Wie führen Freiberufler Steuern richtig ab?

Eine unliebsame Aufgabe im Berufsleben vieler Freiberufler ist die jährliche Erklärung der Steuer. Möchte man als Selbstständiger seine Steuererklärung selber machen, sollte man schon während des laufenden Geschäftsjahres eine gute Orientierung darüber haben, worauf es am Ende des Jahres ankommt – dies erspart eine Menge Stress und Arbeitsaufwand.

Besonders wenn ein Unternehmen neu gegründet wurde, herrscht oft noch Unsicherheit beim Thema Steuer. Doch auch für erfahrene Freiberufler können immer wieder Fragen auftreten, wenn die jährliche Steuererklärung ansteht. Im Folgenden klären wir die wichtigsten Punkte und zeigen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, worauf es bei der Steuererklärung für Selbstständige ankommt. Zuvor geben wir einen Überblick darüber, welche Steuern Selbstständige überhaupt zahlen müssen.

Je nach Form der Selbstständigkeit fallen für Selbstständige unterschiedliche Steuern an. Was also sind die wichtigsten Steuerarten und welche Selbstständigen (Freiberufler oder Gewerbebetreibende) müssen sie zahlen? Die Kurzantwort lautet: Die Einkommens- und die Umsatzsteuer (sofern nicht gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit) sind die wichtigsten Steuern für Selbstständige. Betreiben Unternehmer ein Gewerbe, so fällt zusätzlich die Gewerbesteuer an.

Die Einkommensteuer bezieht sich auf den ermittelten zu versteuernden Gewinn aus der Geschäftstätigkeit bzw. bei noch weiteren Einkünften auf das zu versteuernde Gesamteinkommen. Zur Erklärung dieser Steuer sind alle Selbstständigen verpflichtet, egal ob sie ihre Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, Mieteinnahmen, Zinseinnahmen, Einnahmen auf Beteiligungen, einer freiberuflichen Tätigkeit oder sonstigen Einkünften beziehen. Das bedeutet allerdings nicht, dass auch tatsächlich jeder Selbstständige Steuern auf sein Einkommen zahlen muss: Liegen die Einnahmen unterhalb des gesetzlichen Grundfreibetrags, fällt keine Einkommensteuer an.

Die Umsatzsteuer, auch als Mehrwertsteuer bekannt, wird auf alle gehandelten Waren oder Dienstleistungen erhoben. Das bedeutet in der Regel, dass Selbstständige diese Steuer einerseits beim Einkauf von Gütern selber zahlen (Vorsteuer) und sie andererseits auf ihre verkauften Waren vom Kunden erheben (Umsatzsteuer) müssen. Die gezahlte Vorsteuer wird von der erhobenen Umsatzsteuer abgezogen – der Restbetrag geht ans Finanzamt.

Die Umsatzsteuer zahlen alle Selbstständigen, sofern sie nicht von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Doch genau wie die Einkommensteuererklärung müssen Selbstständige auch die Umsatzsteuererklärung in jedem Falle jährlich einreichen – unabhängig davon, ob sie tatsächlich Umsatzsteuer zahlen müssen oder nicht.

Ist man umsatzsteuerpflichtig, so fällt nicht nur die jährliche Umsatzsteuererklärung an, sondern ggf. auch die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung. Existenzgründer übermitteln diese anfangs oft vierteljährlich und später, je nach Umsatzentwicklung monatlich ans Finanzamt. Allerdings gibt es auch hier eine mögliche Ausnahme: Wenn die im Vorjahr gezahlten Steuern eine bestimmte Grenze nicht überschreiten (im Jahr 2017 lag diese bei 1.000 Euro), kann man sich von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreien lassen. Dann bleibt der Aufwand auf die jährliche Umsatzsteuererklärung beschränkt.

Für Gewerbebetreibende fällt zusätzlich die Gewerbesteuererklärung an. Hat ein Unternehmen Angestellte, so muss es außerdem eine jährliche, monatliche oder vierteljährliche Lohnsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln und die anfallende Lohnsteuer abführen. Doch spätestens, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, sollte ohnehin ein Steuerberater zu Rate gezogen werden.

