Ein Protokoll schreiben: Was ist zu beachten?

Ob Vor­stands­sit­zung, Wert­pa­pier­be­ra­tung oder Ver­eins­sit­zung: Ein Protokoll zu schreiben ist in vielen Fällen Pflicht. Aber nur wenige wollen frei­wil­lig die Aufgabe des Pro­to­kol­lan­ten über­neh­men. Und selbst so mancher Manager fragt sich, warum unbedingt immer ein Protokoll verfasst werden muss. Dabei ist die Nie­der­schrift für alle Be­tei­lig­ten von Nutzen.

Viele Menschen müssen täglich zahl­rei­che E-Mail schreiben und Dokumente verfassen, ins­be­son­de­re in Bürojobs. Wenn sie dann zu­sätz­lich noch ein Protokoll erstellen sollen, sträuben sich nicht wenige und fragen sich: „Wozu dient all der Aufwand?“ Für eine Antwort brauchen Sie fortan nicht lange überlegen, denn es gibt viele gute Gründe dafür, ein Protokoll zu schreiben. Einige davon stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Doch damit ein Protokoll tat­säch­lich seine Funktion erfüllen kann, sollte es nicht allein beim Schreiben bleiben: Denn ein gut ge­glie­der­tes, in­for­ma­ti­ves Protokoll nützt niemandem, wenn es über den E-Mail-Verteiler direkt im Pa­pier­korb landet. Erst wenn Mit­ar­bei­ter und Ma­nage­ment die Nie­der­schrift aktiv als Ar­beits­mit­tel einsetzen, stellt sich ein positiver Effekt ein. Eine einfache Mög­lich­keit, um das zu ge­währ­leis­ten: Bei jeder Sitzung liest jemand das Protokoll der vor­he­ri­gen Zu­sam­men­kunft vor, um die Inhalte ins Ge­dächt­nis zu rufen.

In Meetings werden oft viele Be­schlüs­se und Ent­schei­dun­gen getroffen. Dauert solch ein Treffen jedoch lange an und gibt es zahl­rei­che Wort­mel­dun­gen, erinnern sich nach einigen Wochen die wenigsten an den genauen Wortlaut der Be­schlüs­se. Auch, wie man überhaupt zu be­stimm­ten Er­geb­nis­sen kam, ist schon nach mehreren Tagen nicht mehr jedem präsent. Möchte man ein be­stimm­tes Thema also in einer Fol­ge­sit­zung auf­grei­fen, ist es überaus nützlich, über ein Protokoll seine Er­in­ne­rung auf­fri­schen zu können.

Hat sich ein Ver­eins­mit­glied zu einer Aufgabe ver­pflich­tet und streitet dies nun ab? Oder sehen sich fälsch­li­cher­wei­se mehrere Personen für einen be­stimm­ten Bereich ver­ant­wort­lich? Ein ge­wis­sen­haft geführtes Protokoll hält die Auf­ga­ben­ver­tei­lung fest und schafft so Ver­bind­lich­keit.

Ob Urlaub oder Krankheit: Es passiert häufig, dass einige Mit­ar­bei­ter nicht an einem Meeting teil­neh­men können. Ein Protokoll hält sie auf dem neuesten Stand. Auch In­ves­to­ren haben ein In­for­ma­ti­ons­recht. Un­ter­zieht ein An­teils­käu­fer Ihr Un­ter­neh­men einer Prüfung, fragt das Analyse-Team womöglich nach Pro­to­kol­len aus Vor­stands­sit­zun­gen und anderen wichtigen Meetings.

In be­stimm­ten Fällen besteht ohnehin eine Pro­to­koll­pflicht. Seit 2009 gilt diese Pflicht für An­la­ge­be­ra­ter und Ver­si­che­rungs­ver­mitt­ler. Sie soll Pri­vat­kun­den vor Falsch­be­ra­tung schützen. Ohne ein Protokoll dürfen Berater kein Ver­kaufs­ge­spräch ab­schlie­ßen. Die Regelung legte die Bun­des­an­stalt für Fi­nanz­dienst­leis­tungs­auf­sicht in §64 des Wert­pa­pier­han­dels­ge­set­zes fest. Auch für die Sitzungen eines eventuell vor­han­de­nen Be­triebs­rats besteht Pro­to­koll­pflicht.

