Fakturierung: Eine Begriffserklärung

Im Zusammenhang mit Rechnungen ist oft von „Fakturierung“ die Rede – doch was bedeutet der Begriff eigentlich?

Zunächst die Grundlagen: Unternehmen sind in den meisten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet, für Lieferungen und Leistungen, die sie für andere Unternehmen (oder auch juristische Personen, die nicht Unternehmer sind) erbringen, Rechnungen auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen ist in manchen Fällen ebenfalls eine Rechnung vorgeschrieben – so im Zusammenhang mit Grundstücken (zum Beispiel für Bauleistungen, aber auch fürs Fensterputzen).

Auch ohne gesetzliche Pflicht ist ein lieferndes oder leistendes Unternehmen natürlich berechtigt, Rechnungen zu stellen. Meist ist dies das Mittel der Wahl, um das in einem Kaufvertrag, Dienstvertrag oder Werkvertrag vereinbarte Entgelt einzufordern. Den Vorgang der Rechnungsstellung bezeichnet man mit dem Begriff Fakturierung:

Im engeren Sinn ist die Fakturierung nichts anderes als das Abrechnen von Lieferungen und Leistungen gegenüber dem Kunden – das heißt, das Abfassen von Rechnungen und ihr Versand an die Kunden. Im weiteren Sinne zählt man auch andere Arbeiten, die mit dieser Abrechnung zusammenhängen, zur Fakturierung. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung von Geschäftsfällen in der Buchführung sowie gegebenenfalls Rechnungskorrekturen oder die Verbuchung von Skonti und Rabatten.

Ein anderes Wort für den (aus dem Lateinischen stammenden) Begriff Fakturierung ist Rechnungsstellung. Man sollte selbige aber nicht mit dem ähnlich klingenden Begriff Rechnungslegung verwechseln: Letztgenannten verwendet der Gesetzgeber für die gesamte Tätigkeit des externen Rechnungswesens, also die komplette Buchführung und den Jahresabschluss. Die Fakturierung ist also nicht gleichbedeutend mit der Rechnungslegung, wohl aber ein Teilbereich davon. In Deutschland begründet das Handelsgesetzbuch (HGB) die rechtliche Grundlage für die Rechnungslegung und somit auch für die Fakturierung.

Abgeleitet ist das Wort Fakturierung von dem in Deutschland inzwischen eher ungebräuchlichen Begriff „Faktura“ (oder auch Faktur). Im allgemeinen Sprachgebrauch wird er oft mit „Rechnung“ gleichgesetzt: Das ist jedoch ebenfalls nicht ganz korrekt. Eine treffendere Übersetzung wäre „Abrechnung“, denn bei der Faktura handelt es sich um einen Sammelbegriff für Rechnungen und rechnungsähnliche Dokumente, der auch Quittungen und Lastschriften einbezieht. Kurz gesagt: Jede Rechnung ist eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist auch eine Rechnung.

Von „Vorfakturierung“ spricht man, wenn der Kunde die zugehörige Rechnung bereits erhält, ehe die Lieferung oder Leistung erfolgt ist. Dies ist zum Beispiel bei der sogenannten Vorkasse der Fall, bei der die Lieferung oder Leistung im Voraus bezahlt wird.

Von einer „Nachfakturierung“ spricht man hingegen, wenn der Kunde – wie im Normalfall üblich – die entsprechende Rechnung zeitgleich mit oder nach der Lieferung der Ware oder Leistung erhält. Der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird, entscheidet also über die Begriffszuordnung.

Eine Rechnung listet die gelieferten bzw. die zu liefernden Positionen auf: das heißt, die erbrachten oder noch zu erbringenden Lieferungen und/oderLeistungen – ebenso wie das dafür zu zahlende Entgelt. Neben diesen Kernbestandteilen sind jedoch weitere Daten auf der Rechnung aufzuführen, damit sie die formalen Vorschriften erfüllt. Diese Vorschriften ergeben sich aus dem Handels- und Steuerrecht.

Damit eine Rechnung Rechtskraft erhält, müssen Unternehmen einige Angaben zwingend auf dem Dokument aufführen (§ 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG). Folgende Informationen sind notwendig:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers (ggf. mit Unternehmensform)
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
• Rechnungsbeträge netto, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
• Umsatzsteuersätze und -beträge
• Rechnungsbetrag brutto
• Hinweise auf vorher vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte (falls angeboten)
• gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)

Bei Rechnungen, deren Bruttorechnungsbetrag nicht höher als 250 Euro ist (und bei Fahrausweisen), sind deutlich weniger Daten erforderlich. Die Pflichtangaben für diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen umfassen:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
• Rechnungsbetrag brutto
• Umsatzsteuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Firmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen – je nach Rechtsform – noch folgende zusätzliche Angaben in die Rechnung aufnehmen:

• Rechtsform
• Registergericht und Registernummer
• Persönlich haftende Gesellschafter
• Geschäftsführer

Bei Rechnungen an Privatpersonen, die ein Unternehmer ausstellen muss (§ 14, Abs. 2 Satz 1 UStG), ist er außerdem verpflichtet, den Empfänger darauf hinzuweisen, dass er diese Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Darüber hinaus sind weitere Angaben üblich, die zwar rechtlich nicht verpflichtend sind, sich aber im Geschäftsverkehr aus praktischen Gründen durchgesetzt haben. Aus diesem Grund sollten sie ebenfalls in der Ausgangsrechnung aufgeführt werden. Hierzu zählen:

• Kundennummer
• Auftragsnummer
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Website
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Kennung zur Angabe bei der Zahlung
• Zahlungsfrist

Die letzte Angabe ist vor allem bei solchen Unternehmen üblich, die zahlreiche Rechnungen versenden und auch sehr viele Zahlungen empfangen. Sie hilft ihnen, die eingehenden Zahlungen fehlerfrei zu erfassen.

