Vorab einen Projektplan zu erstellen ist für Projekte nahezu jeder Größenordnung empfehlenswert. Denn beim Erstellen eines Projektplans setzen Sie sich automatisch mit der Frage auseinander, wie Sie das Projektziel möglichst risikofrei in kürzester Zeit und mit möglichst wenigen Mitteln erreichen können. Außerdem antizipieren Sie während der Planung bereits mögliche Probleme und ersinnen Lösungsansätze. So können Sie schnell reagieren, wenn bei es bei der Umsetzung tatsächlich zu Problemen kommt.
Das Dokument kann auch der Information von Kunden und Projektpartnern dienen. Diese erhalten durch eine schriftliche Planung eine Übersicht der einzelnen Arbeitsschritte und können überprüfen, ob die Planung auch all ihre Wünsche berücksichtigt. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Planung noch rechtzeitig anpassen, bevor die eigentliche Projektumsetzung begonnen hat.
In der Regel wird ein Projektplan von den Projektpartnern vorab genehmigt und dient damit als verbindliche Grundlage für das weitere Vorgehen. Dementsprechend muss er also zu Beginn der Planungsphase erstellt werden.
Der schriftliche Plan dient darüber hinaus dem Projektverantwortlichen als Arbeitsmittel, das ihm hilft, während des Projekts nicht den Fokus zu verlieren und Termine sowie Budgets einzuhalten.
Der Plan sollte so detailliert sein, dass der Projektmanager mit diesem Dokument seine Tätigkeit ohne Schwierigkeiten an einen neuen Projektmanager übergeben könnte. Damit dieser sich einen schnellen Überblick verschaffen kann, darf er aber auch nicht mit zu vielen zweitrangigen Informationen vollgepackt sein. Als Faustformel gilt: So ausführlich wie nötig, so kurz wie möglich.