Möchten Selbstständige die Steuererklärung selber machen, so gibt es einige Dinge, die sie wissen sollten. Einfache Tipps und Tricks ersparen am Ende des Jahres viel Arbeitsaufwand und Stress. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir, wie man als Freiberufler ohne große Strapazen korrekt seine Steuern abführt.

Das Wichtigste bei der Steuererklärung ist eine gute Übersicht. Während Kaufleute meist ohnehin der Buchführungspflicht unterliegen, gilt diese Regel für nicht ins Handelsregister eingetragene Gewerbebetreibende und Freiberufler nicht automatisch. Doch auch, wenn man nicht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, unterliegt man immer einer grundsätzlichen Aufzeichnungspflicht. Daher sollten Selbstständige immer einen guten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben ihrer Geschäftsaktivitäten bewahren. Schließlich wird am Ende des Jahres abgerechnet, und je übersichtlicher man zuvor seine Ausgaben dokumentierte, desto weniger Arbeit haben Freiberufler später mit der Steuererklärung.

Um die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu dokumentieren, genügen in der Regel zwei Excel-Tabellen: Eine für die Einnahmen und eine andere für die Ausgaben. In diesen Tabellen hält man Datum, Dienstleister oder Verkäufer, Leistungs- oder Produktbezeichnung, Bruttobetrag und Belegnummer in separaten Spalten fest. Ist man außerdem umsatzsteuerpflichtig, sollten auch für Nettobeträge, Mehrwertsteuer (Vorsteuer) und berechnete Umsatzsteuer eigene Spalten anlegt werden. So behält man stets die Übersicht und spart sich am Ende des Jahres eine Menge Arbeit.

Der Zeitpunkt der Ausgaben und Einnahmen ist dabei in mehrfacher Hinsicht entscheidend. Tätigt ein neu gegründetes Unternehmen beispielsweise schon vor der Betriebsanmeldung erste Ausgaben, so können diese im ersten Betriebsmonat als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ aufgenommen werden. Bei der Gewinnermittlung am Ende des Jahres spielt der Zeitpunkt der Aktivitäten ebenfalls eine Rolle: Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wird nach dem Zu- und Abflussprinzip erstellt. Das bedeutet, dass Ausgaben und Einnahmen für den Monat und das Jahr verbucht werden, in dem sie dem Steuerpflichtigen entweder zu- oder abgeflossen sind. Auch dafür ist eine genaue Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben wichtig.

Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren ist das eine, diese auch belegen zu können das andere. Geschäftsaktivitäten müssen immer mit einem Beleg versehen werden – grundsätzlich sollte man dafür besser zu viele Belege aufbewahren als zu wenige. Unter Belege fallen sowohl Quittungen für Barzahlungen, Überweisungsbelege und Lieferscheine als auch Gehaltslisten, Tank- oder Bewirtungsbelege.

Ohne ein übersichtliches Ablagesystem wächst Selbstständigen die Zettelwirtschaft rund um die Belege schnell über den Kopf – besonders wenn sie am Ende des Jahres ihre Steuer erklären sollen. Darum ist bei der Belegorganisation von Anfang an ein gutes System gefragt, das man regelmäßig mit den neuen Unterlagen füttert. Dafür legt man unterschiedliche Ordner an, in denen die gesammelten Belege systematisch abgeheftet werden.