Selbstverständlich ist es nicht verboten, auch auf Rechnungen über kleinere Beträge weitere Daten anzugeben. Solche zusätzlichen Anmerkungen können für eine bessere Übersicht sorgen und erleichtern beiden Seiten die Zuordnung der Rechnung.

Eine ordnungsgemäße Rechnung kann auch elektronisch gestellt werden, etwa als E-Mail-Anhang. In der Praxis geschieht dies auch sehr oft – beispielsweise im Onlinehandel. Allerdings sind solche Rechnungen strenggenommen nur dann rechtsgültig, wenn sie eine elektronische Signatur tragen oder bei der Datenübertragung besondere Vorkehrungen zur Echtheitskontrolle getroffen wurden (§ 14 Abs. 3 UStG).

Es liegt nahe, dass ein Unternehmen, das einem Kunden eine Rechnung ausstellt, sie innerhalb einer bestimmten Zeit bezahlt haben möchte. Um die Chance auf eine zeitnahe Zahlung zu verbessern, kann es auf der Rechnung auch eine Zahlungsfrist angeben. Doch was bedeutet diese Angabe genau?

Hier kommt der Begriff der Fälligkeit ins Spiel: § 271 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sieht vor, dass zwei Vertragspartner bestimmen können, wann eine Zahlung fällig ist. Also ab wann der Empfänger dem Absender die Rechnungssumme schuldet. Dies ist aber nicht etwa nach Ablauf einer wie immer gearteten Zahlungsfrist der Fall.

Vielmehr ist die Zahlung sofort fällig, sobald der Anbieter seine Leistung erbracht hat – beispielsweise die bestellte Ware geliefert worden ist. Das heißt, eigentlich hängt die Fälligkeit einer Forderung nicht davon ab, wann sie fakturiert wird. Sie tritt aber auf jeden Fall ein, sobald der Leistungsempfänger die Rechnung erhält. Allerdings kann auf der Rechnung auch explizit ein Fälligkeitsdatum angegeben werden. Das geschieht jedoch in der Praxis nur in besonderen Fällen.

Die Fälligkeit einer Forderung nicht unbedingt, dass sie sofort beglichen werden muss. Vielmehr hat der Rechnungsempfänger jetzt noch eine gewisse Zeit dafür, und dies ist dann seine Zahlungsfrist (auch Zahlungsziel genannt). Diese Frist wird zumeist in (Kalender-)Tagen angegeben und beginnt in der Regel, sobald der Kunde die Rechnung erhält. Vielfach üblich sind Fristen von 10 bis 14 Tagen, wobei eine Frist von 10 Tagen gerade noch unter den Begriff „sofort“ fällt. Für den Fall, dass keine Zahlungsfrist angegeben wird, hat der Gesetzgeber eine Frist von 30 Tagen vorgesehen (§ 286 Abs. 3 BGB). Alternativ kann der Lieferant statt einer Frist in Tagen auch ein Datum für die Zahlung angeben.

Wenn der Empfänger einer Rechnung sie nicht innerhalb der Zahlungsfrist begleicht, kann ihm der Lieferant eine Mahnung schicken. Damit kommt der Rechnungsempfänger in „Verzug“. Das heißt, seine Zahlung ist überfällig, und er ist ab diesem Zeitpunkt zum Ersatz von Schäden verpflichtet, die dem Lieferanten daraus entstehen (vor allem in Form von Verzugszinsen – § 288 BGB).

Wichtig: Sie können als Gläubiger statt eine Mahnung zu versenden auch direkt gerichtlich vorgehen – etwa mit einem Mahnbescheid laut Zivilprozessordnung (§§ 688 ff. ZPO). Hat der Aussteller der Rechnung anstelle einer Zahlungsfrist ein konkretes Datum für die Zahlung angegeben, tritt der Verzug danach sogar automatisch ein – also ohne Mahnung(§ 286 Abs. 2 Satz 1 BGB). Allerdings trägt es zu einer guten Kundenbeziehung bei, wenn Sie nicht gleich mit der rechtlichen Keule drohen, sondern stattdessen zunächst eine freundliche Erinnerung schicken und auf die Fälligkeit aufmerksam machen. Oft reicht das schon aus, damit die Rechnung bezahlt wird.

Und zu guter Letzt noch eine wichtige Frist: Unternehmer sind verpflichtet, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Andernfalls droht ein Bußgeld.