, soweit zum Ver­ständ­nis der Rech­nungs­le­gung er­for­der­lich
Pro­zess­ak­ten 6 Jahre, soweit steu­er­lich relevant
Prü­fungs­be­rich­te des Ab­schluss­prü­fers 10 Jahre
Quit­tun­gen 8 Jahre
Rech­nun­gen an Un­ter­neh­mer 8 Jahre
Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Un­ter­la­gen zu Re­prä­sen­ta­ti­ons­auf­wen­dun­gen 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg, sonst 6 Jahre
Sach­kon­ten 10 Jahre
Sal­den­bi­lan­zen 10 Jahre
Scha­dens­un­ter­la­gen 6 Jahre
Scha­dens­un­ter­la­gen als Bi­lanz­un­ter­la­gen 10 Jahre
Scheck- und Wech­sel­un­ter­la­gen 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Schrift­wech­sel 6 Jahre, sofern Handels- oder Ge­schäfts­brief
Spei­cher­be­le­gungs­plan der EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre
Spen­den­be­schei­ni­gun­gen als Bu­chungs­un­ter­la­gen 8 Jahre
Steu­er­erklä­run­gen und Steu­er­be­schei­de 6 Jahre; längere Auf­be­wah­rung kann er­for­der­lich sein
Sys­tem­hand­bü­cher für rech­nungs­le­gungs­re­le­van­te Systeme 10 Jahre
Te­le­fon­kos­ten­nach­wei­se als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Über­stun­den­lis­ten als Lohn­un­ter­la­gen 6 Jahre; min­des­tens 2 Jahre nach ArbZG
Zu­sam­men­stel­lun­gen von Ver­bind­lich­kei­ten 10 Jahre als Buch­füh­rungs­un­ter­la­ge
Ver­kaufs­bü­cher 10 Jahre
Ver­mö­gens­ver­zeich­nis 10 Jahre
Un­ter­la­gen zu ver­mö­gens­wirk­sa­men Leis­tun­gen 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Versand- und Fracht­un­ter­la­gen als Bu­chungs­be­le­ge 8 Jahre
Ver­si­che­rungs­po­li­cen 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Ver­si­che­rungs­po­li­cen nach Ablauf der Ver­si­che­rung 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Verträge mit handels- oder steu­er­recht­li­cher Relevanz 6 Jahre, 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Wa­ren­ein­gangs- und -aus­gangs­bü­cher 10 Jahre
Wechsel 8 Jahre als Bu­chungs­be­leg
Zah­lungs­an­wei­sun­gen 8 Jahre
Zoll­be­le­ge 10 Jahre als Un­ter­la­gen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO
Zu­griffs­re­ge­lun­gen bei EDV-Buch­füh­rung 10 Jahre, soweit zum Ver­ständ­nis er­for­der­lich
Zwi­schen­bi­lanz 10 Jahre als Bi­lanz­un­ter­la­ge

Es gibt besondere Re­ge­lun­gen für Auf­be­wah­rungs­fris­ten von Lie­fer­schei­nen: Für emp­fan­ge­ne Lie­fer­schei­ne, die keine Bu­chungs­be­le­ge sind, endet die Auf­be­wah­rungs­frist nach § 147 Abs. 3 AO mit dem Erhalt der zu­ge­hö­ri­gen Rechnung. Für ab­ge­sand­te Lie­fer­schei­ne endet sie mit dem Versand der Rechnung. Das wurde durch das Zweite Bü­ro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG II) geregelt.

Fakt

Für Banken, Ver­si­che­rungs­un­ter­neh­men und Wert­pa­pier­in­sti­tu­te gilt eine 10-jährige Auf­be­wah­rungs­frist für Bu­chungs­be­le­ge.

Auf­be­wah­rungs­pflich­ten für E-Mails

Auch E-Mails können Ge­schäfts­brie­fe oder Bu­chungs­be­le­ge sein. Wenn eine Nachricht ein Geschäft vor­be­rei­tet, ab­schließt, durch­führt oder rück­gän­gig macht, ist sie als Ge­schäfts­brief grund­sätz­lich sechs Jahre auf­zu­be­wah­ren. Enthält die E-Mail dagegen eine Rechnung oder einen anderen Bu­chungs­be­leg, gilt re­gel­mä­ßig die acht­jäh­ri­ge Frist.

