Was ist eine Inventur?

Für viele Un­ter­neh­mer ist sie lästige Pflicht: die Inventur. Gerade viele Start-ups und kleinere Un­ter­neh­men tun sich mit der re­gel­mä­ßi­gen Be­stands­auf­nah­me schwer – ins­be­son­de­re, da sie häufig auch mit großem per­so­nel­lem Aufwand verbunden ist. Deshalb erklären wir Ihnen, was genau hinter dem kauf­män­ni­schen Begriff steckt und auf welche Details man bei einer ord­nungs­ge­mä­ßen Inventur achten muss. Und damit Ihre nächste Inventur möglichst rei­bungs­los verläuft, geben wir Ihnen zudem Tipps und Tricks an die Hand, wie Sie die jährliche Be­stands­auf­nah­me möglichst einfach und zeit­spa­rend erledigen können. In­ven­tu­ren sind nicht nur deswegen notwendig, weil der Ge­setz­ge­ber sie von Ihnen verlangt – vielmehr sind sie auch wichtig, um den Wert des eigenen Un­ter­neh­mens ab­schät­zen zu können. Das ist übrigens keine neue Er­kennt­nis: Bereits vor mehr als 500 Jahren hat der ita­lie­ni­sche Ma­the­ma­ti­ker Luca Pacioli – ein guter Freund Leonardo da Vincis – das erkannt. Er beschrieb in seinen Werken nicht nur die doppelte Buch­füh­rung, die ita­lie­ni­sche Kaufleute schon damals anwandten, sondern riet den Un­ter­neh­mern seiner Zeit außerdem, die Inventur als Grundlage der eigenen Bilanz an­zu­set­zen.

Mit der Inventur stellen Sie fest, woraus sich sowohl Ihr Vermögen als auch Ihre Schulden aktuell zu­sam­men­set­zen. Alle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de (und eben auch alle Schulden) eines Un­ter­neh­mens müssen dazu in eine Liste ein­ge­tra­gen werden. Zweck dieses Vorgehens ist es, den realen Bestand, auch „Ist-Bestand“ genannt, fest­zu­stel­len. Mithilfe ihrer Wa­ren­wirt­schafs­sys­te­me sollten Kaufleute und Un­ter­neh­mer re­gel­mä­ßig ermittelt haben, was sich in ihren Lagern befindet. Eine Inventur stellt nun fest, ob diese Be­stands­auf­nah­men korrekt waren. Denn bei der Erfassung von Zu- und Abgängen un­ter­lau­fen ge­le­gent­lich Fehler – insofern ist es nicht un­ge­wöhn­lich, dass das tat­säch­li­che Inventar (das Ergebnis der Inventur) nicht mit den Buch­be­stän­den über­ein­stim­men. Die Inventur hat demnach drei haupt­säch­li­che Aufgaben:

1. Die Inventur ist Grundlage Ihres Jah­res­ab­schlus­ses.
2. Be­stands­auf­nah­me dient zur Auf­de­ckung von Verlusten durch Diebstahl, Schwund etc.
3. Mit der Inventur kor­ri­gie­ren Sie die La­ger­buch­füh­rung.

Für eine korrekt durch­ge­führ­te Be­stands­auf­nah­me gibt es mehrere Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Inventur, die es zu be­rück­sich­ti­gen gilt. Diese ori­en­tie­ren sich an den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoB):

• Voll­stän­dig­keit: Es gilt, sämtliche Bestände mit ihrem korrekten Wert in die Inventur mit­auf­zu­neh­men.
  
  
• Rich­tig­keit: Es müssen Art, Menge und Wert der Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de richtig auf­ge­lis­tet werden.
  
  
• Wirt­schaft­lich­keit: Wenn in manchen Si­tua­tio­nen die genaue Men­gen­er­fas­sung eines be­stimm­ten Guts nicht zumutbar ist, darf man diesen schätzen.
  
  
• We­sent­lich­keit: Nach diesem Grundsatz müssen Ge­gen­stän­de des An­la­ge­ver­mö­gens mit einem Wert unter 60 Euro nicht in die Inventur auf­ge­nom­men werden.
  
