Die ABC-Analyse: Methode zur Un­ter­neh­mens­pla­nung

Für die Ge­schäfts­füh­rung ist es wichtig, zu wissen, welche Produkte, Kunden oder Ein­kauf­tei­le am stärksten zum Un­ter­neh­mens­er­folg beitragen. Die ABC-Analyse er­mög­licht dies­be­züg­lich eine be­grün­de­te Ein­schät­zung und stellt an­schau­lich dar, welche Bedeutung die einzelnen Po­si­tio­nen für das Un­ter­neh­men haben. So lässt sich zum Beispiel her­aus­fin­den, welche Kunden den größten Anteil am Ge­samt­um­satz haben oder welche Ein­kauf­tei­le die höchsten Pro­duk­ti­ons­kos­ten ver­ur­sa­chen. Dieses Wissen kann als Basis für weitere un­ter­neh­me­ri­sche Planungen dienen.

Aus­gangs­punkt für die Ent­wick­lung der ABC-Analyse war das so­ge­nann­te Pareto-Prinzip, das die so­ge­nann­te 80-20-Regel be­inhal­tet. An­ge­wen­det auf den un­ter­neh­me­ri­schen Bereich bedeutet das zum Beispiel, dass 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes bringen. Aber ebenso, dass 20 Prozent der Güter 80 Prozent der La­ger­flä­che einnehmen. Die ABC-Methode hilft dabei, her­aus­zu­fin­den, welche Güter, Dienst­leis­tun­gen, Kunden eher zur ge­winn­brin­gen­den, res­sour­cen­ef­fi­zi­en­ten und welche zur un­wirt­schaft­li­chen, kos­ten­in­ten­si­ven Seite gehören.

Diese Er­kennt­nis­se hin­sicht­lich Kosten und Nutzen der un­ter­such­ten Faktoren bilden dann die Basis für un­ter­neh­me­ri­sche Ent­schei­dun­gen, die Bereiche wie Kun­den­be­treu­ung, Einkauf und Mar­ke­ting­stra­te­gie betreffen können. Sie helfen bei­spiels­wei­se dabei, zu erkennen, welchen Kunden aufgrund ihrer Wich­tig­keit besondere Kon­di­tio­nen angeboten werden dürfen, welche Güter aufgrund ihrer hohen La­ger­kos­ten nur im Be­darfs­fall an­ge­schafft werden sollten, welche Produkte für eine gezielte Mar­ke­ting­kam­pa­gne infrage kommen und welche Aufgaben prio­ri­siert werden müssen, wenn es mal wieder eng wird.

Die ABC-Analyse ist also ein wichtiges In­stru­ment zur Ein­schät­zung der Ist-Situation im Un­ter­neh­men und un­ter­stützt die Ver­ant­wort­li­chen dabei, die richtigen Maßnahmen zur Um­satz­stei­ge­rung ein­zu­lei­ten.

Die konkrete Umsetzung einer ABC-Analyse wird an einem Beispiel besonders gut deutlich.

Unsere Aus­gangs­fra­ge lautet: „Wie lassen sich die Be­schaf­fungs­kos­ten für die Pro­duk­ti­on eines be­stimm­ten Produkts mi­ni­mie­ren?“ Eine mögliche Lösung: Kos­ten­in­ten­si­ve Rohstoffe sollten sparsamer ein­ge­kauft und ef­fi­zi­en­ter ver­ar­bei­tet werden.

Der erste Schritt ist nun, mit der ABC-Methode her­aus­zu­fin­den, welche der La­ger­ma­te­ria­li­en die höchsten Kosten ver­ur­sa­chen.

In diesem Beispiel wird deutlich, dass die Rohstoffe 1 und 3 mit rund 71 Prozent den größten Anteil der Be­schaf­fungs­kos­ten ausmachen, während die Güter 2 und 6 mit rund 25 Prozent im mittleren Bereich liegen und die Güter 4 und 5 mit nur rund 4 Prozent trotz ihrer großen Menge die ge­rings­ten Be­schaf­fungs­kos­ten ver­ur­sa­chen.