Es gibt drei we­sent­li­che Merkmale, nach denen man un­ter­schied­li­che Arten von Pro­to­kol­len un­ter­schei­den kann:

• Am Zeitpunkt der Nie­der­schrift
• Am in­halt­li­chen Fokus
• Am Medium

Ein Protokoll stellt den Ablauf einer Sitzung oder Ver­hand­lung be­zie­hungs­wei­se Be­spre­chung dar. Abhängig davon, zu welchem Zeitpunkt das Protokoll entsteht, lässt es sich einer be­stimm­ten Pro­to­kol­lart zuordnen.

Die A-priori-Pro­to­kol­lie­rung (zu Deutsch: Vor­aus­pro­to­koll) schreibt die Regeln be­zie­hungs­wei­se das Konzept für eine Ver­an­stal­tung vor. Sie wird also vor dem Ereignis verfasst. Diese Pro­to­kol­lart wird oft im Bereich der Di­plo­ma­tie genutzt: Staats­ober­häup­ter folgen einem Protokoll, um einem formellen Ereignis Struktur zu verleihen und di­plo­ma­ti­sche Zwi­schen­fäl­le zu vermeiden.

Die Jetzt-Pro­to­kol­lie­rung findet – wie der Name schon verrät – während der Sitzung selbst statt: Business-Meetings, Ge­richts­fäl­le und wis­sen­schaft­li­che Ex­pe­ri­men­te verlangen oft nach dieser Art des Pro­to­kolls. Denn das Ge­sche­he­ne soll möglichst korrekt und genau wie­der­ge­ge­ben werden. Im wirt­schaft­li­chen Bereich ist es die häufigste Form der Nie­der­schrift.

Die A-pos­te­rio­ri-Pro­to­kol­lie­rung (zu Deutsch: Ge­dächt­nis­pro­to­koll) schreiben Sie erst nach der Sitzung aus dem Ge­dächt­nis auf. Diese Art der Nie­der­schrift ist hilfreich, um sich später an Fakten erinnern zu können, die sich po­ten­zi­ell nach­tei­lig auswirken können. Sie kommt nach Ver­kehrs­un­fäl­len und der daran an­schlie­ßen­den Be­spre­chung mit der Polizei oder Ver­si­che­rung ebenso zur Anwendung wie nach münd­li­chen Ab­spra­chen mit Ge­schäfts­part­nern. Das A-pos­te­rio­ri-Protokoll ist meist eine Art Ge­dächt­nis­stüt­ze und erfordert keine bestimmte Form.

Wollen Sie ein Protokoll schreiben, müssen Sie sich zunächst bewusst machen, zu welchem Zweck das Protokoll erstellt werden soll. Diesen Zweck be­rück­sich­ti­gen Sie dann auch bei der in­halt­li­chen Ge­stal­tung des Pro­to­kolls:

Muss das Gesagte so genau wie möglich nach­voll­zieh­bar sein, nutzen Sie ein Wort­pro­to­koll. Mit direkten Zitaten im genauen Wortlaut der Personen macht dieses Protokoll nach­voll­zieh­bar, wie es zu be­stimm­ten Ent­schei­dun­gen gekommen ist. Die Recht­spre­chung nutzt diese Art von Protokoll bei­spiels­wei­se als Nachweis bei Ver­hand­lun­gen. Von dem Wort­pro­to­koll klar ab­zu­gren­zen sind die folgenden Pro­to­kol­le, in denen der Pro­to­kol­lant Inhalt bzw. Geschehen in eigenen Worten wie­der­gibt:

