Personaleinsatzplanung (PEP): Zweck, Methoden und Hilfsmittel

Mitarbeiter sind eine, wenn nicht sogar die wichtigste erfolgskritische Ressource jedes Unternehmens. Gleichzeitig sind sie aber auch ein hoher Kostenfaktor. Der Schlüssel liegt im sinnvollen Einsatz dieser Ressource, um ein Maximum an Produktivität zu erreichen und gleichzeitig Personalausfälle zu vermeiden. Mit dieser Aufgabe befasst sich die sogenannte Personaleinsatzplanung. Erfahren Sie, was eine professionelle PEP ausmacht und wie sie Ihre tägliche Arbeit nachhaltig erleichtern kann.

Die Personaleinsatzplanung ist ein Prozessabschnitt der Personalplanung, die wiederum dem Obergebiet der Personalverwaltung zugordnet wird. Letztgenannte umfasst alle administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalwesens. Die Personalplanung hingegen stellt sicher, dass der Mitarbeiterbedarf im Unternehmen in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und lokaler Hinsicht gedeckt ist. Das bedeutet im Klartext, dass die richtige Anzahl Mitarbeiter (quantitativ) mit den richtigen Qualifikationen (qualitativ) zum richtigen Zeitpunkt (zeitlich) am richtigen Einsatzort (lokal) verfügbar sein muss. Auf diese Weise soll die Personalplanung dazu beitragen, dass die übergeordneten Unternehmensziele (z. B. Produktionssteigerung, Effizienzsteigerung im Kundenservice) erreicht werden.

Der Prozess der Personalplanung untergliedert sich in fünf Bereiche:

1. Personalbedarfsermittlung
2. Personalbeschaffungsplanung
3. Personalabwicklungsplanung
4. Personaleinsatzplanung
5. Personalfreisetzungsplanung

Personaleinsatzplanung oder auch nur „Einsatzplanung“ meint die sinnvolle Zuordnung von Mitarbeitern zu ihren Positionen – dabei passt idealerweise das Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters perfekt zum Anforderungsprofil der Stelle. Es müssen dabei sowohl die quantitativen, zeitlichen und lokalen Erfordernisse des Betriebs als auch die persönlichen Neigungen und Interessen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Eine gute Personaleinsatzplanung muss vor allem Folgendes leisten:

• Konstante Personaldeckung: Angestrebt wird ein ständiges Gleichgewicht zwischen Auftragsvolumen und Arbeitszeit. Auf diese Weise sollen nicht nur Personalengpässe verhindert werden, die Produktivitätsverluste verursachen können, sondern ebenso auch kostenintensive Überkapazitäten (z. B. bei unbeständiger Auftragslage).
• Produktivitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung: Indem Stellen mit den am besten dafür geeigneten Mitarbeitern besetzt werden, soll die Wertschöpfungskette im Betrieb optimiert werden. Wichtig für die Produktivität und Kostensenkung ist aber auch die Zufriedenheit der Belegschaft. Ein guter Personaleinsatzplaner weiß daher nicht nur um die Qualifikationen der Mitarbeiter, sondern er kennt auch deren Bedürfnisse hinsichtlich der Arbeit und verlangt ihnen nicht zu viel ab. Das bedeutet: Eine gute Personaleinsatzplanung gewährleistet, dass es möglichst selten zu Überstunden oder Leerlaufzeiten sowie zur Unter- oder Überforderung kommt. Sie überprüft auch regelmäßig, ob Anlass bzw. Bedarf für Weiterbildungen, Neueinstellungen, Versetzungen oder Entlassungen besteht.
• Flexibilisierung des Personaleinsatzes: Ein gut durchdachtes PEP-System zeichnet sich auch dadurch aus, dass es ermöglicht, flexibel auf Workload-Spitzen (z. B. in der Urlaubssaison in der Tourismus-Branche) und Mitarbeiterengpässe (z. B. durch gehäufte Urlaubsanträge in einem bestimmten Zeitraum oder plötzliche Krankmeldungen) zu reagieren.

Früher wurde Personaleinsatzplanung sehr eng definiert. Heute wird sie dagegen als Baustein desoft synonym verwendeten Workforce-Managements verstanden.

Wie die PEP basiert auch das WFM auf dem Grundgedanken der Bedarfsorientierung und der Optimierung des Personaleinsatzes. Der Begriff „Workforce Management“ ist aber noch etwas weiter gefasst und meint einen ganzheitlichen Prozesszur Produktivitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung. Das bedeutet, dass die Personalplanung flexibel auf Kapazitätsschwankungen reagieren können muss. Entsprechende Maßnahmen tangieren Bereiche wie Human Resources, Recruiting, Personaldisposition, Bedarfsprognosen und HR-Analytics.

