Zeit­ma­nage­ment mit der ALPEN-Methode: Beispiel und Anleitung

Zeit­ma­nage­ment ist immer auch Selbst­ma­nage­ment: Nur wenn man über ein gewisses Maß an Disziplin und Or­ga­ni­sa­ti­ons­ver­mö­gen verfügt, hat man die Chance, das Beste aus seinem Tag her­aus­ho­len. Sind diese Vor­aus­set­zun­gen erfüllt, fehlt nur noch ein guter Plan. Die ALPEN-Methode gehört wohl zu den po­pu­lärs­ten und gleich­zei­tig ein­fachs­ten Zeit­ma­nage­ment-Konzepten. Alles was Sie einsetzen müssen, sind ein paar Minuten Ihrer Zeit – und schon geht es jedem noch so großen Workload an den Kragen.

Die ALPEN-Methode ist ein Konzept des Zeit­ma­nage­ments. Darunter versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, den Verlauf eines (Arbeits-)Tages so zu struk­tu­rie­ren, dass die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv genutzt werden kann.

Geistiger Schöpfer der ALPEN-Methode ist der für sein Le­bens­werk aus­ge­zeich­ne­te deutsche Rat­ge­ber­au­tor und Redner Lothar J. Seiwert, der im Anschluss an seine Promotion in Wirt­schafts­wis­sen­schaf­ten und seine lang­jäh­ri­ge Arbeit im Personal- und Bil­dungs­we­sen mit dem Buch „Das 1x1 des Zeit­ma­nage­ment“ von sich reden machte.

Die Grundidee der ALPEN-Methode besteht darin, jeden Tag wenige Minuten seiner Zeit für die Er­stel­lung eines schrift­li­chen Ta­ges­plans auf­zu­wen­den, um lang­fris­tig pro­duk­ti­ver und stress­frei­er arbeiten zu können. Dieser Vorgang un­ter­teilt sich in fünf Ar­beits­schrit­te.

Im ersten Schritt schreiben Sie alle zu er­le­di­gen­den Arbeiten, auch kleine An­ge­le­gen­hei­ten und einfache Rou­ti­ne­auf­ga­ben, un­ge­ord­net in eine To-do-Liste.

Dies sollte im Idealfall noch am Vorabend geschehen, da Sie die ersten drei Stunden am nächsten Morgen nicht fürs Zeit­ma­nage­ment opfern sollten – diese gelten laut Forschung nämlich als pro­duk­tivs­te Zeit des Tages. Denken Sie auch daran, jene Aufgaben in die Liste auf­zu­neh­men, die vom vor­an­ge­gan­ge­nen Tagesplan üb­rig­ge­blie­ben sind.

Mit der Länge ist die Zeit gemeint, die für die Er­le­di­gung einer Aufgabe vor­aus­sicht­lich nötig ist. Wichtig hierbei ist, den je­wei­li­gen Aufwand rea­lis­tisch ein­zu­schät­zen, also lieber zu viel als zu wenig Zeit ein­zu­pla­nen. Ter­mi­nier­te Ak­ti­vi­tä­ten wie Meetings und Te­le­fo­na­te sollten Sie samt den da­zu­ge­hö­ri­gen Uhrzeiten notieren. Zudem ist es för­der­lich für die Pro­duk­ti­vi­tät, wenn Sie für Ihre Aufgaben auch konkrete Deadlines festlegen.

Indem Sie schließ­lich die Summe Ihrer Zeit­an­ga­ben mit der insgesamt ver­füg­ba­ren Zeit ver­glei­chen, können Sie bereits absehen, ob Ihr Pensum an einem Tag überhaupt zu schaffen ist.

