Das perfekte Anforderungsprofil erstellen
Zu hohe Kosten, ungewöhnliche Fluktuation, Unzufriedenheit am Arbeitsplatz und ein überdurchschnittlich hoher Krankenstand – all das können Folgen von falschen Personalentscheidungen sein. Werden allerdings die notwendigen Anforderungen an einen Mitarbeiter im Vorfeld konkret definiert, lassen sich Stellen ideal besetzen und das Risiko einer Fehlentscheidung sinkt. Entsprechende Kriterien formuliert man in einem sogenannten Anforderungsprofil.
Was ist ein Anforderungsprofil?
Das Anforderungsprofil ist Teil einer Stellenausschreibung und richtet sich somit direkt an potenzielle Bewerber. Als Arbeitgeber beschreiben Sie in einem Anforderungsprofil, welche wesentlichen Kompetenzen und Fähigkeiten ein Mitarbeiter für die ausgeschriebene Stelle mitbringen sollte. Verfügt ein Mitarbeiter über diese Kompetenzen, kann er in der entsprechenden Position bestmögliche Ergebnisse erzielen.
Je treffender und detaillierter man die notwendigen Kompetenzen beschreibt, desto größer ist die Chance, dass sich geeignete Bewerber beim Unternehmen melden. Denn können sich Bewerber kein genaues Bild von den gewünschten Qualifikationen machen, dann bewerben sich in der Regel auch zahlreiche ungeeignete Kandidaten auf die Stelle. Auf der anderen Seite fühlen sich passende Kandidaten durch eine zu allgemeine Stellenausschreibung nicht angesprochen und sehen daher oft von einer Bewerbung ab.
Das Anforderungsprofil ist das Ergebnis der Anforderungsanalyse. Im Zuge der Anforderungsanalyse werden zunächst die notwendigen Eigenschaften ermittelt, die für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit notwendig sind. Anforderungsanalysen sind für zahlreiche Prozesse innerhalb des Personalmanagements relevant: Dazu zählen z. B. die Personalauswahl, die Personalentwicklung oder die Einführung von Mitarbeiterbewertungssystemen.
In vier Schritten ein Anforderungsprofil erstellen
Beim Erstellen eines Anforderungsprofils ist es erforderlich, die für betreffende Position wichtigsten Kompetenzen und Fähigkeiten genau herauszustellen. Damit die Anforderungen möglichst umfassend und exakt wiedergegeben werden, empfiehlt es sich, das Anforderungsprofil in vier Schritten zu erstellen:
- Analyse des Aufgabengebiets
- Sammeln von Anforderungskriterien
- Gewichtung der Anforderungskriterien
- Ausformulieren des Anforderungsprofils
Analyse des Aufgabengebiets
Basis des Anforderungsprofils bilden die konkreten Aufgaben, die der Bewerber später übernehmen soll. Daher müssen Sie diese Aufgaben zu Beginn definieren. Folgende Fragen können dabei als Orientierung dienen. Die Fragen sollten von der verantwortlichen Führungskraft und ggf. von einem Mitarbeiter des Fachbereichs beantwortet werden:
- Tätigkeiten herausstellen: Was sind die Haupttätigkeiten?
- Tätigkeiten priorisieren: Wie wichtig sind die jeweiligen Tätigkeiten?
- Ziele definieren: Welche Ziele soll der Inhaber dieser Position erreichen?
- Zukünftige Entwicklungen: Könnte sich das Aufgabengebiet künftig ändern?
Sammeln von Anforderungskriterien
Aus den Antworten auf die obenstehenden Fragen leitet man dann die wichtigsten Anforderungskriterien an potenzielle Bewerber ab. Diese Anforderungen lassen sich verschiedenen Bereichen zuordnen. Grundsätzlich sollten Sie sich auf die wichtigsten Anforderungen beschränken – also solche, die notwendig sind, um die Aufgaben effizient ausführen zu können.