Darüber hinaus deckt der Begriff Workforce Management nicht nur Mitarbeiter ab, sondern beschäftigt sich auch mit anderen „mobilen Ressourcen“ wie etwa Arbeitsfahrzeugen, MaschinenundMaterial. Diese gelten im übertragenden Sinne ebenfalls als „Workforce“.

Insbesondere kann sich die Personaleinsatzplanung auch auf die Schichtplanung beziehen. Der hauptsächliche Unterschied besteht darin, dass Schichtpläne meist für eine feste Dauerregelung angelegt werden und damit einer längerfristigen Planung dienen. Bei der PEP steht dagegen ganz klar der Faktor Flexibilität im Vordergrund. Ein Personaleinsatzplan bezieht sich daher immer auf einen begrenzten Zeitraum und wird je nach Bedarf ständig modifiziert. In der Praxis kommen häufig auch hybride Konzepte zum Einsatz: Dann gibt es zwar einen Schichtplan, allerdings werden Bedarfsspitzen im Rahmen der Personaleinsatzplanung mittels Einbringschichten ausgeglichen.

Da sich die PEP auch mit Methoden der Arbeitszeiterfassung beschäftigt, hängt sie in gewisser Weise auch mit der sogenannten Zeitwirtschaft zusammen. Diese umfasst sämtliche Methoden zur Ermittlung, Aufbereitung und Nutzung arbeitsbezogener Zeitdaten.

In der täglichen Arbeitspraxis steht der Personaleinsatzplaner zahlreichen Herausforderungen gegenüber – die größte ist wohl, einen Kompromiss zwischen langfristiger Planung und Flexibilität zu finden. Man unterscheidet in diesem Zusammenhang unterschiedliche Planungszeiträume, die für die Personaleinsatzplanung eine Rolle spielen:

1. Jahresplanung: Da Kapazitätsschwankungen langfristig schwer vorhersehbar sind, gilt die Personaleinsatzplanung auf jährlicher Basis als besonders anspruchsvoll. Aber sie ist oft von essenzieller Bedeutung: Denn je länger im Voraus bekannt ist, wer wann wo eingesetzt wird, desto besser können sich die Mitarbeiter auf die festgelegten Zeiten einstellen – oder aber selbstständig für Ersatz sorgen. Die Jahresplanung ist in der Regel aber meist lediglich ein grober Entwurf, der die Planung für das kommende Geschäftsjahr erleichtern soll.
2. Monats- bzw. Wochenplanung: Dieser Planungshorizont umfasst u.a. Urlaubs-, Weiterbildungs- und Vertretungspläne, die ca. 4 bis 6 Wochen im Voraus ausgearbeitet werden sollten.
3. Ist-Zustand: Letztlich muss die Personaleinsatzplanung auch flexibel auf kurzfristige Änderungen im Arbeitsablauf reagieren können – beispielsweise auf unvorhergesehene Peaks bei gleichzeitig hohem Krankenstand.

Grundgedanke dieses „trichterförmigen“ Ansatzes ist es demnach, zuerst einen groben Langzeitplan zu entwerfen und diesen dann im Laufe der Zeit auf Basis von Erfahrungswerten immer weiter zu verfeinern. Um den zukünftigen Mitarbeiterbedarf zuverlässiger prognostizieren zu können, ist es notwendig, den Arbeitsbedarf und den Personalbestand fortwährend zu analysieren. Anhand von Indikatoren wie dem Umsatz oder der Kundenzahl leitet man dann wiederkehrende Muster und Prognosen der künftigen Entwicklung ab. Aus den daraus resultierenden Vorhersagen – auch „Forecast“ genannt – zum Bedarf an Arbeitskraft und zur Personalverfügbarkeit lassen sich dann wiederum Maßnahmen ableiten, die der Vermeidung von Überbesetzung oder Unterbesetzung dienen.

Zu den wichtigsten Instrumenten der Personaleinsatzplanung zählen u.a. Dienst- und Schichtpläne. Während diese früher per Hand geschrieben wurden, gibt es inzwischen zahlreiche technische Hilfsmittel, die den Planungsprozess vereinfachen und beschleunigen.

Ein solches Hilfsmittel ist beispielsweise die Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel. Sie wird überwiegend von kleinere Unternehmen genutzt, kommt aber auch in vielen mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Mit ihr lassen sich schnell und einfach Dienstpläne für die wöchentliche Personaleinsatzplanung erstellen. Zudem gibt es im Internet zahlreiche vorgefertigte Excel-Vorlagen – so etwa für Schichtpläne.

Die Tabellenkalkulation dient nicht nur dazu, Arbeitszeiten und Schichteinteilungen zu visualisieren, sie bietet auch zahlreiche praktische Formeln sowie die sogenannten Makros. Mit diesen können Sie komplizierte Berechnungen (z. B. für Wochenstunden oder Gehälter) automatisieren und auch zusätzliche Funktionen wie Mitarbeiterlisten oder Kästchen zum Ankreuzen programmieren. Die fertigen Arbeitspläne können Sie dann entweder in Papierform ausdrucken oder direkt per E-Mail oder via Intranet an die Belegschaft weiterleiten.

