Besser spät als nie: Ent­schul­di­gung für die späte Antwort

Sie lauern in jedem Postfach: die E-Mails, die man ei­gent­lich schon vor Tagen oder sogar Wochen hätte be­ant­wor­tet sollen. Doch im Ar­beits­all­tag kommt schnell etwas da­zwi­schen – sei es eine Aufgabe, die dringend erledigt werden muss, oder ein kurz­fris­tig ein­be­ru­fe­nes Meeting. Eine E-Mail kann da schnell in Ver­ges­sen­heit geraten.

Viel­leicht schieben Sie die Antwort aber auch ganz bewusst immer wieder auf, weil sie wissen, dass der Empfänger nicht gerade erfreut darüber sein wird. Ir­gend­wann ist so viel Zeit vergangen, dass es Ihnen un­an­ge­nehm ist, überhaupt noch zu antworten. Wäre es dann nicht besser, einfach so tun, als wäre die E-Mail nie an­ge­kom­men oder am Spam-Filter ge­schei­tert? Die Antwort darauf lautet ganz klar: Nein. Eine ernst gemeinte und nett for­mu­lier­te Ent­schul­di­gung für die ver­spä­te­te Antwort wird in den meisten Fällen auf Ver­ständ­nis stoßen und ist wichtig für eine ver­trau­ens­vol­le Zu­sam­men­ar­beit mit Kollegen, Kunden und Ge­schäfts­part­nern.

Aus welchen Gründen auch immer eine E-Mail bisher un­be­ant­wor­tet geblieben ist: Es ist immer die bessere Lösung, sich der un­an­ge­neh­men Situation zu stellen und eine ver­spä­te­te Antwort zu geben, statt den Absender zu igno­rie­ren. Vor allem bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on im Be­rufs­le­ben gehört es zum guten Ton, auf Anfragen oder auch auf einfache Be­nach­rich­ti­gun­gen zu reagieren, selbst wenn Sie in dem Moment nicht wei­ter­hel­fen können oder gar keine Reaktion er­for­der­lich ist. Eine freund­li­che Rück­mel­dung si­gna­li­siert immer, dass Sie Ihr Gegenüber ernst­neh­men und Ihnen eine gute Zu­sam­men­ar­beit wichtig ist. Das erhöht nicht nur Ihr Ansehen bei Kollegen oder Kunden, sondern kann sich auch später bezahlt machen, wenn Sie Ih­rer­seits um Un­ter­stüt­zung bitten.

Zum Beispiel könnten Sie Ihre un­be­ant­wor­te­ten Mails mit ver­schie­de­nen Farben zu markieren, die Sie für bestimmte The­men­ge­bie­te oder nach Dring­lich­keits­stu­fen vergeben. Für ganz besonders wichtige E-Mails können Sie die Alarm-Funktion ein­stel­len. Natürlich lässt sich auch diese mit einem Mausklick aus­schal­ten, doch immerhin ver­hin­dern Sie über die Er­in­ne­rungs­funk­ti­on, dass Sie Mails nach einiger Zeit einfach vergessen.

Doch zurück zur Aus­gangs­si­tua­ti­on. Sie entdecken un­be­ant­wor­te­te E-Mails in Ihrem Postfach und wollen diese so be­ant­wor­ten, dass Ihnen der Absender die späte Antwort möglichst nicht übelnimmt. Je nach Anlass der E-Mail gibt es ver­schie­de­ne Wege, zu zeigen, dass Sie Ihr Gegenüber schätzen und die Ver­spä­tung nicht per­sön­lich gemeint ist. Falls Sie sich unsicher sind, wie Sie Ihre Antwort am besten for­mu­lie­ren, können Sie sich von den folgenden Mus­ter­lö­sun­gen in­spi­rie­ren lassen.

