Mahnung schreiben: Muster für professionelle Zahlungsaufforderungen

Ausstehende Forderungen – sogenannte Außenstände – bedrohen die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Je mehr unbezahlte Kundenrechnungen, desto größer das Liquiditätsproblem. Und hohe Außenstände führen nicht nur zu signifikanten Zinsverlusten. Müssen ausbleibende Zahlungen mit Krediten kompensiert werden, entstehen dadurch zusätzliche Kosten. Unternehmen sind daher bemüht, ausstehende Gelder für erbrachte Leistungen termingerecht einzutreiben. Dies erfolgt in der Regel im Rahmen eines außergerichtlichen Mahnverfahrens, bei dem säumige Kunden oder Geschäftspartner durch Mahnungen auf Zahlungsverzug hingewiesen werden. Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum gewünschten Ergebnis, steht Unternehmen die Möglichkeit offen, Ansprüche im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens geltend zu machen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie offene Rechnungen professionell anmahnen. Bereits im außergerichtlichen Mahnverfahren ist ein korrektes Vorgehen von zentraler Bedeutung. Im Regelfall stellt die Mahnung eine Voraussetzung für weitere rechtliche Schritte dar. Zudem lassen sich gerichtliche Auseinandersetzungen durch ein souveränes und seriöses Auftreten im außergerichtlichen Mahnverfahren in der Regel umgehen.

Erfolgreiches Mahnen: Best Practice

Ziel der Mahnung als Instrument des Forderungsmanagements ist es, Außenstände zu reduzieren und Forderungsverluste zu vermeiden. Dabei ist ein professionelles Mahnwesen auf Kundenerhaltung ausgerichtet. Dies spiegelt sich sowohl in der Tonalität als auch in der Anzahl der Eskalationsstufen wider, die sich hierzulande etabliert haben, um Geschäftspartner auf Leistungspflichten hinzuweisen. Rechtsgrundlage für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Rechtsanwälte oder Inkassobüros sind in Deutschland das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Gerichtliche Mahnverfahren werden in der Zivilprozessordung (ZPO) geregelt.

Zentrale Rechtsbegriffe im Rahmen des Mahnwesens sind die Fälligkeit und der Verzug.

Fälligkeit

Voraussetzung für ein Mahnverfahren ist ein Schuldverhältnis gemäß § 241 Absatz 1 BGB, das einen Gläubiger dazu berechtigt, von seinem Schuldner eine Leistung (beispielweise eine Zahlung) einzufordern. Ein solches Schuldverhältnis kommt in der Regel durch einen Vertrag (beispielsweise einen Kaufvertrag) zustande. Grundsätzlich gilt: Ausbleibende Zahlungen können im Rahmen des Mahnwesens nur dann eingefordert werden, wenn ein Anspruch besteht und die Forderung fällig ist.

Dazu ein Beispiel:

Max Mustermann möchte seine Einfahrt pflastern und kauft im Baumarkt eine Tonne Schotter und drei Paletten Pflastersteine auf Rechnung. Im Kaufvertrag wird ein Zahlungsziel von 2 Wochen nach Lieferungstermin vereinbart. Der Baumarkt liefert am nächsten Tag, erfüllt somit seinerseits die Vertragspflicht und hat Anspruch auf Erstattung des Kaufbetrags. Damit ergibt sich ein Schuldverhältnis zwischen Max Mustermann als Schuldner und dem Baumarkt als Gläubiger.

Versäumt der Schuldner, die vertraglich vereinbarte Leistung bis zum Eintritt der Fälligkeit (z. B. 14 Tage nach Lieferung) zu erbringen, hat der Gläubiger das Recht, diese einzufordern.

Fazit

Der Rechtsbegriff "Fälligkeit" bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem ein Gläubiger eine ausstehende Leistung bei seinem Schuldner einfordern darf. Mit Eintritt der Fälligkeit ist die sofortige Leistungspflicht des Schuldners verbunden.

Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner mit dem Eintritt der Fälligkeit zudem automatisch in Verzug. Dieser ist Voraussetzung dafür, dass ein Gläubiger gegenüber dem Schuldner Ansprüche aufgrund einer fälligen Leistung geltend machen kann.

Verzug

Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug hat der Gläubiger einen Anspruch auf Schadensersatz (in Form von Mahngebühren) und Zinsen. Voraussetzung dafür ist ein verzugsauslösender Umstand. Dieser liegt bei Nichtzahlung trotz Fälligkeit und Mahnung vor.

Tipp

Die Mahnung dient im Rahmen des Forderungsmanagements als Instrument, um Schuldner in Verzug zu setzen.

