Auf­trags­be­stä­ti­gung: Mit Muster zum perfekten Schreiben

Wenn ein Kunde Ihr Angebot (teilweise oder voll­stän­dig) annimmt, erteilt er Ihnen auf diese Weise den Auftrag, die of­fe­rier­te Dienst­leis­tung zu erbringen bzw. Ware zu liefern. Sie ist zwar ge­setz­lich nicht vor­ge­schrie­ben, aber es ist aus mehreren Gründen sinnvoll, auf solch eine Be­stel­lung mit einer schrift­li­chen Auf­trags­be­stä­ti­gung zu antworten. Ein solches Schreiben kann te­le­fo­nisch be­spro­che­ne Details zu­sam­men­fas­sen oder alle Än­de­run­gen aufzeigen, die an dem ei­gent­li­chen Angebot vor­ge­nom­men wurden. Auch für einen ex­pli­zi­ten Hinweis auf die AGBs eignet sich eine Auf­trags­be­stä­ti­gung.

Die Auf­trags­be­stä­ti­gung er­mög­licht dem Kunden eine Leis­tungs­über­sicht und bietet ihm dadurch Ge­le­gen­heit, even­tu­el­le Miss­ver­ständ­nis­se recht­zei­tig auf­zu­klä­ren. Sie als Auf­trags­neh­mer ver­pflich­ten sich durch die Be­stä­ti­gung hingegen, die ver­ein­bar­te Leistung zu den fest­ge­hal­te­nen Kon­di­tio­nen zu erbringen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass das in der DIN-Nor­men­rei­he 69901 emp­foh­le­ne Schreiben an­ge­mes­sen und rechts­si­cher gestaltet ist und sämtliche auf­trags­re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen enthält. Ein einfaches und über­wie­gend kos­ten­lo­ses Hilfs­mit­tel stellen dabei Auf­trags­be­stä­ti­gung-Vorlagen dar, bei denen es sich ty­pi­scher­wei­se um ge­wöhn­li­che Word- oder Excel-Dokumente handelt.

Die schrift­li­che Be­stä­ti­gung eines Auftrags sollte nicht nur aus den oben genannten Gründen zum Pflicht­pro­gramm eines jeden Un­ter­neh­mers zählen. Ein weiterer Vorteil einer Auf­trags­be­stä­ti­gung ist nämlich folgender: Wird das Dokument korrekt an­ge­fer­tigt, kann es im Streit­fall auch vor Gericht verwendet werden. Für seine Er­stel­lung benötigen Sie aber nicht unbedingt eine spe­zi­fi­sche Software und einen Jura-Abschluss. Bereits die ver­brei­te­ten Text­be­ar­bei­tungs- und Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gram­me wie Word und Excel bieten alle not­wen­di­gen Werkzeuge und Funk­tio­nen, um die Be­stä­ti­gung zu erstellen und im Anschluss aus­zu­dru­cken bzw. im PDF-Format per Mail zu ver­schi­cken.

Um nicht nach jedem Auftrag immer ein kom­plet­tes Schreiben neu verfassen zu müssen, ist es üblich, mit Word oder Excel Muster für Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen zu gestalten – bzw. auf bereits vor­ge­fer­tig­te Muster zu­rück­zu­grei­fen. Letzt­ge­nann­te zeichnen sich dadurch aus, dass alle ele­men­ta­ren Be­stand­tei­le bereits eingefügt und mit jederzeit aus­tausch­ba­ren Platz­hal­ter­da­ten versehen sind. Für einen neuen Auftrag müssen Sie das jeweilige Muster also lediglich ent­spre­chend anpassen und es nicht von Grund auf neu erstellen. Das spart eine Menge Zeit. Nutzen Sie Ihre Vorlage für sämtliche Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, dann sind Ihre Dokumente auch au­to­ma­tisch ein­heit­lich designt.

Aufgrund der großen Auswahl bran­chen­spe­zi­fi­scher Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen-Muster für Word und Excel finden Sie im Web passende Exemplare für die ver­schie­dens­ten Branchen. Diese un­ter­schei­den sich ge­ring­fü­gig hin­sicht­lich Layout und den in­halt­li­chen Elementen und sind damit optimal für die jeweilige Kun­den­an­spra­che geeignet. Mit der richtigen Vorlage schaffen Sie somit die Basis dafür, dass Ihre Schreiben nicht nur korrekt und voll­stän­dig sind, sondern auch zur Branche und den häu­figs­ten Auf­trags­ar­ten passen. Wollen Sie das Dokument an Ihre Be­dürf­nis­se anpassen, brauchen Sie lediglich ein paar Än­de­run­gen an der Vorlage vornehmen und können selbige dann pro­blem­los ab­spei­chern.

