Ar­beits­ver­trag erstellen: Pflicht­an­ga­ben, Muster und KI-gestützte Ge­ne­rie­rung

Ein Ar­beits­ver­trag legt fest, welche Aufgaben Be­schäf­tig­te über­neh­men und welche Vergütung sie erhalten. Ar­beit­ge­ben­de müssen zudem die we­sent­li­chen Ar­beits­be­din­gun­gen nach dem Nach­weis­ge­setz (NachwG) do­ku­men­tie­ren und be­reit­stel­len. Seit August 2022 gelten er­wei­ter­te Nach­weis­pflich­ten. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 2.000 Euro je Verstoß. Wer einen Ar­beits­ver­trag erstellt, sollte deshalb Pflicht­an­ga­ben, Form­vor­ga­ben und Fristen be­rück­sich­ti­gen. Muster und KI können die Vor­be­rei­tung er­leich­tern.

Was ist ein Ar­beits­ver­trag und muss er schrift­lich sein?

Ein Ar­beits­ver­trag ist die Ver­ein­ba­rung zwischen Ar­beit­ge­ben­den und Be­schäf­tig­ten über eine abhängige Be­schäf­ti­gung gegen Vergütung. Er be­schreibt die Be­din­gun­gen der Zu­sam­men­ar­beit, zum Beispiel Tätigkeit, Ar­beits­zeit und Gehalt. Grund­sätz­lich kann er auch mündlich oder durch schlüs­si­ges Verhalten zustande kommen: Beide Seiten verhalten sich dann so, dass ihre Einigung erkennbar ist.

Ent­schei­dend für die Ein­ord­nung ist die tat­säch­li­che Zu­sam­men­ar­beit. Wird eine Person als selbst­stän­dig be­auf­tragt, arbeitet aber tat­säch­lich wei­sungs­ge­bun­den und in per­sön­li­cher Ab­hän­gig­keit, kann eine Schein­selbst­stän­dig­keit vorliegen. Die Be­zeich­nung des Vertrags allein ist dafür nicht aus­schlag­ge­bend.

Davon zu un­ter­schei­den ist die Nach­weis­pflicht der Ar­beit­ge­ben­den. Das Nach­weis­ge­setz (NachwG) ver­pflich­tet Un­ter­neh­men, we­sent­li­che Ar­beits­be­din­gun­gen zu do­ku­men­tie­ren und Be­schäf­tig­ten be­reit­zu­stel­len. Ein ent­spre­chend auf­ge­setz­ter Ar­beits­ver­trag kann diesen Nachweis über­neh­men. Enthält er alle er­for­der­li­chen In­for­ma­tio­nen und wird die vor­ge­schrie­be­ne Form ein­ge­hal­ten, ist kein zu­sätz­li­ches Dokument mit denselben Angaben nötig.

Das Nach­weis­ge­setz besteht bereits seit 1995. Zum 1. August 2022 wurden die Vorgaben erweitert und Buß­geld­vor­schrif­ten ein­ge­führt. Die ge­setz­lich erfassten Verstöße können mit bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Seit 2025 bestehen unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen Er­leich­te­run­gen für die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung.

Wann reicht ein elek­tro­ni­scher Nachweis?

Seit dem 1. Januar 2025 können Ar­beit­ge­ben­de die we­sent­li­chen Ver­trags­be­din­gun­gen in vielen Fällen in Textform über­mit­teln. Eine E-Mail mit einem PDF-Anhang kommt dafür infrage. Das Dokument muss zu­gäng­lich sein und sich speichern sowie aus­dru­cken lassen. Außerdem müssen Ar­beit­ge­ben­de bei der Über­mitt­lung dazu auf­for­dern, den Empfang zu be­stä­ti­gen.

Textform verlangt keine ei­gen­hän­di­ge Un­ter­schrift. Be­schäf­tig­te können al­ler­dings weiterhin einen un­ter­schrie­be­nen Nachweis auf Papier verlangen. Für Be­schäf­tig­te in den Branchen nach § 2a Absatz 1 Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­ge­setz gilt die Er­leich­te­rung nicht. Dazu gehören zum Beispiel das Bau­ge­wer­be und die Gas­tro­no­mie.

