Microsoft Exchange: Welche Al­ter­na­ti­ven gibt es?

Mit Microsoft Exchange Server können Un­ter­neh­men sämtliche E-Mails, Termine und Dokumente zentral verwalten, sodass eine große Gruppe von Mit­ar­bei­tern Zugriff darauf hat und sogar gleich­zei­tig daran arbeiten kann. In einer Ar­beits­welt, die immer mehr auf Mobilität und Fle­xi­bi­li­tät setzt, wird auf diese Weise die einfache und zeit­spa­ren­de Zu­sam­men­ar­beit er­mög­licht.

Die Software ist speziell auf die Windows-In­fra­struk­tur, ins­be­son­de­re die Ver­wen­dung mit Outlook, zu­ge­schnit­ten und gehört deshalb zu den am weitesten ver­brei­te­ten Exchange-Server-Lösungen. Doch das bedeutet nicht, dass es keine Al­ter­na­ti­ve zu Exchange gibt. Je nach Aufbau und Fle­xi­bi­li­tät Ihrer IT-In­fra­struk­tur können die Produkte anderer Anbieter durchaus besser für Sie geeignet sein. Bevor Sie sich für eine Exchange-Server-Al­ter­na­ti­ve ent­schei­den, sollten Sie sich jedoch eingehend mit den Vor- und Nach­tei­len der ver­schie­de­nen Software-Lösungen be­schäf­ti­gen.

Microsoft Exchange Server bietet vor allem kleinen und mit­tel­stän­di­schen Un­ter­neh­men viele Vorteile, da die Server extern an­ge­mie­tet werden können und deshalb keine kos­ten­in­ten­si­ve Ver­wal­tung der IT-In­fra­struk­tur im eigenen Haus notwendig ist. Im Gegenzug dazu behält man bei einer so­ge­nann­ten On-Premises-Lösung (d. h. die Server werden direkt am eigenen Standort un­ter­ge­bracht) die volle Kontrolle über die Daten, muss sich aber auch um die Ver­wal­tung der Server (inkl. ku­mu­la­ti­ver Updates, Da­ten­pfle­ge etc.) kümmern. Das ist für kleinere Un­ter­neh­men oft nicht umsetzbar.

Aufgrund der großen Ver­brei­tung der Microsoft-Produkte ist der Umgang mit ihnen für Mit­ar­bei­ter meist sehr un­kom­pli­ziert: Outlook ist der wahr­schein­lich be­kann­tes­te E-Mail-Client der Welt. Doch die Ver­wal­tung des Servers empfindet nicht jeder Ad­mi­nis­tra­tor als optimal. Deshalb suchen IT-Experten oft nach einer Al­ter­na­ti­ve zu Exchange. Ein we­sent­li­cher Grund dafür ist auch, dass mit dem Microsoft-Produkt Li­zenz­kos­ten ein­her­ge­hen. Gerade kleinere Or­ga­ni­sa­tio­nen be­vor­zu­gen al­ler­dings kos­ten­lo­se Varianten des Mail-Servers.

Exchange ist zurecht so beliebt. Die Software bietet viele nützliche Features und um­fas­sen­de Ver­wal­tungs­op­tio­nen. Doch für einige Anwender und Ad­mi­nis­tra­to­ren ist die Microsoft-Software trotzdem nicht die richtige. Viele Nutzer möchten bei­spiels­wei­se eine Exchange-Al­ter­na­ti­ve, die Open Source ist. Andere suchen einfach nach pas­sen­de­ren Funk­tio­nen.

Auch Google bietet eine Al­ter­na­ti­ve zu Exchange. In der Google Workspace findet man alle er­denk­li­chen Werkzeuge, die man bei der täglichen Bü­ro­ar­beit benötigt. Vielen Nutzern sind Gmail und Google Docs ohnehin aus dem privaten Umfeld bekannt. Auch Google Hangouts sind in der Pro­dukt­pa­let­te enthalten und geben Teams weitere Mög­lich­kei­ten zur Kom­mu­ni­ka­ti­on. Mit der kos­ten­pflich­ti­gen Google Workspace bringt man die um­fang­rei­chen Funk­tio­nen auf ein pro­fes­sio­nel­les Level. Dann können Sie bei­spiels­wei­se auch Ihre eigene E-Mail-Domain verwenden. Außerdem stehen Ad­mi­nis­tra­to­ren in der Profi-Version mehrere Ver­wal­tungs­op­tio­nen zur Verfügung: Rechte verteilen, Gruppen zu­sam­men­stel­len und Si­cher­heits­be­schrän­kun­gen ein­pfle­gen.

