Be­triebs­prü­fung: Was Sie über die Au­ßen­prü­fung wissen müssen

Mehrere Mil­li­ar­den Euro verdient der Staat jährlich durch Au­ßen­prü­fun­gen der Fi­nanz­äm­ter. Folglich ist es kaum ver­wun­der­lich, dass es die Prüfer bei dieser Kontrolle der Steu­er­zah­ler – die vielen auch als Be­triebs­prü­fung bekannt sein dürfte – sehr genau nehmen. Aus­ge­nom­men von der In­spek­ti­on ist dabei grund­sätz­lich niemand, ob Ge­wer­be­trei­ben­der oder Frei­be­ruf­ler. Sogar in Pri­vat­haus­hal­ten können Fi­nanz­äm­ter prin­zi­pi­ell eine Prüfung anordnen, wenn sie den Eindruck gewinnen, dass ein Steu­er­zah­ler bei der Buch­füh­rung und Steu­er­erklä­rung nicht die er­for­der­li­che Sorgfalt auf­ge­bracht hat.

Kommt es tat­säch­lich zu einer Be­triebs­prü­fung durch das Finanzamt, muss man deswegen kei­nes­wegs in Panik verfallen: Nutzen Sie statt­des­sen die Zeit nach der Anmeldung der In­spek­ti­on, um sich möglichst gut auf diese vor­zu­be­rei­ten – bei­spiels­wei­se, indem Sie sich über die Grund­funk­ti­on und das generelle Prozedere in­for­mie­ren. Mit diesem Wissen können Sie dann eine optimale Aus­gangs­la­ge für die an­ste­hen­de Be­triebs­prü­fung schaffen. Das beruhigt nicht nur die eigenen Nerven, sondern ver­ein­facht auch die Arbeit des Prüfers erheblich und be­schleu­nigt damit die Au­ßen­prü­fung.

Fi­nanz­äm­ter haben die Mög­lich­keit, die Buch­füh­rung steu­er­zah­len­der Personen und Firmen auch abseits von Steu­er­erklä­rung und Jah­res­ab­schluss zu kon­trol­lie­ren. Dies geschieht in Form an­ge­mel­de­ter Besuche vor Ort – also im Un­ter­neh­men oder in den eigenen vier Wänden. Klas­si­scher­wei­se be­zeich­net man diese Art der Kon­troll­be­su­che als Au­ßen­prü­fung. Da die Wahl der Fi­nanz­äm­ter hierbei jedoch haupt­säch­lich auf Un­ter­neh­men fällt, ist der Begriff Be­triebs­prü­fung we­sent­lich ge­läu­fi­ger, auch wenn dieser Begriff den falschen Eindruck erweckt, für Pri­vat­haus­hal­te sei solch eine Nach­kon­trol­le aus­ge­schlos­sen.

Be­triebs­prü­fun­gen muss das Finanzamt immer an­kün­di­gen, weshalb die Be­trof­fe­nen zunächst schrift­lich oder te­le­fo­nisch über die geplante In­spek­ti­on und den Termin der Durch­füh­rung in­for­miert werden. Gemäß Paragraph 196 der Ab­ga­ben­ord­nung (AO) ist zudem der „Umfang der Au­ßen­prü­fung in einer schrift­lich oder elek­tro­nisch zu er­tei­len­den Prü­fungs­an­ord­nung mit Rechts­be­leh­rung“ mit­zu­tei­len. In dieser Anordnung erfahren Sie zum Beispiel, welche Steu­er­ar­ten, Steu­er­ver­gü­tun­gen, Prämien oder Zulagen ei­gent­lich überprüft werden sollen oder welcher Prü­fungs­zeit­raum (ty­pi­scher­wei­se drei Jahre) angesetzt wird. Das Finanzamt kann Sie außerdem bereits darüber in Kenntnis setzen, welcher Steu­er­prü­fer die Be­triebs­prü­fung durch­führt. Al­ler­dings handelt es sich dabei nicht um eine Pflicht­an­ga­be.

