Mitarbeiter anmelden: Meldepflichten und Fristen im Überblick

Möchten Sie als Unternehmer sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter, Minijobber oder Auszubildende einstellen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese bei verschiedenen Behörden anzumelden. Wir haben eine Übersicht aller Meldepflichten des Arbeitsgebers inklusive Checkliste für Sie zusammengestellt.

Ein Unternehmer, der Mitarbeiter einstellen möchte, muss seinen Betrieb zunächst bei allen erforderlichen Einrichtungen anmelden.

Die Beschäftigung von Arbeitnehmern setzt Folgendes voraus:

• Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit
• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
• Registrierung beim Finanzamt.

Änderungsmitteilungen werden telefonisch sowie per Fax oder E-Mail entgegengenommen.

Die Betriebsnummer muss lediglich einmal vor der Einstellung des ersten Arbeitnehmers beantragt werden und dient später der An- und Abmeldung bei der Krankenkasse sowie der Abrechnung von Beiträgen zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Darüber hinaus wird die Betriebsnummer für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen und Unfallanzeigen bei der Berufsgenossenschaft benötigt.

Beschäftigte eines Unternehmens sind kraft Gesetzes unfallversichert. Ein neu gegründetes Unternehmen muss daher innerhalb einer Woche beim zuständigen Unfallversicherer angemeldet werden. Unfallversicherer für privatrechtliche Unternehmen ist die gewerbliche Berufsgenossenschaft der jeweiligen Branche oder die zuständige landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft (LBG).

Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung trägt das Unternehmen, das die Mitarbeiter beschäftigt. Die Höhe der Beiträge hängt von der Gefahrklasse des betreffenden Unternehmens ab.

Stellen Sie als Unternehmer zum ersten Mal einen Mitarbeiter ein, haben Sie die Wahl, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen oder einen Steuerberater damit zu beauftragen.

Für Selbstabrechner ist vor der Personaleinstellung eine Registrierung beim Finanzamt vorgeschrieben. Wurde ein Dritter mit der Lohnabrechnung beauftragt, genügt es, wenn dieser registriert ist. Die Registrierung beim Finanzamt ist eine Voraussetzung dafür, dass Sie Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden und Lohnsteuer abführen können.

Führen Sie die Lohnabrechnung nicht selbst durch, erfolgt auch die Anmeldung von Arbeitnehmern durch das beauftragte Steuerbüro.

Damit Sie einen neuen Mitarbeiter ordnungsgemäß bei allen erforderlichen Stellen anmelden können, benötigen Sie folgende Unterlagen des Arbeitnehmers:

• Arbeitserlaubnis (nur bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern)
• Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
• Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• ggf. Nachweis der Elternschaft
• ggf. Schwerbehindertennachweis
• ggf. Nachweise je nach Berufsfeld und Branche (z. B. Bescheinigung über Belehrung von Lebensmittelpersonal gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz

Die Einstellung eines sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiters oder eines Auszubildenden erfordert in jedem Fall die Meldung zur Sozialversicherung. Sind Sie Selbstabrechner, ist zudem die Anmeldung des Arbeitnehmers beim Finanzamt erforderlich.

Minijobber werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Diese wickelt auch die Meldung zur Sozialversicherung ab.

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind (was der Normalfall ist), sieht der Gesetzgeber folgende Meldepflichten vor:

• Anmeldung
• Abmeldung
• Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• sonstige Entgeltmeldungen

Für die Anmeldung benötigen Sie vom Arbeitnehmer die Bescheinigung zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse, die als Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Sozialversicherung fungiert.

Über die An-, Ab- und Ummeldung hinaus sind Sie verpflichtet, entsprechende Arbeitnehmer sozialversicherungsrechtlich einzuordnen, Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der Lohnabrechnung zu berechnen und in Form eines Beitragsnachweises an die jeweilige Einzugsstelle zu übermitteln.

Der Einzug der Sozialversicherungsbeiträge erfolgt im Lastschriftverfahren durch die Krankenkasse des Arbeitnehmers.

Die Beiträge zu den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung werden jeweils zur Hälfte von Ihnen und den jeweiligen Arbeitnehmern getragen.

Die Übermittlung des Beitragsnachweises muss ausschließlich auf elektronischem Weg und mit gesicherter, verschlüsselter Datenübertragung erfolgen. Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Übermittlung über ein kommerzielles systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv-net, die kostenlose elektronische Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkasse (ITGS).

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten Lohnabrechnung und spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Der Beitragsnachweis muss bei der Krankenkasse monatlich spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr eingehen. Geht der Beitragsnachweis zu spät ein, ist die Krankenkasse zur Schätzung berechtigt.

Ein Arbeitgeber, der es versäumt, Arbeitnehmer innerhalb der gesetzlichen Frist bei der Sozialversicherung anzumelden, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit hohen Geldbußen geahndet werden kann.

Arbeitgeber, die die Lohnsteuer selbst berechnen, müssen neue Mitarbeiter beim zuständigen Finanzamt anmelden, um alle für die Abrechnung relevanten Lohnsteuerabzugsmerkmale abfragen zu können. Diese umfassen:

• Steuerklasse und Faktor (bei Steuerklasse IV)
• Kirchensteuermerkmal des Arbeitnehmers sowie des Lebenspartners (falls vorhanden)
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Lohnsteuerfreibetrag und Hinzurechnungsbetrag

Erfolgt die Lohnsteuerabrechnung über ein Steuerbüro, übernimmt dieses die Registrierung des Betriebs sowie die Anmeldung neuer Arbeitnehmer.

Die Mitarbeiteranmeldung beim Finanzamt erfolgt über das ELStAM-Verfahren (kurz für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) – entweder über eine Lohnabrechnungssoftware oder das Online-Portal ELSTER.

Um einen Arbeiter oder Angestellten anmelden zu können, benötigen Sie von diesem folgende Informationen:

• Geburtsdatum
• Steueridentifikationsnummer

Darüber hinaus müssen Sie angeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt und in welcher Höhe der Lohnsteuerfreibetrag genutzt werden soll.

Minijobber werden weder bei der Krankenkasse noch beim Finanzamt angemeldet. Stattdessen besteht eine Meldepflicht gegenüber der Minijob-Zentrale, die als Melde- und Einzugsstelle für geringfügige Beschäftigung fungiert. Trägerin ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS).

Auch geringfügig Beschäftigte sind vom Arbeitgeber sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen. Die Minijob-Zentrale stellt zu diesem Zweck einen Personalfragebogen zur Verfügung. Diesen können Sie auf der Website der Meldestelle kostenlos herunterladen.

Die Anmeldung von Minijobbern erfolgt ebenfalls mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn.

Um Schwarzarbeit vorzubeugen, sieht der Gesetzgeber für besonders stark betroffene Branchen eine Sofortmeldepflicht vor. Das Beschäftigungsverhältnis ist in diesem Fall noch am Tag der Arbeitsaufnahme zu melden.

Gemäß § 28a Abs. 4 SGB IV gilt die Sofortmeldeflicht für folgende Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe

Die Sofortmeldepflicht gilt sowohl für Voll- und Teilzeitbeschäftigte als auch für Minijobber. Sie erfolgt auf elektronischem Weg direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) – wahlweise über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie sv-net.

Die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Sozialversicherung oder beim Finanzamt ist kostenlos. Für den Arbeitgeber entstehen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses jedoch Kosten für Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil). Zudem trägt der Arbeitgeber die Gesamtkosten für die Unfallversicherung seiner Mitarbeiter.

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