Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen
In Unternehmen ist wichtig, dass Aufgaben so schnell wie möglich bearbeitet werden. Entscheidend ist aber auch eine Prioritätensetzung, damit Dringliches nicht hintenansteht. Denn im Alltag – sei es nun im Arbeits- oder Privatleben – kosten häufig weniger dringliche Aufgaben unnötig Zeit, die dann an entscheidender Stelle fehlt. Mit dem sogenannten Eisenhower-Prinzip haben Sie eine Grundlage, um sinnvoll Prioritäten zu setzen und das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Dadurch lassen sich viele Ziele schneller erreichen.
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich mit 20 Prozent des Gesamteinsatzes 80 Prozent der geplanten Ergebnisse erbringen lassen. Doch das Problem dabei: Häufig beschäftigen sich die Mitarbeiter mit den anderen 80 Prozent anfallender Tätigkeiten, die allerdings nur zu 20 Prozent der Ergebnisse führen.
Dieses Problem erkannte auch der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Er entwickelte eine Zeitmanagement-Methode, bei der man anhand einer Matrix eine Einteilung der zu bewältigenden Aufgaben vornimmt. Eisenhower unterscheidet dabei zwischen der Wichtigkeit und der Dringlichkeit von Aufgaben.
Wie funktioniert das Eisenhower-Modell?
Die Anwendung dieser simplen Matrix, die aus insgesamt vier Quadranten besteht, sorgt langfristig für mehr Produktivität. Folgt er dem Eisenhower-Modell, erledigt der Anwender zunächst solche Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, und widmet sich anschließend den ebenfalls wichtigen Projekten, die allerdings eine geringere Dringlichkeit aufweisen. Weniger wichtige Aufgaben werden dagegen an andere delegiert oder mitunter sogar verworfen. Eine Übersicht der vier Quadranten:
- A – wichtig und dringend: Diese Aufgaben besitzen allerhöchste Priorität und müssen unverzüglich erledigt werden. Ansonsten lassen sich die gesetzten Ziele nicht erreichen.
- B – wichtig, aber nicht dringend: Auch diese Aufgaben müssen erledigt werden, damit man die eigenen Ziele erreichen kann. Allerdings lässt sich der Zeitpunkt dafür durchaus eine Weile nach hinten schieben.
- C – dringend, aber nicht wichtig: Bei diesen Aufträgen ist ein zeitnaher Abschluss notwendig. Die Aufgaben sind aber von geringer Wichtigkeit, weshalb Eisenhower empfiehlt, solche Angelegenheiten möglichst zu delegieren.
- D – weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben bilden das Schlusslicht der Prioritätenliste, da sie für das Erreichen der Ziele nicht oder kaum relevant sind und auch nicht besonders dringend erledigt werden müssen. Steht nur wenig Zeit zur Verfügung, können diese Aufgaben oft einfach unerledigt bleiben.
Welche Vor- und Nachteile hat das Eisenhower-Prinzip?
Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Eine klare und eindeutige Prioritätensetzung führt dazu, dass die wichtigsten Projekte zuerst erledigt werden. Das Modell ist vor allem für Personen in Führungspositionen praktikabel, da deren Zeit meistens besonders knapp ist und sie weniger wichtige Aufgaben ganz einfach an ihre Mitarbeiter delegieren können. Das bietet wiederum den Vorteil, dass die Mitarbeiter stärker in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden werden.
Das Modell hat allerdings auch einige Nachteile. So fällt es häufig schwer, die Wichtigkeit einer Aufgabe richtig einzustufen. Dadurch kann es mitunter passieren, dass wichtige Aufgaben an die falschen Mitarbeiter delegiert und infolgedessen nicht ausreichend erfüllt werden. Die Dringlichkeit lässt sich hingegen meist über Deadlines bestimmen. Ist keine Deadline vorgegeben, steht der Mitarbeiter vor der Frage, inwieweit er selbst sie als dringlich einschätzt.
Ein weiteres Problem kann die ungleichmäßige Verteilung von Aufgaben sein. Denn oft konzentrieren sich die zu erledigenden Aufgaben auf nur wenige Personen oder Abteilungen, da wichtige Aufgaben zumeist dringend sind und dringende Aufträge auch selten unwichtig. Folglich lassen sich solche Aufgaben nicht delegieren oder beiseiteschieben.
