Aufgaben prio­ri­sie­ren: 9 Methoden für ef­fi­zi­en­tes Arbeiten

Als frisch­ge­ba­cke­ner Un­ter­neh­mens­grün­der sehen Sie sich oft mit einem scheinbar un­über­wind­ba­ren Berg an Aufgaben kon­fron­tiert – wo nur anfangen? Erst einmal heißt es, Ruhe bewahren. Denn auch, wenn es so aussehen mag: Nicht alles hat dieselbe Priorität. Werfen Sie einen kri­ti­schen Blick auf Ihren Workload, erkennen Sie schnell, dass es sowohl wichtige als auch dringende Tasks zu erledigen gibt, die kaum Aufschub erlauben, während sie andere Aufgaben wiederum ohne negative Folgen auf­schie­ben können. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll prio­ri­sie­ren, auch wenn es mal zu plötz­li­chen Plan­än­de­run­gen kommt. Schließ­lich bedeutet ein gut struk­tu­rier­ter Workload für Sie: mehr Mo­ti­va­ti­on, mehr Energie und mehr Pro­duk­ti­vi­tät. 

Auch wenn es zahl­rei­che un­ter­schied­li­che Ratgeber zum Thema Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on gibt, laufen letztlich alle Tipps auf die klas­si­sche To-do-Liste hinaus. Gemeint ist damit eine physisch greifbare Liste – nicht nur eine, die Sie im Kopf führen. Schreiben Sie also sämtliche zu er­le­di­gen­den Aufgaben erst einmal un­ge­ord­net auf. Notieren Sie sich auch das Datum, an dem Sie einen neuen Eintrag vor­ge­nom­men haben. So behalten Sie die Übersicht darüber, wie lange Sie bestimmte Aufgaben schon vor sich hin­schie­ben.

Dies ist nun Ihre Ge­ne­ral­lis­te, die als Basis für einen struk­tu­rier­ten Workload dienen soll. Halten Sie sie jederzeit griff­be­reit – schließ­lich müssen Sie die Liste re­gel­mä­ßig ak­tua­li­sie­ren.

Um Ihre To-do-Liste effizient ab­ar­bei­ten zu können, bieten sich als kurz­fris­ti­ge Pla­nungs­zeit­räu­me der Tag und die Woche an. Zu Beginn eines jeden Pla­nungs­zeit­raums über­tra­gen Sie die an­ste­hen­den Aufgaben aus Ihrer Ge­ne­ral­lis­te in eine Tages- be­zie­hungs­wei­se Wo­chen­lis­te. Damit Sie ent­schei­den können, welche An­ge­le­gen­hei­ten als nächstes anstehen, hilft Ihnen das so­ge­nann­te Ei­sen­hower-Prinzip: Nach dem ehe­ma­li­gen US-ame­ri­ka­ni­schen Prä­si­den­ten benannt und in der Ratgeber-Literatur oft zitiert, pro­kla­miert es, zuerst die drin­gends­ten/wich­tigs­ten Aufgaben zu prio­ri­sie­ren und alles andere vehement aus­zu­sor­tie­ren.

Als wichtig gelten dabei An­ge­le­gen­hei­ten, die früher oder später be­ar­bei­tet werden sollten, weil sich daraus Vorteile für Ihre lang­fris­ti­gen Ziele ergeben. Dringende Aufgaben sind wiederum solche, bei denen negative Kon­se­quen­zen zu erwarten sind, wenn sie nicht pünktlich erledigt werden. Dazu gehören zum Beispiel von Kunden fest­ge­leg­te Deadlines oder nicht ver­han­del­ba­re Ab­ga­be­fris­ten bei Behörden. Das Ei­sen­hower-Prinzip empfiehlt, diese Aufgaben grund­sätz­lich zu prio­ri­sie­ren und im Zwei­fels­fall wichtige, aber nicht drängende An­ge­le­gen­hei­ten in eine andere Tages- oder Wo­chen­lis­te zu ver­schie­ben.