Das Ab­lauf­pro­to­koll gibt die Er­eig­nis­se in chro­no­lo­gi­scher Rei­hen­fol­ge wieder. Pro­to­kol­lie­ren Sie ein Projekt, halten Sie damit die Dauer der einzelnen Ab­schnit­te und den genauen Zeitpunkt von Er­eig­nis­sen fest. Das Ver­laufs­pro­to­koll ist eine Son­der­form des Ab­lauf­pro­to­kolls, die mehr Raum für de­tail­lier­te Auf­zeich­nun­gen lässt: Sie be­schrei­ben in ihm nicht nur den chro­no­lo­gi­schen Ablauf, sondern halten auch fest, wer wann welche Aussagen getätigt hat. Je nachdem, wie aus­führ­lich das Protokoll sein soll, können Sie im Ver­laufs­pro­to­koll auch auf die Gründe für Debatten und deren Er­geb­nis­se eingehen. Sowohl bei Team-Be­spre­chun­gen oder Vor­stands­tref­fen als auch bei Wert­pa­pier­be­ra­tun­gen sind Ver­laufs­pro­to­kol­le üblich. Sie werden üb­li­cher­wei­se im Präsens verfasst und enthalten indirekte Rede.

Das Er­geb­nis­pro­to­koll eignet sich ebenfalls gut für Be­spre­chun­gen. Statt des Verlaufs werden hier aber vor allem die Er­geb­nis­se de­tail­liert wie­der­ge­ge­ben. Es gilt nicht, alles Gesagte im Zeit­ver­lauf dar­zu­stel­len, sondern den Inhalt der Be­schlüs­se und Ent­schei­dun­gen fest­zu­hal­ten. Sie stellen also das Ereignis auf verkürzte Weise dar und kon­zen­trie­ren sich auf jene Aspekte, die zur Er­geb­nis­fin­dung beitrugen.

Das Se­mi­nar­pro­to­koll (be­zie­hungs­wei­se das Un­ter­richts­pro­to­koll) verbindet Ergebnis- und Ver­laufs­pro­to­koll. Die Aussagen ordnen Sie dabei un­ter­schied­li­chen The­men­be­rei­chen zu. Dabei müssen Sie keine chro­no­lo­gi­sche Rei­hen­fol­ge einhalten. Wenn bei­spiels­wei­se im späteren Verlauf einer Be­spre­chung noch etwas zum ersten The­men­be­reich gesagt wird, tragen Sie es auch in jenem The­men­be­reich ein.

Man kann Pro­to­kol­le auch nach der ver­wen­de­ten Auf­zeich­nungs­art un­ter­schei­den: Wer ein Protokoll schreibt, kann dazu bei­spiels­wei­se entweder Lang­schrift oder Kurz­schrift verwenden. Soll das Dokument später noch von anderen Mit­ar­bei­tern genutzt werden, ist ein Protokoll in Lang­schrift vor­zu­zie­hen. Für Notizen eignet sich Ste­no­gra­fie jedoch aus­ge­zeich­net. Auf­zeich­nun­gen rechtlich re­le­van­ter Er­eig­nis­se über­neh­men al­ler­dings zunehmend Maschinen. In der Com­pu­ter­tech­nik re­gis­trie­ren Logging-Pro­to­kol­le Ihre Log-Daten und bei Unfällen pro­to­kol­lie­ren Black-Boxes relevante In­for­ma­tio­nen. Außerdem sind Ton­auf­nah­men und Vi­deo­auf­nah­men möglich.