Die Google Workspace ist für die Arbeit in der Cloud von Google kon­zi­piert. Der Vorteil dabei: Alles ist perfekt ein­ge­stellt und Mit­ar­bei­ter können von jedem Ort aus arbeiten und dabei auf alle Daten zugreifen. Es ist aber nicht möglich, die Programme über einen eigenen Server laufen zu lassen.

Open Source mit hohen Si­cher­heits­stan­dards: Die Software Kolab steht jedem frei zur Verfügung und kann mit genügend Fach­wis­sen auch an die eigenen An­for­de­run­gen angepasst werden. Seinen Ursprung hat das System beim Bundesamt für Si­cher­heit in der In­for­ma­ti­ons­tech­nik (BSI). Das Amt hatte diese Software in Auftrag gegeben, folglich ist es nicht ver­wun­der­lich, dass diese Exchange-Al­ter­na­ti­ve sehr auf Si­cher­heit und Da­ten­schutz achtet.

Stan­dard­mä­ßig ist ein Spam- und Vi­ren­schutz in der Software aktiviert. Hierbei – wie auch bei vielen anderen Funk­tio­nen – setzt Kolab auf bereits vielfach getestete Open-Source-Module, die auch in anderen Projekten zum Einsatz kommen. In­ter­es­sant sind die vielen An­bin­dun­gen zu anderen Kol­la­bo­ra­ti­ons­lö­sun­gen wie OwnCloud.

Da Kolab Open Source ist, können Sie die Groupware-Software einfach auf einem Linux-System in­stal­lie­ren. Es ist aber auch möglich, auf die Dienste des Un­ter­neh­mens Kolab En­ter­pri­se zu­rück­zu­grei­fen. Hierbei stehen Ihnen alle Funk­tio­nen bereits in einer ge­hos­te­ten Cloud zur Verfügung. Die In­stal­la­ti­on und Kon­fi­gu­ra­ti­on der Groupware-Lösung müssen Sie also nicht selbst über­neh­men.

Auch Zimbra ist Open Source und kann von jedem frei verwendet werden. Man erhält dann einen starken E-Mail-Dienst, über den das ganze Un­ter­neh­men die Kom­mu­ni­ka­ti­on regeln kann. Nutzer können über den Browser auf ihr E-Mail-Postfach zugreifen. Zimbra bietet alle Funk­tio­nen, die man bei der Ver­wal­tung von Mails, Kalendern, Kontakten und Notizen benötigt. Neben der Gra­tis­ver­si­on steht Nutzern auch eine kos­ten­pflich­ti­ge Variante zur Verfügung. Mit dieser sind Ver­bin­dun­gen (per MAPI) zu E-Mail-Clients wie bei­spiels­wei­se Outlook möglich.

Bereits in der Open-Source-Variante ist eine Un­ter­stüt­zung für Ac­ti­ve­Sync inklusive. Diese Technik von Microsoft er­mög­licht es, dass Daten über mehrere Geräte hinweg syn­chro­ni­siert werden können. Die Software lässt sich auf ver­schie­de­nen Linux-Dis­tri­bu­tio­nen in­stal­lie­ren.

Kerio Tech­no­lo­gies ent­wi­ckelt Software-Lösung für Un­ter­neh­men. Die Exchange-Al­ter­na­ti­ve des Un­ter­neh­mens heißt Connect. Dabei handelt es sich um einen Mail­ser­ver, der prak­ti­scher­wei­se unter Linux, Windows und auch macOS läuft. Der Her­stel­ler der Software bewirbt das Produkt außerdem mit dessen leichter Ein­rich­tung: Innerhalb von nur 20 Minuten soll es möglich sein, dass Mit­ar­bei­ter gemeinsam in der Exchange-Al­ter­na­ti­ve arbeiten. Kerio Connect lässt sich dabei entweder über das lokale Re­chen­zen­trum oder über eine Cloud verwalten.

