Nach dem Vorstellungsgespräch: Nachfragen per E-Mail – ein Muster

Das Vorstellungsgespräch ist vorbei und nun heißt es warten: Hat man einen guten Eindruck gemacht? Ist man besser geeignet als die Konkurrenz? Besonders wenn sich Arbeitgeber viel Zeit mit Zu- oder Absagen lassen, kann das die Nerven strapazieren. Einfach schnell nachfragen wirkt von Tag zu Tag verlockender. Doch die Nachfrage sollte keinesfalls unbedacht und aus dem Moment heraus geschehen – schließlich steht Ihre Zukunft auf dem Spiel. Besser ist es da, sich an ein Muster zu halten.

Bevor Sie überhaupt eine Nachfrage per E-Mail – einen sogenannten Nachfassbrief – senden, gibt es noch andere Wege, wie Sie in Erinnerung bleiben können.

• Visitenkarten: Fragen Sie direkt nach dem Gespräch nach Visitenkarten. Dies hat zwei Vorteile: Zum einen setzen Sie sich so eventuell von der Masse der Bewerber ab. Zum anderen hilft Ihnen dies beim Verfassen von E-Mails nach dem Bewerbungsgespräch. Statt sich an eine anonyme HR-Abteilung zu wenden, können Sie problemlos einem konkreten Ansprechpartner schreiben.
   
• Fragen zum Verfahren: Bevor das Gespräch beendet wird und Sie das Büro wieder verlassen, nutzen Sie die Gelegenheit und fragen, wie sich der weitere Prozess gestalten wird. Hier wird man Ihnen vermutlich auch einen Zeitrahmen nennen, der Ihnen die Entscheidung erleichtert, ob ein Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch angebracht ist. Außerdem zeigen Sie so weiteres Interesse.
   
• Dankes-Mail: Um in Erinnerung zu bleiben, kann ein freundliches Dankeschön helfen. Ohne Druck aufzubauen, rufen Sie sich kurz nach dem Vorstellungsgespräch noch einmal per E-Mail in Erinnerung und hinterlassen einen positiven Eindruck.

Es ist nicht ganz einfach, den richtigen Zeitpunkt zu finden. Man bewegt sich zumeist in einem Zeitfenster, dessen Rahmen man nicht kennt. Vor allem möchte man nicht zu früh schreiben und damit Gefahr laufen, die Personalentscheider zu verärgern. Man will aber auch nicht zu lange warten: Schließlich haben Sie mit der Nachfrage die Chance, einen weiteren positiven Eindruck zu hinterlassen. Außerdem: Auch Sie müssen eventuell eine Entscheidung treffen, da Sie womöglich ein weiteres Job-Angebot haben.

Gerade weil Zeit ein so sensibles Thema ist, lohnt es sich, die Frage danach schon vor Ort zu stellen. Wenn man Ihnen einen groben Zeitrahmen genannt hat, können Sie sich auch auf diesen beziehen. Sagt man Ihnen beispielsweise, dass der Bewerbungsprozess noch zwei Wochen dauern wird, können Sie spätestens drei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch per E-Mail nachfragen. Lassen Sie sich trotzdem nicht dazu hinreißen, direkt nach Ablauf des angegebenen Zeitrahmens nachzuhaken. Ein Bewerbungsverfahren kann stressig sein, und nicht immer läuft alles nach Plan. Wer sich zu pedantisch an die Angaben hält, macht keinen guten Eindruck.

Hat man Ihnen keinen Zeitrahmen genannt, sollten Sie für sich selbst eine Frist festlegen. Zwischen zwei und sechs Wochen sollte man einplanen. Um den richtigen Zeitpunkt zu finden, bedenken Sie sowohl die Eigenschaften des Unternehmens als auch die Gegebenheiten der Bewerbung: Gerade große Unternehmen brauchen in der Regel länger für Entscheidungen. Das hat zum einen mit der Vielzahl an Bewerbungen zu tun, zum anderen mit den internen Strukturen. Es sind vergleichsweise viele Menschen in den Entscheidungsprozess involviert, was entsprechend viel Zeit kostet. Bei kleinen Betrieben und einer überschaubaren Bewerbermenge kann man hingegen mit einer schnellen Antwort rechnen.

Überdenken Sie genau, wie Sie sich ausdrücken wollen, schließlich befinden Sie sich immer noch in der Bewerbungsphase. Achten Sie also, wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch nachfragen, auf die Formulierung. Wer zu ungeduldig oder unfreundlich wirkt, kann damit alles Vorherige zunichtemachen. Um nicht in ein Fettnäpfchen zu treten, sollten Sie sich zum einen klar machen, warum Sie überhaupt nachfragen, und zum anderen die Perspektive des Gegenübers nicht vergessen. In jedem Fall gilt es, freundlich und höflich zu bleiben.

Natürlich möchten Sie direkt eine Antwort erhalten, noch wichtiger wird Ihnen aber sicherlich eine Anstellung sein – und darauf wartet man gern. Drängen Sie also nicht auf eine Entscheidung, sondern erkundigen Sie sich nach dem Stand der Dinge und der weiteren Planung. Sie stellen also Ihr Interesse in den Vordergrund und nicht die Absicht, Ihren Willen durchzusetzen oder gar Ihre Frustration zum Ausdruck zu bringen.

