NDA-Vorlage: Geheimhaltungsvereinbarung rechtssicher erstellen
Eine NDA (Non-Disclosure Agreement) ist eine Geheimhaltungsvereinbarung, die den Umgang mit vertraulichen Informationen regelt. Für eine rechtssichere Gestaltung kommt es auf klare Geheimhaltungspflichten, passende Laufzeiten und angemessene Vertragsstrafen an. Vorlagen erleichtern die Erstellung, müssen aber zum Einzelfall passen. Zusammen mit technischen und organisatorischen Maßnahmen kann eine NDA zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen beitragen.
Zusammenfassung
Das Wichtigste in Kürze:
- Eine NDA regelt, welche Informationen vertraulich sind, wer sie erhalten darf und wofür sie genutzt werden dürfen.
- Ob eine einseitige oder gegenseitige NDA passt, hängt davon ab, wer vertrauliche Informationen offenlegt.
- Zu den wichtigen Bestandteilen zählen Parteien, Zweck, vertrauliche Informationen, Ausnahmen, Laufzeit, Vertragsstrafe sowie Rückgabe und Löschung.
- Eine Vertragsstrafe muss klar geregelt sein und zum möglichen Verstoß passen; insbesondere bei vorformulierten Klauseln kann eine unangemessene Höhe zur Unwirksamkeit führen.
- Eine Vorlage kann bei einfachen Konstellationen als Grundlage genügen; bei Due Diligence, Technologietransfer oder internationaler Zusammenarbeit ist eine individuelle Gestaltung sinnvoll.
- Eine NDA ersetzt kein gelebtes Schutzkonzept: Für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen braucht es insgesamt angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen.
Was ist eine NDA?
NDA steht für „Non-Disclosure Agreement“ (dt. Geheimhaltungsvereinbarung). Darin legen die Beteiligten fest, welche Informationen vertraulich sind, wer sie erhalten darf und wofür sie genutzt werden dürfen. So können Sie beispielsweise vereinbaren, dass eine selbstständige Person interne Produktunterlagen ausschließlich für einen bestimmten Auftrag verwendet.
Rechtlich ist die NDA ein Vertrag, für den die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs gelten. Sie kann eigenständig abgeschlossen oder in einen anderen Vertrag aufgenommen werden.
Wenn Sie für Ihre NDA eine vorformulierte Vorlage verwenden, können aber zusätzlich die gesetzlichen Regeln für Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) greifen. Das betrifft insbesondere Bedingungen, die für mehrere Verträge vorgesehen sind und der anderen Vertragspartei vorgegeben werden. Solche Klauseln müssen klar und verständlich sein und dürfen die andere Seite nicht unangemessen benachteiligen. Allein das Einsetzen von Namen oder die Unterzeichnung macht aus einer Vorlage noch keine individuell ausgehandelte Vereinbarung.
Auch Arbeitsverträge können Geheimhaltungsklauseln enthalten. Wenn Sie einen Arbeitsvertrag erstellen, sollten Sie dabei die Besonderheiten des Arbeitsverhältnisses berücksichtigen.
- E-Mails noch effizienter bearbeiten
- Zeitsparende und einfache Nutzung
- Inklusive Übersetzungsfunktion
Einseitige vs. gegenseitige NDA
Welche Form passt, hängt davon ab, wer vertrauliche Informationen offenlegt. „Einseitig“ bedeutet dabei, dass nur eine Seite zur Geheimhaltung verpflichtet wird. Den Vertrag schließen trotzdem beide Parteien.
