Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung einfach erklärt

Die vier grund­le­gen­den Prin­zi­pi­en der ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung sind im Han­dels­ge­setz­buch fest­ge­schrie­ben (§ 239 Abs. 2 HGB). Demnach muss die Buch­füh­rung

• voll­stän­dig,
• richtig,
• zeit­ge­recht und
• geordnet

erfolgen. Hieraus leiten sich die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoB) ab, und die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung sind ein Teil davon.

Doch was bedeutet ei­gent­lich „ord­nungs­ge­mäß“ für die Bi­lan­zie­rung? Die Auf­stel­lung einer Bilanz un­ter­liegt einer ganzen Reihe von Regeln, die das Han­dels­ge­setz­buch in ver­schie­de­nen Pa­ra­gra­fen vorgibt. Hier zunächst die grund­le­gen­den im Überblick:

• Bi­lanz­klar­heit: Eine Bilanz muss sowohl klar als auch über­sicht­lich auf­ge­stellt sein – das verlangt der § 243 des HGB. Gemeint sind u. a. Glie­de­rungs­sche­ma­ta für die Bilanz und die Gewinn- und Ver­lust­rech­nung (GuV). Die Bi­lanz­klar­heit verlangt z. B. eine ein­deu­ti­ge Benennung der ver­schie­de­nen Bi­lanz­pos­ten. Das heißt auch, dass ver­schie­den­ar­ti­ge Aktiva und Passiva nicht zu­sam­men­ge­zo­gen oder mit­ein­an­der ver­rech­net werden dürfen (§ 246 Abs. 2 HGB) und aus­weis­pflich­ti­ge Bi­lanz­po­si­tio­nen enthalten sind. Zu­sätz­li­che Posten dürfen hin­zu­ge­fügt werden – sofern dies für die Über­sicht­lich­keit der Bilanz wichtig ist. Aus­führ­li­che Er­läu­te­run­gen zu den Werten müssen im Anhang gesammelt werden, damit die Bilanz klar zu lesen ist.

• Bi­lanz­wahr­heit: Die Bilanz muss voll­stän­dig und richtig sein: Sie dürfen keine Werte weglassen oder Zahlen hin­zu­fü­gen, die nicht der Wahrheit ent­spre­chen. Werte, die Sie bei der Bi­lan­zie­rung ausweisen, müssen richtig sein.

• Bi­lanz­kon­ti­nui­tät: Die ver­schie­de­nen Jah­res­ab­schlüs­se eines Un­ter­neh­mens müssen un­ter­ein­an­der schnell zu ver­glei­chen sein. Aus diesem Grund bleiben die Regeln, nach denen die Jah­res­ab­schlüs­se erstellt werden, stets gleich. Nachlesen können Sie dies in § 252 HGB. So wird ein Jah­res­ab­schluss z. B. immer am gleichen Tag auf­ge­stellt. Auch die Rei­hen­fol­ge der un­ter­schied­li­chen Posten und deren Be­zeich­nung dürfen nicht ständig wechseln. Nur so wird die nötige Ste­tig­keit ge­währ­leis­tet.

• Beispiel: Im Sinne der Bi­lanz­klar­heit haben Sie im letzten Jahr mehrere Posten zu­sam­men­ge­fasst. Diese Zu­sam­men­fas­sung darf nun beim nächsten Jah­res­ab­schluss nicht ohne Grund wieder aufgelöst werden. Ansonsten ist die Ver­gleich­bar­keit der Bilanzen nicht gegeben.

• Bi­lanz­iden­ti­tät: Dieser Grundsatz schreibt einen nahtlosen Wechsel von einem Ge­schäfts­jahr zum nächsten vor: Die Er­öff­nungs­bi­lanz muss der Schluss­bi­lanz des Vorjahres ent­spre­chen. Das bedeutet, dass alle Position sowie Mengen- und Wert­an­ga­ben in beiden Bilanzen gleich sein müssen.

