Nach­fra­gen per E-Mail nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch (mit Muster)

Nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch kann das Warten auf die Antwort des Ar­beit­ge­bers bzw. der Ar­beit­ge­be­rin die Nerven stra­pa­zie­ren. Einfach schnell nach­fra­gen wirkt von Tag zu Tag ver­lo­cken­der. Doch die Nachfrage sollte kei­nes­falls unbedacht und aus dem Moment heraus geschehen –besser ist es da, sich an ein Muster zu halten.

Vor der Nachfrage: Was gilt es nach einem Vor­stel­lungs­ge­spräch zu tun?

Bevor Sie überhaupt eine Nachfrage per E-Mail – einen so­ge­nann­ten Nach­fass­brief– senden, gibt es noch andere Wege, wie Sie in Er­in­ne­rung bleiben können.

• Vi­si­ten­kar­ten: Fragen Sie direkt nach dem Gespräch nach Vi­si­ten­kar­ten. Dies hat zwei Vorteile: Zum einen setzen Sie sich so eventuell von der Masse der Be­wer­be­rin­nen und Bewerber ab. Zum anderen hilft Ihnen dies beim Verfassen von E-Mails nach dem Be­wer­bungs­ge­spräch. Statt sich an eine anonyme HR-Abteilung zu wenden, können Sie pro­blem­los einer konkreten Person schreiben.
• Fragen zum Verfahren: Bevor das Gespräch beendet wird und Sie das Büro wieder verlassen, nutzen Sie die Ge­le­gen­heit und fragen, wie sich der weitere Prozess gestalten wird. Hier wird man Ihnen ver­mut­lich auch einen Zeit­rah­men nennen, der Ihnen die Ent­schei­dung er­leich­tert, ob ein Nach­fass­brief nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch an­ge­bracht ist. Außerdem zeigen Sie so weiteres Interesse.
• Dankes-Mail: Um in Er­in­ne­rung zu bleiben, kann ein freund­li­ches Dan­ke­schön helfen. Ohne Druck auf­zu­bau­en, rufen Sie sich kurz nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch noch einmal per E-Mail in Er­in­ne­rung und hin­ter­las­sen einen positiven Eindruck.

Den perfekten Zeitpunkt finden

Es ist nicht ganz einfach, den richtigen Zeitpunkt zu finden. Man bewegt sich zumeist in einem Zeit­fens­ter, dessen Rahmen man nicht kennt. Vor allem möchte man nicht zu früh schreiben und damit Gefahr laufen, die Per­so­nal­ent­schei­der zu verärgern. Gerade weil Zeit ein so sensibles Thema ist, lohnt es sich, die Frage danach schon vor Ort zu stellen. Wenn man Ihnen einen groben Zeit­rah­men genannt hat, können Sie sich auch auf diesen beziehen. Lassen Sie sich trotzdem nicht dazu hinreißen, direkt nach Ablauf des an­ge­ge­be­nen Zeit­rah­mens nach­zu­ha­ken. Ein Be­wer­bungs­ver­fah­ren kann stressig sein. Wer sich zu pe­dan­tisch an die Angaben hält, macht keinen guten Eindruck.

Hat man Ihnen keinen Zeit­rah­men genannt, sollten Sie für sich selbst eine Frist festlegen. Zwischen zwei und sechs Wochen sollte man einplanen. Bedenken Sie die Ei­gen­schaf­ten des Un­ter­neh­mens und die Ge­ge­ben­hei­ten der Bewerbung: Gerade große Un­ter­neh­men brauchen in der Regel länger, denn es sind ver­gleichs­wei­se viele Menschen in den Ent­schei­dungs­pro­zess in­vol­viert, was ent­spre­chend viel Zeit kostet.

Den richtigen Ton treffen

Über­den­ken Sie genau, wie Sie sich aus­drü­cken wollen, schließ­lich befinden Sie sich immer noch in der Be­wer­bungs­pha­se. Wer zu un­ge­dul­dig oder un­freund­lich wirkt, kann damit alles Vorherige zu­nich­te­ma­chen. Auf keinen Fall sollten Sie Vorwürfe, For­de­run­gen oder Drohungen äußern.

Natürlich möchten Sie direkt eine Antwort erhalten, noch wichtiger wird Ihnen aber si­cher­lich eine An­stel­lung sein – und darauf wartet man gern. Drängen Sie also nicht auf eine Ent­schei­dung, sondern er­kun­di­gen Sie sich nach dem Stand der Dinge und der weiteren Planung. Sie stellen also Ihr Interesse in den Vor­der­grund und nicht die Absicht, Ihren Willen durch­zu­set­zen oder gar Ihre Frus­tra­ti­on zum Ausdruck zu bringen.

Was Sie hingegen zum Ausdruck bringen sollten, ist Ver­ständ­nis für den anderen. Diese Einsicht gibt Ihnen auch Auf­schluss darüber, wie Sie den Nach­fass­brief zu schreiben haben: nämlich kurz. Kommen Sie zügig zum Punkt und for­mu­lie­ren Sie klar, was Sie wissen möchten. So machen Sie es dem Empfänger bzw. der Emp­fän­ge­rin leicht, zu antworten.

Bei der For­mu­lie­rung der E-Mail ist auch der Betreff wichtig: For­mu­lie­ren Sie die Zeile so, dass man die E-Mail eindeutig Ihrer Bewerbung zuordnen kann. Im Text­kör­per wiederum beziehen Sie sich direkt auf das Vor­stel­lungs­ge­spräch. So kann es sinnvoll sein, konkrete Punkte aus dem Interview noch einmal kurz an­zu­spre­chen. Dies beweist Auf­merk­sam­keit und gibt dem Empfänger bzw. der Emp­fän­ge­rin einen weiteren An­halts­punkt, mit wessen Nachricht er oder sie es zu tun hat.