Nimmt man am Ende des Jahres die Gewinnermittlung mittels einer EÜR vor, so genügen meistens zwei Ordner:

• Ordner für Kontoauszüge, chronologisch abgeheftet; hinter jedem Kontoauszug wird der dazugehörige Belege abgeheftet (Ausnahme: monatliche Kosten müssen nicht jedes Mal belegt werden, etwa durch die monatliche Kopie eines Mietvertrags)
• Ordner für Barbelege, fortlaufend und mit einer Belegnummer

Erfolgt die Gewinnermittlung jedoch im Rahmen eines Jahresabschlusses (Bilanz und GuV), bietet sich eine differenziertere Variante der Belegorganisation an:

• Ordner für Ausgangsrechnungen, fortlaufend und mit Belegnummer
• Ordner für Eingangsrechnungen, fortlaufend und mit Belegnummer
• Ordner für Kontoauszüge, vollständig und chronologisch sortiert
• Ordner für Kassenbuch samt Bargelege, chronologisch sortiert und dokumentiert

Mit der Frage der Gewinnermittlung nähern wir uns langsam der eigentlichen Steuererklärung. Denn die Höhe der Einkommensteuer richtet sich u. a. nach der Höhe des zu versteuernden Gewinns – daher stellt sich bei der Steuererklärung zunächst die Frage, wie man den Gewinn seines Unternehmens korrekt ermittelt. Zwei Varianten kommen für die Gewinnermittlung in Frage: Entweder wird der Gewinn im Rahmen eines Jahresabschlusses (Bilanz und GuV) ermittelt oder es genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Als Freiberufler genießt man beim Thema Steuern einige Vorteile. Einer davon: Während Gewerbetreibende in den meisten Fällen der Bilanzpflicht unterliegen, reicht dem Finanzamt von Freiberuflern eine einfache EÜR – unabhängig von Umsatz und Gewinn ihres Unternehmens. Der große Vorteil der EÜR liegt in ihrer Einfachheit. Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben genügt hier zur Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn. Die Bilanz hingegen ist komplizierter und liefert dem Finanzamt eine detailliertere Übersicht über das vorhandene Vermögen zu einem bestimmten Stichtag.

Hat man die Wahl zwischen einer EÜR und einer Bilanz (Gewinnermittlungswahl), sollte man sich mit den Vor- und Nachteilen der Gewinnermittlungsarten etwas detaillierter befassen. Denn je nachdem, wie komplex die Strukturen eines Unternehmens sind oder wie konstant seine Gewinne ausfallen, können beide Varianten ihre Vorzüge haben.

Auto, Büromaterial, Bücher, Wareneinkauf, Reisekosten, Miete für Geschäftsräume, Löhne, Gehälter – es gibt viele Möglichkeiten für Selbstständige, mit denen sie die zu zahlende Steuer etwas senken können. Denn viele Betriebsausgaben kann man vollständig oder teilweise von den Einnahmen abziehen. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und damit auch die Höhe der zu zahlenden Einkommensteuer. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern genießen Freiberufler und Gewerbetreibende hier einen verhältnismäßig großen Spielraum, sie tragen allerdings auch das Unternehmerrisiko.

Bei der Gewinnermittlung sollten Selbstständige also immer berücksichtigen, welche Posten sie von den Einnahmen abziehen können. Typische Kosten, die man vollständig oder teilweise abziehen kann, sind etwa:

• Bürobedarf, Bücher
• Miete für Büroräume
• Fortbildungskosten
• Gezahlte Löhne und Gehälter
• Pkw und andere Anlagegüter (Abschreibung)
• Wareneinkauf
• Spenden
• Bewirtungskosten (70 Prozent)
• Fahrt- bzw. Reisekosten

Bei betrieblichen Ausgaben gibt es zum Teil unterschiedliche Regeln zu beachten. Auch wenn die Details, z. B. die Abschreiberegeln, mit ein wenig Einarbeitungszeit verbunden sind, sollten Freiberufler diese Vorteile bei der Steuererklärung keinesfalls vernachlässigen – denn damit sparen sie u. U. bares Geld.

Selbstständige müssen ihre Steuererklärung grundsätzlich elektronisch anfertigen. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist die elektronische Steuererklärung für Freiberufler und Gewerbetreibende seit 2011 Pflicht. Füllte man früher die Steuererklärung auf einem Papiervordruck vom Finanzamt aus, stehen den Steuerpflichtigen nun digitale Portale zur Verfügung: Entsprechende Formulare sind nun entweder über kostenpflichtige Steuerprogramme oder über das kostenlose Steuerportal ELSTER zu beziehen. Für nicht allzu komplizierte Steuerfälle reicht diese Software vollkommen aus.