Wer in Deutsch­land sein Geld verdient, muss Steuern zahlen. Damit dieser Pflicht nach­ge­kom­men wird, un­ter­lie­gen sämtliche steu­er­re­le­van­ten Sach­ver­hal­te der Kontrolle von über 600 Fi­nanz­äm­tern. Das er­for­der­li­che Material für diese Kontrolle übergibt man dem jeweils zu­stän­di­gen Amt in Form der jähr­li­chen Steu­er­erklä­rung, die jedoch nicht immer dem kri­ti­schen Blick des Prüfers standhält bzw. nicht immer eine klare Bewertung der Steu­er­ver­hält­nis­se er­mög­licht. Mit der Au­ßen­prü­fung wurde daher ein Verfahren ent­wi­ckelt, das in solchen Fällen ein­ge­setzt werden kann, um Klarheit in die Steu­er­an­ge­le­gen­hei­ten der Be­trof­fe­nen zu bringen.

Wie bereits erwähnt, kann eine Prüfung grund­sätz­lich auf jeden zukommen, ob Pri­vat­per­son, Ge­wer­be­trei­ben­der oder Frei­be­ruf­ler. Beim Großteil der Kon­trol­len handelt es sich aber um Prüfungen in Un­ter­neh­men, wobei die Faust­re­gel gilt: Je größer das Un­ter­neh­men, desto wahr­schein­li­cher ist die Be­triebs­prü­fung. 2017 kam es bei­spiels­wei­se bei mehr als jedem fünften Groß­be­trieb, aber durch­schnitt­lich nur bei einem von hundert Kleinst­be­trie­ben zur Prüfung. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Faktoren, die die Wahr­schein­lich­keit und Häu­fig­keit einer Be­triebs­prü­fung erhöhen:

• Steu­er­erklä­rung ist nicht plausibel
• Steu­er­erklä­rung wird häufig zu spät ein­ge­reicht
• Steuern werden re­gel­mä­ßig verspätet gezahlt
• Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr
• Umsatz bzw. Gewinne sind untypisch für die Un­ter­neh­mens­grö­ße
• un­ver­hält­nis­mä­ßig niedrige Lohn­kos­ten
• eine frühere Prüfung hatte er­heb­li­che Steu­er­nach­zah­lun­gen zur Folge

Be­triebs­prü­fun­gen lassen sich grob in drei Phasen aufteilen:

An erster Stelle steht die Anmeldung der Prüfung durch das Finanzamt. Sie werden in ihr über die an­ste­hen­de Prüfung und den Ort, an dem diese statt­fin­den soll, in Kenntnis gesetzt. Im All­ge­mei­nen findet die Prüfung in den Räum­lich­kei­ten des be­trof­fe­nen Betriebs bzw. seines Steu­er­be­ra­ters statt. Können Sie dem Prüfer aber bei­spiels­wei­se keinen Ar­beits­platz zur Verfügung stellen, ist die Durch­füh­rung der Be­triebs­prü­fung auch im Finanzamt möglich. Sie erhalten außerdem einen Termin für den Beginn, den Sie aber in Absprache mit dem Finanzamt ver­schie­ben können, wenn zu dieser Zeit Ihr Buch­hal­ter bzw. Steu­er­be­ra­ter im Urlaub ist oder Sie bei­spiels­wei­se mit der Ab­wick­lung eines Groß­auf­trags be­schäf­tigt sind.