Im un­ter­neh­me­ri­schen Umfeld sind Ab­lauf­pro­to­kol­le und Er­geb­nis­pro­to­kol­le die häu­figs­ten Formen. Die Pro­to­kol­lan­ten über­mit­teln die Nie­der­schrift meist als schrift­li­ches Dokument in elek­tro­ni­scher Form. Der Vorteil ist, dass sie dadurch Papier sparen. Ein Nachteil ist, dass Kollegen das Dokument im täglichen E-Mail-Verkehr leicht übersehen oder igno­rie­ren. Versuchen Sie da­ge­gen­zu­wir­ken, indem Sie es Ihren Lesern einfach machen:

• For­mu­lie­ren Sie möglichst kurze Sätze.
• Drücken Sie sich klar aus.
• Heben Sie wichtige Punkte mithilfe der For­ma­tie­rung hervor
• Struk­tu­rie­ren Sie das Protokoll sinnvoll. Wenn Punkte chro­no­lo­gisch weiter aus­ein­an­der liegen, aber the­ma­tisch zu­sam­men­ge­hö­ren, grup­pie­ren Sie sie in einem Er­geb­nis­pro­to­koll im gleichen Abschnitt. In einem Ver­laufs­pro­to­koll haben hingegen Verweise auf Zu­rück­lie­gen­des oder noch Kommendes nichts verloren.
• Daraus ergibt sich: Halten Sie die gewählte Pro­to­koll­form kon­se­quent durch.
• Ordnen Sie Aussagen den je­wei­li­gen Sprechern zu.
• Hängen Sie relevante Un­ter­la­gen am Ende an und verlinken Sie sie an ent­spre­chen­der Stelle

Mit einer über­sicht­li­chen Struktur erhöhen Sie die Les­bar­keit. Bei einer ein­heit­li­chen For­ma­tie­rung aller Pro­to­kol­le gewöhnen sich die Be­tei­lig­ten auch an die feste Struktur und kommen künftig schnell mit ihr zurecht. Es kann also hilfreich sein, wenn Sie für die Pro­to­kol­lan­ten eine Vorlage erstellen. Folgende Stan­dard­in­for­ma­tio­nen gehören in jedes Protokoll:

Der Kopf: Der Kopfteil umfasst Ort, Datum und die Namen der Be­tei­lig­ten. Das Thema der Be­spre­chung dient als Über­schrift.

Der Hauptteil: Hier geben Sie die be­spro­che­nen Themen wieder. In einem Er­geb­nis­pro­to­koll erhält jeder the­ma­ti­sche Punkt einen eigenen Absatz. In diesem fassen Sie Argumente und Debatten zu diesem The­men­be­reich zusammen. Mittel zur Vi­sua­li­sie­run­gen gehören hingegen in den Anhang. Ge­gen­ar­gu­men­te zu be­stimm­ten Äu­ße­run­gen sollten Sie ebenfalls im Hauptteil aufnehmen – ins­be­son­de­re, wenn sie Fragen aufwerfen, die für Fol­ge­sit­zun­gen wichtig sein könnten.

Der Schluss: Am Ende fassen Sie die Er­geb­nis­se und Ent­schei­dun­gen der Sitzung nochmals zusammen. Wurden Aufgaben verteilt, benennen Sie die Zu­stän­di­gen. Hier haben Sie außerdem Platz für einen Ausblick. Sie geben an, wann das nächste Meeting angesetzt ist. Wenn ter­min­li­che Ab­spra­chen getroffen wurden, halten Sie dies fest. In der nächsten Sitzung helfen diese Notizen, wichtige Fort­schrit­te zu do­ku­men­tie­ren. Am Ende enthält ein Protokoll in der Regel Platz für die Un­ter­schrift des Pro­to­koll­füh­rers und/oder des Ver­samm­lungs­vor­sit­zen­den.

Der Anhang: In den Anhang gehören Handouts von Vorträgen, Slides aus Prä­sen­ta­tio­nen oder Dokumente mit Zahlen und Fakten zum Thema, die In­for­ma­tio­nen im Protokoll an­schau­lich dar­stel­len.

Wenn Sie ein Protokoll schreiben, sollten Sie sich zudem an die sti­lis­ti­schen Kon­ven­tio­nen halten. Schreiben Sie sachlich und prägnant. Emo­tio­na­le Be­wer­tun­gen oder eigene Kom­men­ta­re gehören nicht in ein Protokoll. Erzählen Sie auch nicht aus der Ich-Per­spek­ti­ve. Mit Zitaten können Sie hingegen be­deut­sa­me Argumente her­vor­he­ben.