Darüber hinaus nennt § 286 Abs. 2 BGB Umstände, bei denen ein Schuldner bei Eintritt der Fälligkeit auch ohne Mahnung automatisch in Verzug gerät:

Zitat

(2) Der Mahnung bedarf es nicht, wenn

  1. für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist,
  2. der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt,
  3. der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,

aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner Max Mustermann automatisch in Verzug, da das Zahlungsziel ausgehend vom vorausgehenden Ereignis – dem Lieferungstermin – eindeutig nach dem Kalender berechnet werden kann (14 Tage nach Lieferung). Hier greift die in § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB aufgeführte Ausnahmeregelung. Eine zusätzliche Mahnung seitens des Baumarkts ist somit nicht notwendig, um Max Mustermann in Verzug zu setzen.

Handelt es sich bei der zu erbringenden Leistung um eine finanzielle Gegenleistung (Entgelt), greift zudem die gesetzliche Verzugsautomatik gemäß § 286 Abs. 3 BGB:

Zitat

(3) Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

Aufgrund der Ausnahmeregelungen in § 286 BGB besteht in vielen Fällen somit keine gesetzliche Pflicht zur Mahnung. Dennoch hält sich in Deutschland der Irrglaube, dass Gläubiger ihre Schuldner erst anmahnen müssen, bevor diese rechtliche Konsequenzen zu befürchten haben. Grund dafür ist, dass sich viele Unternehmen in Deutschland aus Kulanz an einer verbreiteten Praxis orientieren, bei der Schuldner in mehreren Eskalationsstufen (in der Regel drei Mahnungen) auf fällige Leistungen hingewiesen werden. Gesetzlich vorgeschrieben bzw. notwendig ist ein solches Vorgehen jedoch nicht. Sofern nicht bereits ein verzugsauslösender Umstand vorliegt, genügt die erste Mahnung, um einen Vorzugseintritt herbeizuführen und damit alle Voraussetzungen für weitere rechtliche Schritte zu erfüllen.

Fazit

Liegt ein verzugsauslösender Umstand gemäß § 286 BGB vor, muss der Gläubiger die ausstehende Leistung nicht anmahnen, um einen Anspruch auf Schadensersatz oder Zinsen geltend zu machen.

Mahnung: Formale Vorgaben

Wie eine rechtssichere Mahnung aussieht, ist im BGB nicht klar definiert. Die Rechtsprechung orientiert sich daher an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshof v. 10.03.1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Zitat

Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, daß er die geschuldete Leistung verlangt.

(zu finden in Neue Juristische Wochenschrift (NJW) Heft 1998/29, 2123)

Die Mahnung ist somit an keine bestimmte Form gebunden und kann in Schriftform, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aufgrund seiner Beweiskraft empfiehlt sich das Mahnschreiben.

Tipp

Bestreitet ein Schuldner den Zugang einer Mahnung, liegt die Beweislast beim Gläubiger. Es empfiehlt sich daher stets die Schriftform. Darüber hinaus sollte nachweislich sichergestellt werden, dass der Schuldner die Mahnung erhalten hat. Dies kann durch den Zeugenbeweis eines beauftragten Boten erfolgen. Bei einem Einwurf-Einschreiben fungiert der Postzusteller als Zeuge. Absolute Rechtsicherheit ist bei der Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher gegeben. Aus Kostengründen bietet sich dieser Aufwand jedoch nur in Ausnahmefällen (z.B. bei einer hohen Entgeltforderung) an.

Zu beachten ist, dass ein Mahnschreiben folgende Angaben beinhalten sollte, damit die Mahnung der offenen Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann:

  • Datum der Rechnung
  • Nummer der Rechnung
  • Zahlungsziel
  • ggf. Nummer des Lieferscheins und Lieferungstermin

Für den Schuldner ist damit klar ersichtlich, welche ausstehenden Leistungen angemahnt werden.

Dabei gilt: Eine Mahnung ist auch dann verzugsbegründend, wenn Sie nicht explizit als Mahnung betitelt wird. Demnach erfüllt auch eine besonders höfliche oder humorvolle Zahlungsaufforderung die Funktion einer Mahnung, sofern diese die oben angeführten Voraussetzungen erfüllt. In Einzelfällen haben deutsche Gerichte den verzugsbegründenden Charakter selbst bei besonders ausgefallenen Mahnschreiben bestätigt:

Selbst eine Mahnung in Versform begründet Verzug. So das Urteil des LG Frankfurt am Main vom 17. 02. 19982 (Az.: 2/22 O 495/81) bezüglich folgender Formulierung:

Zitat

Das Mahnen, Herr, ist eine schwere Kunst!
Sie werden‘s oft am eigenen Leib verspüren.
Man will das Geld, doch will man auch die Gunst

Des werten Kunden nicht verlieren.
Allein der Stand der Kasse zwingt uns doch,

ein kurz´ Gesuch bei Ihnen einzureichen:
Sie möchten uns, wenn möglich heute noch,

die unten aufgeführte Schuld begleichen.