Da die Arbeit mit Excel jedoch zum Großteil aus manuellen Eingaben besteht, ist sie auch vergleichsweise fehleranfällig. So kann es bei mangelnder Aufmerksamkeit zu doppelten Eintragungen kommen, was sich auch nicht durch Formeln verhindern lässt. Darüber hinaus ist der Funktionsumfang des Microsoft-Tools gegenüber dedizierter PEP-Software sehr eingeschränkt.

Aufgrund der funktionalen Einschränkungen von Microsoft Excel greifen viele Unternehmen auf spezialisierte Tools zurück, um die mit der Personaleinsatzplanung verbundenen Aufgaben zu meistern. Diesbezüglich lassen sich hauptsächlich zwei Arten von Software unterscheiden:

• Kostenlose Programme: Freeware wie das von der QTime GmbH entwickelte Tool Q1 eignet sich eher für kleinere Unternehmen.
• Professionelle PEP-Lösungen: Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und einem entsprechend hohen Verwaltungsaufwand nutzen bevorzugt professionelle PEP-Software, die meist in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert ist. Solche Programme kann man in der Regel im Rahmen kostenpflichtiger Abonnements mit bis zu 12 Monaten Mindestlaufzeit nutzen – die Preise reichen von rund 40 bis 130 Euro. Üblich ist eine Bezahlung über eine monatliche Pauschale oder ein Preis, der von der Mitarbeiterzahl abhängig ist. Beachten Sie, dass es sowohl branchenunabhängige als auch spezialisierte Programme z. B. für Call-Center, Zeitarbeitsfirmen, die Gastronomie, Krankenpflege oder Schichtarbeit in der Fertigungsindustrie gibt. Empfehlenswerte Beispiele sind Bitrix24, humanity und Planday.

Gute PEP-Software kann man meist für eine ganze Bandbreite an Aufgaben einsetzen: beispielsweise für die Zeit- und Arbeitsdatenerfassung, die Abwesenheitsverwaltung oder das Aufgaben- und Maßnahmenmanagement. Die meisten Programme ähneln sich hinsichtlich Aufbau und Funktionsweise:

• Eine gut strukturierte und visuell ansprechende Benutzeroberfläche bietet eine gute Übersichtüber Kapazitäten, Urlaubstage, Fehlzeiten.
• Dank direkter Synchronisation mit der Mitarbeiterdatenbank können Sie über die Software Fähigkeits- und Anforderungsprofile direkt miteinander abgleichen.
• Die Auftragsplanung funktioniert nach dem Drag-and-drop-Prinzip. Mitarbeiter werden ganz einfach mit der Maus in die jeweiligen Schichten im Kalender geschoben.
• Die Personaleinsatzplanung geschieht in Echtzeit. Das bedeutet, dass jede Änderung – egal wie kurzfristig – automatisch ins Back-Office übertragen wird und sofort berücksichtigt werden kann.
• Viele Aufgaben wie die Verrechnung von Arbeits- und Überstunden werden automatisiert.
• Automatische Alarme weisen auf doppelte Zuteilungen oder Schichtüberschneidungen hin (Konfliktmanagement).
• Indem Sie Ihrer Belegschaft den Zugriff auf das PEP-System erlauben, stellen Sie sicher, dass sämtliche Mitarbeiter ständig über Arbeitszeiten und Schichten informiert sind. Zudem können Sie direktes Feedback zu Ihrer Personaleinsatzplanung erhalten und Änderungen zeitnah ins System einpflegen. Natürlich können Dienst- und Schichtpläne auch wie gewohnt ausgedruckt oder per E-Mail versandt werden.

Die Vorteile solcher Software sind offenkundig:

• Zugriff auf alle relevanten Daten
• Benutzerfreundlichkeit
• Flexibilität
• Geringerer organisatorischer Aufwand
• Zeit- und Kostenersparnis
• Weniger fehleranfällig als Alternativen (Excel, händisch erstellte Liste)
• Externer Zugriff möglich
• Direktes Mitarbeiterfeedback möglich
• Visuell ansprechend

Zwar ist die Personaleinsatzplanung das Metier des Managements. Die Mitarbeiter, um die es hier schließlich geht, sollten jedoch bei der Planung mit einbezogen werden. Das beginnt schon mit der Frage, ob die Betriebsvereinbarung überhaupt eine flexible Einsatzplanung zulässt. In jedem Fall sollten Sie vor, während und auch nach der Einführung eines PEP-Systems den Betriebsrat bzw. die Mitarbeitervertretung in die Konzipierung und Umsetzung miteinbeziehen. Nur so können Sie gewährleisten, dass das gesetzliche Mitbestimmungsrecht der Mitarbeiter gewahrt bleibt.

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