Steuern sparen – ein Leitfaden für Selbstständige

Für Personen, die in der Selbstständigkeit arbeiten, ist eine gute Orientierung in Steuerfragen immer lohnend. Denn mit dem entsprechenden Wissen können Selbstständige eine Menge Steuern sparen. Welche Steuern geleistet werden müssen und wie man sie reduziert, hängt dabei auch von der Form der Selbstständigkeit ab, denn für Freiberufler und Gewerbebetreibende gelten teils unterschiedliche steuerrechtliche Bestimmungen.

In diesem Text klären wir die wichtigsten Steuerfragen: Was genau können Gewerbetreibende und Freiberufler von der Steuer absetzen? Gelten für Freelancer wiederum andere Regeln? Wir geben eine Übersicht darüber, welche Steuern anfallen und wie Selbstständige am geschicktesten Steuern sparen können – in unseren 10 Steuertipps für Selbstständige.

Die Informationen sind auf dem Stand von Juli 2021.

Freiberufler oder Gewerbebetreibender? Besonders bei der Existenzgründung stellt sich die Frage nach der Form der Selbstständigkeit. Und auch in der laufenden Selbstständigkeit spielt sie eine Rolle – denn auch danach richtet sich, welche Steuern anfallen und wie man als Selbstständiger Steuern sparen kann. Wie die unterschiedlichen selbstständigen Tätigkeiten voneinander abgegrenzt werden, erklärt der folgende Abschnitt.

Die Selbstständigkeit ist ein Oberbegriff für eine der sieben Einkunftsarten im deutschen Einkommenssteuergesetz. Eine der gängigsten selbstständigen Einkünfte sind jene aus freiberuflicher Tätigkeit: Man arbeitet als Freiberufler. Die zweite Einkunftsart, die in diesem Zusammenhang wichtig ist, ist die Einkunft aus einem Gewerbebetrieb: Man arbeitet als Gewerbetreibender. Fällt die Einkunft aus einem Gewerbebetrieb im Einkommenssteuergesetz zwar nicht unter „Selbstständigkeit“, so wird er umgangssprachlich aber ebenfalls zu den selbstständigen Berufen gezählt. Eine wichtige Unterscheidung zwischen Formen der Selbstständigkeit ist also die zwischen Freiberuflern und Gewerbebetreibenden.

Möchte man eine selbstständige Tätigkeit anmelden, so ist die Unterscheidung zwischen Freiberufler und Gewerbe bereits wichtig, um überhaupt beim richtigen Amt zu landen – und auch, um hinterher in der Selbständigkeit optimal Steuern zu sparen. Allerdings kann der Existenzgründer nicht einfach frei wählen, sondern die Zuordnung richtet sich nach der Art des Berufs und wird vom Finanz- bzw. Gewerbeamt vorgenommen:

• Als Freiberufler gelten Menschen in kreativen Tätigkeiten oder dienstleistungsnahen Berufen, für die in der Regel ein Hochschulabschluss notwendig ist. Dazu gehören wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten sowie einige weitere Berufsgruppen, wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater oder Journalisten.

• Als Gewerbebetreibende dagegen werden Makler, Sportler oder nicht künstlerisch tätige Fotografen eingestuft. In der Regel werden auch Werbetexter, Grafiker oder Designer zu den Gewerbetreibenden gerechnet. Unter Umständen kann man die letztgenannten Berufe jedoch auch den künstlerisch-kreativen Tätigkeiten zuordnen, sodass eine Einordnung als Freiberufler möglich ist (entscheidend ist hierbei die eigenschöpferische, gestalterische Leistung, deren Vorliegen von Fall zu Fall geprüft werden muss).

Die Freien Berufe sind im Einkommensteuergesetz geregelt. Allerdings sind Grenzen und Zuordnungen in der Praxis fließend und im Zweifel sollte man das zuständige Finanzamt zu Rate zu ziehen: Die Einstufung als Freiberufler oder Gewerbetreibender ist von großer Bedeutung, schließlich genießen Freiberufler gegenüber Gewerbebetreibenden entscheidende Vorteile: so unter anderem den Wegfall der Gewerbesteuer oder die Möglichkeit der Ist-Versteuerung im Umsatzsteuerrecht. Freiberufler können hier in deutlichem Umfang Steuern sparen – im Gegensatz zu anderen Selbstständigen. Auch müssen Freiberufler keine Bilanzen erstellen, sondern können ihren Gewinn mit einer einfachen Einnahmeüberschussabrechnung (EÜR) beim Finanzamt einreichen.

