Privatentnahme – so einfach geht’s!

Ein Unternehmer kann sich nicht auf die Gehaltsliste seines Unternehmens setzen – stattdessen bestreitet er seinen Lebensunterhalt dadurch, dass er sich aus dem Vermögen des Unternehmens bedient. Dieser Griff in die Kasse nennt sich Privatentnahme. Auch wenn er grundsätzlich erlaubt ist (von irgendetwas müssen Sie ja leben), sollten Sie unbedingt Sorgfalt walten lassen. Wir erklären Ihnen, worauf zu achten ist, welche Arten der Privatentnahme es gibt und wer überhaupt Kapital aus einem Unternehmen herausziehen darf.

Wichtig für das Verständnis ist, dass es sich zwar um eine Minderung des Betriebsvermögens handelt, bilanztechnisch die Privatentnahme aber keine Auswirkung auf den Gewinn hat. Denn damit hätten Sie als Unternehmer ein Werkzeug, Steuern zu hinterziehen. Stattdessen müssen Sie Privatentnahmen korrekt auf einem Privatkonto verbuchen, damit die Abzüge nicht den Erfolg des Betriebs schmälern. Die Entnahme von Geld oder Sachen ergibt sich in diesem Fall schließlich nicht aus dem operativen Geschäft, sondern durch einen externen Einfluss, der unabhängig von Erfolg- oder Misserfolg des Unternehmens ist.

Die Entnahme muss an eine Handlung gebunden und nachvollziehbar sein. Eine Entnahmehandlung kann aber auch in Form einer eindeutigen Veränderung der Nutzung auftreten: Wenn Sie einen Pkw nicht mehr betrieblich, sondern ausschließlich privat nutzen oder einen Gegenstand aus dem Betrieb entfernen und in Ihrer Privatwohnung unterbringen, ist dies eine solch eindeutige Veränderung.

Die Privatentnahme ist nur in Einzelunternehmen und Personengesellschaften erlaubt. Privatentnahmen in einer GmbH oder AG sind nicht möglich. Bei solchen Kapitalgesellschaften erfolgen die Auszahlungen an die Gesellschafter in regelmäßigen Gewinnausschüttungen. Ist ein GmbH-Gesellschafter bei der GmbH angestellt, beispielsweise als Geschäftsführer, bekommt er außerdem ein monatliches Gehalt von dieser ausgezahlt.

Trotzdem kann es vorkommen, dass eine GmbH für einen Gesellschafter Zahlungen übernimmt, z. B. die Prämie für die private Haftpflichtversicherung. Solche Zahlungen müssen auf einem Verrechnungskonto verbucht werden. Sie dürfen nicht den Gewinn der GmbH mindern. Der durchschnittliche Saldo zulasten des Gesellschafters auf dem Verrechnungskonto muss am Jahresende angemessen verzinst werden. Passiert das nicht, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, die zu steuerlichen Nachteilen führt.

Unternehmern in Einzelunternehmen und Gesellschaftern von Personengesellschaften ist es hingegen jederzeit möglich, das Vermögen des Betriebs für die eigenen Zwecke zu belasten. Wichtig ist, dass diese Entnahme richtig – und vor allem auch mit korrektem Wert – gebucht wird. Darüber hinaus gibt es in Personengesellschaften Obergrenzen, die Sie beachten müssen. Ohne die Zustimmung der anderen Gesellschafter ist es nicht erlaubt, mehr als 4 Prozent des Kapitals für die eigenen Zwecke zu entnehmen.

Es gibt unterschiedliche Formen der Privatentnahme: Neben einer Überweisung von Geld vom Betriebskonto auf das private Konto des Unternehmers können auch Sachleistungen als Privatentnahme gelten.

• Geldentnahme: Bei der häufigsten Form der Privatentnahme transferiert ein Unternehmer Geld aus dem Betriebsvermögen auf sein privates Konto.
   
• Sachentnahme: Sie können Vermögensgegenstände für den eigenen Gebrauch entnehmen. Das können Werkzeuge, Kraftfahrzeuge, Bürobedarf, Waren oder selbst hergestellte Produkte sein. In diesem Zusammenhang spricht man auch von unentgeltlicher Warenentnahme. Sie entnehmen Waren aus Ihrem Sortiment, ohne diese zu bezahlen.
   
• Nutzungsentnahme: Es ist denkbar, dass Sie Gegenstände nicht vollständig aus dem Unternehmen herausziehen, sondern nur zusätzlich für Ihre privaten Zwecke gebrauchen. So können Sie zum Beispiel den Firmenwagen für private Fahrten einsetzen.
   
• Leistungsentnahme: Leistungen des Unternehmens werden für den eigenen Gebrauch verwendet. Wenn Arbeiter während der Arbeitszeit eine Tätigkeit für den Privathaushalt des Unternehmers verrichten, gilt auch dies als Privatentnahme.