Nachdem Sie sich für eines der beiden Auf­trags­be­stä­ti­gung-Muster ent­schie­den und dieses her­un­ter­ge­la­den haben, öffnen Sie es wie jedes andere Word- oder Excel-Dokument per Dop­pel­klick. Folgende Än­de­run­gen sind nun er­for­der­lich, bevor Sie das Be­stä­ti­gungs­schrei­ben an Ihren Kunden versenden können:

• Links oben finden Sie Platz für Ihre Fir­men­adress­da­ten, unter die an­schlie­ßend auch die Adress­da­ten des Emp­fän­gers ein­zu­fü­gen sind.

• Auf der rechten Seite haben Sie eine etwas größere Fläche für die Prä­sen­ta­ti­on Ihrer Daten. Neben einer erneuten Angabe der Fir­men­adres­se können Sie hier auch eine Te­le­fon­num­mer und/oder eine E-Mail-Adresse angeben, über die der Kunde Sie erreichen kann.

• Über die nun folgende Be­treff­zei­le teilen Sie dem Empfänger mit, um welche Art von Schreiben es sich handelt. Al­ter­na­tiv zu dem in der Vorlage gewählten Betreff „Auf­trags­be­stä­ti­gung“ können Sie hier auch einen de­tail­lier­te­ren Titel wie zum Beispiel „Auf­trags­be­stä­ti­gung zu Ihrem Auftrag/Ihrer Be­stel­lung vom 10.05.2017“ for­mu­lie­ren.

• Unter dem Betreff sieht die Auf­trags­be­stä­ti­gung-Vorlage die Angabe von drei Werten vor: Die Nummer des ak­zep­tier­ten Angebots, das den Anlass für das Be­stä­ti­gungs­schrei­ben gibt, die Kun­den­num­mer (sofern vorhanden) und das Datum, an dem das Dokument auf­ge­setzt wurde.

• Nachdem Sie den Empfänger und den Auftrag her­vor­ge­ho­ben haben, schließt sich in der Vorlage für Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen der Text an, mit dem Sie den Kunden direkt an­spre­chen. In ein bis zwei Sätzen haben Sie hier die Mög­lich­keit, sich für den Auftrag zu bedanken und auf die kommende Auf­lis­tung der ver­ein­bar­ten Leis­tun­gen zu verweisen.

• Die ver­ein­bar­te Dienst­leis­tung bzw. die be­stell­ten Artikel (Po­si­tio­nen) führen Sie in der an­schlie­ßen­den Tabelle auf. Un­ter­schied­li­che Waren bzw. Leis­tun­gen ver­zeich­nen Sie dabei jeweils in einer eigenen Zeile. Stan­dard­mä­ßig ist die Angabe der genauen Be­zeich­nung, der Menge, des Ein­zel­prei­ses sowie des Ge­samt­prei­ses vor­ge­se­hen. Sie können die Spalten aber auch an Ihre Be­dürf­nis­se anpassen, weitere hin­zu­fü­gen oder nicht benötigte entfernen. Das gleiche gilt natürlich auch für die Anzahl an Zeilen, wenn Sie Platz für weitere Po­si­tio­nen benötigen.

• Die Ge­samt­summe der Po­si­tio­nen ohne Um­satz­steu­er, den fälligen Steu­er­be­trag sowie den end­gül­ti­gen Rech­nungs­be­trag geben Sie gesondert unter der Tabelle an, bevor Sie sich in einem weiteren Text­be­reich noch einmal an den Kunden wenden. Teilen Sie alle wichtigen Zu­satz­in­for­ma­tio­nen (Ei­gen­tums­vor­be­halt, Lie­fer­kon­di­tio­nen, Hinweis auf AGBs, Son­der­ak­tio­nen etc.) mit, bevor Sie das Schreiben mit Ihrer Signatur ab­schlie­ßen.

• Den Abschluss der Vorlage bildet al­ler­dings der Fußtext, in dem Sie ein weiteres Mal Ihre Kon­takt­da­ten einfügen. Zudem haben Sie die Mög­lich­keit, an dieser Stelle Ihre Kon­to­da­ten (IBAN/Kon­to­num­mer, BIC/Bank­leit­zahl, Name der Bank) sowie die USt.-ID anzugeben.

• Sobald Sie alle Än­de­run­gen vor­ge­nom­men haben, können Sie das Muster speichern und das Schreiben aus­dru­cken. Sie können die Auf­trags­be­stä­ti­gung-Vorlage natürlich auch im PDF-Format ex­por­tie­ren, wenn Sie planen, das Dokument per Mail zu ver­schi­cken.

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