OX App Suite

Kol­la­bo­ra­ti­ons­soft­ware made in Germany: Die deutsche Open-Xchange AG bietet mit der OX App Suite eine cloud­ba­sier­te Office-Lösung, die der Kon­kur­renz von Microsoft und Google gewachsen ist. Was kann die Software?

Wie die beiden anderen bekannten Software-as-a-Service-Lösungen Microsoft 365 von Microsoft oder die Google Workspace von Google besteht die OX App Suite aus ver­schie­de­nen Pro­gram­men, die den Bü­ro­all­tag ver­ein­fa­chen: Text­ver­ar­bei­tung, Outlook-Al­ter­na­ti­ve und Cloud-Speicher als Teil eines Pakets.

Einen großen Vorteil bietet die OX App Suite al­ler­dings in Form eines Da­sh­boards. Hier sind alle Ein­zel­an­wen­dun­gen zu­sam­men­ge­fasst und Nutzer haben auf einen Blick die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen verfügbar: neue E-Mails, an­ste­hen­de Termine, aktuelle Aufgaben, wichtige Dateien. Dieses Portal ist mithilfe von Widgets schnell und einfach zu in­di­vi­dua­li­sie­ren. Jeder Nutzer kann so die für ihn wichtigen In­for­ma­tio­nen prominent plat­zie­ren und Un­wich­ti­ges aus­blen­den.

Teil der App Suite ist ein E-Mail-Programm: Mit der Mail­an­wen­dung können Nutzer schnell und einfach Nach­rich­ten empfangen, versenden und or­ga­ni­sie­ren. Der große Vorteil besteht darin, dass man mehrere Be­nut­zer­kon­ten über eine Ober­flä­che verwalten kann. E-Mails lassen sich in ver­schie­de­nen Ordnern sortieren oder als wichtig markieren. Eine um­fang­rei­che Such­funk­ti­on bietet zu­sätz­li­che Un­ter­stüt­zung beim Umgang mit um­fang­rei­chen Post­fä­chern.

OX Mail kommt von Haus aus nicht mit einem eigenen Mail­ser­ver, wie das bei­spiels­wei­se bei Gmail der Fall ist. Statt­des­sen haben Nutzer bzw. Un­ter­neh­men die Mög­lich­keit, ihre be­stehen­den Mail­kon­ten ein­zu­bin­den.

Open-Xchange-E-Mail ist auch unterwegs verfügbar. Die Web­ober­flä­che skaliert auch auf kleinen Geräten gut, man kann aber auch auf Zu­satz­soft­ware zu­rück­grei­fen: Für iOS und Android sind mobile Apps verfügbar.

Damit ein E-Mail-Programm auch effizient genutzt werden kann, benötigt es ein funk­ti­ons­tüch­ti­ges Adress­buch. Für den Mail­ver­sand und andere An­wen­dungs­sze­na­ri­en bietet die App Suite OX Contacts. Mit der Software können Nutzer Kontakte anlegen, be­ar­bei­ten und verwalten. Zudem können Kontakte auch the­men­spe­zi­fisch gruppiert und für andere Nutzer frei­ge­ge­ben werden. Dank der Syn­chro­ni­sa­ti­ons­funk­ti­on hat man die wich­tigs­ten Adressen auf jedem Gerät immer parat. Damit das Anlegen von neuen Einträgen möglichst leicht verläuft, können Daten aus ge­eig­ne­ten Quellen direkt in das Adress­buch über­nom­men werden.

Für die Or­ga­ni­sa­ti­on von Terminen hält die Suite OX Calender bereit. Der Ter­min­pla­ner er­mög­licht es, ver­schie­de­ne Kalender gleich­zei­tig zu führen. So lassen sich bei­spiels­wei­se private Termine in der gleichen Ober­flä­che verwalten wie ge­schäft­li­che, auf die auch andere Kollegen Zugriff haben sollen. Über die Software plant man un­kom­pli­ziert Meetings und lädt Teil­neh­mer zu diesen ein.

Mit OX Drive steht Nutzern der Open-Xchange-Software ein einfach zu be­die­nen­der Cloud-Speicher zur Verfügung. Dateien und Ordner werden pro­blem­los in den Speicher über­tra­gen. Von hier aus können die Dateien, wie man es auch von der lokalen Fest­plat­te her kennt, ver­scho­ben und struk­tu­riert werden. Für die Zu­sam­men­ar­beit mit Kollegen und Ge­schäfts­part­ner lassen sich einzelne Dateien oder komplette Ordner freigeben. Andere Nutzer können so auf die Daten zugreifen und diese ansehen, her­un­ter­la­den oder auch verändern.

Für die Schreib­ar­beit bietet Open-Xchange drei ver­schie­de­ne Ein­zel­an­wen­dun­gen, die das von anderen Anbietern gewohnte Spektrum abdecken. Mit OX Text lassen sich Briefe und andere Texte schreiben oder for­ma­tie­ren. OX Pre­sen­ta­ti­on erstellt visuell an­spre­chen­de Prä­sen­ta­tio­nen, wie man es auch von Power­Point kennt. OX Spreadsheet ist ein Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm, das alle be­nö­tig­ten Funk­tio­nen rund um Be­rech­nun­gen und das Erstellen von Tabellen be­reit­hält.

