Rechnungskorrektur, Storno- oder Korrekturrechnung erstellen
Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung ausstellen, muss diese nachträglich korrigiert werden. Denn nicht nur der Kunde wünscht eine ordnungsgemäße und korrekte Rechnung, sondern auch das Finanzamt verlangt zur Gewährleistung des Vorsteuerabzugs fehlerfreie Rechnungen. Doch wann spricht man von einer Rechnungskorrektur, einer Stornorechnung oder einer Gutschrift? Wir erklären Ihnen, wie die einzelnen Begriffe miteinander zusammenhängen und was Sie bei der Verwendung einer Rechnungskorrektur-Vorlage beachten sollten.
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Rechnungskorrektur ist nicht gleich Gutschrift
Waren Kunden in der Vergangenheit mit einer Lieferung oder Leistung nicht zufrieden oder sendeten nicht gewünschte oder reklamierte Waren zurück, so gehörte das Ausstellen von Gutschriften jahrelang zur Unternehmenspraxis. Doch seit der am 26. Juni 2013 durch den Deutschen Bundestag herausgegeben Gesetzesänderung bezüglich der Rechnungsstellung – dem sogenannten „Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz“ – herrscht Verwirrung, was das Thema Rechnungskorrektur und Gutschrift angeht. Denn nunmehr unterscheidet sich der Begriff „Gutschrift“ im kaufmännischen Sinne von dem im umsatzsteuerlichen Sinne. Doch was ist der Unterschied zwischen einer kaufmännischen und umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift?
| Kaufmännische Gutschrift | Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift |
|---|---|
| Änderung einer ursprünglichen, fehlerhaften Rechnung durch das leistende Unternehmen. | |
| Kaufmännisch können alle Begriffe genutzt werden, jedoch ist es aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht besser, die Begriffe „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ zu verwenden, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. | Als Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne wird eine Rechnung bezeichnet, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird (§14 (2) 2 Satz 2 UStG). |
| Beispiele: Rücknahme von Waren; Teillieferungen an den Kunden; mangelhafte Rechnung durch formale Fehler | Beispiele: Provisionszahlungen an Handelsvertreter; Projektarbeiten mit Freelancern |
Rechnungskorrektur oder Gutschrift: Die korrekte Bezeichnung
Das neue Gesetz hat zu vielen Unsicherheiten insbesondere von Seiten der Unternehmer geführt, die gerade die Umsetzung schwierig fanden. Glücklicherweise hat das BMF mit seinem Schreiben vom 25.10.2013 (Az. IVD2 S 7280/12/10002) Klarheit geschaffen:
Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift” verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung als „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des § 14c UStG.
Bei der Verwendung der korrekten Begrifflichkeiten handelt es sich lediglich um eine Empfehlung. Eine falsche Rechnungsbezeichnung allein führe nicht zu einer Gefährdung des Vorsteuerabzugs. Dennoch sollten Sie sich bemühen, die neue Regelung einzuhalten, um Konflikte mit dem Finanzamt zu vermeiden. Das bedeutet: Wenn Sie als Rechnungssteller formale Änderungen an einer ursprünglichen Rechnung vornehmen, sollten Sie die Angabe „Gutschrift“ von nun an vermeiden. Stattdessen sollten Sie eine der folgenden umsatzsteuerlich korrekten Bezeichnungen wählen:
- Rechnungskorrektur
- Korrekturrechnung
- Stornorechnung
Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne stellen Sie hingegen nur dann aus, wenn Sie gegenüber dem Leistungserbringer eine Rechnung zu begleichen haben. Diese Handhabung ist vor allem zwischen Handelsvertretern und Freelancern üblich. Die Besonderheit: Die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift berechtigt den Auftraggeber bzw. Leistungsempfänger – ähnlich wie bei einer üblichen Rechnung – zum Vorsteuerabzug.
