Arbeitszeiterfassung – was ist zu beachten?

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer sinnvoll. Dabei stellt die Umsetzung beide Seiten oftmals vor Probleme. Häufig scheitert die Erfassung der Arbeitszeiten dann auch an den vielen rechtlichen Grauzonen. Sogar das Aufzeichnen der Arbeitszeit selbst ist rechtlich nicht ganz eindeutig geregelt. Solange die Arbeitszeiten allerdings im Arbeitsvertrag festgehalten sind, hat der Arbeitgeber relativ freie Hand bei der Arbeitszeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung – Definition

In Deutschland sind nur Systeme zur Prüfung der Anwesenheit des Mitarbeiters üblich. Was der Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit macht oder wie oft er während der Arbeit seinen Platz verlässt, um z. B. auf die Toilette zu gehen, wird üblicherweise nicht per System überprüft.

In der Betriebswirtschaft wird die Erfassung der Arbeitszeit dem Personalwesen zugeordnet.

Definition

Arbeitszeiterfassung (oder auch Personalzeiterfassung genannt) bezeichnet die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters im Betrieb. Rechtlich gesehen ist die Arbeitszeit der Zeitraum, in dem ein Arbeitnehmer seiner Arbeitspflicht nachkommen muss. Unbezahlte Pausen und Ruhezeiten gehören in der Regel nicht zur Arbeitszeit.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es bezüglich der Arbeitszeiterfassung?

Seit 1994 ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Kraft. Grundsätzlich gilt dieses Gesetz für alle in Deutschland beschäftigten Personen. Nur bei Minderjährigen und besonderen Berufsgruppen gibt es laut § 18 ArbZG Extraregelungen zur Arbeitszeit, etwa im Jugendarbeitsschutzgesetz.

Dem Unternehmen ist es laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und ArbZG selbst überlassen, wie es die Zeiterfassung durchführt. Mögliche Optionen sind digital, schriftlich oder über mechanische Stechkarten.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Im ArbZG ist nur festgelegt, dass Arbeitszeiterfassung stattfinden soll. Wie diese ausgeführt wird, ist den Vorstellungen des Arbeitgebers überlassen. Durch den technischen Fortschritt ist es nunmehr möglich, viele Arbeitsschritte des Mitarbeiters digital zu verfolgen, Daten zu sammeln und so die Arbeitszeit zu erfassen.

Ein entsprechendes System könnte beispielsweise nachvollziehen, wie oft der Mitarbeiter das Büro oder seinen Arbeitsplatz verlassen hat, um zu rauchen oder die Toilette aufzusuchen. Heutzutage lassen sich Arbeitsvorgänge penibel digitalisieren. Das Sammeln von sensiblen Mitarbeiterdaten oder das Aufzeichnen von Verhaltensweisen der Angestellten während der Arbeit sind zwar nicht illegal, trotzdem aber bedenklich.

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber bei der Erfassung der Arbeitszeit Folgendes beachten:

  • Der Arbeitnehmer muss wissen, wo die Dokumentation der Arbeitszeit zu finden ist und welcher Mitarbeiter dafür verantwortlich ist.
  • Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben jederzeit Zugriff auf die Dokumentationen der Arbeitszeiten. Aus diesem Grund muss eine Verfügbarkeit der Einsicht geregelt sein.
  • Nur der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber und das zuständige Personal haben Zugriff auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters. Anderen Personen sowie Ämtern oder der Polizei muss der Zugriff erst gewährt werden.
  • Der Arbeitgeber muss stets darauf achten, dass bei der Arbeitszeiterfassung die EU-Datenschutz-Grundverordnung befolgt wird.

Was darf erfasst werden?

Das ArbZG gibt bezüglich der Art der gesammelten Daten keine Vorgaben, allerdings greift hier das 2018 überarbeitete Bundesdatenschutzgesetz ein. Seit Mai 2018 gilt die dafür maßgebliche EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die DSGVO besagt u. a., dass ohne Zustimmung der betreffenden Person keine personenbezogenen Daten gesammelt werden dürfen. Dieses Recht auf Selbstbestimmung gilt selbstverständlich auch für Arbeitnehmer.