Die Auf­tei­lung ent­spricht damit dem klas­si­schen Bild aus dem Lehrbuch, bei dem die Ver­tei­lung für die einzelnen Gruppen bei etwa 80 Prozent für die A-Gruppe, 15 Prozent für die B-Gruppe und 5 Prozent für die C-Gruppe liegt. Diese Werte dienen al­ler­dings nur der groben Ori­en­tie­rung. Jedes Un­ter­neh­men kann die Grenzen für die einzelnen Gruppen seinem Bedarf ent­spre­chend festlegen und ge­ge­be­nen­falls sogar weitere Gruppen (D, E, …) einführen. Wichtig ist nur, dass sich die pro­zen­tua­len Anteile am Ge­samt­wert für die einzelnen Po­si­tio­nen deutlich un­ter­schei­den, sodass eine klare Grenze gezogen werden kann: An­ders­falls lassen sich durch die ABC-Analyse keine sinn­vol­len Er­geb­nis­se erzielen.

Aus den Zahlen und den darauf ba­sie­ren­den Klas­si­fi­zie­run­gen in A-, B- und C-Rohstoffe lässt sich ableiten, wie künftig Ein­spa­run­gen getroffen werden können. Da die Rohstoffe der A-Gruppe den höchsten Anteil an den Be­schaf­fungs­kos­ten haben, sollten sie sparsam und nur in geringen Vorräten ein­ge­kauft werden. Je nachdem, um welchen Rohstoff es sich in der A-Gruppe konkret handelt und wie leicht oder schwer er zu be­schaf­fen ist, kann es sinnvoll sein, dass er sogar aus­schließ­lich nach Bedarf ein­ge­kauft wird.

Die Rohstoffe aus der C-Gruppe werden hingegen in großen Mengen benötigt und sind günstig in der Be­schaf­fung. Sie ver­ur­sa­chen nur rund 4 % der Be­schaf­fungs­kos­ten. Dem­entspre­chend können sie durchaus auch lang­fris­tig auf Vorrat gekauft werden, solange der nötige La­ger­platz vorhanden ist und die lang­fris­ti­ge Auf­be­wah­rung keine zu­sätz­li­chen Kosten ver­ur­sacht. Ob das der Fall ist, kann ge­ge­be­nen­falls eine weitere ABC-Analyse be­ant­wor­ten, die sich aus­schließ­lich auf die La­ger­kos­ten kon­zen­triert.

Wie das vor­an­ge­gan­ge­ne Beispiel zeigt, ist die ABC-Analyse sehr gut dazu geeignet, komplexe Prozesse im Un­ter­neh­men auf das We­sent­li­che reduziert und an­schau­lich dar­zu­stel­len. Die er­for­der­li­chen Kenn­zah­len sind in jedem Un­ter­neh­men vorhanden, da sie ohnehin für Con­trol­ling und Buch­füh­rung benötigt werden. Damit ist die Vor­be­rei­tungs­zeit über­schau­bar und die Analyse jederzeit leicht durch­führ­bar. Eine weitere Stärke der Methode ist, dass sie auf die ver­schie­dens­ten Un­ter­neh­mens­be­rei­che an­ge­wen­det werden und damit wertvolle Hinweise für be­vor­ste­hen­de stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen liefern kann.

Al­ler­dings birgt die Methode auch Nachteile – unter anderem die in einigen Fällen zu grobe Ein­tei­lung in nur drei ver­schie­de­ne Klassen. Darüber hinaus ist die Anwendung auch nicht sinnvoll, wenn sich der pro­zen­tua­le Anteil der ver­schie­de­nen Po­si­tio­nen am Ge­samt­wert kaum un­ter­schei­det, da in diesem Fall eine Ein­tei­lung gar nicht erst oder nur sehr schwer möglich ist. In solch einem Fall sind andere Ana­ly­se­me­tho­den weitaus sinn­vol­ler. Die ABC-Analyse ver­gleicht darüber hinaus meist nur ein einzelnes Kriterium der Ka­te­go­rien. Zudem be­rück­sich­tigt sie nur quan­ti­ta­ti­ve Faktoren – inwieweit qua­li­ta­ti­ve Ver­än­de­run­gen eine Um­satz­än­de­rung bewirken, erfasst die ABC-Methode nicht.

Mit geringem Aufwand kann die ABC-Analyse jedoch so verändert werden, dass sie zu den in­di­vi­du­el­len Ge­ge­ben­hei­ten im Un­ter­neh­men passt. Das ist zum Beispiel möglich, indem zu­sätz­li­che Klas­sen­ein­tei­lun­gen fest­ge­legt oder bei Bedarf mehrere Kriterien im Vorfeld zu einer ver­gleich­ba­ren Kennzahl zu­sam­men­ge­fasst werden.