• Stich­tags­prin­zip: Dieser Grundsatz be­schreibt zunächst die Pflicht zur Bi­lan­zie­rung als solche: Sie haben als Un­ter­neh­mer (mit be­stimm­ten Ausnahmen) die Pflicht, zum Schluss jedes Ge­schäfts­jahrs eine Bilanz als Teil des Jah­res­ab­schlus­ses auf­zu­stel­len (§ 242 HGB).
• Grundsatz der Recht­zei­tig­keit: Die Bilanz ist „innerhalb der einem ge­ord­ne­ten Ge­schäfts­gang ent­spre­chen­den Zeit“ auf­zu­stel­len (§ 243 Abs. 3 HGB).
• Klarheit: Eine Bilanz muss prin­zi­pi­ell klar und über­sicht­lich gestaltet werden. Sie soll aus­sa­ge­kräf­tig sein und nichts ver­schlei­ern.
• Ste­tig­keit: Auf­ein­an­der­fol­gen­de Bilanzen müssen ihre Dar­stel­lungs­form und ins­be­son­de­re ihre Glie­de­rung bei­be­hal­ten (§ 265 Abs. 1 HGB).
• Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit: Alle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de, Rech­nungs­ab­gren­zungs­pos­ten und Schulden des Un­ter­neh­mens müssen als Inventar korrekt in der Bilanz er­schei­nen.
• Wirt­schaft­lich­keit und We­sent­lich­keit: Je nach ihrer Bedeutung sollten einzelne Bi­lanz­pos­ten zu­sam­men­ge­fasst werden – im Interesse der Klarheit der Dar­stel­lung, und um den Aufwand in Grenzen zu halten.
• Bi­lanz­iden­ti­tät: Die Schluss­bi­lanz eines Ge­schäfts­jahrs muss mit der Er­öff­nungs­bi­lanz des nächsten Ge­schäfts­jahrs über­ein­stim­men.
• Going-Concern-Prinzip: Es ist von der Fort­füh­rung der Un­ter­neh­mens­tä­tig­keit aus­zu­ge­hen, solange dem keine tat­säch­li­chen oder recht­li­chen Ge­ge­ben­hei­ten ent­ge­gen­ste­hen (§ 252 Abs. 1 Satz 2 HGB).

• Rea­li­sa­ti­ons­grund­satz: Es gilt das Prinzip der Vorsicht – Er­geb­nis­se dürfen erst dann aus­ge­wie­sen werden, wenn sie tat­säch­lich rea­li­siert worden sind (§ 252 Abs. 1 Satz 4 HGB).
• Im­pa­ri­täts­prin­zip: Im Gegensatz zu den Gewinnen müssen vor­her­seh­ba­re Verluste und Risiken bereits vor ihrer Rea­li­sie­rung be­rück­sich­tigt werden.
• An­schaf­fungs­wert­prin­zip: Nach diesem Grundsatz dürfen Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de höchstens mit den An­schaf­fungs­kos­ten bzw. Her­stel­lungs­kos­ten in der Bilanz er­schei­nen.
• Grundsatz der Ein­zel­be­wer­tung: Bi­lanz­pos­ten müssen stets einzeln bewertet werden (§ 252 Abs. 1 Satz 3 HGB).
• Maß­geb­lich­keits­prin­zip: Dieser Grundsatz besagt, dass die im HGB fest­ge­leg­ten Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung auch für die Auf­stel­lung der Steu­er­bi­lanz gelten. Das heißt, dass für die Steu­er­bi­lanz die Han­dels­bi­lanz maß­geb­lich ist (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG).

Von den Grund­sät­zen der or­dent­li­chen Bi­lan­zie­rung können Sie als Un­ter­neh­mer u. U. abweichen, aber nur in be­grün­de­ten Aus­nah­me­fäl­len. Das gilt laut Han­dels­ge­setz­buch für die Be­wer­tungs­grund­sät­ze (§ 252 Abs. 2 HGB), aber in ähnlicher Weise auch für andere Regeln.

Ziel der Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung ist es, eine Bilanz nach­voll­zieh­bar und aus­sa­ge­kräf­tig zu machen, sodass sie ein ein­deu­ti­ges Bild über die wirt­schaft­li­che Lage eines Un­ter­neh­mens liefert. Die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung helfen bei­spiels­wei­se, Bi­lanz­ver­schleie­run­gen zu ver­hin­dern. Dabei handelt es sich um ein Delikt, das u. a. nach § 331 HGB und § 400 Ak­ti­en­ge­setz strafbar ist.