Selbstständige, sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende, können für ihr Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen. Ihr Status der Selbstständigkeit bleibt davon unberührt. Allerdings fällt bei einer Mitarbeiterbeschäftigung oft der Aufwand der monatlichen Lohnsteuer an. Doch spätestens, wenn ein Unternehmer Angestellte beschäftigt, empfiehlt es sich ohnehin, die Unterstützung eines Steuerberaters aufzusuchen.

Wie ist nun die Arbeit als Freelancer bzw. als freier Mitarbeiter innerhalb der unterschiedlichen Formen der Selbstständigkeit einzuordnen? Die Begriffe „Selbstständiger“, „Freiberufler“ und „Freelancer“ werden häufig gleichbedeutend verwendet, scheinen sie doch alle eine freie Tätigkeit ohne klassische Mitarbeiterstrukturen zu bezeichnen. Gleichbedeutend sind die Begriffe jedoch keineswegs: Während der Oberbegriff der Selbstständigkeit auch Einzelunternehmer mit vielen Mitarbeitern bezeichnet, arbeiten Freelancer i.d.R. ohne festes Anstellungsverhältnis, nehmen Aufträge von Unternehmen und Kunden entgegen und führen sie meist auf Honorarbasis aus. Je nach Beruf melden sie dafür ein Gewerbe an (Gewerbebetreibende) oder sind als Freiberufler tätig – und müssen dementsprechend ihre Steuern verrichten.

Um zu wissen, wie man als Selbstständiger Steuern sparen kann, muss man sich auch mit den verschiedenen Steuerarten auseinandersetzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Steuerarten, die für Selbstständige anfallen können:

Einkommensteuer

Unabhängig davon, ob jemand seine Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit oder einem Gewerbebetrieb bezieht – er zahlt Einkommensteuer. Diese Steuer bezieht sich auf den zu versteuernden Gewinn der Selbstständigkeit (Jahresüberschuss). Für Selbstständige ist dies in der Regel die wichtigste Steuer, denn viele Ausgaben eines Unternehmens können über sie gesenkt werden: Reduziert man den zu versteuernden Gewinn, so sinken auch die Steuer-Ausgaben des Freiberuflers.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Auch die Umsatzsteuer ist in der Regel für jeden Selbstständigen Pflicht: Selbstständige müssen grundsätzlich auf ihre Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt) erheben, die sie an das Finanzamt abführen. Als Kleinunternehmer darf man die Umsatzsteuer allerdings auch entfallen lassen: Bleibt der Umsatz des Unternehmens unterhalb einer gesetzlich festgeschriebenen Grenze, hat man die Möglichkeit, die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Derzeit gilt dies bei einem Vorjahresumsatz von bis zu 22.000 Euro (Stand Jahr 2021). Die aktuelle Höhe finden Sie auch im UstG §19. In diesem Falle erhebt man keine Umsatzsteuer. Damit sparen sich Kleinunternehmer und Behörden in erster Linie Aufwand. Machen Kleinunternehmen allerdings primär Geschäfte mit Endverbrauchern (nicht mit anderen Unternehmen), so erlangen sie durch die Kleinunternehmerregelung auch einen Wettbewerbsvorteil: Der Endpreis ihrer Produkte ist für den Verbraucher niedriger, da dieser keine Umsatzsteuer zahlt.

In diesem Zusammenhang sollte auch die Vorsteuer erwähnt werden: Die Vorsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Bezeichnung für die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf bestimmte Waren aufwendet. Vorsteuer leistet jedes Unternehmen, sobald es betriebsnotwendige Waren oder Rohstoffe einkauft und dabei automatisch die darauf anfallende Umsatzsteuer mitbezahlt. Den Betrag erhält es mittels der Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Finanzamt zurück. Dies ist der sogenannte Vorsteuerabzug: Das Unternehmen hat das Recht, die geleistete Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerzahllast abzuziehen.