  
• Klarheit: Man muss die einzelnen Bestände klar be­zeich­nen, sodass diese sich auch nach­träg­lich zuordnen lassen.
  
  
• Nach­prüf­bar­keit: Die In­ven­tar­lis­te muss so über­sicht­lich gestaltet sein, dass auch fach­kun­di­ge Dritte die Inhalte über­prü­fen können.
  
  
• Recht­zei­tig­keit: Un­ter­neh­mer müssen ihre Inventur innerhalb einer be­stimm­ten Zeit durch­füh­ren, in den meisten Fällen zum Stichtag.
  
  
• Ein­zel­er­fas­sung: Grund­sätz­lich gilt, dass man jeden Ver­mö­gens­ge­gen­stand und jede Schuld einzeln in der Inventur erfasst.

Zu einer re­gel­mä­ßi­gen Inventur sind bi­lan­zie­rungs­pflich­ti­ge Kaufleute und Un­ter­neh­men ver­pflich­tet. Für kleinere Un­ter­neh­men, die z. B. nicht zur Bi­lan­zie­rung ver­pflich­tet sind, sondern nur eine Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR) ein­rei­chen müssen, gilt die Pflicht zur Inventur nicht. Ge­wer­be­trei­ben­de, die nicht im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen sind, sowie Frei­be­ruf­ler, Wis­sen­schaft­ler, Künstler im Sinne des § 18 UStG und Land- und Forst­wir­te, die ihren Gewinn gemäß § 3 Abs. 4 EStG ermitteln, sind ebenfalls nicht zur re­gel­mä­ßi­gen Be­stands­auf­nah­me ver­pflich­tet.

Wenn Sie sich al­ler­dings z. B. als ge­wer­be­trei­ben­der Ein­zel­un­ter­neh­mer ent­schie­den haben, sich frei­wil­lig ins Han­dels­re­gis­ter eintragen zu lassen, werden Sie zu einem Kann­kauf­mann oder einer Kann­kauf­frau. So haben Sie die gleichen Rechte und Pflichten im Sinne des Han­dels­ge­setz­bu­ches wie Ist-Kaufleute. Das bedeutet auch, dass Sie jährlich bi­lan­zie­ren müssen und eine Inventur machen, sofern Sie nicht gemäß § 241 HGB davon befreit sind. Demnach sind Ein­zel­kauf­leu­te, die in zwei auf­ein­an­der­fol­gen­den Jahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Um­satz­er­lö­se erzielen und jeweils einen Jah­res­über­schuss von 60.000 Euro nicht über­schrei­ten, nicht zur Er­stel­lung eines Jah­res­ab­schlus­ses und somit auch nicht zur Auf­stel­lung eines Inventars ver­pflich­tet.

Laut Han­dels­ge­setz­buch gibt es mehrere Si­tua­tio­nen, in denen Kaufleute eine Inventur an­fer­ti­gen müssen. Sie führen eine Inventur zum Jah­res­ab­schluss durch, bei Un­ter­neh­mens­grün­dung und wenn sich das Un­ter­neh­men in seiner Ge­schäfts­füh­rung ändert, z. B. wenn Sie eine Firma über­neh­men. Auch wenn neue Ge­sell­schaf­ter zum Un­ter­neh­men stoßen oder alte aus­schei­den, ist es Zeit für eine au­ßer­plan­mä­ßi­ge Be­stands­auf­nah­me. Das Gleiche gilt, wenn der Betrieb der Firma ein­ge­stellt oder veräußert wird.

Die jährliche Inventur wird im Regelfall zum Jah­res­ab­schluss­stich­tag durch­ge­führt. In den meisten Un­ter­neh­men fällt das Ende des Ge­schäfts­jah­res auf den 31. Dezember, daher wird dieser Stichtag oft als Tag der Inventur angesetzt. Dem Ge­setz­ge­ber ist al­ler­dings klar, dass es nicht unbedingt möglich ist, exakt an diesem Tag alle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de zu zählen. Dies kann z. B. der Fall sein, weil bei großen Wa­ren­men­gen mehr Zeit gebraucht wird, um eine korrekte Inventur durch­zu­füh­ren. Deshalb ist es möglich, die Be­stands­auf­nah­me zehn Tage vor oder nach dem Bi­lanz­stich­tag durch­zu­füh­ren. Wichtig ist dabei: Sie müssen die Ver­än­de­rung bis oder seit dem Stichtag korrekt do­ku­men­tie­ren und den so er­mit­tel­ten Stich­tags­be­stand in der In­ven­tar­lis­te aufführen. Ent­schei­dend bleibt also der Stand zum Stichtag.

