Ein Be­wer­bungs­ge­spräch führen – so geht es richtig

Das Job­in­ter­view ist der ent­schei­den­de Moment im Be­wer­bungs­pro­zess. Jetzt werden die mehr oder weniger un­per­sön­li­chen Angaben aus Le­bens­lauf oder CV auf einmal zu Menschen aus Fleisch und Blut, die es zu be­ur­tei­len gilt. Während Sie die Vor­auswahl noch auf der Basis von Hard Skills wie Aus­bil­dung, Qua­li­fi­ka­ti­on und Spe­zi­al­kennt­nis­sen treffen konnten, geht es jetzt vor allem um Per­sön­lich­keit, Mo­ti­va­ti­on, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­kei­ten und das generelle Auftreten – also die Soft Skills – des Bewerbers.

Wer keine Erfahrung darin hat, ein pro­fes­sio­nel­les Vor­stel­lungs­ge­spräch zu führen, begeht hierbei schnell An­fän­ger­feh­ler. Dazu gehört es bei­spiels­wei­se, sich von Sym­pa­thien und per­sön­li­chen Be­find­lich­kei­ten be­ein­flus­sen zu lassen, ent­schei­den­de Fragen zur Ein­schät­zung des Bewerbers zu vergessen oder die Gespräche so un­ge­steu­ert fließen zu lassen, dass sich die Kan­di­da­ten am Ende nur schwer ver­glei­chen lassen.

Unser Leitfaden für das Vor­stel­lungs­ge­spräch soll Ihnen dabei helfen, diese Fehler zu vermeiden und pro­fes­sio­nel­le In­ter­views zu führen, sodass Sie am Ende den Bewerber finden, der am besten in Ihr Un­ter­neh­men passt.

Ein Vor­stel­lungs­ge­spräch soll Ihnen als Ar­beit­ge­ber er­leich­tern, die besten Kan­di­da­ten für freie Stellen im Un­ter­neh­men zu finden. Dieses Ziel sollten Sie während des Gesprächs niemals aus den Augen verlieren. Dazu gehört es nicht nur, die Bewerber neutral zu be­ur­tei­len und die richtigen Fragen zu stellen, sondern auch eine angenehme Ge­sprächs­at­mo­sphä­re zu schaffen, in der sich die Kan­di­da­ten wohl­füh­len. Die wich­tigs­ten Vor­aus­set­zun­gen dafür sind vor allem eine gute Vor­be­rei­tung und ein klar struk­tu­rier­ter Ge­sprächs­ver­lauf.

Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie sich vorher einen zeit­li­chen Rahmen überlegen, den Sie im Hin­ter­kopf behalten, während Sie das Be­wer­bungs­ge­spräch führen. So vermeiden Sie, dass sich einige Phasen zu sehr in die Länge ziehen und die wich­tigs­ten Punkte am Ende nur noch stich­wort­ar­tig ab­ge­han­delt werden können, weil schon der nächste Bewerber wartet. Insgesamt sollte das Gespräch maximal eine Stunde dauern, besser sind 45 Minuten. Das hilft nicht nur dem auf­ge­reg­ten Kan­di­da­ten, sondern auch Ihnen, wenn Sie mehrere In­ter­views nach­ein­an­der führen müssen.

Der optimale Ablauf eines Vor­stel­lungs­ge­sprächs könnte in etwa so aussehen:

• Begrüßung und Vor­stel­lung aller An­we­sen­den (5 Minuten)
• Befragung des Bewerbers (15 bis 20 Minuten)
• Prä­sen­ta­ti­on des Un­ter­neh­mens (5 bis 10 Minuten)
• Rück­fra­gen (10 Minuten)
• Abschluss (5 Minuten)

Wenn Sie völlig ohne Vor­be­rei­tung ein Vor­stel­lungs­ge­spräch führen, merkt der Bewerber das sofort, z. B. an Fragen nach Daten und Kennt­nis­sen, die ei­gent­lich klar aus den Be­wer­bungs­un­ter­la­gen her­vor­ge­hen. Das bringt nicht nur Sie in eine un­an­ge­neh­me Lage, sondern schadet schlimms­ten­falls Ihrem Un­ter­neh­men; nämlich dann, wenn hoch­qua­li­fi­zier­te Kan­di­da­ten ab­sprin­gen, weil sie sich und ihre Kom­pe­ten­zen nicht aus­rei­chend gewürdigt sehen.

Auch schlechte Or­ga­ni­sa­ti­on und chao­ti­sche Abläufe rücken Sie als Ar­beit­ge­ber in ein schlech­tes Licht. Vermeiden Sie unbedingt or­ga­ni­sa­to­ri­sche Fehler wie:

• Das Personal am Empfang ist nicht über das Be­wer­bungs­ge­spräch in­for­miert.
• Der Bewerber muss lange warten, bevor das Gespräch beginnt.
• Die Be­wer­bungs­un­ter­la­gen lagen nicht allen Ge­sprächs­teil­neh­mern vor.
• Der Meeting Raum ist bereits an­der­wei­tig vergeben und das Gespräch muss un­ter­bro­chen werden.

