Vereinsbuchhaltung: Besonderheiten bei der Buchführung von (gemeinnützigen) Vereinen

Das Vereinswesen erfreut sich in Deutschland großer Beliebtheit. Falls Sie selbst einen Verein gründen möchten, sollten Sie allerdings wissen, dass jeder Verein in Deutschland zur Buchführung verpflichtet ist – diese Notwendigkeit der Vereinsbuchhaltung ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers und aus der Satzung des Vereins. Worauf Sie hier achten müssen und worin die Unterschiede bei der Buchführung eines gemeinnützigen im Vergleich zu der eines nicht gemeinnützigen Vereins bestehen, erläutern wir im Folgenden.

Die Buchhaltung im Verein: Welche Pflichten gibt es?

Gleich, womit sich Ihr Verein befasst: Spätestens bei der Mitgliederversammlung wollen die Mitglieder über die finanzielle Lage des Vereins informiert werden. Damit das Finanzamt prüfen kann, ob Steuer- und Abgabepflichten bestehen, muss der Verein auch die Finanzverwaltung über die Einnahmen und Ausgaben informieren.

Alle Vereine – unabhängig davon, ob sie eingetragen und/oder gemeinnützig sind – sind ihrer Mitgliederversammlung Informationen über Einnahmen und Ausgaben schuldig. Genauer gesagt ist es der Vereinsvorstand, der sich um die Zusammenstellung und Vorlage dieser Zahlen kümmern muss.

Diese Rechenschaftspflicht des Vorstands gegenüber der Mitgliederversammlung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschrieben. Das besagt, dass die Mitgliederversammlung Informationen über die finanzielle Lage des Vereins einfordern darf. Des Weiteren bestimmt das BGB, dass der Vorstand „nach Ausführung des Auftrags“ Rechenschaft ablegen muss. In den meisten Vereinen schreibt darüber hinaus auch die Vereinssatzung vor, dass der Vorstand zu einer solchen Auskunft verpflichtet ist.

Um diese Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung zu erfüllen, sollte der Vorstand folgende drei Kriterien beachten:

  • Grundsätzlich gilt es, für den Rechenschaftsbericht eine detaillierte und für alle verständliche Kostenaufstellung anzufertigen, die die finanzielle Situation des Vereins (inklusive aller Einkünfte und Ausgaben) transparent wiedergibt. Hierfür wird zumeist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) verwendet. Ob der Verein stattdessen bilanzieren sollte, hängt von seiner Größe, vom Umfang des Belegvolumens und von den bewegten Geldern ab.
     
  • Die Mitgliederversammlung kann die zugehörigen Belege verlangen und prüfen. Aus diesem Grund ist es ratsam, die entsprechenden Dokumente stets geordnet aufzubewahren.
     
  • Außerdem sollte stets ein Bestandsverzeichnis geführt werden, in dem alle Vermögensgegenstände (z. B. Büroausstattung, Werkzeuge, Fahrzeuge etc.) notiert sind.

In vielen Vereinen ist es so geregelt, dass der Vorstand seiner Auskunftspflicht einmal im Jahr nachkommt und dabei die entsprechenden Zahlen der Mitgliederversammlung präsentiert. Der oder die Kassenprüfer berichten und geben eine Empfehlung, ob der Vorstand entlastet und damit für das abgelaufene Geschäftsjahr entpflichtet werden kann.

Fakt

Im Übrigen ist der Vereinsvorstand nur der Mitgliederversammlung eine Auskunft über die Erträge und Ausgaben schuldig – einzelne Mitglieder haben hingegen kein Anrecht darauf, diese einzusehen oder zu erfahren.

Rechenschaftspflicht gegenüber dem Finanzamt

Sobald ein Verein in das Vereinsregister aufgenommen wurde und damit den Status eines eingetragenen Vereins erhält (was ab einer Mindestanzahl von 7 Mitgliedern möglich ist), gilt dieser als juristische Person. Damit nimmt ein Verein am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und ist auch ohne Gewinnerzielungsabsicht verpflichtet, Aufzeichnungen über Erträge und Vereinsvermögen zu führen. Nur so kann das Finanzamt feststellen, ob für den entsprechenden Verein Steuer- und Abgabepflichten bestehen.

Wie gestaltet man die Vereinsbuchführung für das Finanzamt?

In aller Regel reicht es, wenn Vereine dem Finanzamt eine Einnahmenüberschussrechnung vorlegen. Diese einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung orientiert sich am Geldfluss: Immer dann, wenn Geld zu- oder abfließt, sind entsprechende Einnahmen und Ausgaben zu verbuchen.

Eine doppelte Buchführung und damit eine Bilanzierung ist für gewöhnlich nicht notwendig. Diese müssen nur solche Vereine anfertigen, die mit ihrem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb jährlich

  • entweder einen höheren Jahresumsatz als 600.000 Euro
     
  • oder mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen.

Vereine, die diese Größenordnungen erreichen, werden vom Finanzamt zur Bilanzierung aufgefordert.

Fakt

Viele Einnahmen zählen nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen eines Vereins – beispielsweise Mitgliedsbeiträge, Spenden und die Einkünfte aus dem Zweckbetrieb.

Viele Vereine liegen jedoch unter dieser Umsatz- bzw. Gewinngrenze und müssen daher lediglich die EÜR erstellen.