Ein be­son­de­res Merkmal der ALPEN-Methode, das in anderen Zeit­ma­nage­ment-Konzepten oft ver­nach­läs­sigt oder gar vergessen wird, ist die Ein­pla­nung aus­rei­chen­der Puf­fer­zei­ten. Dieser Schritt basiert auf dem Gedanken, dass Ab­len­kun­gen, Ver­zö­ge­run­gen und Un­ter­bre­chun­gen während der Arbeit kaum bzw. nicht ver­meid­bar sind. So hat viel­leicht ein Kollege eine dringende Frage an Sie, ein Meeting dauert länger als geplant oder ein Ge­sprächs­ter­min wird über­ra­schend vor­ge­zo­gen. Haben Sie dann nicht genügend Zeit in Reserve, kommt schnell Ihre gesamte Ta­ges­pla­nung durch­ein­an­der.

Seiwert empfiehlt für Puf­fer­zei­ten folgende Richt­wer­te: Lediglich 60 Prozent Ihrer Zeit sollten Sie konkret verplanen, der Rest wird zu gleichen Teilen für soziale Ak­ti­vi­tä­ten und un­er­war­te­te Er­eig­nis­se re­ser­viert. Trotzdem kann es vorkommen, dass die zur Verfügung stehende Zeit einfach nicht ausreicht, um all Ihre Aufgaben an einem Tag zu erledigen, etwa weil Ihre Leis­tungs­kur­ve abnimmt oder weil Sie in die ge­fürch­te­te Pro­kras­ti­na­ti­ons­fal­le tappen. Daher gehört zu einer rea­lis­ti­schen Ta­ges­pla­nung auch, an aus­rei­chend Pau­sen­zei­ten zu denken.

Dies ist der kri­tischs­te und zugleich schwie­rigs­te Ar­beits­schritt der ALPEN-Methode. Jetzt müssen Sie nämlich ent­schei­den, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen, welche Sie an andere Mit­ar­bei­ter de­le­gie­ren, welche hin­ten­an­ge­stellt werden und welche Sie getrost streichen können. Kurz: Sie müssen Prio­ri­tä­ten setzen.

Hierbei können Ihnen ver­schie­de­ne Methoden helfen:

• Das Pareto-Prinzip, das besagt, dass sich mit 20 Prozent des Ge­samt­ein­sat­zes 80 Prozent des geplanten Er­geb­nis­ses erreichen lässt.
• Die Ei­sen­hower-Matrix, mit der Sie Ihre Aufgaben nach den Kriterien „Dring­lich­keit“ und „Wich­tig­keit“ in vier un­ter­schied­li­che Prio­ri­täts­ka­te­go­rien einordnen können.
• Die ABC-Analyse, quasi eine ver­ein­fach­te Version des Ei­sen­hower-Prinzips, bei der Ihr Workload nur in drei Ka­te­go­rien mit ab­stei­gen­der Relevanz un­ter­teilt wird.

Die Nach­kon­trol­le erfolgt am Ende jedes Ar­beits­ta­ges, und zwar im Zuge der Planung für den nächsten Tag.

Nun ziehen Sie Bilanz:

• Haben Sie all Ihre Ziele erreicht?
• Welche Aufgaben haben Sie nicht geschafft und warum?
• Waren die ver­an­schlag­ten Zeiträume und Puf­fer­zei­ten aus­rei­chend?

Ihre Er­fah­rungs­wer­te sollten Sie in zu­künf­ti­ge Planungen ein­flie­ßen lassen, um Ihr Zeit­ma­nage­ment stetig zu ver­bes­sern.

In unserem bei­spiel­haf­ten Szenario arbeiten Sie als Marketing-Experte auf 8-Stunden-Basis in einer Online-Agentur. Abgesehen von ge­le­gent­li­cher In­ter­ak­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Kollegen können Sie Ihre Ar­beits­zeit relativ frei gestalten. Sie nutzen die ALPEN-Methode nun schon seit einer Woche und haben sich mit dem Konzept vertraut gemacht. Als Resultat können Sie Ihre ver­gan­ge­nen Er­fah­run­gen in die heutige Zeit­pla­nung ein­flie­ßen lassen.