Dabei können Nutzer mit ver­schie­de­nen Formaten arbeiten. Erhält man bei­spiels­wei­se Dateien, die mit Microsoft Office erstellt wurden, können auch diese Dokumente pro­blem­los geöffnet und be­ar­bei­tet werden. Da die OX App Suite eine Kol­la­bo­ra­ti­ons­soft­ware ist, bietet selbst­ver­ständ­lich auch OX Documents die Mög­lich­keit zur Zu­sam­men­ar­beit. Man kann die Dokumente für andere Nutzer freigeben und dann gemeinsam an den Inhalten arbeiten.

Die Suite von Open-Xchange bietet nahezu den gleichen Funk­ti­ons­um­fang, wie man es auch von anderen Kol­la­bo­ra­ti­ons­lö­sun­gen kennt. Vorteile ergeben sich aber u. a. durch die offene Ge­stal­tung der Software, die sich wiederum aus dem Open-Source-Gedanken des Projekts speist. Ver­schie­dens­te Ent­wick­ler haben an der OX App Suite mit­ge­ar­bei­tet – unter ihnen auch einige Pro­gram­mie­rer, die zuvor Open­Of­fice ent­wi­ckelt haben.

Nutzer bemerken den offenen Ansatz ver­mut­lich in erster Linie in OX Documents. Anders als andere Anbieter hat diese Software kein eigenes Da­tei­for­mat. Statt­des­sen lassen sich Dateien von Microsoft Office, Open­Of­fice und Libre­Of­fice pro­blem­los öffnen und be­ar­bei­ten – und zwar ohne die For­ma­tie­rung der Dokumente zu zerstören. Gleich­zei­tig ist es möglich, mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten, ohne dass diese auch OX Documents verwenden müssen.

Ein weiterer Vorteil, und auch dieser hat zumindest indirekt mit der Open-Source-Community zu tun: der Da­ten­schutz. Gerade die Angebote von Microsoft und Google stehen immer wieder in der Kritik, Daten von Anwendern nicht aus­rei­chend genug zu schützen. Die OX App Suite hingegen ist auf die An­for­de­run­gen der DSGVO ausgelegt. Wenn Nutzer auf das An­wen­dungs­pa­ket bei einem deutschen Hos­tin­g­an­bie­ter zugreifen, können sie mit einer da­ten­schutz­kon­for­men Lösung rechnen.

Nachteile können sich durch den cloud­ba­sier­ten Ansatz ergeben. Die Suite ist nicht für die In­stal­la­ti­on auf einem hei­mi­schen PC gedacht. Vor allem technisch weniger versierte Nutzer sollten immer zu einer Lösung greifen, die bereits auf einem Server ein­ge­rich­tet ist. Auch für kleinere und mittlere Un­ter­neh­men (KMU) kann die Ein­rich­tung und Be­reit­stel­lung im lokalen Netzwerk zu um­ständ­lich sein. Hierzu sollte man auf das Angebot eines Hos­tin­g­an­bie­ters zu­rück­grei­fen. Größere Un­ter­neh­men können OX App Suite al­ler­dings auch über das eigene Re­chen­zen­trum den Mit­ar­bei­tern zur Verfügung stellen.

Genau wie andere Al­ter­na­ti­ven für Microsoft Office richtet sich die OX App Suite an Un­ter­neh­men jeder Grö­ßen­ord­nung: vom Frei­be­ruf­ler bis zum großen, in­ter­na­tio­na­len Konzern können alle Anwender mit der OX App Suite arbeiten. Die Funk­tio­nen des Software-Pakets sind besonders dann sinnvoll, wenn man Busi­ness­da­ten in die Cloud verlegen möchte. So kann man zum einen orts­un­ab­hän­gig auf die Dateien und In­for­ma­tio­nen zugreifen, und zum anderen un­kom­pli­ziert mit anderen zu­sam­men­ar­bei­ten. Da Dokumente, Adress­bü­cher und andere Daten in der Cloud liegen, lassen sich die Dateien schnell für andere Nutzer freigeben.

Vor­teil­haft ist für diese Nut­zer­grup­pe auch der Aspekt Software as a Service: Es ist nicht nötig, den PC oder Laptop jedes einzelnen Mit­ar­bei­ters für die Anwendung zu kon­fi­gu­rie­ren, die Software zu in­stal­lie­ren und diese auch re­gel­mä­ßig zu warten. Ein Gerät, das über einen aktuellen Browser und eine stabile In­ter­net­ver­bin­dung verfügt, reicht aus. Auch wenn das Gerät zwi­schen­durch getauscht wird, muss nichts zu­sätz­lich in­stal­liert werden – dank Cloud-Speicher sind alle Daten direkt wieder verfügbar. Das spart Zeit und Kosten.