Doch was müssen Selbstständige nun genau ausfüllen? Die Formulare zur Einkommensteuererklärung (der sogenannte Mantelbogen) und zur Umsatzsteuererklärung müssen alle Selbstständigen einreichen. Ein weiteres Formular folgt je nach Form der Selbstständigkeit: Gewerbebetreibende füllen die Anlage G, Menschen in freien oder sonstigen selbstständigen Berufen die Anlage S aus. Fertigt man die Gewinnermittlung mittels einer EÜR an, reicht man außerdem die Anlage EÜR ein. Für Gewerbebetreibende ist überdies das Formular für die Gewerbesteuererklärung Pflicht.

Nun muss die Steuererklärung nur noch fristgerecht abgegeben werden. Grundsätzlich nehmen Selbstständige die Erklärung der Steuer nach dem Ablauf eines Kalenderjahres vor – bis zum 31. Mai räumt der Gesetzgeber Zeit dafür ein. Wird die Zeit dennoch knapp, ist auf schriftlichen Antrag eine Fristverlängerung möglich. Steuerpflichtigen, die einen steuerlichen Berater haben, wird ab dem Steuerjahr 2017 automatisch eine Fristverlängerung bis zum 31. Dezember gewährt. Voraussetzung hierfür ist eine umgehende schriftliche Mitteilung an das Finanzamt, denn nur so ist sichergestellt, dass das Finanzamt Bescheid weiß und keine Mahnungen schickt.

Ist die Steuererklärung eingereicht, so heißt es erst einmal Warten. Bis der Steuerbescheid eingeht, können bis zu acht Wochen verstreichen. Ist der Steuerbescheid dann da, sind viele Selbstständige von der Höhe der zu zahlenden Steuer überrascht. Besonders für Neugründer kann die erste Forderung hoch ausfallen, denn das Finanzamt fordert nicht nur rückwirkend die Steuer des ersten Geschäftsjahres, sondern zusätzlich eine Vorauszahlung für das laufende Geschäftsjahr.

Auch, wenn die Höhe der Steuer meist berechtigt ist, sollte man dennoch jeden Steuerbescheid gegenprüfen (lassen). Schließlich können auch Finanzbeamten einmal Fehler unterlaufen. Nach vier Wochen wird ein Steuerbescheid rechtskräftig – bis dahin hat man Zeit, in gegebenem Falle Einspruch einzulegen. Das Portal ELSTER stellt auch hierfür ein entsprechendes Formular bereit, in dem man schriftlich darlegt, weshalb man die Berechnung für falsch hält.

Sollten Selbstständige ihre Steuererklärung selber machen oder lieber eine Fachperson damit beauftragen? Ab wann man besser einen Steuerberater beauftragt, lässt sich nicht eindeutig beantworten. Kann der Unternehmer die Kosten für eine professionelle Unterstützung aufbringen, sollte er diese zumindest in Betracht ziehen. Denn das Engagement eines Profis hat durchaus Vorteile: Selbstständige ersparen sich damit u. U. erheblichen Arbeitsaufwand und können sich in jedem Falle sicher sein, alle Steuerunterlagen korrekt eingereicht zu haben.

Die Entscheidung hängt vor allem von zwei Aspekten ab: von der Art der Gewinnermittlung und vom Umfang der selbstständigen Tätigkeit. Ist eine EÜR noch verhältnismäßig einfach zu erstellen, ist das Aufstellen einer Bilanz deutlich komplizierter – dazu empfiehlt es sich, einen steuerlichen Berater zu Rate zu ziehen. Und spätestens wenn ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, können die Unternehmensstrukturen zu komplex werden, um die Steuererklärung noch selbst anzufertigen.