Das Ge­sprächs­pro­to­koll ist ein nütz­li­ches Hilfs­mit­tel in der täglichen Arbeit von Un­ter­neh­men, Verbänden oder staat­li­chen Ein­rich­tun­gen – wenn es richtig ein­ge­setzt wird. Häufig sehen Mit­ar­bei­ter den Sinn hinter einem Protokoll nicht und arbeiten nur unwillig an der Nie­der­schrift. Und wer liest später das Protokoll? Doch dagegen gibt es ein Mittel: Binden Sie Pro­to­kol­le aktiv in Ihre wichtigen Sitzungen ein und geben Sie Pro­to­kol­lan­ten eine Vorlage für das Ge­sprächs­pro­to­koll. Mit guter Vor­be­rei­tung und sauberen Notizen erstellen die Schrift­füh­rer effizient ein Protokoll, das allen nutzt.

Was ist ein Ge­sprächs­pro­to­koll?

Pro­to­kol­le haben viel­fäl­ti­ge Aufgaben und einen daraus re­sul­tie­ren­den Aufbau. Bei Team-Meetings, Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­chen oder Un­ter­neh­mens­ver­samm­lun­gen nutzt man in der Regel Pro­to­kol­lar­ten, die im Verlauf des Er­eig­nis­ses erstellt werden. Das sind so­ge­nann­te Jetzt-Pro­to­kol­le. Diese Pro­to­kol­le spiegeln den Inhalt und die Er­geb­nis­se der Sitzung akkurat wider. Denn im Gegensatz zum Ge­dächt­nis­pro­to­koll schreibt der Pro­to­kol­lant die Ge­sprächs­bei­trä­ge direkt mit und kann bei Un­klar­hei­ten direkt nachhaken.

Je nach den An­for­de­run­gen an das Protokoll kann es den Wortlaut der Personen un­ter­schied­lich genau wie­der­ge­ben. Das Wort­pro­to­koll, bei Ge­richts­ver­hand­lun­gen genutzt, erfasst alle Aussagen exakt in ihrem Wortlaut. Das Er­geb­nis­pro­to­koll hingegen ist eine Ge­dächt­nis­stüt­ze und eine Kon­troll­in­stanz. Lö­sungs­vor­schlä­ge für Ta­ges­ord­nungs­punk­te und verteilte Aufgaben inklusive ihrer Deadlines stehen im Protokoll und schaffen Ver­bind­lich­keit.

Das Ge­sprächs­pro­to­koll be­inhal­tet einen Ge­sprächs­ver­lauf wie das Wort­pro­to­koll, wird aber sehr viel weniger de­tail­liert verfasst und nutzt nur selten direkte Zitate. Auch als Ver­laufs­pro­to­koll bekannt, soll es den Verlauf, also den roten Faden eines Gesprächs, sichtbar machen. Dazu gehören auch die wich­tigs­ten Er­geb­nis­se eines Sit­zungs­punk­tes mit den je­wei­li­gen Zu­stän­dig­kei­ten. Das Ge­sprächs­pro­to­koll stellt also einen Mittelweg zwischen Wort- und Er­geb­nis­pro­to­koll dar. Es liefert Ab­we­sen­den einen nach­voll­zieh­ba­ren Weg, der zum Ergebnis eines Themas führt. Da die Inhalte nicht als Be­weis­last vor einem Gericht in­ten­diert sind, muss nicht auf den genauen Wortlaut geachtet werden.

Vor­be­rei­tung und Mit­schrift: So schreibt man ein nütz­li­ches Ge­sprächs­pro­to­koll

Da das Ge­sprächs­pro­to­koll eine Sitzung möglichst aus­führ­lich nach­ver­fol­gen soll, fällt die Mit­schrift recht um­fang­reich aus. Bevor Sie an der Aufgabe ver­zwei­feln, ein mehr­stün­di­ges Meeting haargenau auf­zu­zeich­nen, bereiten Sie sich gut darauf vor.

Erstellen Sie für Ihr Ge­sprächs­pro­to­koll eine Vorlage. Nutzen Sie dafür gerne das Muster, das wir Ihnen weiter unten im Artikel be­reit­stel­len. Gibt es eine Teil­neh­mer­lis­te, tragen Sie die Personen bereits in Ihr Protokoll ein. Sind Ihnen einige der Personen unbekannt, re­cher­chie­ren Sie die Namen. Während der Mit­schrift ist es dann einfacher für Sie, die je­wei­li­gen Wort­mel­dun­gen zu­zu­ord­nen.