Bei der kör­per­li­chen Inventur handelt es sich um die wahr­schein­lich be­kann­tes­te Form der Inventur: Bei diesem Verfahren listen Sie alle ma­te­ri­el­len Güter auf. Dafür gibt es vier Mög­lich­kei­ten:

1. Zählen: Ge­gen­stän­de werden einzeln und per Hand gezählt. Dies ist für alle Waren in­ter­es­sant, die Sie auch in Stück­zah­len verkaufen und welche einen ent­spre­chen­den Wert pro Einheit haben.
   
   
2. Messen: Gerade bei Me­ter­wa­ren ist zählen nicht ziel­füh­rend. Statt­des­sen müssen solche Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de ab­ge­mes­sen werden.
   
   
3. Wiegen: Alles, was nach Gewicht ge- und verkauft wird, müssen Sie auch bei der Inventur wiegen.
   
   
4. Schätzen: Bei manchen Ver­mö­gen­ge­gen­stän­den ist es nicht möglich, eine der genauen Methoden an­zu­wen­den. Bei großen Mengen an Schüttgut z. B. erlaubt der Ge­setz­ge­ber eine fundierte Schätzung der Menge.

Dabei ist es enorm wichtig, dass die Mit­ar­bei­ter trotz des großen – und zu­ge­ge­be­ner Maßen un­an­ge­neh­men – Ar­beits­auf­wan­des mit Sorgfalt vorgehen. Man darf nicht vergessen, dass es sich bei der Inventur auch um einen Kon­troll­me­cha­nis­mus handelt. Um die Bücher zu über­prü­fen, muss die Inventur korrekt sein. Ansonsten ver­glei­chen Sie eine ver­meint­lich un­kor­rek­te Auf­lis­tung mit einer anderen ungenauen Auf­lis­tung, was zu keinem ver­nünf­ti­gen Ergebnis führt.

Viele Werte lassen sich in einem Un­ter­neh­men nicht zählen: Im­ma­te­ri­el­les und Um­lauf­ver­mö­gen sowie Schulden werden daher durch eine Buch­in­ven­tur erfasst. Dazu gehören demnach sowohl der Kon­to­stand (also Bank­gut­ha­ben) als auch For­de­run­gen und Ver­bind­lich­kei­ten. Um eine Buch­in­ven­tur durch­zu­füh­ren, gehen Sie Ihre buch­hal­te­ri­schen Auf­zeich­nun­gen und Belege durch. Solche können z. B. Kon­to­aus­zü­ge, Kas­sen­bü­cher und andere für die Er­mitt­lung relevante Belege sein. Aber auch Rechte an Marken lassen sich bewerten und werden bei der Inventur be­rück­sich­tigt.

Bei der An­la­ge­inven­tur nehmen Sie Güter des be­weg­li­chen An­la­ge­ver­mö­gens auf. Dazu zählt man z. B. Fahrzeuge, Maschinen oder die Aus­stat­tung Ihres Geschäfts. Dafür führen Sie grund­sätz­lich ein An­la­gen­ver­zeich­nis. In diesem müssen Sie bestimmte In­for­ma­tio­nen zu den Objekten auf einzelnen An­la­ge­kar­ten exakt angeben:

• Be­zeich­nung: Wie lautet die Be­zeich­nung für den Ge­gen­stand?
• Datum: Wann haben Sie das Objekt an­ge­schafft oder her­ge­stellt?
• Kosten: Wie hoch waren die Kosten für die An­schaf­fung oder Her­stel­lung?
• Bi­lanz­wert: Wie hoch ist der Buchwert zum Bi­lanz­stich­tag?
• Nut­zungs­dau­er: Wie lang ist die zugrunde gelegte Nut­zungs­dau­er des Ge­gen­stan­des?
• Ab­schrei­bung: Wie hoch ist der jährliche Ab­schrei­bungs­be­trag?
• Datum des Abgangs (für An­la­ge­ab­gän­ge): An welchem Tag fand der Abgang statt?