Wichtig: Die elek­tro­ni­sche Be­reit­stel­lung eines Nach­wei­ses und die wirksame Ver­ein­ba­rung einer Be­fris­tung sind un­ter­schied­li­che Fragen. Für Be­fris­tun­gen gilt grund­sätz­lich die Schrift­form. Eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signatur kann diese ersetzen; eine einfache E-Mail oder ein ein­ge­scann­tes Autogramm genügt dafür nicht. Die Be­fris­tung sollte vor Ar­beits­auf­nah­me form­wirk­sam ver­ein­bart sein.

Eine ge­setz­li­che Ausnahme besteht für Ver­ein­ba­run­gen, nach denen das Ar­beits­ver­hält­nis mit Erreichen der Re­gel­al­ters­gren­ze endet: Dafür genügt Textform.

Für die spätere Be­en­di­gung gelten eigene Form­vor­ga­ben: Sowohl eine Kündigung als auch ein Auf­he­bungs­ver­trag, mit dem beide Seiten das Ar­beits­ver­hält­nis ein­ver­nehm­lich beenden, benötigen die Schrift­form. Die elek­tro­ni­sche Form ist dabei aus­ge­schlos­sen.

Bis wann müssen die Angaben vorliegen?

Für neue Ar­beits­ver­hält­nis­se gelten ge­staf­fel­te Nach­weis­fris­ten:

Die Fristen beziehen sich auf die je­wei­li­gen In­for­ma­tio­nen, nicht pauschal auf den gesamten Vertrag. Praktisch ist es sinnvoll, alle Be­din­gun­gen bereits vor Ar­beits­be­ginn fest­zu­hal­ten und be­reit­zu­stel­len. So entstehen weniger Rück­fra­gen beim Einstieg.

Welche Angaben müssen Ar­beit­ge­ben­de nach dem Nach­weis­ge­setz fest­hal­ten?

Für einen voll­stän­di­gen Nachweis müssen die all­ge­mei­nen Angaben und die im Ein­zel­fall ein­schlä­gi­gen Zu­satz­in­for­ma­tio­nen enthalten sein. Nicht jede Be­schäf­ti­gung umfasst bei­spiels­wei­se Schicht­ar­beit, eine Probezeit oder eine zugesagte be­trieb­li­che Al­ters­ver­sor­gung.

Grundlage ist § 2 NachwG. Unter den dort ge­re­gel­ten Vor­aus­set­zun­gen dürfen einzelne Angaben durch Verweise auf an­wend­ba­re kol­lek­ti­ve oder ge­setz­li­che Re­ge­lun­gen ersetzt werden. Für erfasste Prak­ti­kums­ver­hält­nis­se und bestimmte Aus­lands­ein­sät­ze gelten besondere Nach­weis­pflich­ten.

Bei der Kündigung reicht die Angabe einer Kün­di­gungs­frist allein nicht aus. Zum er­for­der­li­chen Nachweis gehört auch die Frist für eine Kün­di­gungs­schutz­kla­ge. Diese beträgt grund­sätz­lich drei Wochen ab Zugang der schrift­li­chen Kündigung.

Die Do­ku­men­ta­ti­on der Kün­di­gungs­be­din­gun­gen ersetzt al­ler­dings nicht die Prüfung einer späteren Kündigung. Bei be­triebs­be­ding­ten Kün­di­gun­gen im An­wen­dungs­be­reich des Kün­di­gungs­schutz­ge­set­zes ist ins­be­son­de­re die So­zi­al­aus­wahl zu beachten. Dabei sind unter ver­gleich­ba­ren Be­schäf­tig­ten die Be­triebs­zu­ge­hö­rig­keit, das Le­bens­al­ter, die Un­ter­halts­pflich­ten und eine Schwer­be­hin­de­rung zu be­rück­sich­ti­gen.