Doch dies betrifft ausschließlich Unternehmen, die auch umsatzsteuerpflichtig sind. Hat man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen (Kleinunternehmerregelung), so wird die Umsatzsteuer gar nicht erst erhoben.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer fällt nur für diejenigen Selbstständigen an, die ein Gewerbe angemeldet haben. Festsetzung und Erhebung der Gewerbesteuer sind im Gewerbesteuergesetz (GewStG) geregelt. Die Höhe der Steuer, die der Gewerbebetreibender zahlen muss, wird vom Finanzamt auf der Grundlage des festgestellten Gewinns ermittelt und im Gewerbesteuermessbescheid festgesetzt. Als Freiberufler spart man die Ausgaben für diese Steuer gänzlich.

Lohnsteuer

Selbständige, die Arbeitnehmer beschäftigen, haben in der Regel den zusätzlichen Aufwand der monatlichen Lohnsteuer. Als Arbeitgeber übermittelt man diese aber lediglich für den Arbeitnehmer ans Finanzamt – das bedeutet zwar buchhalterische Arbeit, die Steuer-Ausgaben selbst werden jedoch nicht vom Freiberufler oder Gewerbebetreibenden, sondern vom Arbeitnehmer getragen.

Den zu versteuernden Gewinn reduzieren und Steuern sparen – dies ist vielen Freiberuflern und Gewerbebetreibenden wichtig, um finanziell besser dazustehen. Insgesamt genießen Selbstständige einen verhältnismäßig großen Spielraum in Sachen Steuern: Unternehmen können Rücklagen bilden oder von Ausnahmeregelungen Gebrauch machen. Außerdem haben Gewerbetreibende und Freiberufler die Möglichkeit, eine ganze Reihe ihrer Ausgaben von der Steuer abzusetzen. Vor allem damit sparen Selbstständige bei der Steuer.

Da Betriebsausgaben im Einkommenssteuerrecht recht vage definiert sind, können viele Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Typische Betriebsausgaben sind beispielsweise Bürobedarf, Reisekosten, Werbekosten, (teilweise) Bewirtung, Arbeitsmittel oder der Firmenwagen. Um diese Ausgaben hinterher bei der Steuererklärung geltend zu machen, muss man für alle Ausgaben die entsprechenden Belege vorweisen können – für eine korrekte Buchhaltung ist dies natürlich grundsätzlich Pflicht.

Absetzen oder Abschreiben? Nicht alle der genannten steuerrelevanten Ausgaben können Freiberufler sofort von den Betriebsausgaben abziehen – manche Waren müssen über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden. Die Regel zur Absetzung durch Abnutzung (AfA) betrifft sogenannte langlebige Wirtschaftsgüter, wie z. B. Firmenwagen, Computer oder Büromöbel. Bei diesen Gütern zieht man die Betriebsausgabe nicht sofort und vollständig von dem zu versteuernden Gewinn ab, sondern macht ihren Kaufpreis über mehrere Jahre verteilt geltend: Man schreibt sie ab. Ausgaben abzusetzen ist also in der Regel attraktiver, als sie abzuschreiben.

Was genau müssen Selbstständige nun beachten, um möglichst geschickt Steuern zu sparen? Wir haben 10 wichtige Steuertipps für Selbstständige zusammengefasst.

In der Regel sind Abschreibungen für Selbstständige wenig attraktiv. Denn bei der Abschreibung werden diese Betriebsausgaben nur teilweise und über einen längeren Zeitraum steuermindernd von den Einnahmen abgezogen – anstatt die Ausgaben direkt und vollständig abzuziehen. Es gibt aber einige Ausnahmen zu der Abschreibe-Regelung für langlebige Wirtschaftsgüter, durch die Selbstständige Steuern sparen: Sogenannte geringfügige Wirtschaftsgüter (GWG) berechtigen nämlich zum Sofortabzug. Bei einem Wert zwischen 251 und 800 Euro netto akzeptiert das Finanzamt eine vereinfachte Abschreibung von angeschafften Gütern. Das bedeutet: Sie können sofort und vollständig von der Steuer abgesetzt werden.

Außerdem ist es möglicherweise sinnvoll, sogenannte Sammelposten zu bilden: Bei Gesamtkosten zwischen 801 und 1.000 Euro werden kleinere Ausgaben zusammengeführt und gleichmäßig auf 5 Jahre abgeschrieben. Insbesondere bei langen Abschreibungsfristen (etwa von Büromöbeln) profitiert man von einer solchen Vereinheitlichung der Fristen.