Für den morgigen Dienstag notieren Sie sich folgende Aufgaben, Ak­ti­vi­tä­ten und Termine in einer nicht­chro­no­lo­gi­schen To-do-Liste:

• Blog-Post schreiben
• E-Mail-Kor­re­spon­denz erledigen
• All­wö­chent­li­ches Team­mee­ting
• Projekt-Pitch für Mittwoch vor­be­rei­ten
• Von gestern üb­rig­ge­blie­ben: Excel-Ta­bel­len­vor­la­gen für Ar­beits­zeit­er­fas­sung erstellen

An­schlie­ßend schätzen Sie den Zeit­auf­wand für die einzelnen Aufgaben. Ihre Er­fah­run­gen aus der letzten Woche sind Ihnen dabei von großem Nutzen. Bei­spiels­wei­se wissen Sie, dass das wö­chent­li­che Team­mee­ting immer etwas länger dauert als die ver­an­schlag­ten 30 Minuten, weil sich die Kollegen gerne mal zum trivialen Smalltalk hinreißen lassen – 1 Stunde als Zeit­rah­men ist da deutlich rea­lis­ti­scher.

Zusammen mit den ent­spre­chen­den Ter­min­an­ga­ben und Deadlines sieht Ihre Liste nun so aus:

• Blog-Post schreiben (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)
• E-Mail-Kor­re­spon­denz erledigen (30 Minuten)
• All­wö­chent­li­ches Team­mee­ting (9 Uhr, 1 Stunde)
• Projekt-Pitch für Mittwoch vor­be­rei­ten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)
• Von gestern üb­rig­ge­blie­ben: Excel-Ta­bel­len­vor­la­gen für Ar­beits­zeit­er­fas­sung erstellen (1 Stunde und 30 Minuten, Deadline: 12 Uhr)

Indem Sie Ihre Angaben zu­sam­men­rech­nen, kommen Sie auf einen Zeit­auf­wand von insgesamt 10 Stunden. Um alles an einem Tag zu schaffen, müssten Sie also Über­stun­den machen. Darin sind aber noch nicht Ihre Pau­sen­zei­ten (1 Stunde) und die emp­foh­le­nen Puf­fer­zei­ten ein­be­rech­net. Letztere müssten bei einem 8-Stunden-Ar­beits­tag etwa 3 Stunden und 20 Minuten betragen. Hier tut sich ein klarer Konflikt auf, der Sie dazu aufruft, Prio­ri­tä­ten zu setzen.

Indem Sie ein Prio­ri­sie­rungs­kon­zept wie etwa die Ei­sen­hower-Matrix anwenden, bringen Sie Ihre Aufgaben ent­spre­chend ihrer Dring­lich­keit und Wich­tig­keit in eine chro­no­lo­gi­sche Rei­hen­fol­ge:

• E-Mail-Kor­re­spon­denz erledigen (30 Minuten)
• Puffer (30 Minuten)
• All­wö­chent­li­ches Team­mee­ting (Termin: 9 Uhr, 1 Stunde)
• Projekt-Pitch für Mittwoch vor­be­rei­ten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)
• Mit­tags­pau­se um 12 Uhr
• Puffer (1 Stunde)
• De­le­gie­ren: Excel-Ta­bel­len­vor­la­gen für Ar­beits­zeit­er­fas­sung erstellen
• Auf morgen ver­schie­ben: Blog-Post schreiben

Und so begründen Sie Ihre Ent­schei­dun­gen:

Der Projekt-Pitch ist die an­spruchs­volls­te Aufgabe, weshalb Sie sie am besten gleich am Morgen erledigen sollten. Da Sie jedoch erst um 8:00 Uhr zur Arbeit antreten und das Team­mee­ting Ihren Workflow un­ter­bre­chen würde, planen Sie, erst danach damit an­zu­fan­gen. Vor dem Meeting erledigen Sie also Ihre E-Mail-Kor­re­spon­denz und haben im Anschluss eine halbe Stunde Puffer für einen Plausch mit den Kollegen – dann wird viel­leicht im Team­mee­ting nicht so viel Zeit ver­trö­delt. Zudem ent­schei­den Sie sich, die Er­stel­lung der Excel-Ta­bel­len­vor­la­gen an einen Kollegen zu de­le­gie­ren, da Sie sich nicht zwingend per­sön­lich darum kümmern müssen.