Vertrags- und Be­schäf­ti­gungs­for­men im Überblick

Vor der Auswahl einer Vorlage sollten Un­ter­neh­men klären, welche Be­schäf­ti­gung sie ver­ein­ba­ren möchten. Dabei be­schrei­ben die ge­bräuch­li­chen Be­zeich­nun­gen un­ter­schied­li­che Merkmale: Ein Vertrag kann gleich­zei­tig un­be­fris­tet, in Teilzeit und als Minijob aus­ge­stal­tet sein.

Teilzeit ist ge­setz­lich über den Vergleich mit der Ar­beits­zeit ent­spre­chen­der Voll­zeit­be­schäf­tig­ter definiert. Der Werk­stu­die­ren­den­sta­tus betrifft ins­be­son­de­re die So­zi­al­ver­si­che­rung; auch hier können Midijob-Re­ge­lun­gen relevant sein. Prak­ti­kums­ver­trä­ge sollten wegen ihrer be­son­de­ren Ziel­set­zung nicht einfach aus einem ge­wöhn­li­chen Ar­beits­ver­trag ab­ge­lei­tet werden.

Muster vs. in­di­vi­du­el­le Er­stel­lung: Welche Grundlage passt?

Eine Vorlage er­leich­tert die Er­stel­lung eines Ar­beits­ver­trags, weil sie die we­sent­li­chen Themen in eine feste Rei­hen­fol­ge bringt. Ein kos­ten­lo­ses Muster kann für ein über­schau­ba­res Stan­dard­ar­beits­ver­hält­nis als Grundlage aus­rei­chen, etwa bei einer un­be­fris­te­ten Be­schäf­ti­gung mit festem Ar­beits­ort, klarer Wo­chen­ar­beits­zeit und gleich­blei­ben­dem Gehalt. Vor­aus­set­zung ist, dass die Vorlage aktuell ist, alle er­for­der­li­chen Angaben enthält und auf das konkrete Ar­beits­ver­hält­nis ab­ge­stimmt wird.

Vor der Be­ar­bei­tung helfen drei Fragen:

• Für welche Be­schäf­ti­gung wurde die Vorlage erstellt?
• Welchen Rechts­stand nennt sie?
• Welche An­pas­sun­gen verlangt sie aus­drück­lich?

Auch bei einfachen Fällen müssen bei­spiels­wei­se Tätigkeit, Vergütung, Ar­beits­zeit und Urlaub konkret ein­ge­tra­gen und mit an­wend­ba­ren Ta­rif­ver­trä­gen oder Be­triebs­ver­ein­ba­run­gen ab­ge­gli­chen werden.

Eine in­di­vi­du­el­le Aus­ar­bei­tung und recht­li­che Prüfung sind besonders sinnvoll, wenn zu­sätz­li­che oder komplexe Ver­ein­ba­run­gen nötig sind. Dazu gehören variable Ver­gü­tungs­mo­del­le, nach­ver­trag­li­che Wett­be­werbs­ver­bo­te und grenz­über­schrei­ten­de Be­schäf­ti­gung. Eine all­ge­mei­ne Vorlage bildet solche Be­son­der­hei­ten häufig nicht aus­rei­chend ab. Auch Klauseln aus ver­schie­de­nen Mustern sollten nicht ungeprüft kom­bi­niert werden, da Wi­der­sprü­che entstehen können.

Ein Son­der­fall ist die Ge­schäfts­füh­rung einer GmbH: Der An­stel­lungs­ver­trag ist re­gel­mä­ßig als Dienst­ver­trag aus­ge­stal­tet. Ein ge­wöhn­li­ches Ar­beits­ver­trags­mus­ter ist deshalb nicht ohne Weiteres die passende Grundlage.

Kom­men­tier­ter Mus­ter­auf­bau für einen un­be­fris­te­ten Ar­beits­ver­trag

Der folgende Aufbau dient als Ar­beits­grund­la­ge für die Er­stel­lung. Er ist kein voll­stän­dig aus­for­mu­lier­ter, un­ter­schrifts­fer­ti­ger Vertrag. Die Platz­hal­ter müssen aus­ge­füllt und die Re­ge­lun­gen auf das konkrete Ar­beits­ver­hält­nis ab­ge­stimmt werden.

