Ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter ab­schrei­ben: So geht’s richtig!

An­schaf­fun­gen wie Maschinen, Computer oder auch Ihr Fuhrpark müssen Sie in der Regel auf mehrere Jahre ab­schrei­ben. Aber wie steht es um die so­ge­nann­ten ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­ter (GWG)? Und vor allem: Was genau gehört denn ei­gent­lich zu den GWG? Damit Sie keine Angst vor dem Finanzamt haben müssen, erklären wir Ihnen, wie Sie GWG buchen und ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter korrekt ab­schrei­ben.

Ge­ring­wer­te Wirt­schafts­gü­ter werden durch das Ein­kom­men­steu­er­recht geregelt. Zu den GWG gehören demnach ab­nutz­ba­re, be­weg­li­che Ge­gen­stän­de des An­la­ge­ver­mö­gens, die zum einen selbst­stän­dig nutzbar sind und zum anderen einen gewissen Preis nicht über­schrei­ten. Damit man diese De­fi­ni­ti­on verstehen kann, müssen wir die Teil­aspek­te der Erklärung Schritt für Schritt durch­ge­hen.

Dem An­la­ge­ver­mö­gen ist eine Dau­er­haf­tig­keit eigen. Im Gegensatz zum Um­lauf­ver­mö­gen sind Ge­gen­stän­de des An­la­ge­ver­mö­gens dazu bestimmt, dem Un­ter­neh­men dauerhaft zu dienen. Rohstoffe bei­spiels­wei­se befinden sich immer nur für einen kurzen Zeitraum in einem Un­ter­neh­men, werden dann ver­ar­bei­tet und verlassen die Firma wieder als fertiges Produkt. Ver­brauchs­ge­gen­stän­de sind demnach auch immer Teil des Um­lauf­ver­mö­gens und werden als Aufwand verbucht. Die Maschine al­ler­dings, die den Rohstoff ver­ar­bei­tet, gehört zum An­la­ge­ver­mö­gen. Sie haben diese an­ge­schafft, damit sie auch in den nächsten Jahren Teil des Un­ter­neh­mens ist. Das An­la­ge­ver­mö­gen – genau wie das Um­lauf­ver­mö­gen – aktiviert man in der Bilanz.

Man spricht von ab­nutz­ba­ren Ver­mö­gens­ge­gen­stän­den, wenn diese über einen be­stimm­ten Zeitraum an Wert verlieren – also ein so­ge­nann­ter Wert­ver­zehr durch Abnutzung statt­fin­det. Nicht zu dieser Gruppe gehören z. B. Grund­stü­cke. Al­ler­dings sind sowohl die ab­nutz­ba­ren als auch die nicht ab­nutz­ba­ren Ge­gen­stän­de wie Grund­stü­cke ab­schrei­bungs­fä­hig, um der Nutzung bzw. Abnutzung in der Buch­füh­rung Rechnung zu tragen. Der deutsche Ge­setz­ge­ber in­ter­es­siert sich bei der Ab­schrei­bung von Ver­mö­gens­ge­gen­stän­den al­ler­dings nicht für die reale Le­bens­dau­er des Objekts: Statt­des­sen greift die Buch­hal­tung auf die Afa-Tabellen zurück (AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“). Das Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finanzen gibt zahl­rei­che Tabellen heraus, in denen zu jedem denkbaren Ge­gen­stand eine Nut­zungs­dau­er vor­ge­ge­ben ist, über die der Artikel ab­ge­schrie­ben werden muss.

Beweglich ist laut Ge­setz­ge­ber alles, was ohne große Be­schä­di­gun­gen bewegt werden kann. Dies schließt also vor allem Gebäude und Grund­stü­cke aus. Diese gehören zwar auch zum An­la­ge­ver­mö­gen (schließ­lich wurden diese Sachen mit der Absicht der dau­er­haf­ten Nutzung an­ge­schafft), lassen sich aber eben nicht ohne weiteres ver­schie­ben. Zu den ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­tern zählen aber nur Ge­gen­stän­de, die ei­gen­stän­dig genutzt und ohne Probleme von einem Ort zum anderen trans­por­tiert werden können.

Ob man einen Ge­gen­stand als selbst­stän­dig nutzbar einstuft oder nicht, hängt von der konkreten Zweck­be­stim­mung ab. Kann das an­ge­schaff­te Objekt aus sich heraus den geplanten Zweck erfüllen oder Bedarf es dafür weiterer Ge­gen­stän­de? Ein Radio bei­spiels­wei­se wird an das Stromnetz an­ge­schlos­sen und kann direkt seine Aufgabe erfüllen. Ein Monitor ist al­ler­dings nur in Kom­bi­na­ti­on mit einem PC ein­setz­bar und erfüllt somit nicht das Kriterium der selbst­stän­di­gen Nutz­bar­keit.