Diese Art von E-Mails kommt häufig von lang­jäh­ri­gen Ge­schäfts­part­nern und Kollegen aus anderen Ab­tei­lun­gen. Diese könnten zum Beispiel davon gehört haben, dass Ihr Team ein begehrtes Pres­ti­ge­pro­jekt an Land gezogen hat, und wollen dazu gra­tu­lie­ren bzw. weitere In­for­ma­tio­nen haben. Da solche E-Mails entweder keine oder zumindest keine dringende Antwort erfordern, werden sie mit Abstand am häu­figs­ten vergessen. Doch gerade diese E-Mails spielen eine wichtige Rolle dabei, gute Be­zie­hun­gen im Be­rufs­le­ben auf­zu­bau­en. Sie si­gna­li­sie­ren, dass Sie Ihr Gegenüber eben nicht aus­schließ­lich kon­tak­tie­ren, wenn Sie etwas brauchen, sondern den Austausch auch allgemein zu schätzen wissen. Das sollte Ihre E-Mail dem­entspre­chend auch unbedingt zum Ausdruck bringen:

„Liebe/r XYZ,

bitte ent­schul­di­gen Sie die ver­spä­te­te Antwort. Nachdem wir den Pitch gewonnen haben, mussten wir uns direkt auf die Umsetzung des Projekts vor­be­rei­ten, um die strengen Ter­min­vor­ga­ben zu erfüllen. Deshalb konnte ich mich in den letzten Wochen kaum um andere Dinge kümmern. Trotzdem habe ich mich sehr über die Glück­wün­sche gefreut.

Ich habe heute online gelesen, dass Sie in Zukunft zu­sätz­lich das komplette Nord­ame­ri­ka-Geschäft über­neh­men. Zu diesem Kar­rie­re­schritt möchte ich Ihnen ebenfalls gra­tu­lie­ren. Wissen Sie schon, wie die Ver­än­de­rung struk­tu­rell umgesetzt wird? Ich hoffe sehr, dass Sie weiterhin unser An­sprech­part­ner bleiben.

Ich hoffe, wir können uns bald wieder bei einem ge­mein­sa­men Mit­tag­essen aus­tau­schen.

Beste Grüße“

Wenn jemand um Ihre Un­ter­stüt­zung bittet, aber Sie aufgrund Zeit­man­gels und reichlich Arbeit keine Ge­le­gen­heit hatten, sich darum zu kümmern, sollten Sie nach einer Ent­schul­di­gung für die späte Antwort Ihre Hilfs­be­reit­schaft zum Ausdruck bringen. Dazu machen Sie dem Absender am besten durch kon­struk­ti­ve Vor­schlä­ge deutlich, dass Sie über sein Anliegen nach­ge­dacht haben und nun bereit sind, zu helfen:

„Sehr geehrte/r XYZ,

ich ent­schul­di­ge mich für die späte Antwort. Es tut mir wirklich leid, dass ich nicht früher auf Ihre Frage nach ge­eig­ne­ten Kon­takt­per­so­nen für Ihre Pro­jekt­idee reagieren konnte. Da zwei Kollegen aus­ge­fal­len sind, musste ich mich in den letzten Wochen allein um das Office Ma­nage­ment kümmern und war dem­entspre­chend aus­ge­las­tet.

Zum Glück sind die Kollegen zurück und ich habe jetzt wieder Zeit, mich auf andere Aufgaben zu kon­zen­trie­ren. Im Anhang habe ich eine Liste mit den E-Mail-Adressen möglicher An­sprech­part­ner geschickt. Wenn Sie möchten, kann ich die Personen schon einmal auf Ihre Kon­takt­auf­nah­me vor­be­rei­ten. Und auch sonst helfe ich Ihnen gerne weiter.

Sagen Sie einfach Bescheid, wenn Sie Un­ter­stüt­zung brauchen.