Die Vorsteuer ist im Prinzip nichts anderes als die gezahlte Mehrwertsteuer, die Sie an ein Unternehmen leisten – z. B. mit Ihrem Einkauf von betriebsnotwendigen Waren oder Rohstoffen. Diesen Betrag dürfen Sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer zum Abzug bringen (sog. Vorsteuerabzug), womit sich Ihre Umsatzsteuerschuld mindert. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt gemäß § 15 UStG eine fehlerfreie Rechnung voraus. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Vorsteuer.
Wer darf Rechnungskorrekturen, Storno- oder Korrekturrechnungen ausstellen?
Nur der Leistungserbringer bzw. das leistende Unternehmen darf Rechnungskorrekturen, Storno- oder Korrekturrechnungen ausstellen. Eine Korrektur durch den Leistungsempfänger bzw. Kunden ist nicht zulässig und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Wie lange ist eine Rechnungskorrektur möglich?
Bei einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung bilden die Eingangsrechnungen von Unternehmen meist den Prüfungsschwerpunkt. Bei Tausenden von Rechnungen ist es eine Glanzleistung, wenn ein Unternehmen es fehlerfrei durch die Betriebsprüfung schafft. In der Praxis sieht es jedoch meist anders aus: In der Regel werden mal kleine, mal grobe Fehler gefunden – in manchen Fällen sogar erst nach mehreren Jahren. Eine rückwirkende Aberkennung des Vorsteuerabzugs ist dann oft die Folge. Die Frage vieler Unternehmer lautet: Wie lange lassen sich fehlerhafte Rechnungen rückwirkend korrigieren, ohne dass Verzugszinsen anfallen (der aktuelle Zinssatz beträgt 0,5 Prozent pro Monat). Wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen, ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in der Rechtssache C-518/14 am 15. September 2016 entschieden, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur ohne anfallende Zinszahlungen zulässig ist. Das Urteil ist jedoch mit Vorsicht zu genießen, da es sich im genannten Einzelfall nicht auf fehlerhafte Rechnungen im Allgemeinen bezieht, sondern es um die fehlende Angabe der Steuernummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ging. Inwieweit sich dies Urteil auch auf andere Rechnungsanforderungen übertragen lässt, ist weiterhin klärungsbedürftig.
So einfach schreiben Sie Rechnungskorrekturen
Ihr Kunde hat Ihnen Waren zurückgeschickt? Oder haben Sie in Ihrer Rechnung einen falschen Betrag ausgewiesen oder andere Pflichtangaben vergessen? Schreiben Sie Ihrem Kunden einfach eine Rechnungskorrektur! Doch dazu muss man natürlich die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung kennen.
Pflichtangaben einer ordnungsmäßigen Rechnung
Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, ist in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Laut diesem dürfen folgende Angaben in Ihrer Rechnung auf keinen Fall fehlen: ✓ der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers ✓ die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) des Rechnungsaustellers ✓ das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) ✓ den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (zu beachten ist auch die Regelung in § 14 (5) 1 UStG zu vereinbarten Entgeldern für Leistungen, die zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden) ✓ eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird ✓ Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der abzurechenden Leistung ✓ das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz ✓ im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen (z. B. Rabatte, Boni, Skonti etc.) ✓ im Falle einer umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift die Angabe „Gutschrift“. Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie fehlerhaft, sollten Sie eine Rechnungskorrektur verfassen. Denn sonst läuft der Rechnungsempfänger Gefahr, gemäß § 14c UStG den Vorsteuerabzug einzubüßen. Doch kein Grund zur Panik: Wenn sich mal ein Fehler einschleichen sollte, haben Sie laut § 31 Abs. 5 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die Möglichkeit, den Fehler nachträglich zu korrigieren:
„Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn
a) sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
b) Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.
Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“
Bei einer Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung sind demnach zwei Dinge zu beachten: 1. Sie müssen die fehlenden oder fehlerhaften Angaben durch ein Berichtigungsdokument unter einer neuen Rechnungsnummer übermitteln. 2. Ihre Korrektur muss eindeutig der Originalrechnung zuzuordnen sein. Bei kleinen Tipp- oder Rechtschreibfehler müssen Sie sich allerdings keine Sorgen machen. Als Faustregel gilt: Ist der Sinn Ihrer Rechnung noch eindeutig zu erkennen, müssen Sie keine Korrektur vornehmen.