Vor und nach dem Mit­tag­essen haben Sie genügend Zeit für die Arbeit am Projekt-Pitch, sodass Sie bis 16 Uhr damit fertig werden können. Eine zu­sätz­li­che Stunde Puffer reicht zwar nicht annähernd an die emp­foh­le­nen Richt­wer­te heran, sorgt aber für even­tu­el­le Un­ter­bre­chun­gen vor. Da Sie pünktlich um 17 Uhr Fei­er­abend machen wollen, um Ihr Kind vom Kin­der­gar­ten abzuholen, fällt der Blog-Post leider hinten runter, sodass Sie ihn in den nächsten Tagesplan ver­schie­ben – die Deadline ist zum Glück erst einen Tag später.

Lothar J. Seiwerts ALPEN-Methode kann ein nütz­li­ches Werkzeug für Ihre Ta­ges­pla­nung sein. Alles in allem bietet sie Ihnen folgende Vorzüge:

• Sehr ein­präg­sam und leicht zu erlernen
• Vi­sua­li­sie­rung aller zu er­le­di­gen­den Aufgaben schafft Übersicht
• Mehr Pro­duk­ti­vi­tät durch relativ feste Zeit­ein­tei­lung
• Fle­xi­bi­li­tät durch Ein­pla­nung von Puf­fer­zei­ten
• Kon­se­quen­te Prio­ri­sie­rung von Aufgaben
• Schnelle Er­folgs­er­leb­nis­se, weniger Stress
• Lern­ef­fek­te, z. B. bei der Ein­schät­zung des Zeit­auf­wands

Die ALPEN-Methode hat aber auch ein paar Nachteile:

• Während der Ein­ge­wöh­nungs­pha­se recht zeit­auf­wen­dig
• Eher für selbst­stän­di­ge Ein­zel­ar­beit gedacht
• Anwendung schwierig, wenn einzelne Ar­beits­schrit­te (z. B. Zeit­pla­nung, Ent­schei­dungs­fin­dung) von anderen Kollegen bzw. Vor­ge­setz­ten abhängig sind – daher nur bedingt für Team­ar­beit anwendbar
• 40 Prozent Puffer in der Praxis kaum rea­li­sier­bar, da verplante Aufgaben oft schon die ganze ver­füg­ba­re Zeit be­an­spru­chen

Es exis­tie­ren viele Zeit­ma­nage­ment-Konzepte, von denen die meisten auf ähnlichen Prin­zi­pi­en beruhen und sich nur im Detail von­ein­an­der un­ter­schei­den. Welche für Sie die richtige ist, hängt daher ganz von Ihrer per­sön­li­chen Präferenz ab.

Die ALPEN-Methode ist ins­be­son­de­re dann für Sie geeignet, wenn Sie dazu neigen, sich zu ver­zet­teln und den Überblick über Ihre Aufgaben zu verlieren. Ob Sie Ihr Problem tat­säch­lich damit lösen können, finden Sie nur im Selbst­test heraus.

Werfen Sie aber nicht schon nach einem Tag die Flinte ins Korn, sondern nehmen Sie sich min­des­tens zwei Wochen Zeit – denn erst durch Gewöhnung und die schritt­wei­se Op­ti­mie­rung der Ar­beits­schrit­te kann die ALPEN-Methode ihr volles Potenzial entfalten.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.