Ein softwarebasierendes Bewerbermanagementsystem macht es vor allem der HR-Abteilung leichter, den kompletten Prozess sinnvoll und effizient zu organisieren. Es sollte allerdings auch das Erlebnis des Interessenten (Candidate Experience genannt) während der Bewerbungsphase verbessern. Im besten Fall bildet eine solche Software jeden Schritt des Bewerbermanagements ab: von der Stellenausschreibung bis zur Personalakte – was das Bewerbermanagementsystem wiederum mit den anderen Systemen der Personalabteilung verknüpft.
Gerade die Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen kann aufwendig sein, besonders wenn man mehrere Kanäle mit der Annonce bespielt, um eine möglichst große Wirkung zu erzielen. Eine gute E-Recruiting-Software übernimmt diese Arbeit: Über die Software erstellen Sie die Ausschreibung und veröffentlichen diese mit wenigen Klicks auf den verschiedensten Job-Portalen, auf der eigenen Homepage bzw. der eigenen Karriereseite und über E-Mails. Im besten Fall werden Besucher von dort auf eine Bewerbungsmaske weitergeleitet. Hier können Interessenten ihre Daten eintragen, Dokumente hochladen und in manchen Fällen sogar das Bewerbungsprofil mit einem Account bei anderen Plattformen wie LinkedIn verknüpfen.
Manche Software ist sogar in der Lage, CV-Parsing durchzuführen. Jeder Bewerber hat einen eigenen Lebenslauf mit individuellem Layout – meist als PDF-Datei gespeichert. Damit man als Entscheider in der Personalabteilung möglichst effizient arbeiten kann, ist es allerdings besser, ein einheitliches Format durch eine Eingabemaske vorzugeben. Dies erlegt jedoch den Bewerbern zusätzliche Arbeit auf, denn sie müssen nun alle Daten aus ihrem sorgsam gestalteten Lebenslauf noch einmal in die Maske eintragen. CV-Parsing vereinfacht dies: Die Software zieht die Informationen selbstständig aus dem Dokument und trägt sie in die korrekten Felder ein. Der Bewerber muss anschließend nur noch überprüfen, ob sich keine Fehler eingeschlichen haben.
Der Vorteil, der sich aus dem umfangreichen Bewerbermanagementsystem ergibt: Alle Bewerbungen befinden sich im Anschluss sortiert in einer Datenbank und müssen nicht manuell an einem Ort zusammengetragen werden. Darüber hinaus handelt es sich um eine standardisierte Maske: Jeder Bewerber verwendet das gleiche Format. So können Sie sich viel besser zurecht finden. Da auch Kontaktinformationen Teil des Systems sind, lassen sich einfach über die Software Einladungen sowie Zu- und Absagen versenden.
Da alle Schritte computergestützt sind, kann sogar eine erste Auswahl über Algorithmen ablaufen. Anhand des vorher erstellten Anforderungsprofils können die Bewerbungen durch die Software selbst eingeschätzt werden. Dies ersetzt sicherlich nicht komplett die persönliche Bewerberauswahl –Personaler müssen hier selbst entscheiden, wie viel Vertrauen sie in den Algorithmus setzen. Zumindest für die Vorauswahl können die Berechnungen durch die Software nicht schaden.
Haben Sie sich für einen Kandidaten entschieden, sind viele Informationen über diesen bereits digitalisiert und lassen sich ohne großen Aufwand in den Arbeitsvertrag und die Personalakte übertragen. Außerdem kann man abgelehnte, aber dennoch interessante Bewerber in den Talent-Pool aufnehmen und dann kontaktieren, sobald eine geeignete Stelle vakant wird. Ganz wichtig hierbei: den Datenschutz nicht vergessen! Zum einen müssen Sie Bewerber um Erlaubnis bitten, bevor Sie deren persönliche Daten langfristig speichern. Zum anderen muss sichergestellt sein, dass keine Dritten Zugriff auf die Daten haben.
Ein letzter Vorteil ergibt sich durch das weitreichende System: Da alle Schritte über ein einziges System laufen, kann auch der komplette Prozess analysiert werden. Besonders bei der Erfolgsmessung der Stellenausschreibung kann eine gute Bewerbermanagement-Software helfen. Wie viele Menschen haben die Ausschreibung gesehen und wie viele davon haben sich für eine Bewerbung entschieden? Eine Auswertung der Messergebnisse kann wichtige Aufschlüsse für die Erstellung von Ausschreibungen geben.
Wenn Sie sich für die Verwendung einer E-Recruiting-Software entscheiden, haben Sie verschiedene Angebote zur Auswahl: Entweder Sie wählen ein fertiges Produkt, das in den verschiedensten Branchen zum Einsatz kommen kann, oder Sie arbeiten mit einem Hersteller zusammen und lassen sich eine auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Software erstellen. Da diese zweite Variante wohl in den meisten Fällen sehr viel kostspieliger sein sollte, ist der Schritt eher für größere Unternehmen geeignet. Außerdem sollte man bereits Erfahrung mit E-Recruiting haben, um die eigenen Anforderungen genau beschreiben zu können.