Bei Kleinbetragsrechnungen – d. h. Rechnungen unter 250 Euro – sind anderweitige Richtlinien zu beachten. Hier müssen Sie weitaus weniger Pflichtangaben erfüllen als bei herkömmlichen Rechnungen.
Rechnungskorrektur/Korrekturrechnung: Ihre Rechnung ist noch nicht verbucht
Wenn Ihre Rechnung weder an Ihren Kunden verschickt, noch von Ihrer Buchhaltung verbucht wurde, müssen Sie nicht zwingend ein Berichtigungsdokument verfassen. Es genügt, wenn Sie einfach eine komplett neue Rechnung unter derselben Rechnungsnummer erstellen und diese an den Kunden verschicken. Schließlich hat dieser Ihre fehlerhafte Rechnung noch nicht zu Gesicht bekommen.
Hat der Kunde allerdings Ihre Rechnung bereits erhalten, sollten Sie möglichst schnell handeln, um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden. Am besten setzten Sie den Kunden sofort darüber in Kenntnis, dass Sie eine Korrekturrechnung schicken. Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt und auch noch nicht verbucht wurde, können Sie Ihre Fehler mithilfe einer Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung beheben. In diesem Dokument korrigieren Sie die fehlenden oder fehlerhaften Angaben und schicken es zügig an den Kunden. Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass Ihr Berichtigungsdokument eindeutig der Originalrechnung zugeordnet werden kann. Das erreichen Sie, indem Sie folgende Angaben machen:
✓ Name und Adresse des leistenden Unternehmens
✓ Berichtigung des Fehlers
✓ Verweis auf die Rechnungsnummer und das Datum der Ursprungsrechnung
Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer enthält!
Auch handschriftliche Korrekturen sind in diesem Fall möglich. Taucht Ihr Kunde mit der fehlerhaften Rechnung in Ihrem Laden auf, können Sie den Fehler mit einem entsprechenden Hinweis direkt auf der Originalrechnung handschriftlich korrigieren. Vergessen Sie zur Beglaubigung allerdings nicht Ihre Unterschrift, das Datum und den Firmenstempel. Für das Finanzamt müssen Sie unbedingt eine Kopie der korrigierten Rechnung machen und diese zusammen mit der Originalrechnung ablegen.
Diese Handhabung klingt zunächst simpel, ist aber oft eine Quelle für erneute Fehler. Sicherer ist es, für die falsch ausgestellte Rechnung eine entsprechende Stornorechnung oder Korrekturrechnung zu verbuchen und dann eine neue korrekte Rechnung mit dem Hinweis auf die Originalrechnung zu erstellen.
Stornorechnung: Ihre Rechnung ist bereits verbucht
Wurde die Rechnung bereits verbucht, reicht ein Berichtigungsdokument nicht mehr aus. In diesem Fall müssen Sie in zwei Schritten vorgehen: Zuerst müssen Sie die alte Rechnung stornieren und anschließend eine neue Rechnung schreiben. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Stornieren Sie die Originalrechnung, indem Sie eine Stornorechnung mit negativem Rechnungsbetrag erstellen. Dadurch verliert die Ursprungsrechnung ihre Gültigkeit und hebt sich buchhalterisch mit dem Verbuchen der Stornorechnung auf. Achten Sie auch hierbei darauf, dass Ihre Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer besitzt. Damit sie dem Original zugeordnet werden kann, denken Sie an folgende Angaben:
✓ die ursprüngliche Rechnungsnummer
✓ das Datum der Ursprungsrechnung
Im zweiten Schritt erstellen Sie eine neue, ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG unter einer neuen, fortlaufenden Rechnungsnummer. Geben Sie im Betreff unbedingt noch die ursprüngliche Rechnungsnummer an. Dadurch kann das Finanzamt ohne Probleme den gesamten Prozess nachvollziehen.
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