Anwendung des Eisenhower-Prinzips: Ein Beispiel
Ein Mitarbeiter sitzt um 9 Uhr in seinem Büro in Berlin. Nachdem er die morgendlichen E-Mails gecheckt hat, liest er einen Zeitungsartikel. Um 11 Uhr erwartet sein Chef einen potenziellen Kunden zu einem Meeting. Dann klingelt das Telefon des Mitarbeiters. Der Chef teilt mit, dass er kurzfristig für einen erkrankten Kollegen einen Termin in München wahrnehmen muss, weshalb er nicht beim Meeting sein kann. Der Mitarbeiter soll daher einen neuen Termin vereinbaren und die Anreise nach München organisieren. Für den auswärtigen Termin benötigt der Chef außerdem bestimmte Dokumente.
Orientiert sich der Mitarbeiter an dem Eisenhower-Prinzip, geht er folgendermaßen vor:
- Er beschafft die Dokumente, die der Chef für seine Reise benötigt (A-Aufgabe, dringend und wichtig).
- Er vereinbart mit dem Kunden einen neuen Termin (B-Aufgabe).
- Das Bahn- bzw. Flugticket nach München delegiert der Mitarbeiter am besten an die dafür zuständige Abteilung der Firma, z. B. an die Event-Abteilung (C-Aufgabe, A-Aufgabe in der Event-Abteilung).
- Beim Lesen des Zeitungsartikels handelt es sich um eine D-Aufgabe, die weder relevant noch dringend ist und deshalb aufgeschoben oder aufgegeben werden kann.
Nicht dringende und unwichtige Aufgaben – wohin damit?
Gerade der Quadrant mit den D-Aufgaben bereitet vielen Menschen Probleme. Dort landen die nicht eiligen und gleichzeitig unwichtigen Aufgaben. Um den Schreibtisch von diesen Aufgaben zu befreien, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Komposthaufen: Sämtliche Unterlagen, die keinen tagesaktuellen Informationswert für die Arbeit beinhalten, sollten auf einen Stapel – den sogenannten Komposthaufen – gelegt werden. Dieser Stapel wird nur dann bearbeitet, wenn tatsächlich Zeit dafür ist, weil gerade keine dringlicheren Aufgaben anstehen. Alle paar Monate wirft der Mitarbeiter mindestens ein Fünftel des Stapels in den Papierkorb – und zwar, ohne den Stapel nochmal durchzublättern. Manche Aufgaben haben sich bis dahin vielleicht schon sowieso von selbst erledigt.
- Papierkorb: Material, das weder wichtig noch dringend ist, kann sofort in den Papierkorb. Dazu gehört zwar etwas Mut, aber dafür fühlt sich der Mitarbeiter hinterher viel befreiter und spart Zeit.
- Ablage: Die dritte Möglichkeit ist das Abheften der Unterlagen in einer Ablage. Im Unterschied zum Komposthaufen überprüft der Mitarbeiter aber alle paar Monate die Unterlagen und entscheidet dann, ob er diese aufhebt, bearbeitet oder in den Papierkorb wirft.
Vereinfachung der Eisenhower-Matrix: Die ABC-Analyse
Neben der Eisenhower-Matrix und dem Pareto-Prinzip gibt es mit der ABC-Analyse eine weitere Methode, die das Zeitmanagement effektiver gestalten soll. Die ABC-Analyse lässt sich schnell und einfach anwenden:
- A-Aufgaben: extrem wichtig und dringend
- B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
- C-Aufgaben: weniger wichtig, Routine
Häufig ist es so, dass die C-Aufgaben am zeitintensivsten sind, aber am wenigsten Ertrag bringen. Das größte Nutzen haben dagegen die A-Aufgaben, in die am wenigsten Zeit investiert wird. Der Zweck der ABC-Analyse, des Pareto-Prinzips und der Eisenhower-Matrix ist es, den Fokus auf die A-Aufgaben auf zu setzen. Diese sollten möglichst dann erledigt werden, wenn die Konzentration und Produktivität des Mitarbeiters am größten ist. B-Aufgaben sind hingegen oft Routineaufgaben. Daher sollten diese zu Zeiten bearbeitet werden, in denen die Konzentrationsfähigkeit etwas abnimmt. C-Aufgaben stehen erst dann an, wenn die A- und B-Aufgaben abgeschlossen worden sind.
Der Unterschied zwischen dem Eisenhower-Diagramm und der ABC-Analyse
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Eisenhower-Matrix ein größeres Zeitfenster umfasst, während die ABC-Analyse eher auf einen Tag ausgerichtet ist. Die ABC-Analyse hat also das Ziel, Tagesaufgaben innerhalb einer To-do-Liste zu priorisieren, um Projekte über einen Tag verteilt effizient zu erledigen. Das Eisenhower-Diagramm eignet sich dagegen für langfristige Projekte und kann auch dabei helfen, dem eigenen Alltag – sei es im Beruf oder privat – eine Struktur zu geben.
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