Das Inventar wird in drei Bereiche unterteilt:
- Vermögen
- Schulden
- Eigenkapital
Unter „Vermögen“ wiederum fallen Anlange- und Umlaufvermögen. Ersteres bezeichnet alle Gegenstände, die dauerhaft zu Ihrem Unternehmen gehören, z. B. Grundstücke und Maschinen. Zum Umlaufvermögen hingegen zählt man Gegenstände, die sich nur für kurze Zeit im Unternehmen befinden, also beispielsweise Rohstoffe. Ebenfalls hierzu gehören fertige oder halbfertige Erzeugnisse, die sich am Tag der Inventur noch im Betrieb befinden und noch nicht verkauft wurden. Den zweiten Punkt in Ihrem Verzeichnis machen die Schulden aus: Hierhin gehören alle Verbindlichkeiten, die Sie noch nicht beglichen haben. Dazu zählen auch kurzfristige Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen. Außerdem ist Fremdkapital (z. B. Bankkredite), das im Unternehmen steckt, ein Teil der Schulden.
Schließlich errechnen Sie aus den beiden Bereichen das Eigenkapital. Dieses ist Ihr Reinvermögen, das sich aus der Differenz von Vermögen und Schulden ergibt. Es ist das Kapital, das Ihr Unternehmen selbst aufbringt. Liegt das Eigenkapital im positiven Bereich, erscheint es in der Bilanz als Passiva. Sollten Ihre Schulden das Vermögen übersteigen und das Eigenkapital somit negativ sein (sprich: fehlen), gehört es auf die Aktiva-Seite der Bilanz.
Bei der Gestaltung Ihres Verzeichnisses müssen Sie zudem auf bestimmte Gliederungsvorschriften achten:
- Alle Posten sind durchzunummerieren.
- Sie teilen das Vermögen auch in Ihrer Auflistung in Umlauf- und Anlagevermögen auf.
- Zudem sortieren Sie das Vermögen nach steigender Liquidität: Das bedeutet, die Gegenstände, die Sie als nächstes in Guthaben umwandeln können, werden zum Schluss genannt.
- Die Schulden unterteilen Sie in kurzfristig und langfristig. Hier nehmen Sie also eine Sortierung nach Fälligkeit vor.
Bei der Erstellung des Inventars gilt zudem der Grundsatz der Klarheit: Ihre Auflistung muss ordentlich, eindeutig und vor allem nachprüfbar sein. Auch unbeteiligte Dritte – z. B. Wirtschaftsprüfer – müssen Ihre Aufzeichnungen nachvollziehen können. Eine wohlstrukturierte Bestandsliste lohnt sich aber auch für Sie selbst, denn sie dient als Grundlage Ihrer Bilanz. Hier machen Sie sich die Arbeit sehr viel einfacher, wenn Sie schon bei der Inventur ordentlich vorgehen. Geben Sie sich auch bei der Ablage Mühe: Sie sind verpflichtet, Ihre Inventarlisten mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.