Im Laufe der Zeit kommt es irgendwann auch zum Verlust betrieblicher Gegenstände – sie werden beschädigt oder gestohlen. Diese Verluste werden i. d. R. durch Versicherungssummen kompensiert: Die Geldzahlungen des Versicherers fließt dann in die Gewinnabrechnung ein – dadurch steigt die Einkommenssteuer. Die Alternative: Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, aus Zahlungseingängen dieser Art eine „gewinnneutrale Rücklage“ zu bilden. In diesem Fall muss man den entstehenden Gewinn nicht versteuern. Die Möglichkeit einer gewinnneutralen Rücklage besteht, sofern man eine Ersatzanschaffung für das verlustige Wirtschaftsgut plant.

Bewirtungskosten sind ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt, sowohl für Unternehmen als auch Freelancer. Beim Geschäftsessen bespricht man neue Projekte und pflegt wichtige Kundenbeziehungen. Was viele nicht wissen: Die Kosten dafür können Gewerbetreibende und Freiberufler bis zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Der Knackpunkt ist der korrekte Beleg: Der Bewirtungsbeleg unterliegt strengen Formvorschriften. Man beachte etwa, dass Speisen und Getränke einzeln aufgeführt und die Belege maschinell ausgestellt werden müssen.

Wenn man als Unternehmen seine eigenen Angestellten bewirtet, kann man die Kosten sogar zu 100 Prozent absetzen. Dies spielt beispielsweise bei Betriebsfeiern eine Rolle.

Geschenke an Geschäftspartner, Kunden oder auch langjährige Mitarbeiter dienen zunächst einmal der Pflege der Beziehungen: Sie zeigen die Wertschätzung der Zusammenarbeit und sind Motivation für kommende Projekte. Gleichzeitig haben sie den Vorteil, dass Selbstständige sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen können. Allerdings sollte man die gesetzlichen Vorgaben kennen: Denn nicht jedes Geschenk ist auch steuerlich absetzbar und es gibt Aufzeichnungspflichten und Freigrenzen zu beachten. Die wichtigste Grundregel jedoch lautet: Pro Jahr kann ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Geschenke im Wert von 35 Euro (plus Umsatzsteuer) pro Person steuerlich geltend machen. Bei Geschenken, die über diesem Betrag liegen, besteht solch eine Möglichkeit nur, wenn der Beschenkte das Präsent betrieblich einsetzen kann. Dies sollte man im Vorfeld abklären.

Als sogenannte „kleine Aufmerksamkeiten“ gelten Geschenke mit einem Wert von bis zu 10 Euro. Sie können als Streuartikel verschenkt werden, also als kleinere und kostengünstigere Werbemittel – klassischerweise Kugelschreiber, Kalender, Tragetaschen und ähnliches. Streuartikel dienen der Bekanntheitssteigerung eines Unternehmens und machen oft einen hohen Anteil der Werbekosten aus.

Hat ein verschenkter Artikel nun einen Wert von weniger als 10 Euro, so unterliegt er nicht den Auflagen des steuerlichen Geschenkbegriffs, sondern den Regeln für Streuartikeln. Die Vorteile: Die Aufwendung gehört ohne weitere Auflagen zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben und ist für den Empfänger steuerfrei. Außerdem können Streuartikel in beliebigem Umfang – unabhängig von ihrer Stückzahl pro Empfänger oder pro Jahr – vergeben werden. So kann man Kunden und Geschäftspartnern also beziehungsförderliche Aufmerksamkeiten zukommen lassen und dabei gleichzeitig die steuerlichen Vorteile für Streuartikel genießen.

Ein wichtiger Kostenpunkt, der mittlerweile für die meisten Selbstständigen anfällt, sind Ausgaben rund um ihre Webseite. Häufig erstellen Selbstständige schon zu Beginn ihrer Tätigkeit eine eigene Internetpräsenz, um für Kunden sichtbarer zu sein. Nun können Freiberufler zwar nicht alle damit verbundenen Kosten von der Steuer absetzen – die Anschaffung der Domain (immaterielles Wirtschaftsgut) ist noch nicht einmal abschreibungsfähig. Doch immerhin lassen sich Wartung und Aktualisierung der Website und die laufenden Kosten des Providers sofort als Betriebsausgaben abziehen.