Bei der Stich­tags­in­ven­tur handelt es sich um den Regelfall. Zum Ende des Ge­schäfts­jah­res, welches, wie oben be­schrie­ben nicht zwangs­läu­fig auf den 31. Dezember fallen muss, führen Un­ter­neh­mer eine komplette Inventur durch. Diese sollte so nah am Stichtag erfolgen wie nur möglich und auch so zügig wie es die Planung zulässt.

Die Stich­pro­ben­in­ven­tur ist das Gegenteil zu einer Voll­in­ven­tur, muss aber (wie alle anderen In­ven­tu­ren auch) unter den Grund­sät­zen der ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung durch­ge­führt werden. Bei der Stich­pro­ben­in­ven­tur zählen Sie nicht wirklich jeden Ge­gen­stand, sondern nur einen Teil jeder Wa­ren­grup­pe und nehmen dann mithilfe einer ma­the­ma­tisch-sta­tis­ti­schen Methode eine Hoch­rech­nung für den Rest­be­stand vor. Die Stich­pro­ben­in­ven­tur muss dabei die gleiche Aus­sa­ge­kraft haben, wie eine Inventur mit der normalen kör­per­li­chen Be­stands­auf­nah­me. Darüber hinaus ist diese Art der Inventur nicht zulässig für sehr teure Waren (da hierbei schon kleine Ab­wei­chun­gen vom tat­säch­li­chen Ergebnis einen großen Un­ter­schied in der Bilanz ergeben können) und leicht ver­derb­li­che Güter.

Die Stich­pro­ben­in­ven­tur ist vor allem für sehr große Un­ter­neh­men gedacht. Sie können auch nicht einfach selbst ent­schei­den, ob Sie diese In­ven­tur­art wählen, sondern müssen eine Ge­neh­mi­gung beim Finanzamt einholen. Für dieses ist ent­schei­dend, ob man Ihnen eine Voll­in­ven­tur wirt­schaft­lich nicht zumuten kann. Darüber hinaus müssen Sie folgende Kriterien erfüllen:

• Ihr Wa­ren­la­ger besteht aus mehr als 1.000 Po­si­tio­nen.
• Ihre La­ger­buch­hal­tung erfolgt elek­tro­nisch und zer­ti­fi­ziert.
• 20 Prozent Ihrer Waren machen 80 Prozent des Wertes aus.

Bei der per­ma­nen­ten Inventur führen Sie Ihre Be­stands­auf­nah­me nicht zu einem Stichtag durch sondern verteilt über das ganze Jahr. Dabei be­trach­ten Sie die einzelnen Wa­ren­grup­pen etap­pen­wei­se. Sie zählen also bei­spiels­wei­se im Januar Waren aus der Kategorie A, im Februar die Gruppe B und so weiter. Vor­aus­set­zung für die per­ma­nen­te Inventur ist, dass an einem fest­ge­leg­ten Tag im Jahr eine kör­per­li­che Be­stands­auf­nah­me gemacht wird, um den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand zu ver­glei­chen. Hierfür kann z. B. ein Tag fest­ge­legt werden, an dem der Wa­ren­be­stand besonders niedrig ist und somit Zeit- und Ar­beits­kräf­te gespart werden können. Von dem er­mit­tel­ten tat­säch­li­chen Ist-Wert wird die Inventur dann fort­ge­schrie­ben.

Zum Bi­lanz­stich­tag können Sie dann auf die La­ger­buch­füh­rung zu­rück­grei­fen. Ent­schei­dend hierfür ist, dass Sie erstens ein ge­eig­ne­tes Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem verwenden und zweitens wirklich jeden Ge­gen­stand einmal im Ge­schäfts­jahr zählen. Diese Art der Inventur gibt Ihnen mehr Fle­xi­bi­li­tät, und Sie müssen für Ihre Inventur u. U. nicht mehrere Tage den Betrieb ein­stel­len. Auch dieses Verfahren darf nicht für besonders wertvolle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de oder solche, bei denen man von un­kon­trol­lier­ten Zu- oder Abgängen ausgehen kann (z. B. durch Verderb oder Ver­duns­tung), an­ge­wen­det werden.