| Situation | Häufig passende Form | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Pitch vor potenziellen Kapitalgebenden | Einseitige NDA, wenn nur Ihr Unternehmen sensible Informationen offenlegt | Stimmen Sie vorab ab, ob eine NDA vereinbart wird. Legen Sie besonders sensible Details erst nach Klärung des Schutzes offen. |
| Freelance-Onboarding | Einseitige NDA | Benennen Sie die betroffenen Unterlagen, den Auftrag und zulässige Zugriffe. |
| Joint Venture | Gegenseitige NDA | Beide Unternehmen schützen das jeweils erhaltene Wissen. |
| Gemeinsame Produktentwicklung | Gegenseitige NDA | Trennen Sie Geheimhaltung von Nutzungsrechten und Rechten an Entwicklungsergebnissen. |
Tauscht auch die selbstständige Person eigene vertrauliche Methoden oder technische Unterlagen mit Ihnen aus, kann eine gegenseitige Vereinbarung sinnvoll sein. Dasselbe gilt für ein Joint Venture, bei dem die beteiligten Unternehmen Wissen und Ressourcen für ein gemeinsames Vorhaben bündeln. Entscheidend ist immer der tatsächliche Informationsfluss.
Wichtige Bestandteile einer NDA
Eine gesetzlich festgelegte Liste von Pflichtangaben gibt es für NDAs nicht. Auch eine Vertragsstrafe oder eine Gerichtsstandsklausel ist keine allgemeine Wirksamkeitsvoraussetzung. Für eine belastbare Vereinbarung sollten Sie dennoch folgende Punkte regeln:
- Vertragsparteien: Nennen Sie die vollständigen Namen beziehungsweise Firmierungen und Anschriften. Klären Sie, wer für das Unternehmen unterschreiben darf. Sollen auch Mutter-, Tochter- oder Schwesterunternehmen zur Geheimhaltung verpflichtet werden, muss dies gesondert vereinbart werden.
- Zweck: Beschreiben Sie das Projekt oder die Verhandlungen und die dafür erlaubte Nutzung der Informationen.
- Vertrauliche Informationen: Benennen Sie konkrete Kategorien, etwa Kalkulationen, Listen der Kundschaft, Quellcode oder technische Zeichnungen. Legen Sie fest, wie schriftliche, digitale und mündliche Informationen erfasst werden. Sie können Unterlagen beispielsweise mit dem Hinweis „vertraulich“ kennzeichnen. Die NDA kann aber auch Informationen ohne diese Kennzeichnung schützen, wenn klar erkennbar ist, dass sie geheim bleiben sollen.
- Ausnahmen: Nehmen Sie insbesondere bereits öffentlich bekannte, rechtmäßig vorbekannte oder unabhängig entwickelte Informationen aus. Ausnahmen sollten auch für Informationen gelten, die eine Vertragspartei rechtmäßig von Dritten erhalten hat oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben weitergeben muss.
- Geheimhaltungspflichten: Regeln Sie die zweckgebundene Nutzung, den Schutz vor unbefugtem Zugriff und den Kreis der empfangsberechtigten Personen. Beschäftigte, Beratende oder beauftragte Drittunternehmen sollten nur im erforderlichen Umfang Zugriff erhalten und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sein.
- Laufzeit: Unterscheiden Sie zwischen dem Zeitraum, in dem Informationen ausgetauscht werden, und der Dauer der anschließenden Geheimhaltung. Legen Sie fest, wie lange die Informationen vertraulich bleiben sollen und warum dieser Schutz so lange nötig ist.
- Vertragsstrafe: Entscheiden Sie, ob Sie eine vereinbaren möchten. Definieren Sie dann die erfassten Pflichtverletzungen und eine angemessene Berechnung.
- Rückgabe und Löschung: Legen Sie Anlass, Frist und Umfang fest. Berücksichtigen Sie Kopien, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und technisch nicht unmittelbar löschbare Sicherungen. Für verbleibende Daten sollte die Geheimhaltung fortgelten.
- Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Klären Sie besonders bei Vertragsparteien im Ausland, welches nationale Recht gelten soll und an welchem Ort mögliche Rechtsstreitigkeiten vor Gericht verhandelt werden sollen. Der Gerichtsort darf allerdings nicht in jedem Fall frei vereinbart werden.
