Verfassen eines Ergebnisprotokolls: So geht es richtig
Als Kontrollinstrument und Erinnerungsstütze sind Protokolle in vielen Unternehmen schon fast unabdingbar – in einigen Bereichen ist die Protokollführung sogar gesetzlich vorgeschrieben. Während wichtiger Besprechungen, Diskussionen oder Sitzungen wird darin genau festgehalten, was besprochen beziehungsweise worüber diskutiert worden ist. Die wohl gebräuchlichste Form einer solch dokumentierenden Niederschrift ist das sogenannte Ergebnisprotokoll.
Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Anders als beim Wort- oder Verlaufsprotokoll, indem sämtliche Redebeiträge schriftlich festzuhalten sind, werden beim Ergebnisprotokoll (auch Beschlussprotokoll genannt) nur die relevanten Ergebnisse einer Besprechung notiert. Das hat den großen Vorteil, dass alle wichtigen Informationen kurz und übersichtlich dargestellt und anderen Kollegen zugänglich gemacht werden können. Da in einem Ergebnisprotokoll nicht nur Beschlüsse, sondern auch Verantwortlichkeiten festgehalten werden, dient es hinterher häufig als eine Art Arbeitsauftrag.
Wenn Sie als Protokollant beziehungsweise Protokollantin einer Sitzung ausgewählten werden, klären Sie im Vorfeld immer ab, welche Art des Protokolls gewünscht wird. Denn die (inhaltlichen) Unterschiede zwischen Verlaufsprotokoll, Gedächtnisprotokoll und Ergebnisprotokoll sind enorm und sollten bereits beim ersten Entwurf berücksichtigt werden – das erspart Ihnen eine zeitaufwändige Nachbearbeitung.
Wie bereitet man sich am besten darauf vor?
Wenn Sie bereits einige Tage vor der Sitzung beziehungsweise Besprechung erfahren haben, dass Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben sollen, nehmen Sie sich etwas Zeit und bereiten Sie das Protokollieren gründlich vor:
- Lesen Sie sich die Tagesordnung genau durch. Sind Ihnen alle Tagesordnungspunkte (TOPs) bekannt? Bei Unklarheiten sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten beziehungsweise den zuständigen Kollegen halten. Werden Fachthemen behandelt, die Ihnen noch nicht geläufig sind, können Sie auch selbstständig im Internet recherchieren. So fällt es Ihnen leichter, bei der Diskussion Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.
- Bereiten Sie eine Ergebnisprotokoll-Vorlage vor, die die wichtigsten Angaben wie Datum, Uhrzeit, Ort der Besprechung und die Anwesenheitsliste bereits enthält. Um später einen besseren Überblick zu haben, können Sie auch schon die einzelnen Tagesordnungspunkte auflisten und jedem einzelnen eine leere Seite zuweisen.
- Eine Besprechung kann mehrere Stunden dauern, in denen Sie als Protokollant beziehungsweise Protokollantin höchstkonzentriert sein müssen. Deshalb gilt: Seien Sie an dem Tag nach Möglichkeit ausgeschlafen, trinken Sie ausreichend und essen Sie was Leichtes zu Mittag. Das wird Ihre Konzentration fördern.
So könnte Ihre Ergebnisprotokoll-Vorlage aussehen:
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Wie schreibt man ein Ergebnisprotokoll?
Im Ergebnisprotokoll werden weder Wortbeiträge noch Diskussionen, sondern nur die Ergebnisse einer Besprechung festgehalten. Versuchen Sie sich also bereits während der Mitschrift möglichst kurz zu halten – ohne dabei wichtige Informationen auszulassen – und sachlich zu bleiben. Üblicherweise beginnt eine Sitzung mit einer Anwesenheitskontrolle. Um diese schnell hinter sich bringen zu können, weisen Sie den drei Möglichkeiten „anwesend“, „entschuldigt“ und „fehlt unentschuldigt“ jeweils eine Ziffer von 1 bis 3 zu und tragen Sie diese hinter den Namen der jeweiligen Teilnehmenden auf der vorbereiteten Vorlage ein. Wenn Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte im Vorfeld auf verschiedene Blätter notiert haben, brauchen Sie nur noch das entsprechende Blatt zu wählen und können loslegen.
Das Wichtigste bei einem Ergebnisprotokoll ist, dass es der Wahrheit entspricht und alle wichtigen Informationen beinhaltet. Sollten Sie also irgendetwas (akustisch) nicht richtig verstanden haben, fragen Sie unbedingt nach und notieren Sie auch die Ergebnisse von (namentlichen) Abstimmungen und Entscheidungen. Im Vergleich zu einem Wort- oder Verlaufsprotokoll ist ein Ergebnisprotokoll in der Regel kürzer und damit schnell erstellt. Die Herausforderung besteht darin, aus einer mehrstündigen Besprechung alle wesentlichen Inhalte herauszufiltern und diese kurz und verständlich zu verschriftlichen. Mehr allgemeine Tipps zum Thema „Protokoll schreiben“, haben wir für Sie im entsprechenden Hauptartikel zusammengefasst.