Beim Ausfüllen müssen die Angaben zu­sam­men­pas­sen. Wenn Be­schäf­tig­te an drei statt an fünf Tagen pro Woche arbeiten, muss bei­spiels­wei­se die Zahl der Ur­laubs­ta­ge auf diesen Wo­chen­rhyth­mus ab­ge­stimmt sein. Der ge­setz­li­che Min­dest­ur­laub ent­spricht grund­sätz­lich vier Wochen: 24 Werktagen bei einer Sechs­ta­ge­wo­che be­zie­hungs­wei­se 20 Ar­beits­ta­gen bei einer Fünf­ta­ge­wo­che.

Häufige Fehler beim Erstellen eines Ar­beits­ver­trags

Be­fris­tun­gen ohne aus­rei­chen­de Prüfung ver­ein­ba­ren

Eine Be­fris­tung kann mit Sachgrund oder unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen ohne Sachgrund zulässig sein. Bei der sach­grund­lo­sen Be­fris­tung gilt grund­sätz­lich eine Höchst­dau­er von zwei Jahren mit höchstens drei Ver­län­ge­run­gen innerhalb dieses Zeitraums. Eine vorherige Be­schäf­ti­gung im selben Un­ter­neh­men schließt eine sach­grund­lo­se Be­fris­tung grund­sätz­lich aus. Ausnahmen kommen nur in engen Ein­zel­fäl­len in Betracht, bei­spiels­wei­se wenn die Vor­be­schäf­ti­gung sehr lange zu­rück­liegt, ganz anders geartet oder von sehr kurzer Dauer war.

Auch mehrere auf­ein­an­der­fol­gen­de Be­fris­tun­gen sind nicht au­to­ma­tisch unwirksam. Fehler entstehen, wenn Vor­aus­set­zun­gen, Ver­län­ge­rungs­zeit­punk­te oder Form­vor­ga­ben ungeprüft aus einem früheren Vertrag über­nom­men werden.

Die Probezeit pauschal festlegen

Bei be­fris­te­ten Ar­beits­ver­hält­nis­sen muss die Probezeit zur er­war­te­ten Ver­trags­dau­er und zur Art der Tätigkeit passen. Sechs Monate sind deshalb nicht für jeden be­fris­te­ten Vertrag an­ge­mes­sen.

Außerdem sollten Probezeit und Kün­di­gungs­frist zusammen be­trach­tet werden: Die ge­setz­li­che Kün­di­gungs­frist von zwei Wochen während einer ver­ein­bar­ten Probezeit gilt längstens für sechs Monate. Ab­wei­chen­de ta­rif­li­che Re­ge­lun­gen können zu be­rück­sich­ti­gen sein.

Über­stun­den pauschal mit dem Gehalt abgelten

Eine Klausel, nach der sämtliche er­for­der­li­chen Über­stun­den ohne er­kenn­ba­re Be­gren­zung durch das Mo­nats­ge­halt ab­ge­gol­ten sind, kann wegen fehlender Trans­pa­renz unwirksam sein. Be­schäf­tig­te müssen erkennen können, welche zu­sätz­li­che Leistung von der ver­ein­bar­ten Vergütung erfasst wird.

Im Vertrag sollten deshalb Anordnung und Ausgleich von Über­stun­den nach­voll­zieh­bar geregelt werden. Eine konkrete Zahl allein macht eine Klausel al­ler­dings noch nicht au­to­ma­tisch wirksam; auch die übrigen recht­li­chen An­for­de­run­gen müssen erfüllt sein.

Vorlagen ohne Abgleich mit be­trieb­li­chen Re­ge­lun­gen über­neh­men

Ein Muster kann sprach­lich über­zeu­gend wirken und dennoch nicht zum Un­ter­neh­men passen. Vor dem Abschluss sollten deshalb ins­be­son­de­re Ge­halts­an­ga­ben, Ar­beits­zeit­mo­del­le, Zu­satz­ver­ein­ba­run­gen und Hinweise auf an­wend­ba­re Ta­rif­ver­trä­ge oder Be­triebs­ver­ein­ba­run­gen mit­ein­an­der ab­ge­gli­chen werden. Der Hinweis auf ein­schlä­gi­ge kol­lek­ti­ve Re­ge­lun­gen gehört auch zum ge­setz­li­chen Nachweis.

