Sales-Follow-up-E-Mail: Vorlagen, Beispiele & Tipps

Sie haben einen viel­ver­spre­chen­den Kontakt ken­nen­ge­lernt oder hoffen, einen neuen po­ten­zi­el­len Kunden gefunden zu haben: Dann heißt es dran bleiben! Auch wenn eine erste Kon­takt­auf­nah­me nicht er­folg­reich war, sollten Sie die Flinte noch nicht ins Korn werfen. Aus Ihrem eigenen Bü­ro­all­tag wissen Sie wahr­schein­lich, wie häufig eine E-Mail in der Flut an Nach­rich­ten un­ter­ge­hen kann. Deshalb lohnt es sich, nochmals nach­zu­ha­ken, eine Sales-Follow-up-E-Mail zu schreiben und den Kontakt doch noch zu einem ersten oder erneuten Kauf zu bewegen.

Viel zu häufig geben selbst erfahrene Ver­trieb­ler zu früh auf – aus Angst zu penetrant zu wirken oder in der Sorge, dass der Aufwand den Nutzen nicht recht­fer­ti­gen könnte. Schließ­lich kostet das Verfassen und Or­ga­ni­sie­ren von E-Mails eine Menge Zeit – Zeit, die man auch mit anderen Kontakten ver­brin­gen könnte. Ein Trick, um es sich einfacher zu machen: Man verwendet Sales-Follow-up-E-Mail-Vorlagen. So haben Sie For­mu­lie­run­gen und Aufbau immer parat und müssen nur noch in­di­vi­du­el­le Kon­takt­da­ten und Sach­ver­hal­te eintragen.

Wir haben Ihnen mehrere Vorlagen für un­ter­schied­li­che Zwecke zu­sam­men­ge­stellt.

Nehmen wir an, Sie haben auf einer Messe oder bei einem un­ge­zwun­ge­nen Net­wor­king-Event einen viel­ver­spre­chen­den Kontakt ken­nen­ge­lernt. Die Person hat sich im Gespräch sehr für Ihr Angebot an Produkten oder Dienst­leis­tun­gen in­ter­es­siert und Ihnen ihre Vi­si­ten­kar­te über­reicht mit dem Hinweis, sich jederzeit bei ihr melden zu können. Sie haben nun bereits einen Versuch gestartet, Ihren neuen Kontakt te­le­fo­nisch oder per E-Mail zu erreichen, aber keine Antwort erhalten. Das sollte Sie aber kei­nes­falls davon abhalten, einen erneuten Versuch zu starten. Es ist nicht un­ge­wöhn­lich, dass man mehrere Versuche benötigt, bevor ein Kontakt zu einem Kunden wird. Durch gute Sales-Follow-up-E-Mails können Sie die Wahr­schein­lich­keit einer Antwort erhöhen.

Alles beginnt mit der Be­treff­zei­le. Dies ist das erste und manchmal auch einzige, was der Empfänger Ihrer E-Mail zu Gesicht bekommen wird. Wenn Sie nicht hier bereits über­zeu­gend sind, wird die E-Mail mit hoher Wahr­schein­lich­keit im digitalen Pa­pier­korb landen. Es gilt das Interesse des Emp­fän­gers zu gewinnen. Hierfür eignen sich bei­spiels­wei­se rhe­to­ri­sche Fragen. Besonders treff­si­cher sind aber auch Be­treff­zei­len, die konkrete Probleme oder Ziele der Empfänger an­spre­chen. Machen Sie schon im Betreff klar, dass Sie eine Lösung zu bieten haben. Hierin un­ter­schei­det sich die Follow-up-E-Mail nur wenig von der Cold E-Mail, mit der Sie versuchen, einen ersten Kontakt her­zu­stel­len.

Ansonsten hängt die For­mu­lie­rung der Be­treff­zei­le stark von der Stufe ab, auf der Sie sich befinden. Ist dies der erste Versuch oder haben Sie schon mehrere E-Mails ohne Erfolg gesendet? Nach einigen un­be­ant­wor­te­ten Nach­rich­ten können Sie ruhig konkret nach­fra­gen, ob Sie weitere Versuche starten sollen. Gute Be­treff­zei­len für un­ter­schied­li­che Si­tua­tio­nen finden Sie in unseren Sales-Follow-up-E-Mail-Mustern.

