Denken Sie daran, frühzeitig genug Personal für diesen Tag einzuplanen. Das kann auch bedeuten, dass Sie zusätzliche Aushilfen ausschließlich für die Inventur einstellen. Das hat Vor- und Nachteile. Negativ fließen dabei nicht nur die höheren Kosten ein. Die zusätzlichen Arbeitskräfte kennen sich in Ihrem Unternehmen nicht aus und haben u. U. auch noch nie eine Inventur durchgeführt, müssen also noch kurzfristig angelernt werden. Dieser Zeit- und Kostenaufwand kann sich aber durch eine schnellere Inventur ausgleichen. Umso mehr Personal gleichzeitig an der Inventur arbeitet, desto schneller ist diese auch erledigt.
Ein weiterer Vorteil von externen Arbeitskräften ist in der Betriebsblindheit und der Befangenheit Ihrer Stammmitarbeiter zu sehen. Selbst wenn Sie sich nicht für zusätzliche Aushilfen entscheiden, ist es daher sinnvoll, Mitarbeiter nicht in Ihrem gewöhnlichen Arbeitsbereich einzusetzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie die gleichen Fehler bei der ursprünglichen Buchung während der Inventur wiederholen, ist recht hoch. Außerdem können Sie als Unternehmer nicht davon ausgehen, dass Mitarbeiter, die einen selbstverursachten Fehler finden oder gar eine kriminelle Handlung begangen haben, diese nicht zu vertuschen versuchen. Ohne Ihre Mitarbeiter unter Generalverdacht zu stellen, ist die Inventur eben auch als Mittel gedacht, Diebstähle aufzudecken.
Schließlich müssen Sie Teams zusammenstellen und Aufgabenbereiche festlegen. So gehen Sie sicher, dass keine Posten übersehen werden, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Falls Sie nicht selbst diese Aufgabe übernehmen, müssen Sie eine Inventurleitung bestimmten. Diese koordiniert den Ablauf während der Inventur, weist Aufgabenbereiche zu, hat Zeitpläne im Auge und kann kontrollierend Stichproben durchführen.
Bei den Arbeitskräften kann es sich lohnen, Zweierteams zusammenzustellen. Das hat gleich zwei Vorteile: Erstens kann die eine Person zählen und die andere notieren. Das beschleunigt die Arbeit. Zweitens können sich die Mitarbeiter so untereinander abwechseln, um Kopf und Gelenke zu entlasten. Wenn Sie es sich leisten können, ist es sogar sinnvoll jeden Gegenstand von zwei separaten Teams erfassen zu lassen: Das minimiert Fehler.