Auch die Ta­ges­ord­nungs­punk­te sollten Sie, wenn möglich, vorher kennen. Ori­en­tie­ren Sie sich an den Er­geb­nis­sen des vor­he­ri­gen Pro­to­kolls, um mögliche Fort­schritts­mel­dun­gen richtig ein­zu­ord­nen.

Beachten Sie Folgendes für Ihre Mit­schrift

  • Verwenden Sie ver­ständ­li­che Ab­kür­zun­gen.
  • Schreiben Sie in Stich­punk­ten.
  • Ordnen Sie Aussagen ihren Rednern zu.
  • Notieren Sie die Punkte wei­test­ge­hend chro­no­lo­gisch, sodass nach Mög­lich­keit ein roter Faden entsteht.
  • Wird ein The­men­kom­plex später nochmals auf­ge­grif­fen, ordnen Sie die Wort­mel­dun­gen im gleichen Thema an, um die Kohärenz zu wahren.
  • Lassen Sie deshalb zwischen den Themen einige Zeilen frei für weitere Notizen.
  • Lassen sie Platz für Einschübe, entweder durch einen breiten Rand oder indem Sie immer eine Zeile frei lassen.
  • Fragen Sie bei Un­klar­hei­ten (z. B. mehreren gleich­zei­ti­gen Wort­mel­dun­gen) nach.
  • Sollten Teil­neh­mer vom Thema ab­schwei­fen, sparen Sie sich Ihre Kon­zen­tra­ti­on für die wichtigen Punkte auf.
  • Lesen Sie das Protokoll am Ende der Sitzung vor. Einwände und Be­rich­ti­gun­gen der Teil­neh­mer helfen beim An­fer­ti­gen des Ge­sprächs­pro­to­kolls. Das Gesagte ist allen noch gut in Er­in­ne­rung.
  • Schreiben Sie das Ge­sprächs­pro­to­koll so bald wie möglich in Rein­schrift auf.
Tipp

Eine de­tail­lier­te Anleitung, wie Sie effizient ein Protokoll verfassen, finden Sie in unserem Artikel „Ein Protokoll schreiben: was ist zu beachten?“.

Beachten Sie diese Punkte für ein ge­lun­ge­nes Ge­sprächs­pro­to­koll

  • Führen Sie alle ziel­füh­ren­den Wort­mel­dun­gen nach The­men­kom­plex chro­no­lo­gisch auf­ein­an­der aufbauend an.
  • Schreiben Sie im Präsens.
  • For­mu­lie­ren Sie Ihre Stich­punk­te in kurze, klare Sätze um.
  • For­ma­tie­rung und Struktur sollten Wichtiges her­vor­he­ben.
  • Nutzen Sie eine sachliche Sprache und vermeiden Sie sub­jek­ti­ve Ein­schät­zun­gen.
  • Of­fi­zi­el­le Be­schlüs­se for­mu­lie­ren Sie in direkter Rede, Wort­mel­dun­gen in in­di­rek­ter Rede.

Aufbau eines Ge­sprächs­pro­to­kolls

Das Ge­sprächs­pro­to­koll besteht aus drei Teilen. Dazu gehören der formelle Kopf, das ei­gent­li­che Protokoll mit dem Ge­sprächs­ver­lauf und Er­geb­nis­sen sowie der Abschluss mit den Un­ter­schrif­ten von Sit­zungs­lei­ter und Pro­to­kol­lant. Optional plat­zie­ren Sie Prä­sen­ta­ti­ons­fo­li­en, Pro­dukt­bei­spie­le oder wichtige Daten in einem Anhang. Das sind die ob­li­ga­to­ri­schen Elemente eines Ge­sprächs­pro­to­kolls:

Der Kopf:

  • Datum
  • Ort
  • Ge­sprächs­vor­sit­zen­der
  • Teil­neh­mer und Abwesende
  • Pro­to­kol­lant
  • Thema der Sitzung

Der Hauptteil:

  • Ta­ges­ord­nungs­punk­te
  • Ziel­ori­en­tier­te Wort­mel­dun­gen
  • Sonstige Themen
  • Projekte der letzten Sitzung: erledigt bzw. vor­an­ge­kom­men?
  • Er­geb­nis­se
  • Daraus re­sul­tie­ren­de Auf­ga­ben­ver­tei­lung mit Deadlines
  • Personen, die später er­schei­nen oder früher gehen mussten
  • Nächster Be­spre­chungs­ter­min

Der Schluss:

  • Un­ter­schrift Pro­to­kol­lant (links)
  • Un­ter­schrift Vor­sit­zen­der (rechts)
  • Auf­lis­tung der Anlagen, wenn vorhanden
Tipp