Spä­tes­tens zwei Wochen vor Beginn der Prüfung muss das Finanzamt Ihnen dann die Prü­fungs­an­ord­nung zukommen lassen, in der unter anderem auch der für die Be­triebs­prü­fung relevante Zeitraum definiert wird. In der Regel umfasst dieser nicht mehr als drei zu­sam­men­hän­gen­de Be­steue­rungs­zeit­räu­me. In manchen Fällen kann der Prü­fungs­zeit­raum jedoch auch mehr als drei Jahre betragen – bei­spiels­wei­se bei Verdacht auf eine Ord­nungs­wid­rig­keit oder Straftat. Die Anordnung verrät Ihnen außerdem, welche Steuern der Prüfer bei seinem Auf­ent­halt kon­trol­lie­ren möchte, sodass Sie ent­spre­chen­de Un­ter­la­gen bereits im Vorfeld zu­sam­men­su­chen und ordnen können.

Die zweite Phase ist die ei­gent­li­che Durch­füh­rung der Be­triebs­prü­fung. Diese findet am ver­ein­bar­ten Ort während der üblichen Ge­schäfts­zei­ten statt. Sie sind dazu ver­pflich­tet, dem Steu­er­prü­fer Zugang zu Ihren Be­triebs­räu­men bzw. Ihrem Grund­stück zu gewähren. Üb­li­cher­wei­se be­sich­tigt der Prüfer vor Beginn der ei­gent­li­chen Prüfung zunächst Ihren Betrieb, un­ab­hän­gig davon, ob die Prüfung bei Ihnen, Ihrem Steu­er­be­ra­ter oder im Finanzamt statt­fin­det.

Sie müssen dem Prüfer für den gesamten Zeitraum der Be­triebs­prü­fung eine oder mehrere An­sprech­per­so­nen an die Seite zu stellen. An diese kann sich der Prüfer wenden, wenn er Rück­fra­gen hat oder bestimmte Bücher, Ge­schäfts­pa­pie­re oder weitere Dokumente aus der Buch­hal­tung einsehen möchte. Rechts­grund­la­ge für diese Mit­wir­kungs­pflich­ten ist Paragraph 200 der Ab­ga­ben­ord­nung. Die Dauer der Be­triebs­über­prü­fung kann – je nach Un­ter­neh­mens­grö­ße und Umfang der Un­ter­la­gen – sehr stark variieren: Von ein bis zwei Werktagen bis hin zu mehreren Wochen ist grund­sätz­lich alles möglich.

Die ab­schlie­ßen­de Phase der Be­triebs­prü­fung ist die Schluss­be­spre­chung. An dieser nimmt neben dem Steu­er­prü­fer oftmals auch der Sach­ge­biets­lei­ter des be­tref­fen­den Fi­nanz­amts teil. Für eine optimale Vor­be­rei­tung auf diese Be­spre­chung sollten Sie den Prüfer um eine schrift­li­che Mit­tei­lung bitten, in der er seine Fest­stel­lun­gen inklusive der Angabe ent­spre­chen­der Fund­stel­len sowie die Höhe der Steu­er­nach­zah­lun­gen aufführt. Gemeinsam mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter, der ebenfalls an der Schluss­be­spre­chung teil­neh­men sollte, können Sie den Ablauf der Be­spre­chung so im Vorhinein durch­ge­hen und Argumente gegen un­vor­teil­haf­te Fest­stel­lun­gen aus­ar­bei­ten.

Die wich­tigs­ten Eckdaten der Be­triebs­prü­fung im ta­bel­la­ri­schen Überblick:

Als Basis für die Durch­füh­rung der Be­triebs­prü­fung gilt für das Finanzamt seit 2000 die so­ge­nann­te Be­triebs­prü­fungs­ord­nung (BpO). Diese wurde letzt­ma­lig im Jahr 2011 über­ar­bei­tet, wobei unter anderem eine bun­des­wei­te Regelung für die so­ge­nann­te „zeitnahe Be­triebs­prü­fung“ getroffen wurde. So können Fi­nanz­be­hör­den Steu­er­pflich­ti­ge nach Paragraph 4a jederzeit für eine zeitnahe Prüfung auswählen, die einen Zeitraum von einem oder mehreren ge­gen­warts­na­hen Be­steue­rungs­zeit­räu­men umfasst. Grundlage für diese Art der Be­triebs­prü­fung sind die Steu­er­erklä­run­gen dieser Zeiträume.

