Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me: Vergleich der ver­schie­de­nen Lösungen

Eine korrekte Zeit­er­fas­sung ist für Ar­beit­ge­ber wie für Ar­beit­neh­mer glei­cher­ma­ßen wichtig. Vor­ge­setz­te können auf diese Weise si­cher­stel­len, dass die An­ge­stell­ten ihre ver­trag­li­chen Zeiten einhalten. Ar­beit­neh­mer wiederum haben durch die korrekte Erfassung ein Mittel, um un­be­zahl­ten Über­stun­den zu entgehen. Doch die Zeit­er­fas­sung kann nur funk­tio­nie­ren, wenn ein wirksames System dafür im­ple­men­tiert ist.

Wie ein solches System al­ler­dings aussieht, hängt stark von den An­for­de­run­gen und Ei­gen­schaf­ten des Un­ter­neh­mens ab. Es gibt un­ter­schied­lichs­te Lösungen, die ver­schie­dens­ten Umständen Rechnung tragen, z. B. als reine Software- oder Hardware-Lösung oder in Form von Apps für mobile Geräte. Damit Sie ent­schei­den können, welches Zeit­er­fas­sungs­sys­tem für Sie das richtige ist, stellen wir die ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten vor.

Nicht für jedes Un­ter­neh­men eignet sich ein um­fas­sen­des, hard­ware­ge­steu­er­tes und elek­tro­ni­sches Zeit­er­fas­sungs­sys­tem. Gerade in kleinen Betrieben würden die nötigen Auf­wen­dun­gen in keinem Ver­hält­nis zum Ergebnis stehen. Andere Un­ter­neh­men können mit festen Geräten nichts anfangen, weil die ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­ter gar nicht an einem Ort zu­sam­men­ar­bei­ten. Was für Mög­lich­kei­ten gibt es?

Auch heute noch haben viele kleinere Betriebe eine Liste (einen Stun­den­zet­tel), in die Mit­ar­bei­ter ihre Ar­beits­zei­ten selbst eintragen. Der Vorteil einer solchen Do­ku­men­ta­ti­ons­wei­se liegt eindeutig in den nahezu nicht vor­han­de­nen An­schaf­fungs­kos­ten. Außerdem braucht es kaum Aufwand, den Mit­ar­bei­tern die Nutzung dieses Zeit­er­fas­sungs­sys­tems zu erklären. Mit einer selbst­er­klä­ren­den Tabelle dürfte die Nutzung intuitiv sein.

Was man aber nicht vergessen sollte – und hier besteht einer der Nachteile eines solchen manuellen Systems –: Die Daten müssen an­schlie­ßend auch per Hand aus­ge­wer­tet werden. Geben die Mit­ar­bei­ter nur Start- und Endzeiten an, muss der Vor­ge­setz­te oder die Per­so­nal­ab­tei­lung hieraus die ge­ar­bei­te­ten Stunden berechnen und diese an­schlie­ßend addieren. Der Aufwand für die Ar­chi­vie­rung des Systems kommt noch hinzu.

Deshalb ist es ent­schei­dend, wie groß das ent­spre­chen­de Un­ter­neh­men ist: Hat man nur wenige Mit­ar­bei­ter, fällt auch die Nach­ar­beit gering aus. Müssen al­ler­dings die Stun­den­zet­tel von dutzenden An­ge­stell­ten be­ar­bei­tet werden, kann sich die In­ves­ti­ti­on in eine elek­tro­ni­sche Lösung rentieren.

Das System bietet zudem Mög­lich­kei­ten zum Betrug durch die Mit­ar­bei­ter: Während andere Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me die Uhrzeiten ma­schi­nell eintragen und daher schwie­ri­ger zu ma­ni­pu­lie­ren sind, ist diese Lösung zu einem großen Teil auf Vertrauen aufgebaut. Zwar besteht eine gewisse soziale Kontrolle durch Kollegen, aber der Stun­den­zet­tel kann nur funk­tio­nie­ren, wenn der Ar­beit­ge­ber seinen An­ge­stell­ten vertraut.

Denkt man an ein Gerät für die Zeit­ver­fas­sung, wird vielen zuerst die typische Stechuhr einfallen. Kurz erklärt: Der Mit­ar­bei­ter steckt eine Karte in das Gerät, das daraufhin die aktuelle Uhrzeit auf­stem­pelt. Dies macht er, wenn er den Betrieb betritt und wenn er ihn wieder verlässt. Wie bei der manuellen Pa­pier­ver­si­on müssen auch bei dieser (in­zwi­schen ver­al­te­ten) Variante die Ar­beits­stun­den schließ­lich per Hand zu­sam­men­ge­rech­net werden. Auch hier ist die Ar­chi­vie­rung wieder mit zu­sätz­li­cher Arbeit verbunden. Der Vorteil, den eine solche Maschine mit sich bringt, liegt aber in der einfachen Hand­ha­bung durch die Mit­ar­bei­ter. Außerdem ist es deutlich schwie­ri­ger zu betrügen.