Mit freund­li­chen Grüßen“

Egal, wie hilfs­be­reit Sie sind, es wird immer Si­tua­tio­nen in Ihrem Be­rufs­le­ben geben, in denen Sie nicht helfen können, so gerne Sie auch wollen. Un­po­pu­lä­re Ent­schei­dun­gen zu kom­mu­ni­zie­ren, ist eine Her­aus­for­de­rung, die jeder gern auf­schiebt. Doch versetzen Sie sich in die Lage Ihres Ge­gen­übers: Selbst, wenn die Hoff­nun­gen ent­täuscht werden, ist das besser, als überhaupt keine Antwort zu erhalten. Versuchen Sie in diesem Fall so trans­pa­rent wie möglich zu kom­mu­ni­zie­ren und möglichst al­ter­na­ti­ve Lö­sungs­an­sät­ze vor­zu­schla­gen.

„Liebe/r XYZ,

zunächst möchte ich um Ent­schul­di­gung für die späte Rück­mel­dung bitten. Wir haben mit großem Interesse gelesen, dass Sie im Rahmen Ihrer Mas­ter­ar­beit mit uns zu­sam­men­ar­bei­ten möchten. Die Fra­ge­stel­lung klingt sehr in­ter­es­sant und Ihre bis­he­ri­gen aka­de­mi­schen Leis­tun­gen sprechen dafür, dass Sie gut zu unserem Un­ter­neh­men passen.

Leider begleitet die Abteilung, die für Sie infrage kommt, bereits zwei Studenten bei Ihren Ab­schluss­ar­bei­ten und hat deshalb nicht genügend freie Ka­pa­zi­tä­ten, um Sie an­ge­mes­sen bei Ihrer Arbeit zu un­ter­stüt­zen. Falls Sie bereit sind, die Fra­ge­stel­lung etwas ab­zu­än­dern und den Fokus eher auf soziale als auf wirt­schaft­li­che Aspekte zu legen, könnten wir Sie al­ler­dings in Abteilung XYZ un­ter­brin­gen.

Lassen Sie mich wissen, ob Sie Interesse daran haben.

Freund­li­che Grüße“

Für E-Mails, die in keine der genannten Ka­te­go­rien passen, können Sie die folgende all­ge­mei­ne Vorlage verwenden und an Ihre Situation anpassen:

„Sehr geehrte/r XYZ,

als ich heute mein Postfach durch­ge­gan­gen bin, habe ich bemerkt, dass ich mich bisher nicht bei Ihnen gemeldet habe. Das tut mir sehr leid. Ich wollte Ihr Anliegen noch mit meinen Kollegen be­spre­chen, doch dann ist das Thema in der all­täg­li­chen Arbeit un­ter­ge­gan­gen.

Im Anhang finden Sie zunächst meine eigene Ein­schät­zung. Ich werde aber sofort um die Bewertung der Kollegen bitten und Ihnen in den nächsten Tagen weitere Details zukommen lassen.

Bitte ent­schul­di­gen Sie die ver­spä­te­te Antwort. Ich hoffe sehr, dass Ihnen dadurch keine Un­an­nehm­lich­kei­ten ent­stan­den sind.

Mit freund­li­chen Grüßen“

Wie Sie an den Bei­spie­len sehen können, ist das Wich­tigs­te, dass eine deutliche und über­zeu­gen­de Ent­schul­di­gung für die späte Antwort aus­ge­spro­chen wird. Versuchen Sie, die Situation zu erklären, dabei aber, sachlich zu for­mu­lie­ren und aus­schließ­lich Ihre per­sön­li­che Situation zu schildern. Schuld­zu­wei­sun­gen wirken un­pro­fes­sio­nell und illoyal, selbst wenn sie der Wahrheit ent­spre­chen. Denken Sie daran, dass der Ton in Ihrer E-Mail einen ent­schei­den­den Einfluss darauf hat, wie glaub­wür­dig Ihre Ent­schul­di­gung wirkt.

Hier noch einmal im Überblick, wie Sie am besten reagieren, wenn Sie erst sehr verspätet eine Nachricht be­ant­wor­ten können.

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