Was muss erfasst werden?

Laut § 3 ArbZG beträgt die maximale Arbeitszeit 8 Stunden pro Werktag. Der Sonntag gehört laut Gesetz nicht zu den Werktagen. Somit darf ein Arbeitnehmer pro Woche 48 Stunden arbeiten. Eine Ausweitung auf 10 Stunden pro Tag ist nur dann möglich, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 6 Monaten die Regel von 8 Stunden nicht überschreitet. Es müssen also zeitnahe Ausgleiche geschaffen werden.

Da es viele Grauzonen im Gesetz der Zeiterfassung gibt, ist auch nicht genau geregelt, ob Arbeitszeiten aufgeschrieben werden müssen, solange diese im Vertrag schriftlich festgehalten sind. Nur die Mehrarbeit – sogenannte Überstunden – müssen Unternehmen zwingend dokumentieren. Aber wie sollen aufzeichnungspflichtige Überstunden dokumentiert werden, wenn es keine Aufzeichnungen von den geleisteten Stunden gibt?

Beispiel: Bei Lehrkräften an Universitäten oder Schulen werden die Arbeitszeiten selten erfasst. Oft werden nur die Stunden, die eine Lehrkraft an der Bildungsstätte verbringt, als Arbeitszeit angesehen. Allerdings arbeiten Lehrer und Professoren nach „Feierabend“ noch, indem sie Klassenarbeiten korrigieren, die nächsten Stunden vorbereiten oder Tests erstellen. Für diese Aufgaben der Lehrkräfte werden oft nicht genügend Arbeitsstunden eingerechnet. Auch können sie die Aufgaben nicht in der Bildungsstätte erledigen, da es besonders an Schulen selten einzelne Büros für Lehrkräfte gibt, um in Ruhe arbeiten zu können.

Fakt

Seit 2015 müssen bei Mitarbeitern, die nach Mindestlohn bezahlt werden, der Beginn und das Ende sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit schriftlich festgehalten werden. Es genügt allerdings, wenn bereits der Arbeitsvertrag die Zeiten regelt.

Im § 4 ArbZG ist geregelt, dass ab 6 Stunden Arbeit pro Tag eine Pause von 30 Minuten einzuhalten ist. Bei 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten Pause für den Mitarbeiter. Ob diese Pause zur Arbeitszeit gehört, liegt im Ermessen des Unternehmens. Generell ist es allerdings so, dass Pausen nicht zur Arbeitszeit gehören. § 2 (1) des ArbZG erwähnt Pausen nicht gesondert, weshalb sich einige Juristen dafür stark machen, die Pausenzeit zur Arbeitszeit zu zählen. Der Paragraf sagt schließlich aus, dass alles zwischen Beginn und Ende des Dienstes zur Arbeitszeit gehört. Darunter würden nach diesem Verständnis auch Pausen fallen.

Wegen dieser Unklarheit gelten bei manchen Arbeitgebern vertraglich täglich 30 Minuten Pause als Arbeitszeit. Allerdings werden Raucherpausen nicht eingerechnet. Diese können mit der gesetzlichen Pause verrechnet oder vom Arbeitgeber auf die tägliche Arbeitszeit aufgeschlagen werden. Auch der Arbeitsweg gehört nicht zur Arbeitszeit. Das legt die gesetzliche Definition der Arbeitszeit fest.

Nimmt ein Mitarbeiter Auswärtstermine wahr, so zählt die Reisezeit zur Arbeitszeit, wenn sie innerhalb der regulären Dienstzeit liegt. Reist der Arbeitnehmer dagegen am Vorabend an, ist die Reisezeit nur dann Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter anweist, währenddessen Arbeitsaufgaben zu erledigen (z. B. im Zug eine Besprechung vorzubereiten). Reist der Arbeitnehmer mit dem Auto an, ist die Reisezeit in der Regel Arbeitszeit. Letztlich kommt es hier aber immer auf die Regelung im Arbeitsvertrag an.