Zur Ver­an­schau­li­chung lässt sich das Ei­sen­hower-Prinzip in einer Matrix dar­stel­len, die in die Ka­te­go­rien „wichtig“ und „nicht wichtig“ sowie „dringend“ und „nicht dringend“ un­ter­teilt ist. Daraus ergeben sich vier Auf­ga­ben­fel­der, die in al­pha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge ge­kenn­zeich­net sind, wobei „A“ die höchste Priorität genießt und „D“ wei­test­ge­hend ver­nach­läs­sigt werden kann:

Ein weiteres nütz­li­ches Hilfs­mit­tel, mit dem Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste sinnvoll prio­ri­sie­ren können, ist die 80:20-Regel, auch Pareto-Prinzip genannt. Dieses besagt, dass man mit 20 Prozent des Aufwandes (Input) bereits 80 Prozent des Er­geb­nis­ses (Output) erreicht. Kon­zen­trie­ren Sie sich also zum Beispiel auf die primären drei Aufgaben in Ihrem Workload, erzielen Sie trotzdem eine hohe Leistung.

Alle anderen können Sie hin­ten­an­stel­len und auf einer zweiten Liste notieren, die Sie erst dann zur Hand nehmen, wenn die Pri­mär­auf­ga­ben erledigt sind. Einfache Rou­ti­ne­an­ge­le­gen­hei­ten, die nur wenig Zeit und Kon­zen­tra­ti­on kosten, können Sie getrost in Zeiten legen, in denen Sie sich weniger leis­tungs­stark fühlen (zum Beispiel direkt nach der Mit­tags­pau­se). Ge­le­gen­heit dafür haben Sie mit Si­cher­heit genug, schließ­lich weisen Studien darauf hin, dass der Mensch nur circa 3 Stunden an einem 8-Stunden-Ar­beits­tag wirklich produktiv arbeitet.

Wollen Sie ermitteln, welcher Teil Ihres Workloads besagte 20 Prozent ausmacht, können Ihnen folgende Fragen helfen:

• Was ist das oberste Ziel meines Un­ter­neh­mens?
• Welche Aufgaben bringen mich und mein Un­ter­neh­men am schnells­ten an dieses Ziel?
• Was sind die Schlüssel-Trieb­kräf­te meines Un­ter­neh­mens?
• Welche Aufgaben müssen erfüllt sein, um die Lebens- und Hand­lungs­fä­hig­keit meines Un­ter­neh­mens weiterhin zu ge­währ­leis­ten?
• Wie viele Menschen hängen von der Erfüllung einer be­stimm­ten Aufgabe ab?

Es ist sehr wahr­schein­lich, dass sich unter den drei re­le­van­tes­ten Aufgaben auf Ihrer Liste eine befindet, die Ihnen besonders schwer fällt. Dabei handelt es sich meistens um eine besonders komplexe An­ge­le­gen­heit, die viel Zeit erfordert und ein Er­folgs­er­leb­nis somit länger hin­aus­zö­gert. Diese Aufgabe wird im eng­li­schen Sprach­raum als „Frosch“ be­zeich­net. Dem zugrunde liegt das ame­ri­ka­ni­sche Sprich­wort „Eat the Frog!“, das bedeutet: Wenn man morgens gleich nach dem Aufstehen einen le­ben­di­gen Frosch verspeist, hat man das Schlimms­te an diesem Tag bereits hinter sich.

Im über­tra­gen­den Sinne heißt das, dass Sie am Beginn jedes Ar­beits­ta­ges immer zuerst die schwie­rigs­te Aufgabe erledigen sollten. Um diese zu iden­ti­fi­zie­ren, müssen Sie sich lediglich fragen: „Welche An­ge­le­gen­heit bereitet mir am meisten Unbehagen?“ Indem Sie diesen „Frosch“ dann zuerst „fressen“, besiegen Sie nicht nur Ihren inneren Schwei­ne­hund. Eine schwie­ri­ge Aufgabe ständig im Hin­ter­kopf zu haben, raubt Ihnen auch unnötig Energie – schließ­lich muss sie sowieso ir­gend­wann erledigt werden.

Alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste benötigen klare Deadlines, um si­cher­zu­stel­len, dass Sie auch wirklich recht­zei­tig ab­ge­ar­bei­tet werden. Während die Fristen bei drin­gen­den Aufgaben meist vom Kunden vor­ge­ge­ben werden, haben Sie bei den nur als „wichtig“ ein­ge­stuf­ten An­ge­le­gen­hei­ten freie Hand. Dabei sollten Ihre Ziel­set­zun­gen nicht zu op­ti­mis­tisch ausfallen: Quetschen Sie zu viele Tasks in einen zu kurzen Zeitraum, ist Frust vor­pro­gram­miert. Um einen rea­lis­ti­schen Eindruck vom not­wen­di­gen Aufwand zu erhalten, hilft es, jede Aufgabe in Ihre einzelnen Schritte zu un­ter­tei­len und diese ebenfalls in Ihrer Liste un­ter­zu­brin­gen.

Zu einer guten Zeit­pla­nung gehört auch, auf un­vor­her­seh­ba­re Ver­än­de­run­gen flexibel reagieren zu können. Gewöhnen Sie sich also an, bei der Aus­ar­bei­tung jedes Ta­ges­plans Raum für even­tu­el­le Un­ter­bre­chun­gen frei zu lassen. Wenn plötzlich ein wichtiger Anruf kommt, der Sie dazu zwingt, Ihre fest­ge­leg­ten Prio­ri­tä­ten zu verwerfen, sollten Sie genug Puffer haben, um Ihren Workload jederzeit neu ar­ran­gie­ren zu können.

Auch wenn manche es immer noch behaupten: wis­sen­schaft­lich gesehen gibt es sowas wie Mul­ti­tas­king überhaupt nicht – je­den­falls nicht in dem Ausmaß, das wir uns gerne vor­stel­len. Für das mensch­li­che Gehirn ist es nämlich unmöglich, zwei oder mehr komplexe Aufgaben gleich­zei­tig und in derselben Qualität zu erledigen. Statt­des­sen wechselt der Verstand schnell zwischen den einzelnen Bereichen hin und her und widmet ihnen somit nur einen Teil seiner Auf­merk­sam­keit.

Das Ergebnis ist, dass Aufgaben nur ober­fläch­lich be­ar­bei­tet werden und somit nur un­be­frie­di­gen­de Er­geb­nis­se ab­ge­lie­fert werden können. Zudem kostet dieser fehl­ge­lei­te­te Mul­ti­tas­king-Versuch eine Menge Energie und ver­ur­sacht somit Stress, der die Pro­duk­ti­vi­tät nach­weis­lich ver­min­dert. Statt­des­sen empfehlen Forscher und Ratgeber ein­stim­mig, die Punkte auf einer To-do-Liste nach­ein­an­der und kei­nes­falls simultan ab­zu­ar­bei­ten – dann lieber die Deadlines groß­zü­gi­ger gestalten.

Dass viele Aufgaben auf einmal grund­sätz­lich nur halb­her­zig erledigt werden können, spricht eindeutig gegen den Mythos Mul­ti­tas­king. Das Gegenteil davon ist aber ebenfalls nicht zu empfehlen: die Rede ist von Per­fek­tio­nis­mus. Wenn Sie Ihre Arbeit ständig über­prü­fen und einen über­mä­ßi­gen Wert auf ei­gent­lich ver­nach­läs­sig­ba­re Details legen, kostet dies Zeit und Nerven und steht in keinem Ver­hält­nis zum womöglich perfekten Ergebnis. Denn auch hier lässt sich das Pareto-Prinzip anwenden: wenn 20 Prozent des Inputs bereits 80 Prozent des Outputs ausmachen, sind die darüber hin­aus­ge­hen­den rest­li­chen 80 Prozent des Ar­beits­auf­wan­des nur noch für 20 Prozent des Er­geb­nis­ses ver­ant­wort­lich.