Eine der wich­tigs­ten Grund­re­geln, die Sie auch hin­sicht­lich einer möglichen Au­ßen­prü­fung immer beachten sollten, ist, dass Sie Ihre Buch­füh­rung stets rechtlich auf dem neuesten Stand halten müssen. Gab es innerhalb des in der Be­triebs­prü­fung un­ter­such­ten Zeitraums Ge­set­zes­än­de­run­gen, wird Ihr Prüfer in jedem Fall über­prü­fen, ob Sie diese Än­de­run­gen in Ihrer Buch­füh­rung bzw. Steu­er­erklä­rung sofort umgesetzt haben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Punkten, die von Prüfern für ge­wöhn­lich ebenfalls sehr kritisch beäugt werden:

Darlehens-, Ge­sell­schafts-, Miet- und vor allem Ar­beits­ver­trä­ge mit Ehegatten, Kindern oder anderen Fa­mi­li­en­an­ge­hö­ri­gen stehen bei einer Be­triebs­prü­fung durch das Finanzamt in jedem Fall im Fokus. Dabei geht es in erster Linie darum, ob die Ver­trags­kon­di­tio­nen an­ge­mes­sen und formal in Ordnung sind. Überprüft wird also bei­spiels­wei­se, ob die Gehälter, Ge­winn­an­tei­le, Zinsen, Mit­spra­che­rech­te oder Mieten im üblichen Rahmen liegen oder ob ein krasses Miss­ver­hält­nis zu Verträgen anderer Mit­ar­bei­ter bzw. Ge­schäfts­part­ner besteht. Zudem wird der Prüfer sich ver­si­chern, dass Fa­mi­li­en­an­ge­hö­ri­ge nicht nur zum Schein be­schäf­tigt sind, indem er kon­trol­liert, ob ein Ar­beits­platz vorhanden ist und ob der Lohn nach­weis­bar gezahlt wurde (Über­wei­sungs­be­le­ge).

Kosten, die durch be­trieb­lich ver­an­lass­te Fahrten mit dem Pri­vat­fahr­zeug bzw. Dienst­wa­gen entstehen und als Fahrt­kos­ten von der Steuer abgesetzt werden, werden ebenfalls sehr genau beäugt. Führen Sie ein Fahr­ten­buch, ist dessen Kontrolle im Rahmen der Außen- bzw. Be­triebs­prü­fung sehr wahr­schein­lich. Stößt der Prüfer dabei auf Un­ge­reimt­hei­ten, Nach­läs­sig­kei­ten oder gar Fehler, müssen Sie damit rechnen, dass das komplette Fahr­ten­buch nicht anerkannt wird. Dann wird die häufig un­güns­ti­ge­re Ein-Prozent-Regelung im Nach­hin­ein angewandt, was mit deut­li­chen Nach­zah­lun­gen verknüpft ist.

Es wird auch nach­ge­forscht, ob Dienst­wa­gen tat­säch­lich nur be­trieb­lich oder auch un­er­laub­ter­wei­se privat genutzt wurden. Bei Verstößen drohen auch hier Mehr­steu­ern – in diesem Fall für Pri­vat­fahr­ten (ebenfalls nach der Ein-Prozent-Regelung).

Klein­be­trags­rech­nun­gen dürfen im Gegensatz zu ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nun­gen we­sent­lich weniger Angaben vorweisen. Stellen Sie also Rech­nun­gen bis zu einem Brut­to­be­trag von 250 Euro aus, genügen Pflicht­an­ga­ben wie Name und Anschrift, Aus­stel­lungs­da­tum, Menge und Art der ge­lie­fer­ten Ge­gen­stän­de bzw. Umfang und Art der Dienst­leis­tung, Brut­to­be­trag und Steu­er­satz. Gleiches gilt im Um­kehr­schluss auch für Klein­be­trags­rech­nun­gen, die Sie erhalten. Bei der Be­triebs­prü­fung schaut sich das Finanzamt gerne solche Zahlungen an, bei denen die Klein­be­trags­gren­ze knapp über­schrit­ten wurde. Findet es dabei Belege, die nicht korrekt sind, streicht es für diese unter Umständen die Vorsteuer.