Wenn Sie es nicht schaffen, Ihre komplette Inventur am Bi­lanz­stich­tag zu erledigen, haben Sie die Mög­lich­keit diese nach vorne oder nach hinten zu verlegen. Diese Art der Inventur ist dabei nicht zu ver­wech­seln mit der ge­wöhn­li­chen Stich­tags­in­ven­tur, bei der Sie die Be­stands­auf­nah­me zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durch­füh­ren können: Bei der vor- oder nach­ver­leg­ten Inventur können Sie die Aufnahme Ihres Bestands bis zu drei Monaten vor oder bis zu zwei Monate nach dem Stichtag durch­füh­ren. Sollten Sie diese Art der Inventur wählen, müssen Sie auch diese zunächst bei der Fi­nanz­be­hör­de be­an­tra­gen und dann zum Bi­lanz­stich­tag eine wert­mä­ßi­ge Fort­schrei­bung (bzw. Rück­rech­nung) durch­füh­ren, um den Wa­ren­be­stand zum Jah­res­ab­schluss zu ermitteln.

Das heißt: Sie erfassen Menge und Wert aller Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de ganz ge­wöhn­lich in einer Inventur. Haben Sie diese z. B. bereits im November durch­ge­führt (Bi­lanz­stich­tag: 31.12), addieren Sie bis zur Jah­res­bi­lanz den Wert aller Zugänge und Sub­tra­hie­ren den Wert aller Abgänge. Wenn Sie sich dazu ent­schei­den, die Inventur erst im neuen Jahr durch­zu­füh­ren, handeln Sie genau umgekehrt: Der Wert aller Zugänge wird Sub­tra­hiert und der Wert aller Abgänge addiert. Als Datum der Inventur geben Sie al­ler­dings den Tag an, an dem Sie die Zählung auch wirklich vor­ge­nom­men haben. Vorteil dieser In­ven­tur­art ist, dass Sie mehr Fle­xi­bi­li­tät bei der Planung haben. Al­ler­dings können sich durch die zu­sätz­li­che Re­chen­ar­beit schnell Fehler ein­schlei­chen.

Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar. Die Wahr­schein­lich­keit, dass Sie mithilfe dieser Be­stands­lis­te eine Mehr- oder Min­der­men­ge im Vergleich zu Ihren Büchern fest­stel­len, ist ziemlich hoch. Gerade bei Ge­gen­stän­den mit geringem Wert kann es vorkommen, dass diese verloren oder kaputt gehen, ohne dass ein Mit­ar­bei­ter dies ord­nungs­ge­mäß erfasst. Ver­ros­te­te Schrauben oder aus­ge­lau­fe­nes Öl z. B. werde gerade im stres­si­gen Ar­beits­all­tag nicht immer korrekt notiert. Mehr­men­gen entstehen vor allem dann, wenn Wa­ren­ein­gän­ge nicht richtig erfasst wurden. Die In­ven­tur­dif­fe­renz kor­ri­gie­ren Sie schließ­lich in der Buch­hal­tung. Die Dif­fe­ren­zen fließen dabei in die Gewinn- und Verlust-Rechnung ein und spiegeln sich in der Bilanz.

Eine Inventur – besonders bei großen La­ger­be­stän­den – ist zeit­auf­wen­dig und ar­beits­in­ten­siv. Damit das Zählen, Messen und Wiegen aber nicht im Chaos endet, ist eine gute Planung und eine struk­tu­rier­te Durch­füh­rung mehr als wertvoll. Diese beginnt mit der Ter­min­pla­nung, geht über die Zu­sam­men­stel­lung des Personals und hört auch bei der tat­säch­li­chen Durch­füh­rung nicht auf.