Bei Verträgen mit Selbstständigen lässt sich der Gerichtsstand nicht immer frei festlegen. Sind beide Vertragsparteien in Deutschland ansässig, ist eine solche Vereinbarung vor einem möglichen Streit grundsätzlich zwischen Kaufleuten zulässig. Nicht jede selbstständige Person zählt jedoch dazu. Deshalb kann beispielsweise eine Klausel, nach der alle Streitigkeiten am Sitz Ihres Unternehmens verhandelt werden sollen, gegenüber einer freiberuflich tätigen Person unwirksam sein. Prüfen Sie daher vorab, ob die Voraussetzungen des § 38 der Zivilprozessordnung (ZPO) erfüllt sind.
Eine NDA sollte Ausnahmen für gesetzlich geschützte Meldungen und Offenlegungen vorsehen. Nach § 5 des GeschGehG kann die Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen beispielsweise erlaubt sein, wenn sie dazu dient, Rechtsverstöße oder berufliches beziehungsweise sonstiges Fehlverhalten aufzudecken und dabei das öffentliche Interesse zu schützen. Auch Beschäftigte dürfen der Arbeitnehmervertretung unter bestimmten Voraussetzungen vertrauliche Informationen mitteilen, wenn die Arbeitnehmervertretung diese Informationen für ihre Aufgaben benötigt.
Vertragsstrafe richtig formulieren
Eine Vertragsstrafe kann den Druck erhöhen, die Geheimhaltung einzuhalten. Ihr Vorteil: Für die vereinbarte Zahlung müssen Sie grundsätzlich keinen konkreten Schaden beziffern. Einen von der Klausel erfassten Verstoß müssen Sie aber weiterhin darlegen und gegebenenfalls beweisen. Die gesetzliche Grundlage bilden §§ 339 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Damit die Klausel ihren Zweck erfüllt, muss sie klar regeln, wie hoch die Strafe ausfällt und wann sie zu zahlen ist.
Die Höhe muss zum möglichen Verstoß passen. Eine allgemein rechtssichere Standardsumme gibt es nicht. Berücksichtigen Sie deshalb den Wert der Informationen, die möglichen Folgen einer Offenlegung und die Schwere der Pflichtverletzung. Wer für jeden noch so kleinen Fehler dieselbe hohe Summe verlangt, riskiert insbesondere bei vorformulierten Klauseln deren Unwirksamkeit. Dafür muss die Regelung nicht erst sittenwidrig sein: Schon eine unangemessene Benachteiligung kann nach § 307 BGB zur Unwirksamkeit führen.
Wie hoch die Zahlung insgesamt ausfällt, hängt auch davon ab, wie Verstöße gezählt werden. Legen Sie daher fest, ob die Strafe für jeden einzelnen Verstoß anfällt und wie zusammenhängende Handlungen behandelt werden. Werden beispielsweise mehrere vertrauliche Dateien in einer einzigen E-Mail weitergegeben, sollte klar sein, ob dies als ein Verstoß oder als mehrere Verstöße zählt. Wenn Sie stattdessen eine einmalige Pauschale vorsehen, sollten Sie regeln, welche Folgen erneute Verstöße haben.
Typische Gestaltungsfehler sind:
- dieselbe hohe Strafe für sehr unterschiedlich schwere Pflichtverletzungen,
- unklare Auslöser und Berechnungsregeln,
- eine formularmäßige Haftung ohne Rücksicht auf Verschulden,
- eine unangemessene Vervielfachung bei zusammenhängenden Verstößen.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Gericht eine problematische Klausel später einfach korrigiert. § 343 BGB ermöglicht zwar unter bestimmten Voraussetzungen die Herabsetzung einer unverhältnismäßig hohen verwirkten Strafe. § 348 HGB schließt diese Möglichkeit jedoch für Vertragsstrafen aus, die Kaufleute im Betrieb ihres Handelsgewerbes versprochen haben. In besonderen Ausnahmefällen kann eine Herabsetzung nach § 242 BGB dennoch möglich sein. Eine wegen unangemessener Benachteiligung unwirksame AGB-Klausel wird dagegen grundsätzlich nicht auf ein zulässiges Maß reduziert.