Ver­an­schau­li­chen kann man diesen Sach­ver­halt mit der Preis­span­ne beim Autokauf: Für einige Tausend Euro erhält man bereits ein funk­ti­ons­tüch­ti­ges Fahrzeug mit zweck­mä­ßi­gem Interieur; greift man noch viel tiefer in die Tasche, zahlt man haupt­säch­lich nur noch für mehr oder weniger nützliche Son­der­aus­stat­tun­gen sowie den Mar­ken­na­men.

Um Ihrem Workload möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie sich also damit begnügen, viele Arbeiten nur „gut“ zu machen. Das ist oft besser, als alle Energien auf eine einzige Aufgabe zu kon­zen­trie­ren, während alle anderen hinter run­ter­fal­len. Dafür müssen Sie jedoch die Tatsache ak­zep­tie­ren, dass Fehler durchaus passieren können. Zeigen Sie sich offen gegenüber Kritik und lernen Sie daraus, anstatt Ihre Zeit damit zu ver­schwen­den, ein von Vorn­her­ein perfektes Ergebnis abliefern zu wollen.

Ihre To-do-Liste nach „dringend“ und „wichtig“ zu filtern ist bereits ein Schritt in die richtige Richtung. Schließ­lich müssen Sie sich wohl oder übel bewusst machen, dass Sie in jedem Fall nur Scha­dens­be­gren­zung betreiben können – am Ende des Tages oder der Woche werden einige Punkte auf Ihrem Plan wahr­schein­lich immer noch nicht abgehakt sein.

Jede E-Mail und jede Skype-Nachricht, die Sie be­ant­wor­ten, stellt eine Un­ter­bre­chung Ihres Ar­beits­ab­laufs dar. Je öfter Sie aus Ihrem Workflow her­aus­ge­ris­sen werden, desto größer ist der Stress. Ihr Ziel sollte es also sein, sol­cher­lei Ab­len­kun­gen strikt zu un­ter­bin­den. Dazu zählen in den meisten Fällen auch private WhatsApp-Nach­rich­ten, be­lang­lo­se Te­le­fon­ge­sprä­che und Nach­rich­ten an Ihre Social-Media-Accounts.

So schwer es Ihnen viel­leicht fällt: De­ak­ti­vie­ren Sie die Instant-Alerts in Ihrem Mail­pro­gramm, auf Ihrem Smart­phone und bei Facebook und legen Sie eine Zeit fest, in der Sie Ihre Kor­re­spon­denz möglichst in einem Rutsch erledigen. Das kann nach der Mit­tags­pau­se oder kurz vor Schich­ten­de sein, aber auf jedem Fall erst, nachdem Sie „den Frosch gefressen“ haben.

Eine funk­tio­nie­ren­de Workload-Struktur zu eta­blie­ren, ist ein länger an­dau­ern­der Prozess, der aufgrund der gemachten Er­fah­run­gen stetig wei­ter­ent­wi­ckelt werden kann. Um einen Überblick über Ihre Fort­schrit­te sowie wie­der­keh­ren­de Probleme zu erhalten, sollten Sie sich ergänzend zu Ihren Listen ein Logbuch zulegen. Darin zeichnen Sie dann bei­spiels­wei­se auf, wie lange bestimmte Aufgaben wirklich dauern, um darauf basierend sinn­vol­le­re Deadlines zu setzen. Außerdem können Sie notieren, durch was und wie oft Sie im Laufe eines Tages abgelenkt werden – und auch dies­be­züg­lich zu ent­spre­chen­den Ge­gen­maß­nah­men greifen.

Letzt­end­lich er­mög­licht Ihnen eine ständige Selbst­re­fle­xi­on, die hier be­schrie­be­nen Rat­schlä­ge noch besser in Ihrem Ar­beits­all­tag um­zu­set­zen – denn Übung macht ja be­kannt­lich den Meister.