(zu finden in NJW Heft 1982/12, 650)

Besonders kurios: Von der Kreativität des Mahnschreibens inspiriert, erging auch der Urteilsspruch in Versform und erlangte in dieser Form Rechtskraft. Und so heißt es im Leitzsatz:

Zitat

Auch eine Mahnung in Versen begründet Verzug;
der Gläubiger muss nur deutlich genug
darin dem Schuldner sagen,

das Ausbleiben der Leistung werde Folgen haben.

(zu finden in NJW Heft 1982/12, 650)

Es kommt bei einer Mahnung somit weniger auf die Form als vielmehr auf den Inhalt an.

Einem Mahnschreiben kann eine Kopie der offenen Rechnung beigelegt werden. In der Praxis werden offene Rechnungsbeträge mitunter auch direkt im Mahnschreiben aufgeführt. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Möglichkeit besteht, dass der Schuldner die Rechnung verlegt oder wohlmöglich nie erhalten hat.

Die Angabe einer Zahlungsfrist ist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt für die Androhung konkreter Rechtsfolgen. Nichtsdestotrotz nehmen viele Gläubiger Angaben dieserart in ihre Mahnschreiben auf, um den Druck gegenüber Schuldnern zu erhöhen.

Mahnschritte

In Deutschland ist ein außergerichtliches Mahnverfahren in drei Mahnschritten kaufmännische Gepflogenheit. Man unterscheidet die erste, die zweite und die dritte Mahnung. In der Regel kommt eine solche Mahnpraxis selbst dann zur Anwendung, wenn der Schuldner bereits in Verzug geraten ist und rein rechtlich nicht mehr angemahnt werden müsste. Grund dafür ist die Kundenerhaltung.

Tipp

Vermeiden Sie es, Schuldnern mehr als drei Mahnung zukommen zu lassen. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihr Anliegen nicht ernst genommen wird, da außer weiterer Mahnungen scheinbar keine weiteren Folgen zu befürchten sind.

Nicht immer sind ausstehende Leistungen auf Unwille oder Zahlungsunfähigkeit des Schuldners zurückzuführen. Mitunter vergessen Rechnungsempfänger schlicht, offene Beträge zu begleichen. Eventuell ist die Rechnung auch nie beim Rechnungsempfänger eingegangen. Um säumige Kunden durch ein gerichtliches Vorgehen nicht unnötig zu verärgern, empfiehlt es sich daher, diese zunächst höflich an ihre Zahlungspflicht zu erinnern.

Orientieren Sie sich bei der Erstellung von Mahnungen an den Vorlagen von IONOS.

Mahnung: Vorlagen für das erste, zweite und dritte Schreiben

Stützen Sie sich beim Umgang mit säumigen Kunden auf professionelle Mahnungsvorlagen. IONOS IONOS bietet Ihnen vorformulierte Musterschreiben für die erste, zweite und dritte Mahnung als Word-Datei oder im Excel-Format.

Erste Mahnung: Vorlage für das erste Mahnschreiben

Die erste Mahnung sollte unmittelbar dann erfolgen, wenn Sie feststellen, dass ein Rechnungsbetrag trotz Fälligkeit nicht beglichen wurde. Sollte der Schuldner nicht bereits im Vorfeld durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen sein, empfiehlt es sich, die erste Mahnung als höfliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung zu verfassen. Bringen Sie dabei freundlich, aber unzweideutig zum Ausdruck, dass Sie die geschuldete Leistung verlangen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, gilt auch die Zahlungsaufforderung als verzugsauslösende Mahnung. Rechtliche Unterschiede bestehen nicht. Eine Fristsetzung sowie die Androhung eventueller Folgen bei Nichtzahlung sind zunächst nicht nötig.

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1. Mahnungsvorlage für Word

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1. Mahnungsvorlage für Excel

Zweite Mahnung: Vorlage für das zweite Mahnschreiben

Wurde die angemahnte Rechnung trotz schriftlicher Erinnerung nach 10 bis 14 Tagen noch immer nicht beglichen, empfiehlt es sich, dem Schuldner ein zweites Mahnschreiben zukommen zu lassen. Dieses ist in der Regel explizit mit Mahnung betitelt und in einem nüchternen, unmissverständlichen Ton verfasst. Zudem empfiehlt es sich, im zweiten Mahnschreiben eine konkrete Zahlungsfrist (beispielsweise 10 bis 14 Tage) anzugeben, in der der offene Rechnungsbetrag zu erstatten ist.