NDA-Vorlage vs. individuelle Erstellung
Eine kostenlose NDA-Vorlage kann für ein einfaches, klar abgegrenztes Onboarding von Freelancerinnen und Freelancern als Grundlage ausreichen. Das gilt etwa, wenn beide Seiten in Deutschland tätig sind, der Auftrag klar abgegrenzt ist und nur konkret benannte interne Unterlagen zugänglich werden. Aber auch dann müssen Sie Parteien, Zweck, Informationsarten, empfangsberechtigte Personen und Fristen passend einsetzen und widersprüchliche Regelungen entfernen. Denn ob ein Muster geeignet ist, hängt nicht vom Preis ab. Prüfen Sie, für welchen Anwendungsfall und welches Recht es erstellt wurde. Ein Muster für einen Unternehmenskauf passt nicht automatisch zu einem Designauftrag.
Bei folgenden Konstellationen ist eine individuelle rechtliche Gestaltung besonders sinnvoll:
- Due Diligence vor einer Beteiligung: Bei einer Due Diligence prüfen potenzielle Kapitalgebende das Unternehmen und erhalten dafür Einblick in sensible Unterlagen. Werden diese über einen virtuellen Datenraum bereitgestellt, sollten die Zugriffsrechte mit der NDA abgestimmt sein. Beratende und weitere potenzielle Kapitalgebende erfordern dabei differenzierte Regeln zu empfangenden Stellen und Nutzung.
- Technologietransfer: Neben Geheimhaltung müssen häufig Nutzungsrechte, technische Analysen und der Umgang mit Weiterentwicklungen geklärt werden.
- Internationale Zusammenarbeit: Rechtswahl, Gerichtsstand, Vertragssprache und Durchsetzung im Ausland müssen zusammenpassen.
- Besonders wertvolle Informationen: Bei zentralem Quellcode, Herstellungsverfahren oder strategischen Daten wiegen unpassende Klauseln besonders schwer.
Beim Austausch geschützter Daten aus vernetzten Produkten kann zudem die EU-Datenverordnung relevant sein. Nach Art. 4 Abs. 6 müssen für die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen im dort geregelten Datenaustausch geeignete Vertraulichkeitsmaßnahmen vereinbart werden, beispielsweise eine NDA.
Häufige Fehler
Beim Erstellen einer NDA können unklare Formulierungen, zu weit gefasste Pflichten oder ein ungünstiger Zeitpunkt den gewünschten Schutz beeinträchtigen. Achten Sie deshalb besonders auf die folgenden Fehler und Missverständnisse.
- Alles pauschal als vertraulich behandeln: Eine Klausel, die unterschiedslos sämtliche internen Informationen erfasst, kann zu weit gehen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil vom 17.10.2024 (8 AZR 172/23) eine formularmäßige Klausel für unwirksam erklärt, die Beschäftigte auch nach dem Ausscheiden zeitlich unbegrenzt zum Schweigen über alle internen Vorgänge verpflichtete.
- Ohne Vertragsstrafe mit Schutzlosigkeit rechnen: Auch ohne Vertragsstrafe kann eine NDA durchsetzbar sein. Bei einer zu vertretenden Vertragsverletzung kommen insbesondere Schadensersatzansprüche nach § 280 BGB in Betracht. Praktisch kann allerdings der Nachweis des entstandenen Schadens schwierig sein.
- Unbegrenzte Laufzeiten ungeprüft übernehmen: Eine unbegrenzte Pflicht für sämtliche Informationen ist problematisch. Für konkret bestimmte Geschäftsgeheimnisse kann dagegen eine Bindung an die fortbestehende Geheimniseigenschaft sachgerecht sein. Dauer und Umfang müssen zum Schutzinteresse und zur Vertragskonstellation passen.