Was Sie hingegen zum Ausdruck bringen sollten, ist Verständnis für den anderen: Es gibt viele mögliche Gründe, warum Sie noch keine Antwort erhalten haben. Viel Stress in der Abteilung oder ein verzögerter Auswahlprozess sind wahrscheinlicher, als man denkt. Diese Einsicht gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, wie Sie den Nachfassbrief zu schreiben haben: nämlich kurz.

Kommen Sie zügig zum Punkt und formulieren Sie klar, was Sie wissen möchten. So machen Sie es dem Empfänger leicht, zu antworten. Eine ausschweifende E-Mail, die womöglich noch mehrere Absätze umfasst, wird auf später verschoben und gerät dann eventuell in Vergessenheit. Kann man allerdings die Anfrage innerhalb weniger Minuten beantworten, neigt man dazu, dies auch direkt zu erledigen.

Bei der Formulierung der E-Mail ist auch der Betreff wichtig: Machen Sie es auch hier dem Empfänger so einfach wie möglich und formulieren Sie die Zeile so, dass man die E-Mail eindeutig Ihrer Bewerbung zuordnen kann. Im Textkörper wiederum beziehen Sie sich direkt auf das Vorstellungsgespräch. So kann es sinnvoll sein, konkrete Punkte aus dem Interview noch einmal kurz anzusprechen. Dies beweist Aufmerksamkeit und gibt dem Empfänger einen weiteren Anhaltspunkt, mit wessen Nachricht er es zu tun hat.

Auf keinen Fall sollten Sie Vorwürfe, Forderungen oder Drohungen äußern:

• „Sie wollten sich vor zwei Tagen schon bei mir melden …“
• „Sagen Sie mir, ob ich genommen wurde oder nicht!“
• „Wenn ich nicht bald eine Rückmeldung von Ihnen erhalte, muss ich mich für einen anderen Job entscheiden.“

Wenn Sie die Entscheider in die Ecke treiben oder angreifen, können Sie sicher sein, die Stelle nicht zu bekommen.

Auch wenn Sie sich an alle Tipps halten, sollten Sie nicht zu sehr auf eine zufriedenstellende Antwort verlassen. Insgesamt sind vier Szenarien denkbar:

1. Man antwortet Ihnen mit einer Entscheidung: Sie sind eine Runde weiter oder erhalten eine Absage.
2. Sie erhalten eine verbindliche Zeitangabe: Nun wissen Sie, wie lange Sie noch abwarten müssen, und können entscheiden, ob Sie diese Wartezeit akzeptieren oder sich für ein anderes Angebot entscheiden.
3. Ihr Ansprechpartner vertröstet Sie weiterhin: Nun sind Sie genauso schlau wie zuvor und müssen weiterhin warten.
4. Sie erhalten gar keine Antwort: Der Empfänger der E-Mail ignoriert Ihre Frage komplett und meldet sich erst mit einer Entscheidung oder gar nicht.

Sollten Sie auch nach angemessener Wartezeit keine Antwort erhalten, lohnt es sich, das Medium zu wechseln. Sie haben jetzt die Chance, Ihren Ansprechpartner per Telefon zu einer Aussage zu bewegen. Wenn man Ihnen hingegen eine Wartezeit zusichert oder keine genaue Angabe macht, heißt es weiter warten. Sollte das Unternehmen wieder zu viel Zeit verstreichen lassen, können Sie ruhig erneut nachfragen – bleiben Sie aber weiterhin freundlich und höflich.

Um Ihnen das Nachfragen nach dem Vorstellungsgespräch zu erleichtern, haben wir verschiedene Muster für Sie vorbereitet. Natürlich müssen Sie diese noch an Ihre eigene Situation anpassen. Versuchen Sie den Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch möglichst individuell zu gestalten, um stärker in Erinnerung zu bleiben.

Das Beispiel geht davon aus, dass Sie nicht bereits eine E-Mail als Dank für das Vorstellungsgespräch gesendet haben. Sie antworten einfach auf die Einladung, die Sie ebenfalls per E-Mail erhalten haben. Das macht es dem Empfänger einfacher, Sie richtig zuzuordnen. Damit der Ansprechpartner aber nicht durch die komplette Konversation scrollen muss, geben Sie im ersten Satz kurz an, um welche Stelle es eigentlich geht. Richten Sie Ihre E-Mail wenn möglich an den konkreten Gesprächspartner des Vorstellungsgesprächs. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Sie nach dem Gespräch nach einer Visitenkarte fragen.

Im Folgenden bedanken Sie sich für das Gespräch, individualisieren die Nachricht mit einem konkreten Gesprächsinhalt und bestätigen nochmals Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position. Nach dieser kurzen Einleitung kommen Sie dann zu Ihrem eigentlichen Anliegen und bieten durch Ihre Kommunikationsbereitschaft an, den Entscheidungsprozess zu unterstützen.

In diesem zweiten Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie sich bereits einmal direkt nach dem Vorstellungsgespräch mit einer Dankesnachricht gemeldet haben. Deshalb fällt das zweite Muster kürzer aus als das erste. In diesem Fall wird ein neuer Betreff formuliert, der aber trotzdem den Sachverhalt deutlich macht. Auch in der Nachricht selbst klären Sie knapp den Kontext. Trotz der Kürze schadet es nicht, wenn Sie erneut Ihr Interesse am Job bekräftigen. Im Anschluss folgt dann der eigentliche Anlass der Nachricht. All das passt in einen Absatz und kostet den Empfänger kaum Zeit zu lesen.

Mit dem Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch können Sie einiges richtig machen, aber auch in manche Fettnäpfchen treten.