Der Ge­setz­ge­ber gibt Ihnen, wie bereits be­schrie­ben, nicht komplett freie Hand bei der Wahl des In­ven­tur­ter­mins. Wenn Sie keine der In­ven­tur­ver­ein­fa­chungs­ver­fah­ren anwenden möchten oder können (weil Ihr Un­ter­neh­men oder Ihre Waren die ge­setz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen nicht erfüllen), ist am Jah­res­en­de Zeit für eine Be­stand­auf­nah­me. Aber diese muss man ja nicht voll­stän­dig am 31. Dezember ausführen, sondern kann Sie um 10 Tage nach vorne oder hinten schieben. Generell ist es sinnvoll – auch falls Sie ein Ver­ein­fa­chungs­ver­fah­ren wählen –, eine kör­per­li­che Inventur durch­zu­füh­ren, wenn Ihre Auf­trags­la­ge gering und/oder Ihre Lager leer sind.

Im Ein­zel­han­del ist z. B. ein Termin nach den Weih­nachts­fei­er­ta­gen in­ter­es­sant: Zu dieser Zeit haben Sie den Weih­nachts­stress hinter sich und einen großen Teil Ihrer Waren im Weih­nachts­ge­schäft verkauft. Was Sie generell bedenken müssen: Im laufenden Ge­schäfts­be­trieb eine Inventur durch­zu­füh­ren, ist fast nicht möglich. Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade damit be­schäf­tigt Wa­ren­grup­pe A zu zählen und ein Kunde entnimmt einen Posten dieser Gruppe aus dem Regal – Ihre Zählung ist dahin und Sie müssen von vorn beginnen. Deshalb werden In­ven­tu­ren nach Ge­schäfts­schluss oder an Schließ­ta­gen durch­ge­führt. Viele Un­ter­neh­men stellen Ihren kom­plet­ten Betrieb für ein oder zwei Tage ein, um sich der Inventur zu widmen.

Deshalb ist bei der ter­min­li­chen Planung nicht nur das Datum der Inventur wichtig, sondern auch ein möglichst genauer Zeitplan. Dieser beginnt damit, dass Sie eine rea­lis­ti­sche Ein­schät­zung des Aufwands abgeben. Wie viele Tage und Stunden müssen Sie für die Inventur ein­be­rech­nen? Kal­ku­lie­ren Sie dabei lieber zu vor­sich­tig als zu wagemutig. Sollte Ihnen die Zeit davon laufen und Ihre In­ven­tur­hel­fer Über­stun­den schieben, ist mit einem korrekten Ergebnis nicht zu rechnen. Damit keine Fehler entstehen, müssen Ihre Mit­ar­bei­ter – und Sie selbst natürlich auch – sorg­fäl­tig vorgehen. Das ist unter Zeitdruck kaum möglich.

Denken Sie daran, früh­zei­tig genug Personal für diesen Tag ein­zu­pla­nen. Das kann auch bedeuten, dass Sie zu­sätz­li­che Aushilfen aus­schließ­lich für die Inventur ein­stel­len. Das hat Vor- und Nachteile. Negativ fließen dabei nicht nur die höheren Kosten ein. Die zu­sätz­li­chen Ar­beits­kräf­te kennen sich in Ihrem Un­ter­neh­men nicht aus und haben u. U. auch noch nie eine Inventur durch­ge­führt, müssen also noch kurz­fris­tig angelernt werden. Dieser Zeit- und Kos­ten­auf­wand kann sich aber durch eine schnel­le­re Inventur aus­glei­chen. Umso mehr Personal gleich­zei­tig an der Inventur arbeitet, desto schneller ist diese auch erledigt.

Ein weiterer Vorteil von externen Ar­beits­kräf­ten ist in der Be­triebs­blind­heit und der Be­fan­gen­heit Ihrer Stamm­mit­ar­bei­ter zu sehen. Selbst wenn Sie sich nicht für zu­sätz­li­che Aushilfen ent­schei­den, ist es daher sinnvoll, Mit­ar­bei­ter nicht in Ihrem ge­wöhn­li­chen Ar­beits­be­reich ein­zu­set­zen. Die Wahr­schein­lich­keit, dass sie die gleichen Fehler bei der ur­sprüng­li­chen Buchung während der Inventur wie­der­ho­len, ist recht hoch. Außerdem können Sie als Un­ter­neh­mer nicht davon ausgehen, dass Mit­ar­bei­ter, die einen selbst­ver­ur­sach­ten Fehler finden oder gar eine kri­mi­nel­le Handlung begangen haben, diese nicht zu ver­tu­schen versuchen. Ohne Ihre Mit­ar­bei­ter unter Ge­ne­ral­ver­dacht zu stellen, ist die Inventur eben auch als Mittel gedacht, Dieb­stäh­le auf­zu­de­cken.