An­schaf­fungs­kos­ten für Geräte, die nicht selbst­stän­dig nutzbar sind, auch An­schaf­fungs­ne­ben­kos­ten genannt, müssen Sie zu den An­schaf­fungs­kos­ten des selbst­stän­di­gen Wirt­schafts­gu­tes (mit dem das Objekt genutzt werden soll) hin­zu­rech­nen. Gemeinsam werden sie dann ganz normal über die ent­spre­chen­de Nut­zungs­dau­er oder als GWG bzw. Sam­mel­pos­ten ab­ge­schrie­ben – selbst dann, wenn es sich bei den An­schaf­fungs­ne­ben­kos­ten des nicht­selbst­stän­di­gen Produktes um Kleinst­be­trä­ge halten sollte.

Damit man einen Ge­gen­stand zu den ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­tern zählt, sind auch die An­schaf­fungs- und Her­stel­lungs­kos­ten (AHK) relevant. Dabei sind immer die Net­to­an­schaf­fungs­kos­ten, ohne Um­satz­steu­er zu be­rück­sich­ti­gen. Reale Rabatte oder Skonti werden ebenfalls abgezogen. Deshalb berechnen Sie die AHK fol­gen­der­ma­ßen:

Preis (inklusive der Um­satz­steu­er)

- Um­satz­steu­er (19 oder 7 Prozent)
- Skonti/Rabatte
- Zuschüsse
- Rücklage für Er­satz­be­schaf­fung
- In­ves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­trag

= Netto-An­schaf­fungs­kos­ten

Die GWG-Re­ge­lun­gen ändern sich häufig, weshalb eine generelle Aussage zu den Preis­gren­zen nicht möglich ist. Für GWG, die 2017 an­ge­schafft wurden, gilt: Ge­gen­stän­de, die bis zu 1.000 Euro (Sam­mel­pos­ten) kosten und die anderen vor­ge­stell­ten Kriterien erfüllen, zählen Sie zu den ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­tern. Aus­schlag­ge­bend hierfür sind übrigens auch nur die Ein­zel­wer­te der Artikel. Wenn Sie mehrere Ge­gen­stän­de des gleichen Typs über eine Rechnung kaufen und die Summe die maß­geb­li­chen 1.000 Euro über­steigt, ist dennoch nur der Ein­zel­wert an­zu­set­zen. Neben dieser Ober­gren­ze gibt es weitere Ab­stu­fun­gen, die wichtig für die Ab­schrei­bungs­art sind und deshalb an ent­spre­chen­der Stelle be­spro­chen werden.

Damit man nicht für alle kleinen Ge­gen­stän­de, die teilweise nur ge­ring­fü­gi­gen Wert haben, eine auf­wen­di­ge Ab­schrei­bung durch­füh­ren muss, hat der Ge­setz­ge­ber Son­der­re­ge­lun­gen für ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter ein­ge­führt. Abhängig vom Wert des Ge­gen­stan­des können Sie un­ter­schied­li­che Ab­schrei­bungs­me­tho­den anwenden. Bei den Ab­schrei­bungs­ar­ten für GWG handelt es sich um Optionen. Es ist immer möglich, jeden Ge­gen­stand über eine Re­gel­ab­schrei­bung zu erfassen.

Für das Jahr 2018 hat der Bundestag neue Preis­gren­zen für ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter fest­ge­legt. Diese gelten für alle Güter, die Sie nach dem 31. Dezember 2017 an­schaf­fen.

Mit einer So­fort­ab­schrei­bung ist gemeint, dass Sie den Posten von selbst­stän­dig nut­zungs­fä­hi­gen Wirt­schafts­gü­tern direkt im vollen Umfang im An­schaf­fungs­jahr ab­schrei­ben. In diesem Sinne werden solche ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­ter wie Be­triebs­aus­ga­ben behandelt. Das heißt, Sie verbuchen diese Güter als Aufwand und müssen sie nicht in das An­la­gen­ver­zeich­nis aufnehmen. Dies gilt für alle ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­ter unter 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018). Anders sieht es bei Gütern aus, die zwischen 150,01 und 410 Euro (2017) bzw. 250.01 und 800 Euro (2018) liegen: Auch hier können Sie sich dazu ent­schei­den, eine So­fort­ab­schrei­bung vor­zu­neh­men, müssen diese Ge­gen­stän­de aber auf ein separates Konto verbuchen.