Ergebnisprotokoll-Aufbau und Inhalt
Ein Ergebnisprotokoll besteht in der Regel aus drei Teilen.
1. Teil
Zu Beginn eines jeden Protokolls werden Ort, Datum, Zeitpunkt, die Namen aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Leiterinnen und Leiter, der Anlass und der Name der Protokollantin beziehungsweise des Protokollanten angegeben.
2. Teil
Der zweite Teil ist das Kernstück eines jeden Ergebnisprotokolls: Er enthält die Ergebnisse. Dort findet alles Platz, was in der Besprechung beschlossen wurde beziehungsweise worauf sich die Beteiligten geeinigt haben. Bei Bedarf kann auch eine kurze Herleitung aller relevanten Ergebnisse in das Ergebnisprotokoll mitaufgenommen werden. Findet während der Besprechung eine offizielle Abstimmung statt, sollten alle Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen festgehalten werden. Auch Anträge sollten im Ergebnisprotokoll vermerkt werden – zusammen mit dem Namen des Antragstellers.
3. Teil
Zum Schluss unterschreibt die Protokollantin beziehungsweise der Protokollant das Ergebnisprotokoll. Auch die Veranstaltungsleiterin oder der Veranstaltungsleiter setzt nach dem Lesen der fertigen Niederschrift seine Unterschrift unter das Protokoll. Damit segnet der Vorgesetzte das Protokoll ab, sodass es ohne Bedenken an alle Teilnehmer der Besprechung versendet werden kann.
Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Ergebnisprotokoll fasst nur die Ergebnisse einer Sitzung beziehungsweise Besprechung zusammen.
- Alle wesentlichen Informationen können von Beteiligten im Nachhinein schnell und einfach entnommen werden.
- Bei Bedarf beziehungsweise nach vorheriger Absprache können auch entscheidende Argumentationsverläufe notiert werden, die zu einem Ergebnis geführt haben.
- Bei Abstimmungen muss notiert werden, wie viele Ja- und Nein-Stimmen und wie viele Enthaltungen es gab.
- Wird ein Antrag gestellt, muss dieser in seiner genauen Formulierung in das Protokoll aufgenommen und als Antrag (samt Name des Antragstellers) kenntlich gemacht werden
- Ein Ergebnisprotokoll sollte wie alle anderen Protokollarten der Wahrheit entsprechen, vollständig sowie klar und deutlich formuliert sein.
Eine Mitschrift ist noch lange kein Ergebnisprotokoll
Nicht allen fällt es auf Anhieb leicht, so mitzuschreiben, dass man das Protokoll direkt nach der Sitzung der Leiterin beziehungsweise dem Leiter sowie den Anwesenden vorlegen könnte. Fast schon das Wichtigste beim Protokollieren ist die anschließende Kontrolle, bei der man kleine Flüchtigkeits- und Rechtschreibfehler korrigiert.
Wenn Sie Ihr Ergebnisprotokoll erst im Nachhinein fertigstellen, können Sie in Ihrer Mitschrift zunächst farbig markieren, welche Ergebnisse und Beschlüsse unbedingt im Protokoll vermerkt sein müssen. Häufig neigt man dazu, mehr mitzuschreiben, als eigentlich notwendig wäre. Durch solch eine Farbmarkierung haben Sie einen Überblick, was wirklich wichtig ist.
Haben Sie auch daran gedacht, zu schreiben, wer beispielsweise die Besprechung vorzeitig verlassen musste oder erst viel später dazugestoßen ist? Solche Dinge müssen durchaus auch im Ergebnisprotokoll festgehalten werden.
Es kommt vor, dass Besprechungen etwas chaotisch verlaufen und die Tagesordnung nicht richtig eingehalten wird. Ihrem Ergebnisprotokoll sollte man das im besten Fall nicht anmerken. Fassen Sie Abschnitte, die thematisch zusammengehören, ruhig zusammen und orientieren Sie sich dabei an der Tagesordnung.
So könnte Ihr fertiges Ergebnisprotokoll aussehen – ein Beispiel
Ergebnisprotokoll – Vor und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
| Ist vergleichsweise schnell erstellt. | Nur relevante Ergebnisse herauszufiltern, kann bei einer mehrstündigen Sitzung schwierig sein. |
| Fasst das Wichtigste zusammen, keine Dokumentation von ausschweifenden Diskussionen. | Wichtige Redebeiträge werden eventuell nicht erfasst. |
| Stellt eine Art Arbeitsauftrag dar. |
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