Spezielle Anforderungen an die Buchführung von gemeinnützigen Vereinen

Gemeinnützigen Vereinen gewährt der Staat diverse Steuererleichterungen. Damit Ihr Verein vom Finanzamt den Status der Gemeinnützigkeit erhalten kann, darf dieser zum einen nicht kommerziell tätig sein und zum anderen nicht die Gewinnerzielung zum Ziel haben. Sobald Ihr Verein als gemeinnützig gilt, ist dieser von folgenden Steuern befreit:

Ein weiterer Vorteil von gemeinnützigen Vereinen ist, dass diese zur Ausstellung einer Spendenbescheinigung berechtigt sind, wodurch der Betrag von den Spendern steuerlich abgesetzt werden kann. Außerdem werden viele Zuschüsse und öffentliche Mittel häufig nur an Instanzen vergeben, die der Gemeinnützigkeit dienen.

Die Gemeinnützigkeit hat somit hinsichtlich der Steuerabgaben und der finanziellen Förderung einen positiven Effekt auf die Vereinskasse. Allerdings wirkt sie sich gleichzeitig auch erschwerend auf die Buchhaltung aus: Denn gemeinnützige Vereine unterliegen einer detaillierteren Aufzeichnungspflicht und müssen viele zusätzliche Belege liefern, damit sie den Status der Gemeinnützigkeit behalten dürfen. Hierbei sind insbesondere die nachstehenden Aspekte von Bedeutung:

  • Die Einnahmenüberschussrechnung muss nach steuerlichen Bereichen aufgeteilt sein. Nach SKR 49 – dem Kontenrahmen für Vereine – sind dies: der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb sowie der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.
     
  • Man muss belegen können, dass alle Mittel (auch die Sachmittel) zweckgebunden verwendet werden: Hierfür muss die Tätigkeit des Vereins (insbesondere die Arbeitszeit der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter) überwiegend zweckbezogen sein. Zudem dürfen weder Mitarbeiter noch Dritte für Ihre Leistungen unverhältnismäßig hoch bezahlt werden.
     
  • Man muss nachweisen können, dass die Mittel zeitnah verwendet werden (spätestens in den 2 Jahren, die auf das das Jahr folgen, in dem man die Mittel erhalten hat)

Die beiden letztgenannten Punkte bedeuten dabei nicht nur einen größeren Aufwand hinsichtlich der Kostenaufstellung für das Finanzamt, sondern beschränken zu einem gewissen Teil auch die Entscheidungsfreiheit des Vorstands: Gemeinnützige Vereine sind dazu angehalten, die erhaltenen Mittel in einem gewissen Zeitraum für bestimmte Zwecke aufzuwenden. Die steuerlichen Vorteile der Gemeinnützigkeit gehen daher mit einem kleineren Spielraum hinsichtlich der Verwendung der finanziellen Mittel einher.

Hinweis

Soweit die Satzung nichts Gegenteiliges vorgibt, erteilt die zuständige Finanzbehörde dem Verein die Gemeinnützigkeit zunächst vorläufig. Nach Ablauf von drei Jahren muss der Verein der Finanzverwaltung Rechenschaft ablegen. Es wird geprüft, ob die bisher vorläufige Gemeinnützigkeit für den abgelaufenen Zeitraum tatsächlich bestätigt werden kann. Wenn die reale Geschäftsführung den Auflagen und Verpflichtungen der Vereinssatzung entsprochen hat, steht der weiteren Gemeinnützigkeit nichts im Wege.

Ist dem aber nicht so, kann das Finanzamt die Gemeinnützigkeit rückwirkend aberkennen. Dann fallen erhebliche Steuernachforderungen an. Hier haftet der Vorstand – unter Umständen sogar persönlich. Gemeinnützige Vereine sollten sich daher steuerlich beraten lassen, um in keine Falle zu laufen.

Vereinsbuchhaltung mit Software

Auch die Software-Industrie hat erkannt, dass die Vereinsbuchführung ein spezielles Feld innerhalb der Finanzbuchhaltung bildet, und mit entsprechenden Programmen darauf reagiert. So gibt es auf dem Markt inzwischen eine Handvoll Anwendungen, die speziell für die Buchführung von Vereinen entwickelt wurden.

Solche Buchhaltungsprogramme für Vereine bzw. Vereinsbuchhaltung-Software (im Englischen oft als „Non-Profit Accounting Software“ bezeichnet) bieten spezielle Funktionen, die sich insbesondere für die Buchführung von gemeinnützigen Verein als nützlich erweisen. Denn neben Features zum Erstellen einer EÜR und der Organisation von Einnahmen und Ausgaben können die Programme auch Buchungen nach verschiedenen Bereichen gliedern und sie verschiedenen Konten zuordnen.

Wenn beispielsweise ein gemeinnütziger Verein Gewinn erwirtschaftet, um damit ein zweckgebundenes Vereinsziel zu erreichen, wird das als Zweckbetrieb angesehen. Solche Kostenstellen können von Buchhaltungsprogrammen für Vereine gesondert berücksichtigt werden. In der Regel unterstützt eine auf das Vereinswesen spezialisierte Buchführungs-Software auch den Kontenrahmen für Vereine SKR 49.

Des Weiteren enthalten viele der Programme Funktionen für die Anfertigung von Spendenquittungen, Rechnungen, Mahnungen oder zur Erstellung eines Bestandsverzeichnisses. Manche unterstützen sogar die Planung der Budgetierung und die Erstellung von Haushaltsplänen.

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