Wenn Sie in mehreren auf­ein­an­der­fol­gen­den Ge­schäfts­jah­ren Verluste ein­ge­fah­ren haben, sorgt dies un­wi­der­ruf­lich für Argwohn auf Seiten des Fi­nanz­amts. Schnell liegt die Vermutung nahe, dass Sie keinerlei Ge­winn­erzie­lungs­ab­sicht haben, sondern dass es sich lediglich um eine Lieb­ha­be­rei-Tätigkeit handelt (also eine Tätigkeit, die primär aus per­sön­li­chen Gründen oder aufgrund per­sön­li­cher Neigungen betrieben wird). Haben Sie in einem solchen Fall keinen adäquaten Busi­ness­plan parat, aus dem her­vor­geht, dass Sie in naher Zukunft Gewinne erzielen werden, könnte Ihnen das Finanzamt den Be­triebs­aus­ga­ben­ab­zug streichen.

Auch auf Un­ge­reimt­hei­ten zwischen Angeboten und den späteren Rech­nun­gen achten Steu­er­prü­fer mitunter sehr genau. Sind hier bei­spiels­wei­se Rech­nungs­be­trä­ge we­sent­lich geringer als die im Angebot de­kla­rier­ten Summen, kommt schnell der Verdacht der Schwarz­ar­beit auf. Den Grund für etwaige Dif­fe­ren­zen sollten Sie gut erklären können – am besten durch Un­ter­la­gen wie zum Beispiel Schrift­ver­kehr (Post, E-Mail) mit dem je­wei­li­gen Ge­schäfts­part­ner. Erhärtet sich der Verdacht, drohen so­zi­al­ver­si­che­rungs- und steu­er­recht­li­che oder gar straf­recht­li­che Folgen.

Wer buch­füh­rungs­pflich­tig ist, muss auch ein Kas­sen­buch führen, in dem täglich alle Bar­ein­nah­men und Bar­aus­ga­ben ver­zeich­net werden. Un­re­gel­mä­ßig­kei­ten bei der Kas­sen­buch­füh­rung sind häufig Grund für Be­an­stan­dun­gen vonseiten des Fi­nanz­amts.

Entnehmen Sie weniger Geld aus dem Betrieb, als Sie für Ihren Le­bens­un­ter­halt brauchen (z. B. für Miete, Le­bens­mit­tel, Be­klei­dung etc.) und haben Sie auch keine weiteren Einkünfte (z. B. Miet­ein­nah­men), prüft das Finanzamt sehr genau, ob Sie mög­li­cher­wei­se Schwarz­geld ver­ein­nah­men und damit Ihren Le­bens­un­ter­halt be­strei­ten.

Der Prüfer führt eine Test­kal­ku­la­ti­on durch, um fest­zu­stel­len, ob der Wa­ren­ein­satz dem ent­spricht, was in Ihrer Branche üblich ist. Als Referenz werden die so­ge­nann­ten Richt­satz­samm­lun­gen her­an­ge­zo­gen. Besonders in der Gas­tro­no­mie stellt sich häufig heraus, dass der Wa­ren­ein­satz höher als bran­chen­üb­lich ist, was auch ein Indiz dafür sein kann, dass die Einnahmen nicht ord­nungs­ge­mäß auf­ge­zeich­net wurden.

