Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung: Formular zum Download

Wenn jemand eine Reise tut, darf er die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung nicht vergessen. Denn nach der Rückkehr von einer Dienst­rei­se verlangt die Buch­hal­tung eine genaue Auf­stel­lung der Kosten. Diese ga­ran­tiert, dass man das Geld, das man privat ausgelegt hat, vom Ar­beit­ge­ber zu­rück­be­kommt. Dabei muss man auf bestimmte Fein­hei­ten achten, sonst wird das Geld gar nicht oder womöglich erst mit Ver­zö­ge­rung erstattet.

Wenn ein Ar­beit­neh­mer eine Dienst­rei­se un­ter­nimmt, also im Auftrag des Un­ter­neh­mens an einen anderen Ort fahren muss – egal ob in die Nach­bar­ge­mein­de oder auf die andere Seite der Welt –, entstehen Kosten: Fahr­kar­ten, Ho­tel­über­nach­tung, Ver­pfle­gung vor Ort. Manches davon wird bereits im Vorfeld vom Un­ter­neh­men gebucht und spielt dann für die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung keine Rolle mehr. Anderes wird zunächst vom Ar­beit­neh­mer ausgelegt – aus der privaten Kasse. Die Buch­hal­tung kann anhand der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung und der ein­ge­reich­ten Belege (ganz wichtig!) sehen, was zu erstatten ist.

Aber nicht nur die Buch­hal­tung in­ter­es­siert sich für das aus­ge­füll­te Formular. Auch für das Finanzamt ist es wichtig. Schließ­lich sind Rei­se­kos­ten be­trieb­li­che Ausgaben und haben damit Einfluss auf den Gewinn des Un­ter­neh­mens. Und für den Ar­beit­neh­mer selbst spielt das Finanzamt bei einer Dienst­rei­se eine ebenso wichtige Rolle: Erstattet der Ar­beit­ge­ber die Rei­se­kos­ten nicht, kann der Ar­beit­neh­mer die Kosten bei der Steu­er­erklä­rung angeben. Auch hierbei ist eine de­tail­lier­te und korrekte Do­ku­men­ta­ti­on Vor­aus­set­zung für die Be­rück­sich­ti­gung.

Auch Selbst­stän­di­ge greifen auf Rei­se­kos­ten­ab­rech­nungs­for­mu­la­re zurück – zum einen für die Steu­er­erklä­rung, denn Kosten für dienst­li­che Reisen sind Teil der Be­triebs­aus­ga­ben. Zum anderen geben Selbst­stän­di­ge ihre Fahrt­kos­ten in manchen Fällen an ihre Auf­trag­ge­ber weiter. Auch diese erwarten dann eine lü­cken­lo­se Do­ku­men­ta­ti­on der ent­stan­de­nen Kosten.

Vier große Posten sind Teil jeder Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung. Ein Formular muss diese kon­se­quent ausweisen.

1. Fahrt­kos­ten: Kosten entstehen durch die Nutzung des Dienst­wa­gens, eines privaten Kfz, durch Bahn-, Bus- oder Flug­ti­ckets. Ist man mit dem Dienst­wa­gen unterwegs, besteht der Ar­beit­ge­ber in aller Regel darauf, dass der Ar­beit­neh­mer ein Fahr­ten­buch führt. Nutzt man das private Fahrzeug, werden häufig der Ein­fach­heit halber Ki­lo­me­ter­pau­scha­len gezahlt. Tickets für Ver­kehrs­mit­tel müssen gut auf­be­wahrt werden.

2. Über­nach­tungs­kos­ten: Bei den Über­nach­tungs­kos­ten kann man sich zwischen zwei Varianten ent­schei­den – entweder werden die Kosten durch einen pau­scha­len Satz ab­ge­gol­ten oder über die ein­ge­reich­ten Belege erstattet. Sind in den Ho­tel­kos­ten auch Mahl­zei­ten enthalten, müssen die Kosten dafür her­aus­ge­rech­net werden. Ist das Frühstück nicht getrennt auf der Rechnung aus­ge­wie­sen, sind bei­spiels­wei­se pauschal 4,80 Euro ab­zu­zie­hen. Der Grund dafür: Ver­pfle­gungs­kos­ten darf der Ar­beit­ge­ber nur pauschal erstatten.

3. Ver­pfle­gungs­kos­ten­mehr­auf­wand: Bei der Ver­pfle­gung auf Reisen geht man davon aus, dass die Kosten höher sind, als wenn man zu Hause isst. Der Ge­setz­ge­ber ver­an­schlagt hierfür pauschale Werte, die abhängig sind von der Dauer der Ab­we­sen­heit. Verbringt man min­des­tens acht Stunden an einem anderen Ort oder sind es gleich mehr als 24 Stunden? Für Aus­lands­rei­sen gelten wiederum andere Sätze, die abhängig vom Reiseziel sind.

4. Rei­se­ne­ben­kos­ten: Ne­ben­kos­ten entstehen z. B. durch Park- oder Maut­ge­büh­ren. Auch hierfür müssen Belege ein­ge­reicht werden.

Diese vier Po­si­tio­nen decken alle Kosten ab, die man nach einer Dienst­rei­se erstattet bekommen kann. Natürlich gehören aber noch weitere Angaben in die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung:

• voll­stän­di­ger Name
• Abteilung
• Per­so­nal­num­mer
• Rei­se­be­ginn und Ende mit genauer Uhrzeit
• Ziel der Reise
• Rei­se­zweck
• ver­wen­de­te Ver­kehrs­mit­tel
• Un­ter­schrif­ten von An­trag­stel­ler und Vor­ge­setz­tem

Unsere Vorlage ist in Word erstellt und wird am besten auch in der Microsoft-Software angepasst. Damit Sie auf alle be­nö­tig­ten Funk­tio­nen zugreifen können, müssen Sie zunächst die Ent­wick­ler­tools anzeigen lassen. Sollten diese nicht bereits im Menü verfügbar sein, wechseln Sie über den Reiter „Datei“ in die Optionen und ak­ti­vie­ren im Bereich „Menüband anpassen“ die er­wei­ter­ten Funk­tio­nen.

Im Formular stehen Ihnen Steu­er­ele­men­te zur Verfügung. Diese machen es in­ter­ak­tiv. Nutzer des Formulars können also aus Optionen auswählen und Einträge vornehmen. In der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nungs­vor­la­ge haben wir z. B. In­halts­steu­er­ele­men­te zur Da­tums­aus­wahl verwendet. Fügen Sie weitere Steu­er­ele­men­te oder Felder ein, die für Ihre Buch­hal­tung wichtig sein können, oder löschen Sie Einträge, die Sie nicht brauchen.

Außerdem haben wir einen Briefkopf in der Vorlage hin­ter­legt. Diesen können Sie, wie Sie es von Word oder anderer Text­ver­ar­bei­tungs­soft­ware gewöhnt sind, anpassen. Ersetzen Sie die Mus­ter­ein­ga­ben einfach mit den Details Ihres Un­ter­neh­mens. Überdies steht es Ihnen natürlich frei, weitere Ge­stal­tungs­ele­men­te wie Ihr Fir­men­lo­go in die Vorlage ein­zu­brin­gen.

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