In­zwi­schen hat man sich wei­test­ge­hend von den klas­si­schen Stem­pel­uh­ren ver­ab­schie­det, aber die Vorteile dieses Zeit­er­fas­sungs­sys­tems bei­be­hal­ten. Mit elek­tro­ni­schen und digitalen Hardware-Lösungen erhält man ein einfach zu be­die­nen­des Gerät, das relativ fäl­schungs­si­cher ist und die Daten stan­dar­di­siert auf­be­rei­tet. Dies beseitigt auch die Nachteile der manuellen Stechuhr: Die neuen Systeme berechnen die Zeiten au­to­ma­tisch und ar­chi­vie­ren auch alle Daten selbst­stän­dig.

Mit einem Chip-Token oder einer Chip-Karte (in Form von RFID) oder sogar per Fin­ger­ab­druck iden­ti­fi­zie­ren sich Mit­ar­bei­ter an dem Gerät und lösen zugleich den Timestamp aus. Der digitale Stempel wird dann aber nicht auf dem Chip des Mit­ar­bei­ters ge­spei­chert, sondern direkt im Gerät. Die Daten kann man dann über eine Software oder eine Web­schnitt­stel­le auslesen. Alle Angaben werden dabei nach­voll­zieh­bar auf­be­rei­tet und mit­ein­an­der ver­rech­net. In vielen Fällen können Mit­ar­bei­ter über ein Display an der Hardware auch ihr Ar­beits­zeit­kon­to über­prü­fen oder weitere Ein­stel­lun­gen vornehmen.

So kom­for­ta­bel dieses Zeit­er­fas­sungs­sys­tem in seiner digitalen Form ist, es ergeben sich dennoch zwei Nachteile: Zum einen dürften gerade kleinere Un­ter­neh­men vor den teils hohen An­schaf­fungs­kos­ten zu­rück­schre­cken. Schließ­lich muss man nicht nur das Gerät an sich, sondern auch die ent­spre­chen­den Chips für jeden Mit­ar­bei­ter hin­zu­rech­nen, eventuell noch ein Gerät, um die Chips zu pro­gram­mie­ren, und viel­leicht noch eine Lizenz für die benötigte Software. Zum anderen sind solche digitalen Stem­pel­uh­ren nur stationär ein­setz­bar. Befindet sich ein Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se im Au­ßen­dienst, kann er sich an dem Tag nicht einloggen.

Um Mit­ar­bei­tern, die nicht vor Ort im Büro arbeiten, sondern sich bei­spiels­wei­se im Home Office befinden oder Au­ßen­dienst haben, ein Zeit­er­fas­sungs­sys­tem zur Verfügung zu stellen, gibt es auch mobile Lösungen. Per App für das Smart­phone können Mit­ar­bei­ter das Zeit­er­fas­sungs­sys­tem immer mit sich tragen. In­zwi­schen gibt es zahl­rei­che mobile An­wen­dun­gen in dem Bereich, und die meisten sind sehr einfach zu bedienen. In nur wenigen Schritten sind Start- und Endzeiten erfasst. Außerdem bieten viele Apps nützliche Features: Au­ßen­dienst­mit­ar­bei­ter können z. B. selbst­stän­dig zu­sätz­li­che In­for­ma­tio­nen zu ihrem aktuellen Auftrag liefern, also bei­spiels­wei­se den Namen des Kunden, bei dem Sie an dem Tag waren.

Durch die GPS-Lo­ka­li­sa­ti­on der Smart­phones können auch Stand­ort­da­ten Teil einer Zeit­er­fas­sung werden. Das Führen eines Fahr­ten­buchs sowie die Erfassung von Auftrags- oder Pro­jekt­zei­ten lassen sich oftmals über ein solches Zeit­er­fas­sungs­sys­tem gleich mit­erle­di­gen. Vor­ge­setz­te oder die Per­so­nal­ab­tei­lung können an­schlie­ßend alle Daten in einer Online-Anwendung über­prü­fen und auswerten.

Eine mobile App als Zeit­er­fas­sungs­sys­tem funk­tio­niert also wie ein digitaler Stun­den­zet­tel – teilweise auch mit dessen Vor- und Nach­tei­len. So basiert auch dieses System zu einem großen Teil auf Vertrauen, was al­ler­dings vor allem an der Natur des Au­ßen­diens­tes liegt. Gleich­zei­tig ist es relativ einfach zu verstehen. Im Gegensatz zu einer kom­plet­ten Hardware-Lösung liegen die Apps meist preislich in einem mittleren Bereich.