Nehmen Sie sich also unbedingt Zeit für die Vor­be­rei­tung. Lesen Sie auf­merk­sam die voll­stän­di­gen Be­wer­bungs­un­ter­la­gen des Kan­di­da­ten und machen Sie sich Notizen, damit Sie die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen im Gespräch ab­ruf­be­reit haben. Das gilt auch für un­stim­mi­ge Punkte wie Lücken im Le­bens­lauf oder Themen, die Sie in­ter­es­sie­ren, z. B. warum sich der Bewerber für einen be­stimm­ten Ar­beits­platz, Stu­di­en­gang etc. ent­schie­den hat. All das zeigt, dass Sie sich mit dem Werdegang des Kan­di­da­ten aus­ein­an­der­ge­setzt haben und ehrlich an ihm in­ter­es­siert sind.

Wenige Stunden vor dem Gespräch sollten Sie noch einmal die or­ga­ni­sa­to­ri­schen Aspekte prüfen. Dazu gehört, dass Sie alle be­tei­lig­ten Kollegen an den Termin erinnern, ggf. den Mee­ting­raum vor­be­rei­ten und dafür sorgen, dass die Mit­ar­bei­ter am Empfang Bescheid wissen, sodass Sie den Bewerber (im besten Fall mit seinem Namen) begrüßen können.

Als Ar­beit­ge­ber oder dessen Vertreter können Sie entspannt in Be­wer­bungs­ge­sprä­che gehen. Selbst wenn Sie nur wenig Erfahrung haben, können Sie das mit guter Vor­be­rei­tung und sou­ve­rä­nem Auftreten vor den Kan­di­da­ten verbergen. Aber Vorsicht: Sou­ve­rä­nes Auftreten bedeutet nicht, dass Sie den Bewerber von oben herab, schlimms­ten­falls wie einen Bitt­stel­ler, behandeln. Im Gegenteil, eine re­spekt­vol­le Begegnung auf Augenhöhe zeigt Pro­fes­sio­na­li­tät und Erfahrung im Umgang mit (zu­künf­ti­gen) Mit­ar­bei­tern.

Es hilft außerdem, wenn Sie sich an Ihre eigenen Vor­stel­lungs­ge­sprä­che zu­rück­er­in­nern, sich Ihre Ner­vo­si­tät ins Ge­dächt­nis rufen und überlegen, welches Gegenüber Ihnen in diesen Si­tua­tio­nen am an­ge­nehms­ten war. Wenn Sie das in allen Phasen des In­ter­views be­rück­sich­ti­gen, merkt der Bewerber, dass es nicht nur um einen au­to­ma­ti­sier­ten Aus­wahl­pro­zess geht, sondern dass Sie die Situation für ihn so angenehm wie möglich gestalten wollen.

Begrüßen Sie den Bewerber mit einer offenen, freund­li­chen Geste und lassen Sie ihm kurz Zeit, im Raum und in der Situation an­zu­kom­men, bevor Sie das ei­gent­li­che Be­wer­bungs­ge­spräch führen. Damit kein un­an­ge­neh­mes Schweigen entsteht, über­brü­cken Sie diese Zeit am besten mit Small Talk, z. B. mit Fragen zur Anreise, zum Eindruck von der Stadt (falls er von einem anderen Ort angereist ist) oder Be­mer­kun­gen zum Wetter. Das hilft ihm dabei, sich zu ak­kli­ma­ti­sie­ren und vor dem wichtigen Gespräch kurz durch­zu­at­men.

An­schlie­ßend stellen Sie als Über­lei­tung zum Be­wer­bungs­ge­spräch die weiteren An­we­sen­den mit Namen und Po­si­tio­nen im Un­ter­neh­men vor. Gut ist es, an dieser Stelle kurz aus­zu­füh­ren, warum die Person am Gespräch teilnimmt und in welchem Ar­beits­ver­hält­nis sie ggf. zum Kan­di­da­ten steht, falls er die Stelle bekommt.

Verhalten Sie sich in dieser Situation ruhig und entspannt. Das nimmt dem Bewerber etwas von seiner Aufregung.