- Formale Anforderungen: Ausbildung, Abschlüsse, Berufserfahrung
- Fachliche Anforderungen: Fähigkeiten, spezielle Kenntnisse wie Sprachkenntnisse oder IT-Kenntnisse
- Soziale und Führungskompetenzen: Selbstständigkeit, Durchsetzungsvermögen oder Stressresistenz
- Methodenkompetenzen: strukturiertes Arbeiten, strategisches Denken oder Kommunikationsfähigkeiten
- Persönliche Anforderungen: Zuverlässigkeit, Flexibilität oder Gesprächskompetenz
Gewichtung der Anforderungskriterien
Nachdem Sie die notwendigen Anforderungen bestimmt haben, sollten Sie diese im nächsten Schritt gewichten. Das gelingt Ihnen am besten, indem Sie die Kompetenzen und Fähigkeiten in einer Skala einordnen. Ein typisches Beispiel wäre die Kennzeichnung der Anforderungen mit den Werten von 1 bis 6, wobei 1 für „unerlässlich“ und 6 für „nicht wichtig“ stehen könnte. Die Beantwortung verschiedener Fragen kann Sie bei der Gewichtung der Kriterien unterstützen. Fragen Sie sich beispielsweise stets, wie notwendig eine Anforderung tatsächlich ist, um die berufstypischen Aufgaben optimal erfüllen zu können. Weitere sinnvolle Fragen sind:
- Hätte das Nichtvorhandensein einer Kompetenz oder Fähigkeit Auswirkungen auf den Fachbereich oder auf das Unternehmen?
- Könnten andere Mitarbeiter das Fehlen bestimmter Kompetenzen und Fähigkeiten kompensieren?
- Welche Anforderungen können nachträglich leicht, welcher eher schwer (z. B. durch Berufserfahrung oder Weiterbildungen) erworben werden?
Ausformulieren des Anforderungsprofils
Haben Sie alle Anforderungen ermittelt und gewichtet, können Sie Ihr Anforderungsprofil ausformulieren. Hierfür empfiehlt sich der folgende Aufbau:
- Formale Anforderungen zusammenfassen
- Fachliche Anforderungen formulieren
- Methodische Kompetenzen darstellen
- Soziale Fähigkeiten darstellen
Beispiel eines Anforderungsprofils
So könnte das Anforderungsprofil für die Ausschreibung einer Position als Marketing-Manager aussehen:
Ihr Profil:
- Ein abgeschlossenes Studium im Bereich der Wirtschafts- oder Kommunikationswissenschaften mit dem Schwerpunkt Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Idealerweise können Sie erste Berufserfahrung im Marketing bzw. Onlinemarketing vorweisen.
- Sie verfügen über ausgeprägte analytische Fähigkeiten.
- Ihre Arbeitsweise ist proaktiv und ergebnisorientiert.
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative ist für Sie selbstverständlich.
- Sie zeichnen sich durch exzellente Kommunikationsfähigkeit aus und treten überzeugend auf.
In unserem Beispiel haben wir uns an dem empfohlenen Aufbau für eine Anforderungsanalyse gehalten. Demnach wurden zunächst die formalen Anforderungen an den Bewerber genannt: ein abgeschlossenes Studium im Bereich der Wirtschafts- oder Kommunikationswissenschaften mit dem Schwerpunkt Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation sowie erste Berufserfahrungen im Marketing/Onlinemarketing. Im nächsten Schritt wurde das analytische Denken als fachliche Anforderung genannt. Der Bewerber sollte zudem über eine proaktive und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie über ein hohes Maß an Eigeninitiative verfügen (methodische Kompetenzen). Die sozialen Fähigkeiten wurden zum Schluss der Anforderungsanalyse abgefragt: eine exzellente Kommunikationsfähigkeit und ein überzeugendes Auftreten.
Eine Stelle wird dann optimal besetzt, wenn das Anforderungsprofil mit dem Qualifikationsprofil des Bewerbers übereinstimmt. Jedoch kommt es eher selten zu einer vollkommenden Übereinstimmung. Daher sollten Sie Mindestanforderungen an einen Bewerber festlegen und sich schließlich für den Kandidaten entscheiden, der Ihrem Anforderungsprofil am nächsten kommt.