Beim Inhalt gilt: So kurz wie möglich, so aus­führ­lich wie nötig. Sie können davon ausgehen, dass Ihr Kontakt wenig Zeit in die Be­ar­bei­tung von E-Mails stecken möchte. Lange Nach­rich­ten sind ab­schre­ckend. Wenn Sie aber mit wenigen Sätzen auf den Punkt kommen, ist Ihre Nachricht eine wahre Wohltat in der Menge an un­ge­wünsch­ten E-Mails.

Klare An­wei­sun­gen machen es dem po­ten­zi­el­len Kunden einfach, auf Ihre Nachricht zu antworten. Sie möchten, dass man Ihnen direkt antwortet. Muss man hingegen noch lang darüber nach­den­ken, wie man jetzt am besten zu­rück­schreibt, schiebt man die Be­ar­bei­tung der E-Mail nach hinten und vergisst diese dann schließ­lich ganz. Mit deut­li­chen Fragen oder In­struk­tio­nen (keine Befehle) erreichen Sie zügige Rück­mel­dun­gen.

Neben dem Inhalt ist auch der Ver­sand­zeit­punkt ent­schei­dend für Erfolg oder Miss­erfolg Ihrer Nachricht. Sind die Abstände zwischen den E-Mails zu klein, können die Nach­rich­ten störend auf­ge­fasst werden; warten Sie zu lang, ist ein even­tu­el­les Interesse schon wieder verflogen. Man geht von drei bis vier Tagen aus, die man zwischen zwei E-Mails warten sollte. Die Abstände können dabei von Mail zu Mail größer werden. Damit gibt man dem anderen genügend Zeit, eine Antwort zu verfassen, falls er das vorhatte. Welche Uhrzeit am besten für den Versand geeignet ist, hängt von den Ge­wohn­hei­ten des Emp­fän­gers ab. Hierbei lassen sich nur schwer ver­bind­li­che Aussagen treffen.

Beim Versand von Sales-Follow-up-E-Mails können Sie einiges falsch machen, aber auch vieles richtig. Mit kreativen Ideen und ehrlichen Angeboten stechen Sie aus der Masse heraus.

Es gibt ver­schie­de­ne Si­tua­tio­nen, in denen der Vertrieb auf Follow-up-E-Mails setzt. Abhängig davon, wie der vorherige Kontakt bereits gelaufen ist, sollten Sie auch Ihre E-Mails gestalten.

Sie haben bei einer Messe oder in einem anderen Kontext einen po­ten­zi­el­len Kunden ken­nen­ge­lernt, der sich für Ihr Angebot in­ter­es­siert. Sie haben seine Kon­takt­da­ten bekommen, und nun ist es an Ihnen, aus dem an­fäng­li­chen Interesse einen Verkauf zu machen.

In dieser E-Mail nehmen Sie schon im Betreff Bezug auf ein früheres Treffen. Das sorgt für erhöhte Be­reit­schaft, die Nachricht nicht sofort zu verwerfen. Im Inhalt bringen Sie die Vorteile Ihres Angebots in Stich­punk­ten kurz in Er­in­ne­rung und halten sich ansonsten kurz. Mit einer konkreten Frage zum Abschluss er­leich­tern Sie dem Empfänger das Antworten.

Sie konnten über das Telefon mit einem Kontakt die grund­le­gen­den Aspekte Ihres Produkts be­spre­chen, haben aber noch keine end­gül­ti­ge Ent­schei­dung erhalten. Warten Sie jetzt nicht, dass sich Ihr Ge­sprächs­part­ner bei Ihnen meldet, sondern gehen Sie in die Offensive.

Mit einer solchen E-Mail po­si­tio­nie­ren Sie sich als Experte, der dem An­ge­schrie­be­nen helfen möchte. Außerdem geben Sie Ihrem An­sprech­part­ner etwas Greif­ba­res. Nun kann dieser das am Telefon Be­spro­che­ne noch einmal aus­führ­lich nachlesen. Indem Sie auf einen konkreten Punkt im In­for­ma­ti­ons­ma­te­ri­al hinweisen, si­gna­li­sie­ren Sie zudem, dass Sie sich mit dem in­di­vi­du­el­len Fall aus­ein­an­der­set­zen.