Für GWG, die die Grenze von 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018) AHK über­schrei­ten, legen Sie ein ge­son­der­tes Ver­zeich­nis an. In diesem erfassen Sie alle ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­ter, die Sie im aktuellen Jahr direkt ab­ge­schrie­ben haben. Hier erfassen Sie folgende In­for­ma­tio­nen:

• Be­zeich­nung des Wirt­schafts­gu­tes
• Tag der An­schaf­fung, Her­stel­lung oder Einlage ins Vermögen
• An­schaf­fungs- oder Her­stel­lungs­kos­ten

Sollten Sie bei Ihrer Buch­füh­rung bereits diese In­for­ma­tio­nen mit­auf­neh­men, ist es nicht nötig, das zu­sätz­li­che Ver­zeich­nis anzulegen.

Sie haben bei GWG über 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018) die Mög­lich­keit, Sam­mel­pos­ten zu bilden und einen solchen gemeinsam ab­zu­schrei­ben. Sollten Sie sich zu diesem Schritt ent­schei­den, können Sie alle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de zwischen 150,01 bzw. 250,01 Euro und 1.000 Euro (wie immer netto) zu­sam­men­fas­sen und müssen nicht einzelne Re­gel­ab­schrei­bun­gen durch­füh­ren, was Ihnen sehr viel bü­ro­kra­ti­sche Arbeit erspart. In diesem Pool werden alle Werte gesammelt be­trach­tet und dann linear ab­ge­schrie­ben.

Den jähr­li­chen GWG-Sam­mel­pos­ten schreiben Sie – un­ge­ach­tet der Art der Ge­gen­stän­de, die sich in ihm befinden – ob­li­ga­to­risch über 5 Jahre ab. Sie mindern den Wert also pro Jahr linear um 20 Prozent. Das gilt übrigens auch, wenn Ge­gen­stän­de aus dem Pool ungeplant das Un­ter­neh­men verlassen, indem diese z. B. verkauft werden oder ka­putt­ge­hen. Der Wert des Sam­mel­pos­tens ändert sich dadurch nicht und also bleibt auch die Ab­schrei­bung jährlich die gleiche. Es ist demnach nicht zulässig, Teile eines Sam­mel­pos­tens nach der Bildung gesondert ab­zu­schrei­ben. Einzige Ausnahme: Sie veräußern das GWG bereits in dem Jahr wieder, in dem Sie es an­ge­schafft haben. Dann können Sie diesen wieder aus dem Posten entfernen.

Ebenfalls un­er­heb­lich bei der Gründung eines Sam­mel­pos­tens ist der Zeitpunkt, zu dem die Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de Teil Ihres Un­ter­neh­mens werden. Bei einer Re­gel­ab­schrei­bung schreiben Sie das Wirt­schafts­gut im ersten Jahr zeit­an­tei­lig ab. Das bedeutet, abhängig von dem Monat, in dem das Objekt an­ge­schafft wurde, schreiben Sie anteilig ab. Beim Erstellen eines Sam­mel­pos­tens entfällt dies: Statt­des­sen wird schon im ersten Jahr zu 20 Prozent ab­ge­schrie­ben, auch wenn Sie das erste GWG des Sam­mel­pos­tens erst später im Jahr kaufen.

Bei der Pool-Ab­schrei­bung handelt es sich um eine Entweder-oder-Wahl: Wenn Sie sich dafür ent­schei­den, für das Jahr einen Sam­mel­pos­ten ein­zu­rich­ten, haben keine weitere Ent­schei­dungs­mög­lich­keit. Es ist nicht zulässig, dass Sie einen Sam­mel­pos­ten anlegen und trotzdem einzelne Ge­gen­stän­de zwischen 150 und 1.000 Euro sofort ab­schrei­ben. Innerhalb des Jahres, in dem Sie den Pool anlegen, müssen Sie das Sammeln der einzelnen Ge­gen­stän­de ohne Ausnahme durch­füh­ren. Erst im nächsten Jahr können Sie bei neu zu­ge­hen­den Ge­gen­stän­den unter 410 Euro (2017) bzw. 800 Euro (2018) wieder So­fort­ab­schrei­bun­gen anwenden.

