Was ist eine Privatentnahme?
Wer sich zu privaten Zwecken aus dem Vermögen des Unternehmens bedient, tätigt eine Privatentnahme. Auch wenn es grundsätzlich erlaubt ist, sollten Sie unbedingt Sorgfalt walten lassen. Wir erklären Ihnen, worauf zu achten ist, welche Arten der Privatentnahme es gibt und wer überhaupt Kapital aus einem Unternehmen herausziehen darf.
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Was ist die Privatentnahme?
Die Privatentnahme ist eine Entnahme von Geldmitteln, Sachmitteln oder Leistungen aus dem Vermögen eines Unternehmens zur Verwendung für private Zwecke. Dieser Vorgang steht generell Gesellschaftern und Gesellschafterinnen von Personengesellschaften sowie Inhabern und Inhaberinnen von Einzelunternehmen offen. Eine Privatentnahme stellt keine Betriebsausgabe dar und darf den Gewinn des Unternehmens deshalb grundsätzlich nicht verringern.
Wichtig für das Verständnis ist, dass es sich zwar um eine Minderung des Betriebsvermögens handelt, die Privatentnahme aber bilanztechnisch keine Gewinnauswirkung hat: Privatentnahmen sind korrekt auf einem Privatkonto zu verbuchen, damit die Abzüge nicht den Erfolg des Betriebs schmälern. Außerdem muss die Entnahme an eine Handlung gebunden und nachvollziehbar sein. Eine Entnahmehandlung kann dabei auch in Form einer eindeutigen Veränderung der Nutzung auftreten: Wenn Sie einen Pkw nicht mehr betrieblich, sondern ausschließlich privat nutzen oder einen Gegenstand aus dem Betrieb entfernen und in Ihrer Privatwohnung unterbringen, ist dies eine solch eindeutige Veränderung.
Das Gegenteil einer Privatentnahme ist die Privateinlage. Wenn Sie mehr zur korrekten Buchung beider Vorgänge erfahren wollen, finden Sie alle wichtigen Informationen in unserem Artikel zum Thema „Privatentnahmen und Privateinlagen buchen“.
Welche Formen von Privatentnahme gibt es?
Es gibt unterschiedliche Formen der Privatentnahme: Neben einer Überweisung von Geld vom Betriebskonto auf das private Konto des Unternehmers bzw. der Unternehmerin können auch Sachleistungen als Privatentnahme gelten.
- Geldentnahme: Bei der häufigsten Form der Privatentnahme transferiert eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer Geld aus dem Betriebsvermögen auf das private Konto.
- Sachentnahme: Sie können Vermögensgegenstände für den eigenen Gebrauch entnehmen. Das können Werkzeuge, Kraftfahrzeuge, Bürobedarf, Waren oder selbst hergestellte Produkte sein. In diesem Zusammenhang spricht man auch von unentgeltlicher Warenentnahme. Sie entnehmen Waren aus Ihrem Sortiment, ohne diese zu bezahlen.
- Nutzungsentnahme: Es ist denkbar, dass Sie Gegenstände nicht vollständig aus dem Unternehmen herausziehen, sondern nur zusätzlich für Ihre privaten Zwecke gebrauchen. So können Sie zum Beispiel den Firmenwagen für private Fahrten einsetzen.
- Leistungsentnahme: Auch Leistungen des Unternehmens können für den eigenen Gebrauch verwendet werden. Wenn Angestellte während der Arbeitszeit eine Tätigkeit für den Privathaushalt des Unternehmers bzw. der Unternehmerin verrichten, gilt auch dies als Privatentnahme.
Wirtschaftsgüter, die fest mit dem Unternehmen verbunden sind und zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, dürfen nicht entnommen werden. Erst wenn es keinen betrieblichen Zusammenhang mehr gibt, ist es erlaubt, solche Gegenstände zu entnehmen. Zum notwendigen Betriebsvermögen gehören in erster Linie Immobilien, in denen Arbeit verrichtet wird, sowie Büromöbel. Bewegliche Wirtschaftsgüter, z. B. Maschinen und Autos, gelten dann als notwendig, wenn sie mindestens zu 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt werden.
Um den Anteil an betrieblichen Fahrten zu überprüfen, sollte man ein Fahrtenbuch führen und zurate ziehen.
Wer darf eine Privatentnahme vornehmen?
Die Privatentnahme ist nur in Einzelunternehmen und Personengesellschaften erlaubt. Wichtig ist, dass diese Entnahme richtig – und vor allem auch mit korrektem Wert – gebucht wird. Privatentnahmen in einer GmbH oder AG sind hingegen nicht möglich. Bei solchen Kapitalgesellschaften erfolgen die Auszahlungen an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter in regelmäßigen Gewinnausschüttungen. Ist man gleichzeitig bei der GmbH angestellt, beispielsweise in der Geschäftsführung, wird außerdem ein monatliches Gehalt ausgezahlt.