Für Be­schlüs­se und of­fi­zi­el­le Anträge verwenden Sie die direkte Rede, alle anderen Aussagen schreiben Sie in in­di­rek­ter Rede nieder. Üb­li­cher­wei­se ist Präsens die Zeitform für Pro­to­kol­le, in einigen Fällen ist auch das Prä­ter­itum erlaubt – halten Sie die gewählte Zeitform aber auf jeden Fall durch! Meiden Sie Ge­dan­ken­sprün­ge und gestalten Sie das Protokoll über­sicht­lich.

Abgesehen vom Ge­dächt­nis­pro­to­koll kommt kein Protokoll ohne eine de­tail­lier­te Mit­schrift aus. Zu leicht vergisst man Fakten und Sach­ver­hal­te. Und die meisten Redner sind wenig erfreut, wenn man ihnen falsche Aussagen oder Aufgaben zuordnet. Zögern Sie daher während der Sitzung nicht, nach­zu­fra­gen, falls Ihnen etwas unklar ist. Denn während Sie noch über einen Sach­ver­halt nach­grü­beln, den Sie ins Protokoll schreiben möchten, läuft die Dis­kus­si­on weiter. Mög­li­cher­wei­se spricht auch jemand da­zwi­schen, während jemand anderes gerade ein wichtiges Argument vorbringt. Oder Sie kennen sich mit einem Thema nicht aus­rei­chend aus, um ab­zu­schät­zen, ob Sie es verkürzt richtig wie­der­ge­ge­ben haben. Bevor Sie etwas Falsches nie­der­schrei­ben und es später kor­ri­gie­ren müssen, melden Sie sich besser gleich zu Wort.

Behalten Sie auch die folgenden Tipps im Hin­ter­kopf, um eine hilf­rei­che Mit­schrift zu erstellen:

Gut vor­be­rei­ten!

Jemand hält einen Vortrag? Sprechen Sie die Person, wenn möglich, im Voraus an. Einige der ver­wen­de­ten Ma­te­ria­li­en (Grafiken, Handouts) können Sie womöglich als Vor­be­rei­tung für Ihre Pro­to­kol­lie­rung nutzen. Außerdem können Sie diese bereits früh­zei­tig im Anhang un­ter­brin­gen und müssen nicht nach­träg­lich danach fragen. Klären Sie im Vorfeld Begriffe, die Ihnen weniger geläufig sind. Handelt es sich um eine wie­der­keh­ren­de Ver­an­stal­tung, werfen Sie einen Blick auf das Protokoll der vor­he­ri­gen Sitzung. So rufen Sie sich Schwer­punkt­the­men der vor­an­ge­gan­ge­nen Sitzung ins Ge­dächt­nis und sind vor­be­rei­tet, falls daran an­ge­knüpft wird. Sie kennen nicht alle Sit­zungs­teil­neh­mer? Re­cher­chie­ren Sie nach, um Namen und Gesichter schnell zuordnen zu können.

Maß halten!

Für ein Business-Meeting müssen Sie kein Wort­pro­to­koll an­fer­ti­gen. Kon­zen­trie­ren Sie sich auf die wich­tigs­ten Themen und folgen Sie dem Diskurs bis zur end­gül­ti­gen Ent­schei­dung. Dabei hilft es, wenn Sie sich immer wieder das ei­gent­li­che Be­spre­chungs­the­ma ver­ge­gen­wär­ti­gen. Wollen Sie ein längeres Gespräch in Ihrem Protokoll wie­der­ge­ben, fragen Sie sich: Führt dies Gespräch tat­säch­lich zu einer Ent­schei­dung, die für das Sit­zungs­the­ma relevant ist?