- Das GeschGehG nur erwähnen: Ein fehlender ausdrücklicher Gesetzesverweis macht eine NDA nicht unwirksam. Umgekehrt genügt die Nennung des GeschGehG nicht, um gesetzlichen Schutz zu schaffen. Entscheidend sind angemessene Maßnahmen und ihre tatsächliche Umsetzung.
- Die Vereinbarung zu spät abschließen: Klären Sie die Geheimhaltung möglichst vor der ersten Offenlegung. Bereits offengelegte Informationen lassen sich zwar ausdrücklich in eine Vereinbarung aufnehmen. Eine bereits erfolgte Veröffentlichung wird dadurch jedoch nicht rückgängig gemacht.
NDA und das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG)
Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist nicht jede interne Information automatisch ein Geschäftsgeheimnis. § 2 Nr. 1 GeschGehG verlangt, dass eine Information in den maßgeblichen Fachkreisen nicht allgemein bekannt oder ohne Weiteres zugänglich und deshalb wirtschaftlich wertvoll ist. Zusätzlich müssen angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen sowie ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse bestehen.
Eine NDA ist ein möglicher vertraglicher Baustein dieser Maßnahmen. Ob der Schutz insgesamt angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab. Ergänzend kommen beispielsweise folgende Maßnahmen infrage:
- Zugriffsrechte nur für Personen, die die Informationen benötigen,
- Kennzeichnung und sichere Übermittlung sensibler Unterlagen,
- dokumentierte Freigaben und Vertraulichkeitsschulungen,
- Entzug von Zugängen nach Projektende.
Das Gesetz schreibt keine eigenständige NDA für jeden Fall vor. Fehlen jedoch insgesamt angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen, ist die gesetzliche Definition des Geschäftsgeheimnisses nicht erfüllt. Auch eine unterschriebene Vereinbarung ersetzt kein gelebtes Schutzkonzept. Im Streitfall müssen Unternehmen darlegen und gegebenenfalls beweisen können, dass sie angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen haben. Deshalb sollten sie nicht nur NDAs aufbewahren, sondern auch weitere Schutzmaßnahmen wie die Vergabe von Zugriffsberechtigungen und die Durchführung von Vertraulichkeitsschulungen dokumentieren.
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, ermöglicht das GeschGehG unter anderem Ansprüche auf Beseitigung und Unterlassung. Bei vorsätzlichen oder fahrlässigen Rechtsverletzungen kann außerdem Schadensersatz verlangt werden.
Auch während eines Gerichtsverfahrens können Geschäftsgeheimnisse geschützt werden. Nach § 273a ZPO kann das Gericht auf Antrag einer Partei vertrauliche Informationen als geheimhaltungsbedürftig einstufen, wenn diese Geschäftsgeheimnisse sein können. Eine NDA und dokumentierte Schutzmaßnahmen können dabei helfen, die Geheimhaltungsbedürftigkeit darzulegen.
Nach Vertragsunterzeichnung
Mit der Unterzeichnung beginnt die praktische Umsetzung. Ordnen Sie die NDA dem jeweiligen Projekt zu und machen Sie ihre Vorgaben für die zuständigen Personen nachvollziehbar. Binden Sie die vereinbarten Geheimhaltungspflichten in Ihre internen Abläufe zur Compliance ein. Klare Zuständigkeiten, dokumentierte Zugriffsrechte und regelmäßige Schulungen helfen dabei, die Vorgaben im Arbeitsalltag umzusetzen:
- Vereinbarung archivieren: Bewahren Sie die vollständige Vertragsfassung einschließlich Anlagen, Änderungen und Abschlussnachweisen an einem zentralen, zugriffsgeschützten Ort auf. Eine klar strukturierte digitale Archivierung erleichtert es, die Unterlagen später wiederzufinden. Dokumentieren Sie auch, welche Informationen wann und an wen übermittelt wurden.