Auch wenn Sie sich an alle Tipps halten, sollten Sie nicht zu sehr auf eine zu­frie­den­stel­len­de Antwort verlassen. Insgesamt sind vier Szenarien denkbar:

1. Man antwortet Ihnen mit einer Ent­schei­dung: Sie sind eine Runde weiter oder erhalten eine Absage.
2. Sie erhalten eine ver­bind­li­che Zeit­an­ga­be: Nun wissen Sie, wie lange Sie noch abwarten müssen, und können ent­schei­den, ob Sie diese Wartezeit ak­zep­tie­ren oder sich für ein anderes Angebot ent­schei­den.
3. Ihre An­sprech­part­ne­rin oder Ihr An­sprech­part­ner ver­trös­tet Sie weiterhin: Nun sind Sie genauso schlau wie zuvor und müssen weiterhin warten.
4. Sie erhalten gar keine Antwort: Der Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin der E-Mail ignoriert Ihre Frage komplett und meldet sich erst mit einer Ent­schei­dung oder gar nicht.

Sollten Sie auch nach an­ge­mes­se­ner Wartezeit keine Antwort erhalten, lohnt es sich, das Medium zu wechseln und per Telefon nach­zu­ha­ken. Wenn man Ihnen hingegen eine Wartezeit zusichert oder keine genaue Angabe macht, heißt es weiter warten. Sollte das Un­ter­neh­men wieder zu viel Zeit ver­strei­chen lassen, können Sie ruhig erneut nach­fra­gen – bleiben Sie aber weiterhin freund­lich und höflich.

Die E-Mail nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch: Muster + Beispiele

Um Ihnen das Nach­fra­gen nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch zu er­leich­tern, haben wir ver­schie­de­ne Muster für Sie vor­be­rei­tet. Natürlich müssen Sie diese noch an Ihre eigene Situation anpassen. Versuchen Sie den Nach­fass­brief nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch möglichst in­di­vi­du­ell zu gestalten, um stärker in Er­in­ne­rung zu bleiben.

Beispiel 1

Das Beispiel geht davon aus, dass Sie nicht bereits eine E-Mail als Dank für das Vor­stel­lungs­ge­spräch gesendet haben. Sie antworten einfach auf die Einladung, die Sie ebenfalls per E-Mail erhalten haben. Das macht es einfacher, Sie richtig zu­zu­ord­nen. Damit kein Scrollen durch die komplette Kon­ver­sa­ti­on notwendig ist, geben Sie im ersten Satz kurz an, um welche Stelle es ei­gent­lich geht. Richten Sie Ihre E-Mail wenn möglich an die konkrete Ge­sprächs­part­ne­rin oder den konkreten Ge­sprächs­part­ner des Vor­stel­lungs­ge­sprächs. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Sie nach dem Gespräch nach einer Vi­si­ten­kar­te fragen.

Im Folgenden bedanken Sie sich für das Gespräch, in­di­vi­dua­li­sie­ren die Nachricht mit einem konkreten Ge­sprächs­in­halt und be­stä­ti­gen nochmals Ihr Interesse an der aus­ge­schrie­be­nen Position. Nach dieser kurzen Ein­lei­tung kommen Sie dann zu Ihrem ei­gent­li­chen Anliegen und bieten durch Ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­reit­schaft an, den Ent­schei­dungs­pro­zess zu un­ter­stüt­zen.

Beispiel 2

In diesem zweiten Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie sich bereits einmal direkt nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch mit einer Dan­kes­nach­richt gemeldet haben. Deshalb fällt das zweite Muster kürzer aus als das erste. In diesem Fall wird ein neuer Betreff for­mu­liert, der aber trotzdem den Sach­ver­halt deutlich macht. Trotz der Kürze schadet es nicht, wenn Sie erneut Ihr Interesse am Job be­kräf­ti­gen. Im Anschluss folgt dann der ei­gent­li­che Anlass der Nachricht. All das passt in einen Absatz und kostet den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin kaum Zeit zu lesen.

Dos & Don’ts: Auf was muss man achten?

Mit dem Nach­fass­brief nach dem Vor­stel­lungs­ge­spräch können Sie einiges richtig machen, aber auch in manche Fett­näpf­chen treten.

Dos

• Nach aus­rei­chen­der Wartezeit können Sie mit einer Nachfrage Ihr Interesse be­kräf­ti­gen.
• Eine kurze und prägnante Nachricht lädt zu einer zügigen Antwort ein.
• Ehrliches Interesse und Ver­ständ­nis für die andere Person wirken sym­pa­thisch.
• Ori­en­tie­ren Sie sich bei der Ansprache an den For­ma­li­tä­ten des Vor­stel­lungs­ge­sprächs.
• Nach genügend weiterer Wartezeit können Sie es mit einem Te­le­fon­an­ruf erneut versuchen.

Don’ts

• Schreiben Sie zu früh an Ihren An­sprech­part­ner bzw. Ihre An­sprech­part­ne­rin, wirken Sie un­ge­dul­dig und aggressiv.
• Schreiben Sie zu sehr um den heißen Brei herum, wird der Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin die Be­ar­bei­tung vor sich her­schie­ben.
• Mit Drohungen und For­de­run­gen wirken Sie un­sym­pa­thisch und ver­spie­len viel­leicht sogar die Chance auf einen neuen Job.
• Wenn Sie un­ge­dul­dig werden und direkt eine neue E-Mail schreiben, werden Sie die ent­schei­dungs­tref­fen­den Personen verärgern.
• Wenn Sie Ihre Nachricht zu hastig verfassen und zu viele Fehler einbauen, kann das Ihre ei­gent­lich gute Bewerbung ins falsche Licht rücken.