Sonn- und Feiertage sollen zur „seelischen Erhebung des Mitarbeiters“ dienen. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer, abgesehen von einigen Branchen, an diesen Tagen nicht arbeiten darf. Wer seine Arbeitnehmer doch arbeiten lässt, muss einen Ausgleich gewähren. Auch wie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen erfasst wird, ist nicht genau festgelegt, da diese nicht zur klassischen Arbeitszeit gehören. Ebenfalls ist nicht abschließend geklärt, wie die Erfassung des Ausgleichs dokumentiert werden soll. Dennoch ist es empfehlenswert, die Arbeitszeiten von Sonn- und Feiertagen sowie deren Ausgleich entweder analog oder digital zu dokumentieren. Der Mitarbeiter sollte alle Arbeitszeiten sowohl für das Unternehmen als auch für die eigenen Notizen vermerken.

Bei der Arbeitszeiterfassung sollten Sie auch auf diese Punkte achten:

  • Der Arbeitgeber ist für die korrekte Erfassung der Arbeitszeit zuständig.
  • Die Arbeitszeit muss spätestens nach 7 Tagen erfasst werden und zum Nachlesen bereit sein.
  • Bis auf die Maximalarbeitszeit, die identisch mit den Angaben im Gesetz sein muss (48 Stunden pro Woche), enthalten Tarifverträge oft Sonderregelungen zur Arbeitszeit.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Vereinbarungen treffen, die die gesetzlichen Regelungen brechen. Nicht außer Kraft gesetzt werden können allerdings auch hier die gesetzlichen Maximalarbeits- und Pausenzeiten, die immer zu beachten sind.

Welche Arten von Arbeitszeiterfassung gibt es?

Um die Art der Arbeitszeiterfassung zu ändern, benötigt der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats. Eigenmächtig kann der Arbeitgeber, sofern ein Betriebsrat vorhanden ist, keine Änderung vornehmen. Andersherum gilt das Gleiche: Stimmt der Arbeitgeber einer Änderung der Zeiterfassung nicht zu, ist die Umsetzung nicht möglich.

Arbeitszeiterfassung durch Niederschrift

Die schriftliche Variante der Arbeitszeiterfassung ist wohl die geläufigste. Der Mitarbeiter trägt per Hand in eine Tabelle Arbeitsbeginn und Arbeitsende ein. Auch Pausenzeiten werden so festgehalten. Einen Stundenzettel zu schreiben ist vor allem auf Baustellen oder bei gesonderten Projekten üblich. Oft schreiben auch Aushilfen oder Teilzeitkräfte ihre Arbeitszeiten in Tabellen auf, die sie wöchentlich oder monatlich beim Arbeitgeber bzw. der Personalabteilung abgeben. Dies ist eine beliebte Methode bei kleineren Unternehmen, in denen die Mitarbeiterzahl übersichtlich ist.

Formulare für die schriftliche Arbeitszeiterfassung sind nicht genormt und können vom Unternehmen selbst erstellt werden. Es ist nur wichtig, dass die Arbeitszeiten genau zu erkennen sind. Die Bögen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Mit dieser Methode der Arbeitszeiterfassung ist es möglich, flexibel mit Gleitzeiten umzugehen. Setzt ein Unternehmen auf Vertrauensarbeitszeit, so ist diese Methode klar von Vorteil.