Und wie ist es mit den Kosten für die Erstellung der Website? Beim Erstellen einer neuen Webpräsenz geht das Finanzamt davon aus, dass ein neues Wirtschaftsgut hergestellt wird. Diese kann man zwar nicht direkt abziehen, aber immerhin abschreiben. Entscheidend bei all dem ist, dass die Webseite berufsbezogen ist. Das bedeutet: Auch Blogs oder Foren sind unter Umständen steuerlich absetzbar.

Ein Klassiker der Steuertipps für Selbstständige betrifft den Firmenwagen. Denn grundsätzlich sind Unternehmer in der Lage, Ausgaben für Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen. Fahrtkosten können auf unterschiedliche Weise geltend gemacht werden: entweder über die Kilometerpauschale (beim Privatwagen) oder über die Gesamtkosten des Fahrzeugs (beim Firmenwagen). Ist letzteres der Fall, so muss allerdings der Anteil der privaten Nutzung als „betriebliche Einnahme“ in die Gewinnermittlung aufgenommen werden.

Einen neu gekauften Firmenwagen schreibt man über sechs Jahre ab. Als Existenzgründer kann man auch das bereits vorhandene, private Fahrzeug über eine „Einlage“ dem Betriebsvermögen zuordnen und abschreiben. Ob ein Fahrzeug steuerlich geltend gemacht wird, entscheidet sich also vor allem nach der Vermögensart (Privatvermögen oder Betriebsvermögen).

Die entsprechende Faustregel: Nutz man einen Wagen zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten, so gehört er notwendig zum Betriebsvermögen. Liegt die Nutzung unter 10 Prozent, so wird er notwendig als Privatvermögen gewertet. In dem Bereich zwischen 10 und 50 Prozent ist die Vermögensart frei wählbar. In einem solchen Falle kann es durchaus günstiger sein, den Pkw im Privatvermögen zu belassen und die betrieblichen Fahrten einzeln als Betriebsausgabe geltend zu machen. Insbesondere wenn man plant, den Wagen rasch weiterzuverkaufen, sollte man diese Variante in Erwägung ziehen, denn der Erlös des Verkaufs fließt vollständig ins Privatvermögen.

Insgesamt gelten bei Firmenwagen und Fahrtkosten besondere Umsicht seitens des Selbstständigen: Dem Dienstwagen unterstellt das Finanzamt grundsätzlich eine private Nutzung und es untersucht diese Fälle entsprechend akribisch. Daher sollte man gut über die geltenden Bestimmungen Bescheid wissen und die vorteilhafteste Versteuerung erwägen: entweder die 1-Prozent-Methode oder ein Fahrtenbuch führen. Mit dem geschickten Einsatz von betrieblich genutzten Fahrzeugen können Selbstständige jedoch eine Menge Steuern sparen.

Auch Ausgaben, die nicht über das betriebliche Girokonto getätigt wurden, kann man unter Umständen als Betriebsausgaben geltend machen – entscheidend ist selbstverständlich, dass sie im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit angefallen sind. Nur dann sind privat bezahlte Ausgaben als Betriebsausgaben abziehbar. Allerdings sollte man dem Finanzamt darüber besondere Rechenschaft leisten: Wurde eine privat betriebliche Ausgabe bezahlt, notiert man den betrieblichen Zusammenhang und eine Begründung der privaten Zahlung auf einem separaten Anlageblatt, um es dem Finanzamt auf Anfrage vorzulegen.

Privat betriebliche Ausgaben erkennt das Finanzamt zum Beispiel bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten PKW (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) oder auch bei Telefonkosten an: 20 % (maximal 20 Euro) genehmigt es monatlich für betriebliche Telefonate von privaten Telefonanschlüssen als Betriebsausgabe, auch ohne separate Aufzeichnung. Und auch beim Urlaub fallen unter Umständen privat betriebliche Ausgaben an: Wird eine Reise sowohl aus dienstlichem als auch außerdienstlichem Anlass angetreten, so dürfen – je nach dem Zeitanteil des geschäftlichen Anlasses – entsprechende Kosten als Betriebskosten abgezogen werden.

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