Nun beginnt das ei­gent­li­che Be­wer­bungs­ge­spräch. Als Ar­beit­ge­ber wollen Sie natürlich zuerst her­aus­fin­den, warum sich der Bewerber für die Stelle in­ter­es­siert und welche Fä­hig­kei­ten er mitbringt, von denen das Un­ter­neh­men pro­fi­tie­ren kann. Vergessen Sie darüber aber nicht, ihn nach seinen Vor­stel­lun­gen von seiner zu­künf­ti­gen Arbeit und einem guten Ar­beit­ge­ber zu fragen. Es geht schließ­lich darum, dass sich beide Seiten glei­cher­ma­ßen ken­nen­ler­nen. Es ist besser, bereits an dieser Stelle her­aus­zu­fin­den, dass man die ge­gen­sei­ti­gen Er­war­tun­gen nicht erfüllen kann, als sich später über eine falsche Ent­schei­dung zu ärgern.

Dieser Teil kann schnell in ein reines Frage-Antwort-Spiel (oder bei mehreren Teil­neh­mern in ein Kreuz­ver­hör) ausarten. Versuchen Sie einen möglichst na­tür­li­chen Ge­sprächs­fluss entstehen zu lassen, indem Sie nach ein oder zwei Ein­stiegs­fra­gen auf die Antworten des Bewerbers eingehen und das Gespräch mit gezielten tiefer gehenden Fragen in die ge­wünsch­te Richtung lenken.

Nun sind Sie an der Reihe, das Un­ter­neh­men näher vor­zu­stel­len und dem Bewerber einen Eindruck von seiner zu­künf­ti­gen Arbeit zu ver­mit­teln. Verlieren Sie sich nicht in aus­ufern­den Monologen zur Fir­men­ge­schich­te oder in der Auf­zäh­lung von In­for­ma­tio­nen, die leicht auf der Fir­men­web­site zu finden sind.

Überlegen Sie sich vorher, welche In­for­ma­tio­nen für einen Bewerber wichtig sind, und legen Sie den Fokus dem­entspre­chend auf die Bedeutung der zu be­set­zen­den Stelle. Erklären Sie kurz die Funktion im Team, die Zu­sam­men­ar­beit mit anderen Ab­tei­lun­gen sowie mögliche Ent­wick­lungs­chan­cen dieser Position und die Bedeutung für die all­ge­mei­nen Zu­kunfts­zie­le des Un­ter­neh­mens, sofern dies möglich ist.

Versuchen Sie dem Bewerber an dieser Stelle ein möglichst rea­lis­ti­sches Bild des Un­ter­neh­mens­all­tags zu geben. So vermeiden Sie von vorn­her­ein Ent­täu­schun­gen und Un­zu­frie­den­heit, die zur Belastung für Kollegen werden und die Stimmung im Team vergiften können.

Nun hat der Bewerber Zeit, Fragen zu stellen, die ganz allgemein Abläufe im Un­ter­neh­men oder konkret seine zu­künf­ti­ge Rolle betreffen können. Auch hier ist es wichtig, offen und ehrlich zu antworten, solange Sie dabei keine Fir­men­ge­heim­nis­se verraten.

Seien Sie sich bewusst, dass ein Bewerber mit seinen Fragen auch Probleme des Un­ter­neh­mens ankratzen könnte. Bereiten Sie sich auf diesen Fall vor, indem Sie sich vorher mit Kollegen und Vor­ge­setz­ten beraten, wie Sie auf diese Themen reagieren und eventuell aus­wei­chend antworten können, ohne den Bewerber anzulügen.

Nachdem alle Fragen des Bewerbers geklärt sind, ist es üblich, den weiteren Ablauf kurz zu umreißen. Geben Sie einen un­ge­fäh­ren Zeitraum für die Rück­mel­dung an und klären Sie die wich­tigs­ten Rah­men­be­din­gun­gen für den Ar­beits­ver­trag. Dazu gehören u. a. der frü­hest­mög­li­che Ar­beits­an­tritt, Ge­halts­vor­stel­lun­gen, Ur­laubs­ta­ge und Ver­trags­art (befristet oder un­be­fris­tet).

Danach bedanken Sie sich freund­lich für das Gespräch und geleiten den Kan­di­da­ten zur Tür.

Wenn eine Stelle neu zu besetzen ist, werden Sie ver­mut­lich nicht nur ein Be­wer­bungs­ge­spräch führen, sondern eine Vielzahl an möglichen Kan­di­da­ten einladen. Zieht sich der Aus­wahl­pro­zess über mehrere Wochen hin, passiert es schnell, dass die Er­in­ne­run­gen an die ersten Gespräche bereits ver­schwim­men oder wichtige Details in Ver­ges­sen­heit geraten.

Damit Sie auch nach einiger Zeit noch eine fundierte Wahl treffen können, sollten Sie nach jedem Gespräch Ihre Notizen auf­ar­bei­ten und wenn möglich in stan­dar­di­sier­te Be­wer­tungs­bö­gen über­tra­gen, die den Vergleich aller Kan­di­da­ten er­leich­tern.