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Vorlage für ein Ge­sprächs­pro­to­koll

Das Ge­sprächs­pro­to­koll behandeln wir am Beispiel der fiktiven Firma „Der Bon­saibar­bier“. Das Un­ter­neh­men will sein On­line­s­or­ti­ment ausbauen und mit zu­sätz­li­chen Dienst­leis­tun­gen neue Kunden anlocken. Während des Meetings schlagen die Mit­ar­bei­ter ver­schie­de­ne Stra­te­gien vor und kommen schließ­lich zu einem Ergebnis. So könnte das Ge­sprächs­pro­to­koll aussehen:

Die Check­lis­te für Ihr Ge­sprächs­pro­to­koll

Ge­sprächs­pro­to­kol­le bzw. Ver­laufs­pro­to­kol­le müssen eine Grat­wan­de­rung bestehen: Zu de­tail­lier­te Pro­to­kol­le werden oft unnötig lang und schluss­end­lich nicht gelesen. Halten Sie sich hingegen zu kurz, gehen womöglich In­for­ma­tio­nen verloren. Eine Faust­re­gel für das Ge­sprächs­pro­to­koll: Schreiben Sie für abwesende Kollegen. Könnte eine Person, die nicht beim Meeting war, Ihrer Ar­gu­men­ta­ti­ons­ket­te folgen?

Tipp

Beachten Sie folgende Punkte, bevor Sie Ihr Ge­sprächs­pro­to­koll ein­rei­chen:

- Das Protokoll ist formell ein­wand­frei aus­ge­ar­bei­tet (alle In­for­ma­tio­nen im Kopf vorhanden, Namen sind richtig ge­schrie­ben, alle Un­ter­schrif­ten sind vorhanden).

 -Die For­ma­tie­rung hebt un­ter­schied­li­che The­men­kom­ple­xe und wichtige Punkte hervor.

- Das Protokoll ist über­sicht­lich, neutral und le­ser­freund­lich gestaltet.

- Die Sätze sind kurz und prägnant for­mu­liert. Sie bauen the­ma­tisch auf­ein­an­der auf.

- Der Ge­sprächs­ver­lauf ist er­sicht­lich.

- Sie haben ein­heit­lich im Präsens ge­schrie­ben.

- Wort­mel­dun­gen stehen in in­di­rek­ter Rede.

- Das Protokoll ist in­halt­lich richtig und alle Parteien kamen fair und ohne Wertung zu Wort.

- Anhänge un­ter­stüt­zen die Aussagen mit Fakten. Die Quel­len­an­ga­ben sind voll­stän­dig.

Vorteile Nachteile
Relativ aus­führ­lich Pro­to­kol­lant kann das We­sent­li­che aus den Augen verlieren.
Ent­schei­dun­gen sind nach­voll­zieh­bar für Abwesende. Bei langen Sitzungen fällt das Ge­sprächs­pro­to­koll ent­spre­chend lang aus. Die Les­bar­keit leidet.
Ge­dan­ken­stüt­ze für spätere Sitzungen Weniger Über­sicht­lich als ein Er­geb­nis­pro­to­koll
Auf­ga­ben­ver­tei­lung und Deadlines stehen fest.  
Ver­bind­lich­kei­ten wie Be­schlüs­se werden durch die Un­ter­schrift aller Teil­neh­mer un­ter­mau­ert.  
Kann durch Zahlen, Fakten, Prä­sen­ta­tio­nen un­ter­stützt werden  

Fazit

Ein Ge­sprächs­pro­to­koll ist immer dann sinnvoll, wenn Sie eine Be­spre­chung nach­voll­zieh­bar fest­hal­ten wollen. Es in­for­miert abwesende Mit­ar­bei­ter über die wich­tigs­ten Be­schlüs­se und Auf­ga­ben­ver­tei­lun­gen. Zeichnen Sie dabei den Ge­sprächs­ver­lauf genau nach, damit die Er­geb­nis­se logisch auf­ein­an­der folgen.

Arbeiten Sie aktiv mit Ver­laufs­pro­to­kol­len in Ihrem Un­ter­neh­men, indem Sie die Schrift­stü­cke im Intranet zur Verfügung stellen und vor zy­kli­schen Be­spre­chun­gen das Protokoll der letzten Sitzung vorlesen. So wird es zum nütz­li­chen Ar­beits­mit­tel statt zur un­lieb­sa­men Pflicht. Nutzen Sie für Ihr Ge­sprächs­pro­to­koll eine ein­heit­li­che Vorlage, er­leich­tert dies den Pro­to­kol­lan­ten die Arbeit und erhöht die Les­bar­keit.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.

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