Ar­beits­ver­trag mit KI erstellen: Vorgehen, Mög­lich­kei­ten und Grenzen

Auf Vertrags- und Rechts­sa­chen spe­zia­li­sier­te KI kann die Vor­be­rei­tung eines Ar­beits­ver­trags un­ter­stüt­zen: Aus struk­tu­rier­ten Angaben lässt sich ein erster Entwurf erstellen, eine vor­han­de­ne Vorlage be­ar­bei­ten oder eine Liste offener Fragen ableiten. Wie gut das gelingt, hängt vom ver­wen­de­ten System, der Vorlage und den be­reit­ge­stell­ten In­for­ma­tio­nen ab.

Ein flüssig for­mu­lier­ter Text ist dabei kein Beleg für recht­li­che Rich­tig­keit. Für Un­ter­neh­men empfiehlt sich deshalb ein Ablauf mit einer klaren fach­li­chen Freigabe.

In fünf Schritten zum prüfbaren Entwurf:

1. Eckdaten sammeln: Tätigkeit, Beginn, Ar­beits­ort, Ar­beits­zeit, Vergütung, Urlaub und ge­wünsch­te Zu­satz­re­ge­lun­gen festlegen. Unklare Punkte aus­drück­lich markieren.
2. Geeignete Grundlage auswählen: Eine aktuelle, zum Be­schäf­ti­gungs­mo­dell passende Vorlage verwenden. An­wend­ba­re be­trieb­li­che oder ta­rif­li­che Re­ge­lun­gen be­reit­stel­len.
3. Entwurf erstellen lassen: Die KI anweisen, keine Angaben zu erfinden und fehlende In­for­ma­tio­nen als Rück­fra­gen aus­zu­ge­ben.
4. Ergebnis ab­glei­chen: Prüfen, ob der Entwurf die Vorgaben korrekt übernimmt. Besonders auf Zahlen, Fristen, wi­der­sprüch­li­che Klauseln und un­be­ab­sich­tig­te Zusagen achten.
5. Fachlich freigeben: Rechtlich an­spruchs­vol­le Re­ge­lun­gen prüfen lassen. Erst danach die end­gül­ti­ge Fassung in der er­for­der­li­chen Form ab­schlie­ßen.

Bei­spiel­prompt für die Vor­be­rei­tung:

Erstelle auf Grundlage der beigefügten, geprüften Vorlage einen Entwurf für einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach deutschem Recht. Verwende Platzhalter statt personenbezogener Daten.

Eckdaten: Tätigkeit [Position und Aufgaben], Beginn [Datum], Arbeitsort [Ort], Wochenarbeitszeit [Stunden], Arbeitstage pro Woche [Zahl], Bruttovergütung [Betrag], Urlaub [Tage], Probezeit [gewünschte Dauer oder keine].

Weitere Vorgaben: [Regelungen].

Erfinde keine fehlenden Angaben. Liste vor dem Entwurf offene Fragen auf. Kennzeichne Änderungen gegenüber der Vorlage und Punkte, die rechtlich geprüft werden müssen. Füge keine pauschalen Überstunden-, Wettbewerbs- oder Ausschlussklauseln hinzu. Behaupte keine Rechtssicherheit.

Für die erste Ent­wurfs­pha­se reichen häufig Platz­hal­ter. Vor der Eingabe echter Be­schäf­tig­ten­da­ten sollten Un­ter­neh­men ins­be­son­de­re Rechts­grund­la­ge, Zu­griffs­rech­te, Spei­cher­dau­er und mögliche Nutzung der Daten zum Mo­dell­trai­ning prüfen. Je nach Ver­ar­bei­tung sind auch Auf­trags­ver­ar­bei­tung und Über­mitt­lun­gen in Dritt­län­der zu klären. Die Da­ten­schutz­kon­fe­renz bietet dazu eine Ori­en­tie­rungs­hil­fe für die Auswahl und Nutzung von KI-An­wen­dun­gen.