- Fristen vormerken: Hinterlegen Sie Erinnerungen für das Ende der Zusammenarbeit, Rückgabe- und Löschpflichten sowie auslaufende Geheimhaltungsfristen. Prüfen Sie vor weiteren Offenlegungen, ob die Vereinbarung den aktuellen Informationsaustausch noch erfasst.
- Zugänge kontrollieren: Vergeben Sie nur erforderliche Berechtigungen und entziehen Sie diese nach Projektende. Eine rollenbasierte Zugriffskontrolle hilft Ihnen, Zugriffsrechte passend zu den Aufgaben der beteiligten Personen zu vergeben. Dokumentieren Sie Rückgaben und Löschbestätigungen sowie zulässige Ausnahmen.
- Bei einem Verstoß reagieren: Sichern Sie zunächst relevante Belege, etwa E-Mails, Zugriffsprotokolle und Dateiversionen. Begrenzen Sie weitere Zugriffe und informieren Sie die intern zuständigen Personen. Lassen Sie anschließend zeitnah prüfen, welche vertraglichen und gesetzlichen Ansprüche bestehen und ob gerichtlicher Eilrechtsschutz erforderlich ist. Vertragsstrafe, Schadensersatz und Unterlassung haben unterschiedliche Voraussetzungen.
NDA mit KI erstellen: Unterstützung und Grenzen
Auf Vertrags- und Rechtssachen spezialisierte KI kann die Erstellung einer NDA erleichtern: Sie hilft Ihnen, relevante Angaben zusammenzutragen, Inhalte zu strukturieren und daraus einen ersten Vertragsentwurf zu formulieren. Beschreiben Sie dafür die beteiligten Parteien, den Zweck der Zusammenarbeit und die Informationen, die vertraulich bleiben sollen. Geben Sie außerdem an, ob nur eine Seite oder beide Seiten Informationen offenlegen. Je genauer Sie das Vorhaben beschreiben, desto gezielter kann die KI passende Regelungen vorschlagen.
Die Unterstützung reicht dabei über die reine Texterstellung hinaus. KI kann beispielsweise Kategorien vertraulicher Informationen ausarbeiten, empfangsberechtigte Personen und Unternehmen berücksichtigen und Formulierungen zu Nutzungsbeschränkungen, Laufzeiten sowie Rückgabe und Löschung vorbereiten. Fehlen Angaben, können Sie sich gezielt Rückfragen stellen lassen. So entsteht schrittweise eine Grundlage, die auf Ihre Zusammenarbeit zugeschnitten ist.
Auch bei einer vorhandenen NDA-Vorlage kann KI Zeit sparen. Sie kann unterschiedliche Fassungen vergleichen, mögliche Widersprüche aufzeigen und schwer verständliche Klauseln in einfacher Sprache erläutern. Lassen Sie sich beispielsweise erklären, welche Regelungen noch an Ihr Projekt angepasst werden sollten. Eine ergänzende Checkliste hilft Ihnen, offene Punkte vor der Unterzeichnung systematisch durchzugehen.
Prüfen Sie den Entwurf abschließend auf Vollständigkeit, sachliche Richtigkeit und Eignung für Ihr Vorhaben. Bei komplexen Vereinbarungen kann er als Grundlage für eine gezielte rechtliche Prüfung dienen. Nutzen Sie bei der Eingabe möglichst Platzhalter für Namen und sensible Geschäftsdaten. So können Sie die Vorteile der KI nutzen, ohne vertrauliche Details unnötig offenzulegen.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Reviewer
Anne-Laure Wolber
Anne-Laure begleitet den IONOS Digital Guide bereits seit seiner Geburtsstunde im Jahr 2016. Als Expertin für die Startup-Kategorie konzentriert sie sich primär auf die strategische Verzahnung von SEO, GEO und Conversion-Rate-Optimierung. Über die letzten Jahre sammelte sie zudem umfassende Erfahrung in angrenzenden Performance-Disziplinen wie der Lead-Generierung und dem Native Advertising. Als Polyglotte nutzt sie ihren multilingualen Hintergrund gezielt, um Content-Strategien präzise und…