Bei der Auswahl des Arbeitszeiterfassungssystems sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen:
In welcher Branche arbeiten Sie? Ist in der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, überhaupt eine Zeiterfassung sinnvoll? Oder handelt es sich um Arbeitszeiten, die an Öffnungszeiten gebunden sind? Läden und Behörden haben beispielsweise feste Öffnungs- und damit Arbeitszeiten. Hier ist kein gesondertes System nötig. Ohne feste Öffnungs- oder Sprechzeiten können die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich sein, sodass ein System zur Zeiterfassung von Nutzen ist.
Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Handelt es sich um ein internationales Unternehmen, das an länderübergreifende Maßstäbe gebunden ist, oder um ein unabhängiges, mittelständisches Unternehmen? Auch die Anzahl der Mitarbeiter spielt hier eine Rolle. In Kleinbetrieben kann die Arbeitszeiterfassung lockerer gehandhabt werden als in großen Unternehmen, da beispielweise spontane Änderungen im Arbeitsplan einfacher besprochen und vorgenommen werden können. Der sprichwörtliche kleine Dienstweg erleichtert die Organisation. Damit aber die Rechte und Pflichten beider Parteien gewahrt bleiben, ist eine ordentliche Dokumentation sinnvoll.
Welches Arbeitsmodell nutzen Sie? Wann, wo und wie gearbeitet wird, hat Einfluss auf die Auswahl des Zeiterfassungssystems. Nicht überall herrschen Kernarbeitszeiten. Schichtdienst, Kundenservice, Arbeiten auf Abruf, Auftragsarbeiten, Home-Office oder Job-Sharing müssen bei der Auswahl des Systems berücksichtigt werden.
Was sind Ihre Präferenzen? Jemand, der immer am selben Ort arbeitet, bevorzugt wahrscheinlich eine digitale Zeiterfassung am Eingang des Gebäudes oder des Büros. Wohingegen ein Mitarbeiter, der oft unterwegs ist, eher eine App zur Arbeitszeiterfassung nutzen würde.
Beispiel: Wenn Sie einen mittelständischen Blumenladen mit 5 Mitarbeitern führen, könnten Sie eine analoge Liste mit den Arbeitszeiten in Ihrem Laden führen. Sobald Ihre Mitarbeiter an einen Ort gebunden sind, um ihre Arbeit zu verrichten, ist diese Methode praktisch und einfach umzusetzen. Erst mit zunehmender Mitarbeiterzahl lohnt sich die Investition in ein elektronisches System. Der Papierkram entfällt dadurch; zudem ist ein solches System weniger fehleranfällig.
Anders ist es bei einem Unternehmen, das Kundenbesuche tätigt oder Mitarbeiter auf Messen schickt. In diesem Fall sind die Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Ort gebunden, an dem sie ein- und auschecken. Eine Zeiterfassungs-App wäre in diesem Fall optimal. Der Mitarbeiter kann in dieser App Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen eintragen. Auch wann er unterwegs war und wie viel Zeit er bei Kunden verbracht hat, lässt sich über eine solche App dokumentieren. So hilft das System nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung, sondern auch bei der Analyse der Leistungsfähigkeit. Diese Daten können helfen, Arbeitsschritte zu optimieren.
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