Ein solches Hilfsmittel ist beispielsweise die Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel. Sie wird überwiegend von kleinere Unternehmen genutzt, kommt aber auch in vielen mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Mit ihr lassen sich schnell und einfach Dienstpläne für die wöchentliche Personaleinsatzplanung erstellen. Zudem gibt es im Internet zahlreiche vorgefertigte Excel-Vorlagen – so etwa für Schichtpläne.
Die Tabellenkalkulation dient nicht nur dazu, Arbeitszeiten und Schichteinteilungen zu visualisieren, sie bietet auch zahlreiche praktische Formeln sowie die sogenannten Makros. Mit diesen können Sie komplizierte Berechnungen (z. B. für Wochenstunden oder Gehälter) automatisieren und auch zusätzliche Funktionen wie Mitarbeiterlisten oder Kästchen zum Ankreuzen programmieren. Die fertigen Arbeitspläne können Sie dann entweder in Papierform ausdrucken oder direkt per E-Mail oder via Intranet an die Belegschaft weiterleiten.
Da die Arbeit mit Excel jedoch zum Großteil aus manuellen Eingaben besteht, ist sie auch vergleichsweise fehleranfällig. So kann es bei mangelnder Aufmerksamkeit zu doppelten Eintragungen kommen, was sich auch nicht durch Formeln verhindern lässt. Darüber hinaus ist der Funktionsumfang des Microsoft-Tools gegenüber dedizierter PEP-Software sehr eingeschränkt.