Un­ter­neh­mer können zudem in der Regel zwischen ver­schie­de­nen Paketen wählen und so das richtige Angebot für die Größe ihres Betriebs auswählen. Was man al­ler­dings nicht vergessen darf: Jeder Mit­ar­bei­ter benötigt dann auch ein Smart­phone. Sollte das Un­ter­neh­men keine Dienst­ge­rä­te verteilt haben, muss die App also auf den Pri­vat­ge­rä­ten laufen. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld unbedingt in­for­mie­ren, für welche mobilen Be­triebs­sys­te­me die jeweilige App kon­zi­piert wurde.

So wie es mobile Apps für das Smart­phone gibt, sind auch Software-Lösungen für den Büro-PC verfügbar. Im Aufbau sind diese Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me den Apps meist ähnlich. In der Software legt ein Admin alle Mit­ar­bei­ter mit ihren in­di­vi­du­el­len Ar­beits­zei­ten an. Das Programm befindet sich zu­sätz­lich auf den Computern der An­ge­stell­ten. Sobald diese ihren Ar­beits­tag beginnen, können sie mit einem Mausklick die Zeit­er­fas­sung starten. Pausen und das Ar­beits­en­de lassen sich ebenso un­kom­pli­ziert erfassen.

Vor­ge­setz­te greifen über eine Ad­mi­nis­tra­ti­ons­ober­flä­che auf alle Daten zu und über­prü­fen so das Zeit­ar­beits­kon­to jedes einzelnen Mit­ar­bei­ters. Ein soft­ware­ge­stütz­tes Zeit­er­fas­sungs­sys­tem lässt zudem in der Regel den Eintrag von Urlaubs-, Krank­heits- und Fei­er­ta­gen zu. Es gibt also keinen nach­träg­li­chen Ver­wal­tungs­auf­wand.

Nachteile ergeben sich bei dieser Lösung nur durch die Kosten (auch bei dieser Variante sind meist re­gel­mä­ßi­ge Li­zenz­ge­büh­ren zu zahlen) sowie durch die Plat­zie­rung der Software auf dem PC: Dieser muss morgens meist erst hoch­ge­fah­ren werden. Kann die Zeit­er­fas­sung dann nur per Mausklick gestartet werden, wird die Ar­beits­zeit u. U. nicht korrekt erfasst. Zudem ist auch diese Lösung nur bedingt für die mobile Arbeit nützlich und verlangt hierfür in jedem Fall einen Laptop.

Möchte man Mit­ar­bei­ter im Büro und im Home oder Mobile Office über die gleiche Anwendung ihre Zeit erfassen lassen, kann ein Online-Zeit­er­fas­sungs­sys­tem sinnvoll sein. So können Mit­ar­bei­ter über den Browser auf das System zugreifen. Ähnlich wie bei der Desktop-Software notieren Ar­beit­neh­mer ihre Ar­beits­zeit nun im Webportal. Vor­ge­setz­te wiederum können alle erfassten Zeiten in einer Übersicht abrufen. Auch bei diesem System lassen sich meist zu­sätz­li­che In­for­ma­tio­nen sowie Fehl­zei­ten und freie Tage hin­ter­le­gen.

Da man die Online-Anwendung über einen normalen Browser verwenden kann, hat man im Gegensatz zu einer Software-Lösung weniger Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­me. Solange Nutzer einen aktuellen Browser verwenden, sollten alle Funk­tio­nen voll­um­fäng­lich verfügbar sein – un­ab­hän­gig von der Hardware und dem ver­wen­de­ten Be­triebs­sys­tem. Im besten Fall bietet die Anwendung sogar eine Schnitt­stel­le zu anderen Pro­gram­men, um so etwa die Lohn­ab­rech­nung zu ver­ein­fa­chen. Si­cher­stel­len muss man – auch aus Da­ten­schutz­grün­den –, welche Daten wo ge­spei­chert sind und wer auf diese Zugriff hat.

Für welches Zeit­er­fas­sungs­sys­tem Sie sich ent­schei­den sollten, hängt stark von Ihrem Un­ter­neh­men und dessen An­for­de­run­gen ab. Während vielen kleineren Un­ter­neh­men günstige und simple Lösungen reichen, können große Betriebe in kom­ple­xe­re Systeme in­ves­tie­ren. In manchen Si­tua­tio­nen dürfte eine Mischung aus mehreren Systemen die richtige Lösung sein. Sie sollten darauf achten, dass die Lösungen vom gleichen Anbieter kommen oder zumindest mit­ein­an­der kom­bi­nier­bar sind.