Ein be­son­de­res Feature der Software ist der eigene Instant-Messaging-Dienst. Hierüber können Mit­ar­bei­ter der Or­ga­ni­sa­ti­on schnell In­for­ma­tio­nen mit­ein­an­der aus­tau­schen, ohne eine komplette E-Mail schreiben zu müssen. Da der Dienst über XMPP läuft, kann auch Software von anderen Her­stel­lern für die Chat­funk­ti­on ein­ge­setzt werden. Das gilt auch für den Mail-Dienst: Man kann mit un­ter­schied­li­chen Clients auf seine E-Mails zugreifen oder die Web­an­wen­dung von Kerio verwenden. Zu­sätz­lich setzt Kerio Connect – wie auch andere Al­ter­na­ti­ven – auf Microsoft Ac­ti­ve­Sync, um Nach­rich­ten an mobile Geräte zu verteilen.

Eine weitere leis­tungs­star­ke Al­ter­na­ti­ve zu Exchange: Com­mu­ni­Gate Pro liefert alle Funk­tio­nen, die man für die Kom­mu­ni­ka­ti­on innerhalb eines Un­ter­neh­mens benötigt. Neben dem Mail-Dienst kann man auch Notizen, Kalender und Aufgaben mit den Kollegen teilen. Um auf die Funk­tio­nen des Servers zu­zu­grei­fen, können ver­schie­de­ne Client-Programme wie etwa Outlook, Thun­der­bird oder Mail von Apple ein­ge­setzt werden. Zu­sätz­lich bietet Com­mu­ni­Gate Pro auch eine eigene Web­an­wen­dung, die sich einfach über den Browser aufrufen lässt und ver­schie­de­ne Layouts bietet.

Zu­sätz­lich können Un­ter­neh­men mit Com­mu­ni­Gate Pro auch VoIP und Instant Messaging rea­li­sie­ren. Für kleine Or­ga­ni­sa­tio­nen steht die Software kos­ten­frei zur Verfügung. Wer die Exchange-Al­ter­na­ti­ve mit mehr als fünf Mit­ar­bei­tern nutzen möchte, muss eine Lizenz kaufen.

Das deutsche Un­ter­neh­men Intra2Net hat mit dem Business Server eine Groupware-Lösung kon­zi­piert, die sich in erster Linie an kleine und mittlere Un­ter­neh­men (5 bis 250 Mit­ar­bei­ter) wendet. Bei Intra2Net handelt es sich vor allem um einen E-Mail-Server mit allen wichtigen Groupware-Funk­tio­nen. Nach­rich­ten, Notizen, Kontakte und Kalender können genauso einfach geteilt werden, wie man es auch von anderen Exchange-Server-Al­ter­na­ti­ven her kennt. Das Postfach wird dabei vor Spam, Viren und Phishing geschützt.

Si­cher­heit spielt auch sonst eine große Rolle bei Intra2Net. Der Server dient als Zu­gangs­punkt zum Internet für alle Mit­ar­bei­ter. Dem­entspre­chend lassen sich auch Firewall, DNS, Intranet und VPN über die Software regeln. Besonders in­ter­es­sant: Man kann eine Lizenz für die Software kaufen und Intra2Net auf den eigenen Geräten laufen lassen. Oder man erwirbt die Geräte gleich mit, denn das Un­ter­neh­men bietet auch ent­spre­chen­de Server-Hardware an. Mit­ar­bei­ter können per Web­an­wen­dung oder mobile App auf die Funk­tio­nen des Mail-Servers zugreifen.

Egal, ob Sie eine Exchange-Al­ter­na­ti­ve, die kostenlos und Open Source ist, suchen oder gleich die gesamte Hardware mit­be­stel­len wollen: Min­des­tens eines der vor­ge­stell­ten Produkte bietet si­cher­lich die passende Lösung. Die folgende Tabelle fasst die wich­tigs­ten Merkmale der Groupware-Server über­sicht­lich zusammen.