Trotzdem kann es vorkommen, dass eine GmbH Zahlungen für Gesellschafterinnen und Gesellschafter übernimmt, z. B. die Prämie für die private Haftpflichtversicherung. Solche Zahlungen müssen auf einem Verrechnungskonto verbucht werden. Sie dürfen nicht den Gewinn der GmbH mindern. Der durchschnittliche Saldo auf dem Verrechnungskonto muss am Jahresende angemessen verzinst werden. Passiert das nicht, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, die zu steuerlichen Nachteilen führt.
Darüber hinaus gibt es in Personengesellschaften Obergrenzen, die Sie beachten müssen. Ohne die Zustimmung der anderen Gesellschafterinnen und Gesellschafter ist es nicht erlaubt, mehr als 4 Prozent des Kapitals für die eigenen Zwecke zu entnehmen.
So müssen Sie die Privatentnahme versteuern
Was die steuerliche Behandlung betrifft, ist die Privatentnahme etwas kompliziert. Prinzipiell sind Privatentnahmen und -einlagen von Geld erfolgsneutral. Privatentnahmen haben also keine Gewinnauswirkung und deshalb auch keinen Einfluss auf die Höhe der Steuern, die das Unternehmen bezahlen muss. Anders kann es aussehen, wenn Gegenstände für private Zwecke entnommen oder Leistungen des Unternehmens privat genutzt werden.
Die Entnahme von Geld hat steuerlich keine Konsequenzen für Ihr Unternehmen – für Sie aber schon: Durch die Auszahlung steigt Ihr Privatvermögen. Deshalb müssen Sie dieses Geld bei der Erklärung der Einkommensteuer angeben.
Umsatzsteuer bei Entnahme von Waren, Gegenständen und Leistungen
Entnehmen Sie Waren, Gegenstände oder Leistungen aus dem Unternehmen, dann wirkt sich die Privatentnahme auf die Umsatzsteuer aus, denn Sie müssen die Entnahme der Umsatzsteuer unterwerfen. Das heißt: Für einen Artikel, den Sie für 1.190 Euro brutto verkauft hätten, aber nun privat entnehmen, müssen Sie 190 Euro Umsatzsteuer verbuchen und dann auch an das Finanzamt abführen. Das gleiche gilt, wenn Sie Leistungen des Unternehmens für private Zwecke nutzen. Repariert Ihr angestellter Heizungstechniker Ihre Heizungsanlage zu Hause, müssen Sie den gleichen Betrag als Privatentnahme verbuchen, den sie einem Kunden bzw. einer Kundin in Rechnung gestellt hätten, inklusive der Umsatzsteuer.
Nutzen Sie Betriebsvermögen privat, fällt für diese Nutzungsentnahme ebenfalls Umsatzsteuer an. Dadurch neutralisiert sich die abgezogene Vorsteuer, die im Zusammenhang mit Anschaffung und Unterhalt des betreffenden Gegenstands vom Finanzamt erstattet wurde.
Privatentnahmen richtig zu versteuern kann eine komplexe Angelegenheit sein. Sind Sie sich bei einer Entnahme unsicher, fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin (beachten Sie hierbei aber auch die Steuerberatungskosten). Ansonsten kann es bei der nächsten Betriebsprüfung Probleme mit dem Finanzamt geben.
Privatentnahme-Beispiel: Entnahme von Gegenständen
Werden Gegenstände aus dem Unternehmen entnommen, können stille Reserven aufgedeckt werden, die den Gewinn des Unternehmens erhöhen. Ob eine stille Reserve aufgedeckt wird oder nicht, hängt vom Buchwert des betreffenden Gegenstands ab. Der Buchwert ist der aktuelle Wert, mit dem ein Gegenstand im Anlageverzeichnis des Unternehmens erfasst ist. Folgendes Beispiel verdeutlicht die Berechnung:
- Eine Unternehmerin schafft im Januar für 3.300 Euro einen Laptop an. Der Laptop hat eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren.
- Pro Jahr wird also 1/3 der Anschaffungskosten abgeschrieben. Am Ende des Jahres hat der Laptop deshalb einen Buchwert von 2.200 Euro.
- Ende Dezember entnimmt die Unternehmerin den Laptop und gibt ihn ihrer Tochter, die ihr Studium beginnt. Die Tochter muss nichts für den Laptop bezahlen. Der tatsächliche Wert des Laptops lag zum Zeitpunkt der Entnahme bei schätzungsweise 2.400 Euro.
- Die stille Reserve wird nun berechnet, indem man vom Teilwert den Buchwert abzieht. Der Teilwert ist laut Gesetz der Wert, den ein Erwerber des gesamten Unternehmens für den betreffenden Gegenstand ansetzen würde. Die stille Reserve des Laptops beträgt folglich 200 Euro (2.400 - 2.200).
Entnehmen Sie Waren oder Leistungen für Ihre privaten Zwecke, erhöht das ebenfalls den Gewinn, und zwar in der gleichen Höhe, in der der Verkauf dieser Waren oder Leistungen an Fremde den Gewinn erhöht hätte.
Das Bundesministerium der Finanzen gibt für bestimmte Betriebe wie Bäckereien oder Metzgereien jährlich eine Liste mit Pauschalbeträgen für den Eigenbedarf heraus. Diese erleichtern die Buchhaltung.
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