Liegt für einen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg vor, müssen Sie diesen durch einen Eigenbeleg nachweisen. Unter diese Gruppe fallen alle Belege, die im eigenen Unternehmen ausgestellt werden. Beispiele für Eigenbelege sind:
- Lohnlisten und Gehaltsabrechnungen
- Durchschriften von Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen
- Materialentnahme und -rückgabescheine
- Belege über Stornos und Umbuchungen
- Nachweise zur Vernichtung unverkäuflicher Ware
Zudem dienen Eigenbelege als Nachweise für Privateinlagen und Privatentnahmen. Zu diesen gehören:
- Bareinlagen und -entnahmen
- Unentgeltliche Wertabgaben
Bei unentgeltliche Wertabgaben handelt es sich dem Umsatzsteuergesetz (UStG) zufolge um Geschäftsvorfälle, die Lieferungen oder Leistungen gleichgestellt sind und somit belegt werden müssen. Privatentnahmen dieser Art sind zu verbuchen, wenn ein Unternehmer Waren für den privaten Bedarf in Anspruch nimmt oder einen betrieblichen Pkw im privaten Rahmen nutzt.
Auch Geschäftsvorfälleohne Belegausgabe werden per Eigenbeleg nachgewiesen. Beispiele für solche Buchungen sind:
- Freiwillige Trinkgeldzahlung
- Geschäfte an Automaten (Telefonzelle, Parkuhr, Automaten zur Gepäckaufbewahrung)
Darüber hinaus lässt sich ein Eigenbeleg als Not- bzw. Ersatzbeleg für einen fehlenden Fremdbeleg nutzen – beispielsweise beim Verlust des Originalbelegs durch Umweltkatastrophen (Überschwemmung, Brand) oder infolge von Einbrüchen mit Vandalismus.
Beachten Sie: Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege als Ersatzbelege nur dann, wenn für den jeweiligen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg zu beschaffen ist. Wurde eine Rechnung verlegt oder versehentlich vernichtet, ist daher zunächst eine Zweitausfertigung oder Kopie des Originalbelegs beim Rechnungsaussteller anzufordern.