Schließ­lich müssen Sie Teams zu­sam­men­stel­len und Auf­ga­ben­be­rei­che festlegen. So gehen Sie sicher, dass keine Posten übersehen werden, weil sich niemand dafür ver­ant­wort­lich fühlt. Falls Sie nicht selbst diese Aufgabe über­neh­men, müssen Sie eine In­ven­tur­lei­tung be­stimm­ten. Diese ko­or­di­niert den Ablauf während der Inventur, weist Auf­ga­ben­be­rei­che zu, hat Zeitpläne im Auge und kann kon­trol­lie­rend Stich­pro­ben durch­füh­ren.

Bei den Ar­beits­kräf­ten kann es sich lohnen, Zwei­er­teams zu­sam­men­zu­stel­len. Das hat gleich zwei Vorteile: Erstens kann die eine Person zählen und die andere notieren. Das be­schleu­nigt die Arbeit. Zweitens können sich die Mit­ar­bei­ter so un­ter­ein­an­der ab­wech­seln, um Kopf und Gelenke zu entlasten. Wenn Sie es sich leisten können, ist es sogar sinnvoll jeden Ge­gen­stand von zwei separaten Teams erfassen zu lassen: Das minimiert Fehler.

Schon bevor Sie mit der ei­gent­li­chen Inventur beginnen, sollten Sie Ordnung in Ihren Lagern und Ar­beits­stel­len schaffen. Wenn Ihre Mit­ar­bei­ter sich am Tag der Inventur damit her­um­schla­gen, auf­zu­räu­men und sau­ber­zu­ma­chen, zieht sich die Be­stands­auf­nah­me in die Länge und die Stimmung rutscht in den Keller. In den Tagen vor der ei­gent­li­chen Inventur sorgen Sie bes­ten­falls nicht nur für Ordnung sondern bringen Artikel einer Wa­ren­grup­pe auch an einem Punkt zusammen und struk­tu­rie­ren diese. Im Zuge dessen haben Sie auch die Mög­lich­keit, die Eti­ket­tie­rung zu über­prü­fen: Damit es nicht während der Inventur zu Nach­fra­gen kommt, ist es wichtig, dass alle Artikel auch korrekt ge­kenn­zeich­net sind.

Auch ist es sinnvoll, Auf­ga­ben­be­rei­che zu markieren, z. B. durch farb­li­ches Klebeband. Sorgen Sie zudem dafür, dass alle be­nö­tig­ten Ar­beits­ma­te­ria­li­en am Tag der Inventur zur Verfügung stehen: No­tiz­blö­cke, Messer, Waagen, Ta­schen­rech­ner und – so trivial es auch klingt – Stifte müssen in aus­rei­chen­den Mengen für die Mit­ar­bei­ter besorgt werden. Außerdem gehören In­ven­tur­lis­ten zu den wichtigen Uten­si­li­en: Diese können Sie selbst erstellen, kostenlos aus dem Internet her­un­ter­la­den oder kaufen. Wenn Sie den Betrieb während der Inventur nicht ein­stel­len können, legen Sie zu­sätz­lich Listen für Wa­ren­ver­käu­fe und Wa­ren­ein­gän­ge bereit, damit Ihr Personal diese korrekt erfassen kann.