Grund­sätz­lich müssen alle Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de auf die eine oder andere Art gebucht werden. Für ge­ring­wer­ti­ge Ver­mö­gens­wer­te können Sie nicht nur beim Ab­schrei­ben, sondern auch beim Buchen besondere Regeln anwenden. Alles, was bis zu 410 Euro (ab 2018: 800 Euro) Netto-AHK hat, buchen Sie bei­spiels­wei­se direkt auf das Auf­wands­kon­to „So­fort­ab­schrei­bung GWG“. Al­ter­na­tiv haben Sie die Mög­lich­keit, ein extra Konto für GWG anzulegen und alle ge­ring­wer­ti­gen Güter darüber zu buchen. Wenn Sie auf das ge­son­der­te Konto für alle ge­ring­wer­ti­gen Wirt­schafts­gü­ter buchen, müssen Sie die Posten hier noch zum Jah­res­en­de ab­schrei­ben. Diese Ab­schrei­bung erfolgt dann schließ­lich auf das Konto „Ab­schrei­bung GWG“.

Beispiel:

Sie schaffen für Ihr Un­ter­neh­men einen Tisch für 250 Euro (zuzüglich 47,50 Euro Um­satz­steu­er) und eine Couch für 400 Euro (zuzüglich 76 Euro Um­satz­steu­er) an. Bei beiden Ge­gen­stän­den handelt es sich um selbst­stän­dig nutzbare, ab­nutz­ba­re, be­weg­li­che Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de des An­la­ge­ver­mö­gens, weshalb beide als GWG in Frage kommen. (Die Couch liegt zwar preislich inklusive der Um­satz­steu­er über den 410 Euro, da aber nur der Net­to­preis gilt, kann auch dieser Ge­gen­stand als GWG behandelt werden.

1. Ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter    250,00 EUR
   Vorsteuer                                    47,50 EUR       an Bank      297,50 EUR
   
   
2. Ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter    400,00 EUR
   Vorsteuer                                    76,00 EUR       an Bank      476,00 EUR

Sie müssen beide Artikel noch in ein ge­son­der­tes Ver­zeich­nis eintragen:

1. Tisch am 13.02.2017 zu 297,50 EUR (inkl. 47,50 EUR USt. (19 %))
2. Couch am 02.06.2017 zu 476,00 EUR (inkl. 76,00 EUR USt. (19 %))

Zur Ab­schrei­bung buchen Sie schließ­lich:

     Ab­schrei­bun­gen auf GWG 650,00 EUR an Ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter 650,00 EUR

Wenn Sie sich hingegen für den Sam­mel­pos­ten ent­schei­den, legen Sie hierfür zwingend ein neues Konto an: GWG 150 bis 1.000 Euro (Sam­mel­pos­ten). Die Ab­schrei­bung zum Jah­res­en­de erfolgt dann über das Konto Ab­schrei­bung auf den Sam­mel­pos­ten ge­ring­wer­ti­ger Wirt­schafts­gü­ter.

Beispiel:

Ihr Un­ter­neh­men schafft einen Kopierer für 900 Euro (zzgl. 171 Euro USt.), einen Schreib­tisch für 500 Euro (zzgl. 95 Euro USt.), einen Schrank für 400 Euro (zzgl. 76 Euro USt.) und einen Was­ser­spen­der für 600 € (zzgl. 114 Eur USt.). Alle Objekte eignen sich daher für einen Sam­mel­pos­ten.

1. GWG 150 bis 1000 Euro (Sam­mel­pos­ten)        900,00 EUR
   Vorsteuer                                                     171,00 EUR        an Bank    1071,00 EUR
   
   
2. GWG 150 bis 1000 Euro (Sam­mel­pos­ten)        500,00 EUR
   Vorsteuer                                                       95,00 EUR        an Bank     595,00 EUR
   
   
3. GWG 150 bis 1000 Euro (Sam­mel­pos­ten)        400,00 EUR
   Vorsteuer                                                       76,00 EUR        an Bank     476,00 EUR
   
   
4. GWG 150 bis 1000 Euro (Sam­mel­pos­ten)       600,00 EUR
   Vorsteuer                                                    114,00 EUR         an Bank     714,00 EUR

Da Sam­mel­pos­ten auf einem separaten Sach­an­la­gen­kon­to erfasst werden, brauchen Sie hierfür kein Ver­zeich­nis anzulegen.

Zum Jah­res­ab­schluss schreiben Sie 20 Prozent des kom­plet­ten Sam­mel­pos­tens ab, da Sie diesen linear über 5 Jahre ab­schrei­ben müssen. Die Summe des Pools beläuft sich auf 2.400 Euro, deshalb sind jährlich 480 Euro ab­zu­schrei­ben:

Ab­schrei­bun­gen auf den

Sam­mel­pos­ten Ab­schrei­bung GWG            480,00 EUR           an GWG      150 bis 1000 Euro
(Sam­mel­pos­ten) 400,00 EUR

Diese Ab­schrei­bung wie­der­ho­len Sie für die kommenden vier Jahre, bis der Posten komplett ab­ge­schrie­ben ist.