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2. Mahnungsvorlage für Word

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2. Mahnungsvorlage für Excel

Dritte Mahnung: Vorlage für das letzte Mahnschreiben

Bleibt ein Schuldner trotz zweimaliger Anmahnung untätig, versenden Sie die dritte und letzte Mahnung. In dieser weisen Sie erneut auf den offenen Rechnungsbetrag hin und setzen einen letzten Zahlungstermin fest. Zudem sollten Sie in der dritten Mahnung zum Ausdruck bringen, dass Sie bei Nichteinhaltung des Zahlungstermins weitere Schritte einleiten werden, um Ihre Ansprüche geltend zu machen. Dabei kann es sich um die Einschaltung eines Anwalts oder an die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro handeln.

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3. Mahnungsvorlage für Word

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3. Mahnungsvorlage für Excel

Tipp

Vermeiden Sie es, Mahnung nach dem Schema 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung durchzunummerieren. Eine Zahlungserinnerung, die mit 1. Mahnung betitelt ist, erweckt den Eindruck, dass Sie durchaus bereit sind, weitere Mahnungen zu scheiben. Dies könnte säumige Schuldner dazu veranlassen, zunächst den Eingang weiterer Schreiben abzuwarten, bevor der offene Rechnungsbetrag beglichen wird.

So nutzen Sie die Mahnungsvorlagen von IONOS

Mit den Vorlagen von IONOS erstellen Sie in drei Schritten professionelle Mahnschreiben für die üblichen Eskalationsstufen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  1. Vorlage herunterladen: Alle Vorlagen stehen Ihnen als Word- oder Excel-Datei zur Verfügung.
    a.Dateiformat: Wählen Sie die passende Vorlage im gewünschten Dateiformat aus.

    b. Download: Klicken Sie auf den Download-Link unter dem Vorschaubild zur Vorlage.
     
  2. Platzhalter durch individuelle Angaben ersetzen: Alle Mahnungsvorlagen enthalten Textbausteine (z. B. Adressfelder), die als Platzhalter fungieren. Diese Beispielangaben sollen Ihnen die Verwendung der Vorlage verdeutlich und sicherstellen, dass Ihre Mahnung alle wichtigen Informationen enthält. Gehen Sie das Dokument Feld für Feld durch und ersetzen Sie die Platzhalter in folgenden Feldern durch individuelle Angaben.

    a. Kopftext: Jede Mahnungsvorlage enthält einen Kopfbereich. Dieser enthält neben dem Namen Ihrer Firma, die Anschrift des anzumahnenden Kunden sowie Ihre Absenderadresse. Ersetzen Sie die die Platzhalter durch Ihre individuellen Angaben.

    b. Datum: Achten Sie darauf, dass Ihr Mahnschreiben mit dem aktuellen Datum versehen ist.

    c. Rechnungsnummer: Ersetzen Sie die Beispielrechnungsnummer durch die Nummer der Rechnung, auf die sich Ihre Mahnung bezieht.

    d. Rechnungsdatum: Ersetzen Sie das Beispielsdatum durch das Datum der Rechnung, die nicht bezahlt wurde.

    e. Kundennummer: Tragen Sie unter Kunden-Nr. die Nummer des säumigen Kunden ein.

    f. Mahntext: Je nach Vorlage enthalten die vorformulierten Mahntexte Daten und Rechnungsbeträge. Überscheiben Sie diese Platzhalter mit Ihren individuellen Angaben.

    g. Rechnung: Das dritte Mahnschrieben enthält eine Rechnung, in der der offene Rechnungsbetrag mit den bis dahin angefallenen Verzugszinsen und Mahnkosten aufsummiert wird. Übertragen Sie Ihre Individuellen Angaben und ermitteln Sie den fälligen Gesamtbetrag.

    h. Grußformel: Ersetzen Sie die Grußformel ggf. mit der von Ihnen bevorzugten Formulierung. Es empfiehlt sich, den Namen des Unterzeichners in maschinengeschriebener Form zu wiederholen.

    i. Fußtext: Der Fußbereich des Mahnschreibens beinhaltet die komplette Anschrift Ihres Unternehmens, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) sowie die Bankverbindung auf die die Zahlung erfolgen soll: Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie die Platzhalter der Vorlage komplett mit Ihren individuellen Angaben überschreiben.
     
  3. Vorlage speichern und ausdrucken: Drucken Sie die ausgefüllte Vorlage aus, versende Sie diese – ggf. handschriftlich unterschieben – an den säumigen Kunden. Archivieren in jedem Fall eine Kopie der Mahnung. Dies kann auf elektronischem Wege passieren, indem Sie das Word- oder Excel-Dokument in einem dafür vorgesehenen Dateiordner auf Ihrem System speichern. Alternativ drucken Sie ein weiteres Exemplar aus und heften die Kopie in Papierform ab.

Erfolglose Mahnung: Was nun?

Führt das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum gewünschten Erfolg, kann ein Gläubiger bei rechtmäßigem Anspruch gerichtliche Hilfe nach §§ 688 ff. ZPO in Anspruch nehmen und den Erlass eines Mahnbescheids beantragen.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.