Sie haben bereits versucht, Ihren neuen Kontakt mit einem Anruf zu erreichen, aber nur seinen An­ruf­be­ant­wor­ter erreicht. Selbst­ver­ständ­lich haben Sie eine Nachricht auf das Band ge­spro­chen, aber es ist eine gute Idee, auch noch eine E-Mail hin­ter­her­zu­schi­cken.

Da Sie eine Nachricht auf dem An­ruf­be­ant­wor­ter hin­ter­las­sen haben und ohnehin noch ein aus­führ­li­ches Telefonat führen möchten, können Sie hier mit maximaler Kürze glänzen. Sie zeigen Sympathie für den Empfänger und machen keine Vorwürfe. Zum Ende bieten Sie zwei Optionen an, wie der weitere Kontakt ablaufen soll.

Sie haben bereits eine E-Mail geschickt, aber keine Antwort erhalten. Viele lassen es dabei beruhen, dabei ist das gar nicht nötig. Schreiben Sie Ihrem Kontakt erneut, viel­leicht erwischen Sie Ihn diesmal auf dem richtigen Fuß.

Sie können davon ausgehen, dass die erste Nachricht Ihren Kontakt nicht überzeugt hat. Deshalb ist es sinnvoll, weitere Vorteile Ihres Angebots zu nennen. Machen Sie klar, dass Sie sich mit dem Un­ter­neh­men und seinen Her­aus­for­de­run­gen aus­ein­an­der­ge­setzt haben. Schon im Betreff greifen Sie daher ein konkretes Ziel des Un­ter­neh­mens auf.

Auch nach mehreren E-Mails haben Sie noch keine Antwort erhalten, dennoch müssen Sie noch nicht aufgeben. Statt weiterhin auf die Vorteile Ihres Angebots ein­zu­ge­hen, können Sie nun auch per­sön­li­cher werden.

In einer solchen E-Mail zeigen Sie guten Willen und geben positive Signale. Auf die Nennung von Ar­gu­men­ten können Sie jetzt ver­zich­ten. Statt­des­sen versuchen Sie Ihren An­sprech­part­ner auf der per­sön­li­chen Ebene abzuholen.

Zwar ist es sinnvoll, nicht direkt auf­zu­ge­ben, aber ir­gend­wann ist es auch genug: Nach circa fünf Versuchen können Sie aufhören, weitere Sales-Follow-up-E-Mails an einen nicht re­agie­ren­den Kontakt zu senden. Mit einem letzten Versuch wechseln Sie noch einmal die Strategie. Machen Sie dabei klar, dass Sie nur noch dieses eine Mal versuchen, den Kontakt auf­zu­bau­en. Der Empfänger der Nachricht könnte tat­säch­lich dem FOMO-Effekt (Fear of missing out) un­ter­lie­gen: Aus Sorge, ein gutes Angebot für immer zu verpassen, kommt es viel­leicht doch noch zu einer Kon­takt­auf­nah­me.

Sie machen dem Empfänger der E-Mail klar, dass Sie zukünftig keine weiteren Nach­rich­ten an ihn senden werden. Gleich­zei­tig geben Sie der Person einen einfachen Ausweg: Man braucht nur zu antworten, und schon ist man weiterhin im Rennen. Weder machen Sie Ihrem Kontakt Vorwürfe, noch versuchen Sie ihn aktiv zu überreden. Statt­des­sen bedanken Sie sich für die Un­ter­stüt­zung Ihrer (an­geb­li­chen) Auf­räum­ak­ti­on.

Sollten Sie auch auf diese E-Mail keine Antwort mehr erhalten, ist es wirklich Zeit, den Kontakt ruhen zu lassen. Sollten Sie sich nun doch noch einmal melden, un­ter­gra­ben Sie ohnehin nur Ihre Glaub­wür­dig­keit. Der Kontakt wird sich mit großer Si­cher­heit trotzdem nicht melden.