Wirtschaftsgüter, die fest mit dem Unternehmen verbunden sind und zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, dürfen nicht entnommen werden. Erst wenn es keinen betrieblichen Zusammenhang mehr gibt, ist es erlaubt, solche Gegenstände zu entnehmen. Zum notwendigen Betriebsvermögen gehören in erster Linie Immobilien, in denen Arbeit verrichtet wird, sowie Büromöbel. Bewegliche Wirtschaftsgüter, z. B. Maschinen und Autos, gelten dann als notwendig, wenn sie mindestens zu 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt werden.

Was die steuerliche Behandlung betrifft, ist die Privatentnahme etwas kompliziert. Prinzipiell sind Privatentnahmen und -einlagen von Geld erfolgsneutral. Sie haben also keine Auswirkung auf den Gewinn oder den Verlust des Unternehmens und deshalb auch keinen Einfluss auf die Höhe der Steuern, die das Unternehmen bezahlen muss. Anders kann es aussehen, wenn Gegenstände für private Zwecke entnommen oder Leistungen des Unternehmens privat genutzt werden.

Werden Gegenstände aus dem Unternehmen entnommen, können stille Reserven aufgedeckt werden, die den Gewinn des Unternehmens erhöhen. Ob eine stille Reserve aufgedeckt wird oder nicht, hängt vom Buchwert des betreffenden Gegenstands ab. Der Buchwert ist der aktuelle Wert, mit dem ein Gegenstand im Anlageverzeichnis des Unternehmens erfasst ist.

Ein Beispiel: Eine Unternehmerin schafft im Januar für 3.300 Euro einen Laptop an. Der Laptop hat eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren. Pro Jahr wird also 1/3 der Anschaffungskosten abgeschrieben. Am Ende des Jahres hat der Laptop deshalb einen Buchwert von 2.200 Euro. Ende Dezember entnimmt die Unternehmerin den Laptop und gibt ihn ihrer Tochter, die ihr Studium beginnt. Die Tochter muss nichts für den Laptop bezahlen. Der tatsächliche Wert des Laptops lag zum Zeitpunkt der Entnahme bei schätzungsweise 2.400 Euro.

Man errechnet die stille Reserve, indem man vom Teilwert den Buchwert abzieht. Der Teilwert ist laut Gesetz der Wert, den ein Erwerber des gesamten Unternehmens für den betreffenden Gegenstand ansetzen würde. Der Teilwert ist also immer ein hypothetischer Wert. Der Einfachheit halber wird er aber oft mit dem Marktwert gleichgesetzt. Die stille Reserve des Laptops beträgt folglich 200 Euro (2.400 - 2.200). Der Gewinn des Unternehmens erhöht sich aufgrund der Entnahme des Laptops um 200 Euro.

Entnehmen Sie Waren oder Leistungen für Ihre privaten Zwecke, erhöht das ebenfalls den Gewinn, und zwar in der gleichen Höhe, in der der Verkauf dieser Waren oder Leistungen an Fremde den Gewinn erhöht hätte.

Nutzen Sie betriebliche Gegenstände privat, z. B. den betrieblichen Kleintransporter für den privaten Umzug, dann tätigen Sie eine Privatentnahme in Höhe der Kosten, die diese Nutzung verursacht. Bei der Nutzung des Transporters sind das beispielsweise die gefahrenen Kilometer multipliziert mit den geschätzten Kosten pro Kilometer des betreffenden Modells.

Entnehmen Sie Waren, Gegenstände oder Leistungen aus dem Unternehmen, dann wirkt sich die Privatentnahme auch auf die Umsatzsteuer aus, denn Sie müssen die Entnahme der Umsatzsteuer unterwerfen. Das heißt: Für einen Artikel, den Sie für 1.190 Euro brutto verkauft hätten, aber nun privat entnehmen, müssen Sie 190 Euro Umsatzsteuer verbuchen und dann auch an das Finanzamt abführen. Das gleiche gilt, wenn Sie Leistungen des Unternehmens für private Zwecke nutzen. Repariert Ihr angestellter Heizungstechniker Ihre Heizungsanlage zu Hause, müssen Sie den gleichen Betrag als Privatentnahme verbuchen, den sie einem Kunden in Rechnung gestellt hätten, inklusive der Umsatzsteuer.

Nutzen Sie Betriebsvermögen privat, fällt für diese Nutzungsentnahme ebenfalls Umsatzsteuer an. Dadurch neutralisiert sich die abgezogene Vorsteuer, die im Zusammenhang mit Anschaffung und Unterhalt des betreffenden Gegenstands vom Finanzamt erstattet wurde.

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