Der wich­tigs­te Punkt bei der Vor­be­rei­tung auf eine an­ge­kün­dig­te Be­triebs­prü­fung besteht darin, Ordnung in die eigene Buch­füh­rung zu bringen. Ver­ge­wis­sern Sie sich, dass Sie alle Un­ter­la­gen für eine korrekte und lü­cken­lo­se Dar­stel­lung der Ge­schäfts­pro­zes­se sowie zur Be­rech­nung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn parat haben. Sortieren Sie Rech­nun­gen, Belege und die sonstigen Steu­er­pa­pie­re bereits im Vorhinein, um dem Be­triebs­prü­fer einen möglichst schnellen und un­kom­pli­zier­ten Ar­beits­pro­zess zu er­mög­li­chen. Stellen Sie fest, dass bestimmte Nachweise fehlen, sollten Sie die Zeit bis zum Prü­fungs­be­ginn nutzen und diese Lücken füllen.

Bestimmen Sie bereits vor der Be­triebs­prü­fung die Aus­kunfts­per­son bzw. Aus­kunfts­per­so­nen. Bedenken Sie al­ler­dings, dass Sie als Haupt­ver­ant­wort­li­cher für ein Un­ter­neh­men trotzdem an Ihre Auskunfts- und Mit­wir­kungs­pflich­ten gebunden sind. Zudem besteht grund­sätz­lich die Mög­lich­keit, dass der Prüfer Be­triebs­an­ge­hö­ri­ge befragt, die Sie nicht als Aus­kunfts­per­son bestimmt haben. Um mögliche Miss­ver­ständ­nis­se bei einer solchen Un­ter­hal­tung zu vermeiden, sollten Sie auch alle anderen Mit­ar­bei­ter über die an­ste­hen­de Be­triebs­prü­fung in Kenntnis setzen. Geben Sie die Anweisung, dem Prüfer nicht selbst Auskunft zu erteilen, sondern diesen an die zu­stän­di­gen Personen zu verweisen.

Natürlich sollten Sie bei der Vor­be­rei­tung auf die Be­triebs­prü­fung durch das Finanzamt auch Ihren Steu­er­be­ra­ter ins Boot holen: Klären Sie, welche Aufgaben dieser im Vorfeld und während der Prüfung über­neh­men soll und legen Sie eine Ho­no­ra­r­ober­gren­ze fest, um böse Über­ra­schun­gen nach der Be­triebs­prü­fung zu vermeiden.

Wie eingangs be­schrie­ben, kann die Be­triebs­prü­fung grund­sätz­lich auf jeden zukommen. Ins­be­son­de­re für Un­ter­neh­men ist die Kontrolle steu­er­re­le­van­ter Sach­ver­hal­te durch das Finanzamt oft nur eine Frage der Zeit. Sie können al­ler­dings Ihre Chance erhöhen, der Au­ßen­prü­fung möglichst lange aus dem Weg zu gehen und darüber hinaus die Basis für eine schnelle und aus eigener Sicht er­freu­li­che Un­ter­su­chung schaffen, wenn es doch einmal zur Prüfung kommt. Hierfür sollten Sie bei Ihrer Buch­füh­rung ins­be­son­de­re folgende Dinge be­her­zi­gen:

1. Verbuchen Sie Belege immer sofort und heften Sie diese direkt im Anschluss ab.
    
2. Führen Sie Ihre Bücher mit Sorgfalt und auf Basis aktueller Rechts­grund­la­gen.
    
3. Be­ant­wor­ten Sie Anfragen des Fi­nanz­amts immer präzise und frist­ge­recht.
    
4. In­for­mie­ren Sie das Finanzamt recht­zei­tig, wenn Sie eine Frist nicht einhalten können und bitten höflich um eine Ver­län­ge­rung.
    
5. Lassen Sie Ihren Jah­res­ab­schluss bzw. Ihre Steu­er­erklä­rung (wenn möglich) durch einen Steu­er­be­ra­ter erstellen, zumindest aber prüfen.
    
6. Zahlen Sie Ihre Steuern immer pünktlich.

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