Elektronische Arbeitszeiterfassung durch Dateneingabe oder Datengenerierung

In vielen Branchen läuft die Arbeitszeiterfassung über ein Gerät, das wie eine Stempeluhr aus früheren Zeiten funktioniert. Zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende wird jeden Tag über ein Gerät ein- und ausgecheckt. Zu dem elektronischen System wird ein passendes PC-Programm mitgeliefert, über das die Daten verarbeitet und eingesehen werden können. In der Regel funktioniert dies so, dass ein Mitarbeiter eine Karte, einen Chip oder ein Armband mit Chip, Name oder eigener Nummer bekommt, womit er sich täglich am Gerät registriert. Es gibt auch Systeme, bei denen der Mitarbeiter per Fingerabdruck eincheckt.

Es ist auch möglich, die Arbeitszeiterfassung durch ein Programm manuell oder über einen Onlinedienst ausschließlich am Rechner oder per App vorzunehmen. Dies ist quasi eine moderne Version der schriftlichen Zeiterfassung.

Auswahl des Arbeitszeiterfassungssystems

Bei der Auswahl des Arbeitszeiterfassungssystems sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen:

In welcher Branche arbeiten Sie? Ist in der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, überhaupt eine Zeiterfassung sinnvoll? Oder handelt es sich um Arbeitszeiten, die an Öffnungszeiten gebunden sind? Läden und Behörden haben beispielsweise feste Öffnungs- und damit Arbeitszeiten. Hier ist kein gesondertes System nötig. Ohne feste Öffnungs- oder Sprechzeiten können die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich sein, sodass ein System zur Zeiterfassung von Nutzen ist.

Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Handelt es sich um ein internationales Unternehmen, das an länderübergreifende Maßstäbe gebunden ist, oder um ein unabhängiges, mittelständisches Unternehmen? Auch die Anzahl der Mitarbeiter spielt hier eine Rolle. In Kleinbetrieben kann die Arbeitszeiterfassung lockerer gehandhabt werden als in großen Unternehmen, da beispielweise spontane Änderungen im Arbeitsplan einfacher besprochen und vorgenommen werden können. Der sprichwörtliche kleine Dienstweg erleichtert die Organisation. Damit aber die Rechte und Pflichten beider Parteien gewahrt bleiben, ist eine ordentliche Dokumentation sinnvoll.

Welches Arbeitsmodell nutzen Sie? Wann, wo und wie gearbeitet wird, hat Einfluss auf die Auswahl des Zeiterfassungssystems. Nicht überall herrschen Kernarbeitszeiten. Schichtdienst, Kundenservice, Arbeiten auf Abruf, Auftragsarbeiten, Home-Office oder Job-Sharing müssen bei der Auswahl des Systems berücksichtigt werden.

Was sind Ihre Präferenzen? Jemand, der immer am selben Ort arbeitet, bevorzugt wahrscheinlich eine digitale Zeiterfassung am Eingang des Gebäudes oder des Büros. Wohingegen ein Mitarbeiter, der oft unterwegs ist, eher eine App zur Arbeitszeiterfassung nutzen würde.

Beispiel: Wenn Sie einen mittelständischen Blumenladen mit 5 Mitarbeitern führen, könnten Sie eine analoge Liste mit den Arbeitszeiten in Ihrem Laden führen. Sobald Ihre Mitarbeiter an einen Ort gebunden sind, um ihre Arbeit zu verrichten, ist diese Methode praktisch und einfach umzusetzen. Erst mit zunehmender Mitarbeiterzahl lohnt sich die Investition in ein elektronisches System. Der Papierkram entfällt dadurch; zudem ist ein solches System weniger fehleranfällig.

Anders ist es bei einem Unternehmen, das Kundenbesuche tätigt oder Mitarbeiter auf Messen schickt. In diesem Fall sind die Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Ort gebunden, an dem sie ein- und auschecken. Eine Zeiterfassungs-App wäre in diesem Fall optimal. Der Mitarbeiter kann in dieser App Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen eintragen. Auch wann er unterwegs war und wie viel Zeit er bei Kunden verbracht hat, lässt sich über eine solche App dokumentieren. So hilft das System nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung, sondern auch bei der Analyse der Leistungsfähigkeit. Diese Daten können helfen, Arbeitsschritte zu optimieren.

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