Ein Beispiel: Sie pro­to­kol­lie­ren eine Be­spre­chung über das Quartals-Budget für den Erwerb von Exponaten in Ihrem Hei­mat­mu­se­ums­ver­ein. Zwei Anwesende dis­ku­tie­ren, ob beim nächsten Vereins-Kaf­fee­kränz­chen Schwarz­wäl­der Kirsch­tor­te oder Sta­chel­beer-Kä­se­ku­chen serviert werden soll. Die Antwort ist: beides. Aber für das Quartals-Budget spielt es keine Rolle, da das Geld aus einem anderen Topf kommt und die Ver­pfle­gung nichts mit den Exponaten zu tun hat. Das Thema gehört also nicht in das Protokoll.

Platz lassen!

Es ist ein einfacher Trick, erspart Ihnen aber später viel Arbeit. Lassen Sie zwischen jeder ge­schrie­be­nen Zeile viel Platz. Auch möglich: Lassen Sie am Ende eines The­men­kom­ple­xes genügend Platz für einen weiteren Abschnitt. Denn wenn das Gespräch zwi­schen­durch auf ein Thema zu­rück­schwenkt, schreiben Sie einfach an dieser Stelle weiter. Fügen Sie später Ihr Protokoll zusammen, können Sie so Schritt für Schritt Ihre The­men­kom­ple­xe ab­ar­bei­ten und müssen die Mit­schrift nicht nach­träg­lich the­ma­tisch struk­tu­rie­ren.

Abkürzen!

Es muss nicht gleich pro­fes­sio­nel­le Ste­no­gra­fie sein. Wenn Sie aber Ab­kür­zun­gen verwenden, geht Ihnen die simultane Pro­to­kol­lie­rung schneller von der Hand. Ent­wi­ckeln oder nutzen Sie ein System, mit dem Sie dauerhaft gut zu­recht­kom­men. An­dern­falls vergessen Sie später, was die An­samm­lung von Buch­sta­ben bedeuten soll. Verfassen Sie die Mit­schrift ge­ge­be­nen­falls in Stich­wor­ten.

Objektiv bleiben!

Wechseln sich Argument und Ge­gen­ar­gu­ment in einem verbalen Schlag­ab­tausch ab, teilen Sie als Grup­pen­mit­glied wahr­schein­lich die Ansicht einer Seite. Trotzdem müssen Sie als Pro­to­kol­lant beide Seiten fair dar­stel­len. Auch Ent­schei­dun­gen, die Ihnen nicht zusagen, müssen Sie sachlich wie­der­ge­ben, wenn Sie ein Protokoll schreiben.

Rück­mel­dun­gen einholen!

Gehen Sie zum Sit­zungs­ab­schluss ge­ge­be­nen­falls die Notizen nochmals durch, indem Sie sie vorlesen. Meint eine Person dann, dass ihr Re­de­bei­trag nicht korrekt dar­ge­stellt wurde, kann sie sofort Einspruch erheben. Auch die Rich­tig­keit von Fakten können Sie so prüfen – gleich­zei­tig ruft dieses Vorgehen allen Ge­sprächs­teil­neh­mer die wich­tigs­ten Sit­zungs­punk­te in Er­in­ne­rung.

Recht­zei­tig mit der Rein­schrift beginnen!

Beginnen Sie umgehend mit der Rein­schrift. Dann sind Zu­sam­men­hän­ge noch frisch im Ge­dächt­nis verankert. Haben Sie Fragen, werden sich auch die Teil­neh­mer besser daran erinnern, wenn zeitnah Ihre Rück­fra­gen stellen können.

Sie haben Ihr Protokoll ge­schrie­ben. Aber haben Sie wirklich an alles gedacht? Ent­spricht der Qua­li­täts­stan­dard Ihren üblichen An­sprü­chen? Bevor Sie das Dokument über den Verteiler an Ihre Kollegen schicken, nutzen Sie am besten unsere Check­lis­te, um si­cher­zu­ge­hen.

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