Besonders Exis­tenz­grün­der und Frei­be­ruf­ler mögen sich fragen, welche Bedeutung die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung ei­gent­lich für sie haben. In der Tat ist nicht jeder Un­ter­neh­mer zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet. Frei­be­ruf­ler und Klein­un­ter­neh­mer dürfen ent­spre­chend statt eines Jah­res­ab­schlus­ses eine ein­fa­che­re Ein­nah­me­über­schuss­rech­nung beim Finanzamt ein­rei­chen und sind damit auch vom Erstellen einer Bilanz befreit.

Ob die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung für Sie gelten oder nicht, hängt also davon ab, ob Sie zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet sind. Dafür sind wiederum folgende Faktoren ent­schei­dend:

• Rechts­form des Un­ter­neh­mens
• Tätigkeit
• Umsatz

Ge­sell­schaf­ten – dazu zählen Ak­ti­en­ge­sell­schaf­ten, Kom­man­dit­ge­sell­schaf­ten, GmbHs und OHGs – sind generell zur Bi­lan­zie­rung ver­pflich­tet. Aus­ge­nom­men sind lediglich Ge­sell­schaf­ten bür­ger­li­chen Rechts (GbR) und so­ge­nann­te Part­ner­ge­sell­schaf­ten von Frei­be­ruf­lern.

Ein­zel­un­ter­neh­mer, etwa voll haftende Kaufleute oder Ge­wer­be­trei­ben­de, sind nur zur Bi­lan­zie­rung ver­pflich­tet, wenn ihr Jah­res­um­satz über 600.000 Euro liegt oder aber der Jah­res­ge­winn 60.000 Euro über­steigt.

Frei­be­ruf­ler – z. B. Jour­na­lis­ten, Steu­er­be­ra­ter oder Ärzte – sind nicht ver­pflich­tet, eine Bilanz und eine Gewinn- und Ver­lust­rech­nung zu erstellen. Für sie reicht es immer aus, eine Ein­nah­me­über­schuss­rech­nung beim Finanzamt ein­zu­rei­chen.

Für Ka­pi­tal­ge­sell­schaf­ten (ins­be­son­de­re Ak­ti­en­ge­sell­schaf­ten und GmbHs) gilt – im Gegensatz zu Ein­zel­un­ter­neh­mern und Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten – außerdem die so­ge­nann­te Pu­bli­zi­täts­pflicht, d. h. die ge­setz­li­che Pflicht, ihre Jah­res­ab­schlüs­se zu ver­öf­fent­li­chen (je nach Un­ter­neh­mens­form und -größe in un­ter­schied­li­chem Umfang). Dies soll zur Trans­pa­renz des Wirt­schafts­le­bens beitragen, indem An­teils­eig­ner (Aktionäre oder Ge­sell­schaf­ter) sowie Kunden, Lie­fe­ran­ten, Kre­dit­ge­ber, Behörden, Gerichte, Mit­ar­bei­ter und andere In­ter­es­sier­te eines Un­ter­neh­mens über dessen Lage in­for­miert sind. Hin­ter­grund ist auch die Tatsache, dass die An­teils­eig­ner solcher Ge­sell­schaf­ten nur mit ihrer Einlage und nicht mit ihrem sonstigen Vermögen haften.

Zudem müssen Ka­pi­tal­ge­sell­schaf­ten ab einer be­stimm­ten Größe und auch bör­sen­no­tier­te Firmen ihre Jah­res­ab­schlüs­se von einem un­ab­hän­gi­gen Ab­schluss­prü­fer prüfen lassen. Näheres zum Umfang der Of­fen­le­gungs- und Prü­fungs­pflicht finden Sie in § 316 und § 325 ff. HGB.

• Die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung (GoBil) sind Teil der Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoB).
• Die Grund­sät­ze umfassen Regeln, die dafür sorgen, dass der Jah­res­ab­schluss ein­wand­frei ist. Dazu gehören vor allem die Bi­lanz­klar­heit, Bi­lanz­wahr­heit, Bi­lanz­kon­ti­nui­tät und Bi­lanz­iden­ti­tät.
• Ziel ist es, Bilanzen nach­voll­zieh­bar und aus­sa­ge­kräf­tig zu machen und bei­spiels­wei­se Bi­lanz­ver­schleie­run­gen zu ver­hin­dern.
• Jeder, der zur Bi­lan­zie­rung ver­pflich­tet ist, hat sich auch an die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Bi­lan­zie­rung zu halten.

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