Nicht jede Nachricht eines be­trieb­li­chen Postfachs ist ar­chi­vie­rungs­pflich­tig. Private Nach­rich­ten und per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ohne fort­be­stehen­den Auf­be­wah­rungs­zweck dürfen nicht pauschal ar­chi­viert werden. Un­ter­neh­men sollten deshalb ge­schäft­li­che und private Kom­mu­ni­ka­ti­on trennen und ein Lösch- und Be­rech­ti­gungs­kon­zept festlegen.

Die E-Mail-Ar­chi­vie­rung von IONOS un­ter­stützt Un­ter­neh­men dabei, aus­ge­wähl­te Post­fä­cher au­to­ma­tisch zu ar­chi­vie­ren und ge­schäft­li­che E-Mails während der fest­ge­leg­ten Frist auf­find­bar zu halten.

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Wie un­ter­stützt ein Com­pli­ance-Archiv bei den Fristen?

Gerade kleine und mittlere Un­ter­neh­men müssen viele Do­ku­ment­arten un­ter­schei­den und un­ter­schied­li­che Fristen im Blick behalten. Eine auf Ver­trags­an­ge­le­gen­hei­ten spe­zia­li­sier­te KI un­ter­stützt diesen Prozess mit einem Com­pli­ance Archive: Das System klas­si­fi­ziert Dokumente, ordnet ihnen eine Auf­be­wah­rungs­frist zu und ar­chi­viert sie in einem WORM-Speicher. WORM steht für „Write Once, Read Many“ und ver­hin­dert, dass ar­chi­vier­te Daten unbemerkt über­schrie­ben oder verändert werden.

Die au­to­ma­ti­sche Ein­ord­nung ver­rin­gert den manuellen Aufwand, ersetzt aber nicht die Prüfung be­son­de­rer Ein­zel­fäl­le. Ver­ant­wort­li­che sollten ins­be­son­de­re kon­trol­lie­ren, ob ein Dokument mehrere Funk­tio­nen erfüllt, eine längere spe­zi­al­ge­setz­li­che Frist gilt oder die Auf­be­wah­rung wegen eines laufenden Ver­fah­rens fort­ge­setzt werden muss.

Wann beginnt die Auf­be­wah­rungs­frist?

Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt grund­sätz­lich mit dem Ablauf des Ka­len­der­jah­res, in dem die letzte Ein­tra­gung vor­ge­nom­men, das Inventar oder der Abschluss auf­ge­stellt, der Ge­schäfts­brief empfangen oder abgesandt bzw. der Bu­chungs­be­leg ent­stan­den ist.

Un­ter­la­gen müssen über die reguläre Frist hinaus auf­be­wahrt werden, soweit und solange sie für Steuern von Bedeutung sind, deren Fest­set­zungs­frist noch nicht ab­ge­lau­fen ist. Das kann ins­be­son­de­re der Fall sein, wenn:

  • eine Be­triebs­prü­fung läuft,
  • eine Steuer nur vorläufig fest­ge­setzt wurde,
  • ein Steu­er­straf- oder Buß­geld­ver­fah­ren anhängig ist,
  • Un­ter­la­gen für einen noch nicht ab­schlie­ßend be­ar­bei­te­ten Antrag oder Rechts­be­helf benötigt werden.

Folgen eines Verstoßes gegen die Auf­be­wah­rungs­pflicht

Un­ter­neh­men, die auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Un­ter­la­gen vor Ablauf der Frist ver­nich­ten, riskieren Nachteile in Zi­vil­pro­zes­sen, weil die ent­spre­chen­den Dokumente nicht mehr als Be­weis­mit­tel zur Verfügung stehen.

Fehlende Un­ter­la­gen können außerdem die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Buch­füh­rung infrage stellen. In diesem Fall darf das Finanzamt die Be­steue­rungs­grund­la­gen nach § 162 AO schätzen. Unter den je­wei­li­gen ge­setz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen kommen zudem steuer- oder straf­recht­li­che Folgen in Betracht.

Im Zu­sam­men­hang mit einer Über­schul­dung oder Zah­lungs­un­fä­hig­keit kann das Bei­sei­te­schaf­fen, Ver­heim­li­chen, Zerstören oder Be­schä­di­gen auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ger Bücher und Un­ter­la­gen als Bankrott nach § 283 Straf­ge­setz­buch verfolgt werden. Deshalb sollten Lö­schun­gen nur auf Grundlage do­ku­men­tier­ter Fristen und Sperr­ver­mer­ke erfolgen.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.

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