Ganz wichtig vor Beginn der Inventur: Das zählende Personal sollte niemals den Soll-Bestand wissen. Dadurch würden nur Fehl­zäh­lun­gen zugunsten der an­ge­nom­me­nen Menge entstehen. Dann ist es des Weiteren sinnvoll den zählenden Teams eine Vor­ge­hens­wei­se vor­zu­ge­ben. Es hat sich z. B. bewährt, von links nach rechts und von oben nach unten zu arbeiten. In Zuge dessen können Sie auch auf das richtige (kauf­män­ni­sche) Runden bei Messungen hinweisen. Wenn das Team eine Wa­ren­grup­pe komplett erfasst hat, markieren sie den Bereich deutlich, damit es nicht zu Durch­ein­an­der kommt. Sie können die Regeln für die Durch­füh­rung auch ver­schrift­li­chen und für alle Teams aus­dru­cken.

Richten Sie außerdem eine zentrale An­lauf­stel­le ein, an der auch der In­ven­tur­lei­ter für Fragen an­zu­tref­fen ist. Hier geben Teams auch ihre aus­ge­füll­ten In­ven­tur­lis­ten ab. Auf den Listen sind der Name der Zähler, der Schreiber und der Kon­trol­leu­re sowie das Datum zu notieren. Um die Zet­tel­wirt­schaft etwas zu entlasten, gibt es elek­tro­ni­sche Hilfs­mit­tel, die eine Inventur ef­fek­ti­ver gestalten: Besonders bei Ge­gen­stän­den, die sich mit einem Barcode versehen lassen, erfassen Ihre Mit­ar­bei­ter mithilfe von Hand­scan­nern Er­geb­nis­se leichter. Mit diesen spe­zi­el­len In­ven­tur­ge­rä­ten, die Sie von einigen Anbietern auch mieten können, er­leich­tern Sie sich den kom­plet­ten Ablauf – zählen müssen Ihre Mit­ar­bei­ter aber natürlich dennoch selbst. Außerdem ver­pflich­tet Sie das Finanzamt, die elek­tro­nisch erfassten Listen aus­zu­dru­cken, per Hand ab­zu­zeich­nen und mit Datum zu versehen.

Als zu­sätz­li­ches tech­ni­sches Hilfs­mit­tel ist eine In­ven­tur­waa­ge zu empfehlen. Wenn Sie große Mengen von Klein­tei­len in der Inventur be­rück­sich­ti­gen, lohnt sich wahr­schein­lich der Einsatz von einer oder mehrerer solcher Zähl­waa­gen. Sie versorgen diese Waagen (teilweise auch mithilfe Ihres Wa­ren­wirt­schafts­sys­tems) mit In­for­ma­tio­nen zu Ihrem Lager. So weiß das Gerät, wieviel die einzelnen Artikel wiegen. Nun plat­zie­ren Ihre Mit­ar­bei­ter große Mengen des gleichen Ge­gen­stan­des auf der Waage, welche dann nicht nur das Gewicht sondern auch die Stückzahl ausgibt.

Es ist eine gute Idee, Ihre Steu­er­be­ra­te­rin zu der Inventur ein­zu­la­den. Diese kann dem Prozedere einen Besuch abstatten, die ord­nungs­ge­mä­ße Durch­füh­rung kon­trol­lie­ren und den Besuch quit­tie­ren. Diese Aussage als Zusatz zu Ihren In­ven­tur­un­ter­la­gen ist ein positives Zeichen für das Finanzamt. Wichtiger aber noch sind or­dent­lich geführte In­ven­tur­lis­ten. Auch hier können Sie beim Amt einen guten Eindruck machen, wenn Ihre Belege korrekt aus­ge­füllt, quittiert und durch­num­me­riert sind. Heften Sie alles in einem Ordner ab: Sie sind dazu ver­pflich­tet die Dokumente zehn Jahre lang auf­zu­be­wah­ren. Bevor Sie Ihre Inventur ab­schlie­ßen, buchen Sie die In­ven­tur­dif­fe­ren­zen. Den Ist-Bestand, den Sie durch Ihre Be­stands­auf­nah­me erfasst haben, be­trach­ten Sie grund­sätz­lich als maß­geb­lich. Dif­fe­ren­zen können durch nicht erfasste Men­gen­än­de­run­gen (z. B. Schwund oder Diebstahl) entstehen. Buchen Sie zum Abschluss der Inventur die Fehl­men­gen auf die richtigen Konten um. Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.