KI-Un­ter­stüt­zung für die Ver­trags­vor­be­rei­tung: Wer künst­li­che In­tel­li­genz einsetzen möchte, sollte deren do­ku­men­tier­te Funk­tio­nen für Ver­trags­ent­wür­fe und Prüf­auf­ga­ben mit dem eigenen Bedarf ab­glei­chen. Auch bei KI-Un­ter­stüt­zung bleibt die fachliche Freigabe ein eigener Ar­beits­schritt.

Vertrag ab­schlie­ßen und Be­schäf­ti­gungs­be­ginn vor­be­rei­ten

Vor dem Abschluss sollte eine ver­ant­wort­li­che Person die end­gül­ti­ge Fassung mit den ver­ein­bar­ten Eckdaten ver­glei­chen. Stimmen Start­da­tum, Vergütung, Ar­beits­um­fang und Anlagen überein? Sind alle Platz­hal­ter ersetzt? Wurde die für den konkreten Fall er­for­der­li­che Form gewählt?

An­schlie­ßend hilft eine Check­lis­te bei der Vor­be­rei­tung des Be­schäf­ti­gungs­be­ginns:

• Ver­trags­fas­sung be­reit­stel­len: Ab­schlie­ßen­de Version und zu­ge­hö­ri­ge Anlagen übergeben be­zie­hungs­wei­se zulässig elek­tro­nisch über­mit­teln; Über­mitt­lung und ge­ge­be­nen­falls Empfang do­ku­men­tie­ren.
• Per­so­nal­da­ten erfassen: Die für Ab­rech­nung und Meldungen er­for­der­li­chen In­for­ma­tio­nen voll­stän­dig und geschützt aufnehmen.
• Be­schäf­ti­gung einordnen: Ver­si­che­rungs­pflicht sowie mögliche Be­son­der­hei­ten bei Minijob, Midijob oder Werk­stu­die­ren­den­tä­tig­keit klären.
• An­mel­dun­gen ver­an­las­sen: Zu­stän­dig­kei­ten und Fristen mit der Lohn­buch­hal­tung oder dem be­auf­trag­ten Dienst­leis­ter abstimmen.
• Lohn­ab­rech­nung ein­rich­ten: Vergütung, Ar­beits­zeit, Zuschläge und weitere ver­ein­bar­te Be­stand­tei­le korrekt hin­ter­le­gen.
• Ein­ar­bei­tung or­ga­ni­sie­ren: Ar­beits­platz, Zugänge, An­sprech­per­so­nen und not­wen­di­ge Un­ter­wei­sun­gen vor­be­rei­ten.

Bei den Meldungen ist der tat­säch­li­che Be­schäf­ti­gungs­be­ginn ent­schei­dend. In be­stimm­ten Branchen muss eine So­fort­mel­dung spä­tes­tens bei Aufnahme der Be­schäf­ti­gung vorliegen. Sie ersetzt die reguläre So­zi­al­ver­si­che­rungs­an­mel­dung nicht; diese muss zu­sätz­lich spä­tes­tens sechs Wochen nach Be­schäf­ti­gungs­be­ginn erfolgen.

Auch spätere Ver­trags­än­de­run­gen gehören in einen ge­re­gel­ten Prozess. Än­de­run­gen we­sent­li­cher Ar­beits­be­din­gun­gen sind grund­sätz­lich spä­tes­tens an dem Tag mit­zu­tei­len, an dem sie wirksam werden. Für Än­de­run­gen ge­setz­li­cher oder ein­schlä­gi­ger kol­lek­ti­ver Re­ge­lun­gen sieht das Nach­weis­ge­setz Ausnahmen vor. Eine zentrale Ablage der jeweils gültigen Ver­trags­fas­sung er­leich­tert es, diese Än­de­run­gen in Per­so­nal­ver­wal­tung und Ab­rech­nung zu über­neh­men.

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